指示書を作成すると、指示された作業内容が明確になり、読み手が円滑に業務を進められます。とくに、工場では「製造指示書」を活用して、受注した商品を確実に納品できるように管理しているケースが多いです。
一方で、「工場の指示書をうまく作成・管理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、工場の製造指示書に必要な項目や作り方のポイント、テンプレートを中心に解説します。
- 製造指示書の項目や作り方のポイントを参考にしたい
- アナログな手法に慣れているため、指示書の電子化に踏み切れない
- 製造指示書を効率よく作成・管理できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、工場の製造指示書に記載すべき項目やポイントが分かるほか、指示書のペーパーレス化も実現できます。
目次
製造指示書の概要
ここでは、製造指示書の概要を解説します。以下を参考に、製造指示書を作成する目的や必要な項目を把握して、実際の業務に活用できるようにしましょう。
製造指示書とは
製造指示書とは、商品を製造するための作業手順を記載する書類です。
製造指示書を作ると、製品ごとの製造手順や必要な器具が分かり、従業員がスムーズに業務を進められます。また、「製造個数」や「作業期間」が周知されるので、従業員間で共通認識を持てるようになり、スムーズな連携が実現するのです。
このように、製造指示書は商品の製造に必要な情報を明記して、作業を円滑に進めるために作成されるのです。
製造指示書に必要な項目
製造指示書に記載する項目は以下の通りです。
| ＜項目＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
|
発行者 |
指示書を発行した責任者名 |
|
作業者 |
該当の業務を指示された担当者名 |
|
受注先 |
製品を受注したクライアント名 |
|
製品名 |
製造を指示された商品名 |
|
作業内容 |
製造するための作業内容・手順 |
|
作業期間・場所 |
作業を実施する期間・場所 |
上記の項目を参考にすると、必要な情報に抜け漏れのない製造指示書を作成できます。ほかにも、「受注した個数」や「作業に必要な器具」など、適宜項目を追加しましょう。
また、製造指示書に必要な内容を正しく記載するには、「Stock」のようにテンプレートの利用が可能なITツールを活用する方法も効果的です。
作業指示書や指図書との違い
製造指示書に似た言葉として「作業指示書」や「指図書」などが挙げられますが、以下の違いがあります。
| 言葉の意味 | 「製造指示書」との違い | |
|---|---|---|
| 作業指示書 |
|
|
| 指図書 |
|
|
| 生産指示書 |
|
|
このように、「製造指示書」の類義語は意味が似通っており、言い換えても伝わりやすいと言えます。一方で、人によって認識に差がある可能性が高いので、とくに他社と書類のやりとりをするときには解釈にずれがないか注意して確かめましょう。
【無料】製造指示書・作業指示書のテンプレート3選
以下では、製造指示書・作業指示書のテンプレート3選をご紹介します。指示書の作成を効率化したい方は必見です。
Excel｜ 製造業での作業指示書のテンプレート
こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供する製造業での作業指示書のテンプレートです。
投入開始日や出荷番号などの記入欄があり、製造業での利用に最適です。また、項目を変更すれば、自社により適したテンプレートを作成できます。
Excel｜製造指示書のテンプレート
こちらは、「フリーテンプレート」が提供する製造指示書のExcelテンプレートです。
製品ごとの製造手順を詳細に記載できるほか、捺印欄も設けられているので、上司や役員からの承認を得る場面で活躍します。また、作業に必要な器具を記載すると、従業員がスムーズに作業に取り組めるのです。
ただし、Excelのテンプレートの場合、指示書を作成する度にテンプレートのファイルを探す手間がかかります。そこで、テンプレートをわずか数クリックで呼び起こせる「Stock」のようなITツールを使うと、Excelよりもスムーズに指示書を作れるのです。
Excel｜製造指示書（生産指示書としても使える）テンプレート
こちらは、「フリー雛形」が提供する、生産指示書としても使える製造指示書のExcelテンプレートです。
製品の投入数や、必要な部品の種類・数を記載できるので、生産指示書としての利用が可能です。また、シンプルなデザインのため、社員が簡単に理解できる指示書を作りやすいと言えます。
製造指示書の作り方のポイント
ここでは、製造指示書を作成するときの3つのポイントを解説します。製造指示書を業務に役立てるためにも、以下のポイントを確実に押さえましょう。
（1）簡潔にまとめる
製造指示書は、簡潔にまとめるように意識しましょう。
指示書の文章が冗長だと、内容を把握するまでに時間がかかり、結果的に読まれなくなる恐れがあります。また、抽象的な表現が多い指示書は、読む人によって解釈が異なり、現場の混乱を招きかねません。
