多くの企業が、社内のファイル共有にサーバーを利用しています。バラバラだった社内の情報を1箇所にまとめて、どの部署からでも確認できるようにするために重要な役割を持っています。
しかし実際には、「本当にサーバーを導入すべきか分からない」「運用や管理の負担が大きすぎる」と悩む方も少なくありません。
そこで今回は、ファイル共有サーバーの課題やサーバー以外のファイル共有方法を中心にご紹介します。
- これからサーバーやNASを導入しようとしている総務担当者
- 予算や管理の手間を抑えられるファイル共有方法を探している責任者
- テレワーク対応に向けて、ファイル共有環境を整備・刷新したい経営企画担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、ファイル共有サーバーの基礎知識とNASとの違いが理解でき、自社に必要なファイル共有方法が判断できます。
目次
ファイル共有サーバーとNASの4つの違い
ファイル共有サーバーとNASには、大きく4つの違いがあります。それぞれの特徴は以下の通りです。
| 共有手段 | 特徴・メリット | デメリット・課題 | 適した組織・用途 | |
|---|---|---|---|---|
| 社内サーバー (オンプレ) | 自社内に高性能なサーバー機を設置し、Windows Server等で構築する。 | セキュリティが強固、大容量データの保管、細かな権限設定が可能。 | 導入コストが高い、管理・保守にIT知識が必要、社外アクセスが遅い。 | 専任のIT担当者がおり、高度な権限管理やセキュリティを求める組織。 |
| NAS (専用機器) | ネットワークに直結できる、ファイル共有に特化した専用機器を社内に置く。 | 安価で導入が容易、社内LANで高速アクセス可能。 | 細かい権限設定がしにくい、HDD故障時の復旧が手間。 | 手軽に安価で社内のファイル共有環境を作りたい小規模な組織。 |
| クラウドストレージ | インターネット上の外部サーバー（クラウド）にデータを保存する。 | 初期費用が安く社外からも接続可能、保守不要。 | ネット環境に依存し、フォルダが乱雑になり「検索できない」問題が起きやすい。 | テレワークが多く、物理サーバーの管理から脱却したい組織。 |
| AIナレッジツール (ナレカン) | 記事（テキスト）形式で情報を蓄積し、AIが検索や要約をサポートするシステム。 | AIがファイル内文字まで検索、フォルダ整理が不要、スマホでも見やすい。 | 大量の静的データ（数TBのバックアップ等）の一時保管には不向き。 | 非IT企業、現場の「ファイルを探す無駄な時間」をゼロにしたい組織。 |
ファイル共有環境を構築する2つの方法
ファイル共有環境を構築する、代表的な2つの方法を紹介します。「オンプレミス」と「クラウド」の違いを理解し、自社に最適な環境を見つけましょう。
【方法1】機器を社内に置くオンプレ型
1つ目は、社内に物理的なサーバーやNASを設置し、オフィスネットワーク（有線や社内Wi-Fi）で接続して共有する方法です。
具体的には、自社専用の「ファイルサーバー機」を組み立てたり、市販の「NAS」をオフィスの回線に直接繋いだりして運用します。自社専用の保管庫をオフィス内に持つことで、外部からの不正なアクセスを完全に遮断できるのです。
このように、オンプレ型は、セキュリティが強固で月額費用を抑えられます。一方で初期費用が高く、災害時の故障リスクや管理に手間がかかる点に注意が必要です。
【方法2】ネット上で管理するクラウド型
2つ目は、インターネット経由で、サービス事業者が管理する外部のサーバーを利用する方法です。
クラウド型は、オフィスに重たい機械を置く必要がないため、ITに詳しい担当者がいない会社でも手軽に始められるサービスです。たとえば、「Google ドライブ」などの使い慣れたサービスを会社で契約し、各自のパソコンからネット経由で書類をアップロードして共有します。。
このように、クラウド型は最初の準備費用がかからず、外出先や自宅からでも安全に確認できるため、機械のメンテナンス作業から脱却したい会社やIT人材の少ない中小企業で広く選ばれているのです。
ファイル管理サーバーの導入時に陥る3つの落とし穴
ファイル管理サーバーの導入時に陥りがちな、3つの落とし穴を紹介します。失敗を未然に防ぎ、導入直後から効果的に運用するためにも、以下のポイントを必ずチェックしておきましょう。
