社内アンケートは、従業員の本音や職場環境の潜在的な課題を可視化できるため、多くの企業が取り入れている方法です。
しかし、「社内アンケートを実施しているけど、機能していないんじゃないか？」と悩んでいる方も多いのが現状です。
そこで今回は、社内アンケートが形骸化する理由や形骸化させないための具体的な解決策を中心にご紹介します。
- 社内アンケートを回収した後の改善方法を知りたい
- 社内アンケートが形骸化していいる企業の特徴を知りたい
- 社内アンケートを機能させるために必要なITツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、なぜ社内アンケートが形骸化しているのか、そして具体的にどう解決していけばいいのかを理解できます。
目次
本音を引き出せないアンケートの特徴
本音を引き出せない社内アンケートの最大の特徴は、「誰が回答したか特定されるリスク」を従業員に感じさせている点にあります。
日本の組織風土において、上司や会社への批判・不満が特定の個人に結びついた場合、「人事評価で不利になる」「職場での人間関係が悪化する」という強い心理的不安（心理的安全性の欠如）が働きます。
たとえば、「部署・役職・年齢・性別」を選択させた結果、個人が特定できる状態になっていたり、自由記述欄に特定のプロジェクトや具体的な業務内容を書かせることで、文体や内容から誰が書いたか分かる状態になると心理的不安が残ります。
そのため、従業員の本音を抽出するためには、「個人の特定が100%不可能であること」を明示して安心感を与え、実行する設計が最も重要です。
社内アンケートが形骸化する原因とは
ここでは、社内アンケートが形骸化する原因を紹介します。社内アンケートを機能させるためにも知っておくべきことがあるため必見です。
（1）アンケートを取ること自体が目的化している
アンケートの実施そのものが目的になってしまうと、得られた結果は活用されないまま終わります。
アンケートは本来、職場の課題を把握し、業務環境を改善するための手段に過ぎません。しかし「毎月アンケートを実施する」「年1回の従業員調査を実施する」という運用に慣れると、アンケートをこなすことが目標になりがちです。
そのため、アンケートを実施する前に「この結果を使って何を決めるのか」を明確にしておくことが必要です。目的が決まっていないアンケートは、社員の時間を消費するだけになります。
（2）回答結果が共有されていない
回答結果が社員に共有されなければ、アンケートに対しての信頼が失われます。
社員がアンケートに回答するのは、「自分の意見が職場に届く」という期待があるからです。しかし結果が経営陣や人事部門だけで留まり、回答者本人に何のフィードバックがなければ、「答えても意味がない」という諦めが職場に広がりかねません。
結果、回答数の低下につながるため、集計結果と「会社としてどう読み取ったか」を必ず社員に共有しましょう。全員に共有することで、「自分の意見が届いている」という実感が生まれ、次のアンケートへの参加意欲を高めます。
（3）改善施策まで管理されていない
アンケート結果をもとに立てた施策が実行・管理されなければ、アンケートは繰り返すほど逆効果になります。
結果を共有しただけでは職場は変わらず、「誰が・いつまでに・何をするか」が改善は前に進みません。また、施策が動かない状態が続くと社員の間で不信感が強まり、次回のアンケートの回答意欲も低下するのです。
アンケートの結果から施策を決めたら、担当者・期日・進捗管理の方法をセットで決めましょう。さらに、施策の進み具合を次のアンケートで報告することで、社員は「前回の声が反映された」と実感できるようになります。
このように、回収したアンケートをしっかりと職場に反映させることが、社内アンケートを形骸化させないための秘訣です。
社内アンケート運用でよくある失敗
ここでは、社内アンケート運用でよくある失敗を紹介します。多くの企業がやりがちな失敗例を事前に確認しておきましょう。
（1）匿名性だけを重視して改善共有をしていない
匿名性の確保だけに力を入れて、結果をもとにした改善内容を社員に伝えなければ、アンケートは「意見を集めるだけの作業」になります。