したがって、製造指示書を書くときは、読み手の立場に立って要点を簡潔にまとめることを徹底しましょう。
（2）画像や図を活用する
画像や図を活用することも、指示書の作成ポイントです。
画像や図を添付すると、経験の浅い社員でも、具体的なイメージを持って作業に取り組めます。また、文字だけでは分かりづらい細かな部分も表現できるので、指示内容を正確に伝えられるのです。
このように、画像や図を入れることも、分かりやすい指示書を書くうえで効果的です。
（3）すぐ閲覧できるようにする
作成した指示書は、すぐに閲覧できるように管理しましょう。
製造指示書を作成する目的は、作業内容を従業員に周知して、円滑に作業を進められるようにすることです。そのため、指示書を作成したら、現場の従業員が内容をすぐに把握できるように保管する必要があります。
しかし、Excelで指示書を作ると、PCでの利用に最適化されたツールなため、スマホからは閲覧しづらいです。一方、あらゆるデバイスからサクサク使える「Stock」のようなツールであれば、工場内のタブレットやスマホからすぐに指示書を閲覧できます。
【これで安心】工場の製造指示書を最も簡単に管理できるツール
以下では、工場の製造指示書・作業指示書を最も簡単に管理できるツールをご紹介します。
作業を正確かつスムーズに進めるには、従業員が製造指示書を確実に閲覧できる環境づくりが欠かせません。そこで、ITツールを使えばスムーズに作成や共有ができるほか、工場で働く現場の従業員がスマホやタブレットで手軽に製造指示書を確かめられます。
したがって、「指示書の作成や管理が簡単なうえ、マルチデバイス対応のツール」を選びましょう。ただし、多機能なITツールでは利用方法を覚えるまでに時間がかかり、適切に使いこなせない恐れがあるため、「社員全員が使いこなせる簡単な操作性か」も重要な選定ポイントと言えます。
結論、工場の指示書管理には、誰でも簡単に指示書を作成・共有・管理できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストや画像・ファイル添付でわかりやすい製造指示書がつくれるうえ、スマホやタブレットからでも確認しやすくなっています。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、補足事項を伝えるときも情報が混ざりません。
電子化した製造指示書の管理がスムーズなツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
工場の製造指示書を電子化する3つのメリット
以下では、工場の製造指示書を電子化するメリットを3つご紹介します。これまで、アナログな手法で指示書を作成・管理していた方は必見です。
（1）見やすくなる
製造指示書を電子化すると、内容が見やすくなります。
製造指示書を電子化すれば、テンプレートやフォントを指定して、統一された文書を簡単に作れます。そのため、作成者が誰であっても、見やすい指示書を作成できるのです。
このように、製造指示書の電子化には、作り手に関わらず見やすい指示書を作成できるメリットがあります。
（2）時間や場所を問わず確認できる
製造指示書を電子化すると、時間や場所を問わずに確認できるようになります。
電子化した指示書は、PCやスマホ、タブレットといったデバイスで保管されるため、時間や場所を問わず指示内容を確認できます。それゆえ、離れた工場にいる従業員にも、すぐに指示内容を伝達可能になるのです。
とくに、「オフィスで指示書を作成して、工場へ共有する」といった場面では、指示書を電子化することで逐一工場に赴く手間を省けます。
（3）作成時間を短縮できる
作成時間を短縮できるのも、製造指示書を電子化するメリットです。
指示書を電子化すると、テンプレートを活用できるので、一から項目を記載することなくスムーズに指示書を作れるのです。さらに、上書きや修正も簡単にできるため、紙のように手間をかける必要がありません。
このように、製造指示書の電子化は、業務効率の向上にも貢献します。
工場の製造指示書の項目や作成ポイントまとめ
ここまで、製造指示書の項目やポイント、電子化のメリットを解説しました。
製造指示書を電子化すると、時間や場所を問わず閲覧したり、作成時間を短縮したりできます。ただし、ExcelやWordの場合、スマホやタブレットからは使いづらいうえ、ファイル管理や共有に手間がかかるというデメリットがあります。
そこで、「マルチデバイス対応で、共有や管理が簡単なツール」を使えば、指示書の確認や共有に手間がかかりません。ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しいので、「誰でも使える操作性」を重視しましょう。
したがって、工場に最適なのは、製造指示書をはじめとしたあらゆる情報を直感的に共有・管理できるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、製造指示書の作成から管理までを円滑化しましょう。
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