古いバージョンが溜まってフォルダ容量が圧迫される
1つ目は、ファイルの編集や上書きを繰り返すうちに、古い履歴（バックアップ）が裏で蓄積され、ストレージ容量を圧迫してしまう現象です。
具体的には、NASやサーバーの「世代管理」機能によって、同じファイルの過去データが自動で何世代分も保存され続けるケースが挙げられます。
また、ひとつの文書を修正するたびに「最新版_v2」「確定版_v3」といったファイルが量産され、どれを消していいか分からなくなります。容量がいっぱいになるとサーバーが動かなくなるため、定期的に手作業でファイルを間引く、管理負担が発生するのです。
フォルダを開くまで中身が分からない
2つ目は、フォルダやファイルの付け方が人によってバラバラなため、中身をひとつずつ開いて確認せねばならず、確認作業に時間がかかる問題です。
具体的には、「新規フォルダ」「資料」「ミーティング」といった曖昧な名前や、日付・担当者名のないフォルダが乱立している状態を指します。この状態だと、目的の書類をすぐに見つけられないのです。
このように、保存方法が統一されていないと、過去の資料を探すのに時間がかかり、現場に大きなストレスが溜まります。そのため、無駄な確認時間をなくすためには、一目で中身が特定できる共通の命名ルールを作ることが重要です。
スマホからだと目当ての資料が見づらい
3つ目は、PCでの大画面だけを想定してファイルを配置した結果、外出先などからスマホでアクセスしたときに、目的の資料をすぐに探し出せない問題です。
原因として、フォルダ階層が深くて何度もタップが必要だったり、スマホから開けないファイルが混在していたりするケースが挙げられます。その結果、「外回り中の営業部員がすぐに資料を確認できず商談が遅延する」といった状況が発生するのです。
このような事態を防ぎ、移動中や現場での作業をスムーズにするためには、スマホからでも1タップで中身を確認できる仕組みが欠かせません。
【必見】書類を探す手間を90％軽減する仕組み
以下では、今のファイル管理に限界を感じている組織に向けて、欲しい資料に即座にたどり着けるツールをご紹介します。
資料の埋没を放置すると、現場の仕事はどんどん遅くなります。検索のためだけに毎日多くの時間が消え、上司は「あのファイルはどこ？」という質問対応に追われ続けます。さらに、担当者の退職や異動によって、貴重なノウハウが社内から完全に消失するリスクも抱えることになるのです。
この問題を解決しようと、通常のクラウドストレージやチャットツールを入れても、運用には限界があります。ただファイルを置く場所を変えるだけでは、結局はフォルダが入り乱れて、中身を開くまで目的の資料か分からないからです。
だからこそ、ファイル共有を成功させるには、何度もフォルダをクリックしなくて済む「圧倒的にシンプルな仕組み」が必要です。
これらの条件をすべて満たし、これまでのファイル管理をやめた多くの企業に選ばれているのが、『非IT企業』でも当たり前にナレッジが蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンなら、添付されたExcelやPDF、画像の中にある文字までAIで検索できます。今あるデータ移行の支援もあり、運用の切り替えもスムーズです。
超高精度なAI検索搭載のファイル共有ツール「ナレカン」
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
サーバーでのファイル共有の課題まとめ
これまで、サーバーでのファイル共有における課題や、失敗しないためのポイントを解説してきました。
ファイル共有サーバーはデータの一元管理に便利ですが、導入・運用のハードルが高い点がネックです。特に、アクセス権限の設定、バックアップ、トラブル復旧などは、IT担当者に大きな負担がかかります。
そのため、これからの時代はサーバー管理に頼らず、誰もが簡単に情報を共有・管理できる仕組みが欠かせません。ファイル単体だけでなく、業務の知識やノウハウまで直感的に一括管理できるツールがあれば、社内の情報伝達は劇的に早くなります。
結論として、ファイルと関連情報をセットで確実に共有・管理できるシンプルなツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の情報やファイルをスムーズに共有・管理できる環境を実現しましょう。
