企業は多くの顧客情報を保有し、それらを複数のデータベースに保管します。そこで、別々の場所にある顧客情報をまとめ、有効活用するために必要なのが「名寄せ」です。
しかしながら、「名寄せの必要性や、やり方がよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、名寄せのメリットや、具体的な方法を中心にご紹介します。
- 名寄せをするメリットを知りたい
- 情報活用のため、名寄せの具体的なやり方を知りたい
- 顧客情報管理に便利なツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、名寄せの方法が分かり、顧客情報を有効活用できるようになります。
目次
名寄せとは
名寄せとは、重複したデータを見つけ出し、顧客情報をまとめる作業のことです。
具体的には、データベースにある「名前」「住所」「電話番号」などの情報をもとに、重複した顧客データを同一顧客としてまとめます。データが重複する原因には、古いデータの消し忘れや、入力時の既存データの見落としなどがあります。
このように、データ入力は人力でおこなうため、重複ミスが起こります。そこで、重複を削除して、顧客情報を整理するために必要な作業が「名寄せ」なのです。
名寄せをするメリット
名寄せをするメリットは以下の2点です。
- 顧客対応のミスが減る
- 顧客戦略の効果が上がる
顧客データが重複したままでは、誤って同一顧客に複数のDMを送ってしまうなどのミスが発生します。顧客対応のミスは、顧客からの信頼を損なうため、名寄せをしてミスの原因をなくすことはメリットだと言えます。
特に、マーケティングや営業において、効果的な顧客戦略を実行するには、正確な顧客情報を分析することが不可欠です。また、整理されたデータを使うことは業務効率化にもつながります。
つまり、顧客情報をビジネスに最大限活用するための基本は、整理された正確なデータを使うことなのです。そのため、顧客情報を整理するための「名寄せ」には、大きなメリットがあると言えます。
名寄せのプロセス
以下では、名寄せの具体的なプロセスを解説します。名寄せの4つの工程を確認しましょう。
（1）データの調査
まずは、データの調査をします。データ調査とは、現状のデータがどのような状態か把握することです。
具体的には、現状のデータの入力状況を確認して、最終的に「何のために」「どのような」状態にまとめたいかを思い描きます。
このように、最初にデータを調査し、統合後データに必要な項目や情報を活用しやすいデータのまとめ方を特定しておくのです。
（2）データの抽出
名寄せの2つ目の工程では、必要な項目を洗い出してデータを抽出します。
その際、「氏名」「名前」のように、データベースごとに項目名が異なっていても、同じ属性と判断できるものは同一の情報として扱います。抽出の際に、最終的にどちらの項目名でまとめるか決定しましょう。
以上のように、必要な項目のデータを抽出して、最終的に使用する項目名を決めることが名寄せの2つ目の工程です。
（3）データクレンジング
名寄せの3つ目の工程は、データクレンジングです。
データクレンジングとは、抽出したデータの表記揺れや不整合を見つけ出して、修正することです。代表的な表記揺れには「株式会社〇〇〇」と「（株）〇〇〇」などがあります。
さらに、修正をしながら表記のルールを決めていきましょう。表記ルールに沿ってデータ入力をすることで、次回以降のデータクレンジングの手間を軽減できます。
データクレンジングが、名寄せの最も手間のかかる工程です。名寄せは定期的におこなう必要があるため、少しでも負担を軽減するために、この段階で表記ルールを決めてしまいましょう。
（4）データのマッチング
名寄せの最後の工程は、データのマッチングです。
データのマッチングとは、クレンジングしたデータをもとに、重複した顧客情報を見つけ出して重複をなくすことです。たとえば、「電話番号」と「社名」が同じならば同一人物と見なす、など基準を決めてデータを照合して、重複を見つけましょう。
また、複数のデータベースで顧客情報管理を続ける場合は、整理された顧客情報にIDを発行して紐づけます。IDが紐づくことで、データベースをまたいでも、同一顧客のデータとしてすぐに認識できるのです。
このように、名寄せの最後の工程ではデータの重複をなくして、同一顧客の情報をすぐに判別できるように整理します。
名寄せの注意点
名寄せには以下の2つの注意点があります。名寄せを行う前に、必ず確認しましょう。
- 業務負荷が非常に高い
- 定期的に名寄せする必要がある
名寄せを人力でやろうとすると、かなり時間がかかります。専用のツールもありますが、ITに詳しくない社員が使いこなすこと自体が難しいという問題点があります。
名寄せは1回やって終わりではありません。新規データの追加や既存データの変更が発生するため、定期的におこなう必要があり、その度に手間と時間がかかります。
以上のように、名寄せは非常に手間がかかるという注意点があります。そのため、「名寄せを極力おこなわなくて良いように顧客管理をすること」が最も効率的だと言えます。
面倒な名寄せの手間を軽減できる顧客管理ツール
以下では、名寄せをおこなわず、顧客情報を簡単に整理できるツールをご紹介します。
名寄せは、顧客対応のミスをなくし、顧客情報を効率よく活用するために重要な作業です。
しかし、名寄せのプロセスは複雑で非常に手間がかかります。なので、日頃から顧客情報を適切に管理することが最も重要なのです。
結論、自社が導入すべきなのは、顧客ごとにフォルダ分けして情報を管理できる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳の社員も簡単に使える「Stock」一択です。
さらに、Stockの「ノート」は任意のメンバーにリアルタイムで共有されるので、表記揺れを減らすための表記ルールやマニュアルを共有することもできます。また、Stockはノート型ツールなので、スマートフォンの画面からも顧客情報の編集も簡単です。
ITに詳しくない65歳の社員でも顧客情報を簡単に管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
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ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
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社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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名寄せのメリットと方法まとめ
これまで、名寄せのメリットやプロセス、注意点を中心にご紹介しました。
名寄せは、顧客情報を効率よく活用するために必要な作業です。しかし、定期的に名寄せをすることは非常に大きな業務負荷となり、コストもかかります。
そのため、名寄せが必要なくなるような方法で、日頃から顧客情報を適切に管理することが必要なのです。
結論、自社が導入すべきなのは、顧客ごとにフォルダ分けできる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳の社員も簡単に使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、顧客活用を有効活用しましょう。