匿名性は社員の本音を引き出すための前提に過ぎず、社員が本当に求めているのは、職場の環境改善です。匿名性を守ることに注力するあまり、「集まった意見をどう活かすか」の共有が後回しになると、現場の不信感が強まってしまいます。
そのため、「安心して書ける仕組み」と会社側の対応や改善の進捗を全員が確認できる「情報共有の仕組み」の両方が必要なのです。
（2）回収率を上げることだけに注力している
回収率を上げることだけに注力すると、データはそろっても、実際の組織改善には使えないような情報ばかりが集まります。
回収率を上げるために設問を簡略化しすぎると、表面的な情報しか把握できません。また、回答を促すリマインドを繰り返すと、社員が「義務として答える」状態になり、深く考えずに回答してしまいます。
そのため、アンケートの設計段階で「この設問の答えを使って何を判断するか」を決めましょう。回収率はあくまで参考値であり、「現場課題を把握できるデータをいかに集めるか」に意識を向ける必要があります。
（3）過去のアンケート結果を振り返れない
過去のアンケート結果を振り返れない状態では、職場の課題が改善されているか確認できません。
とくに、結果が担当者のPC内に保存されているだけだったり、担当者が変わる度にデータの場所や形式がバラバラになっていたりすると、過去の情報との比較ができません。比較できなければ、改善が進んでいるのか、悪化しているのか判断が難しくなります。
そこで、アンケート結果は、誰でもすぐに参照できるように、体裁をそろえて一元管理しましょう。しかし、ITに不慣れな社員がいる職場では、Excelや共有フォルダでの情報管理は複雑なので、「Stock」のようなシンプルな情報管理ツールがおすすめです。
（4）改善内容を社員へ共有していない
アンケートをもとに取り組んだ改善内容を社員に伝えなければ、社員は「答えても何も変わらない」と判断します。
社員がアンケートに回答するのは、「自分の意見で職場が良くなるかもしれない」という期待があるからです。しかし会社側が施策を実行していても、それが社員に伝わっていなければ、「何もしていない」と受け取られかねません。
施策を実行したら、「アンケートのこの意見をもとに、ここを変えました」という形で社員に共有しましょう。改善の理由とアンケートを結びつけて伝えることで、社員は「答えた意味があった」と感じ、次のアンケートでも本音を書くようになります。
これらの特徴は社内アンケート運用を失敗へと導くため、注意が必要です。
社内アンケートを改善につなげる方法
ここでは、社内アンケートを改善につなげる方法を紹介します。具体的にどのようにしたら社内アンケートが機能するのか、その改善方法を見ていきましょう。
（1）アンケート結果を1箇所に集約する
アンケート結果は、担当者や時期が変わっても誰でも参照できる場所に、同じ形式で一元管理することが不可欠です。
結果がExcelファイルで個人管理されていたり、ツールごとに分散していたりすると、すぐに過去のデータと比較できません。たとえば、アンケート結果を「1つのフォルダ」に集約し、毎回同じテンプレートで整理する運用ルールを決めておくことが有効です。
このように、保存場所と形式を統一することで、過去との比較や課題の追跡が容易になるのです。
（2）議事録・改善施策と紐づけて管理する
アンケート結果は、それをもとに実施された会議の議事録や、決定した改善施策と紐づけて管理しましょう。
具体的には、アンケート結果・議事録・決定した施策・進捗状況を同じ場所にまとめます。課題と施策が1つの情報としてつながっていれば、「この課題に対して何を決めたか」「その後どう進んだか」を担当者が変わっても途切れずに追跡できます。
このように、情報を1つの流れとして管理することで、「課題→議論→決定→実行→確認」のサイクルが途切れず、施策の抜け漏れを防げます。
（3）現場でも使える運用にする
アンケートの運用は、担当者が変わっても迷わず続けられるほどシンプルな手順に設計することが欠かせません。
そのためには、実施から集計・共有までの流れを、誰でも同じ順番で進められる形にまとめておきましょう。また、ツールの操作が必要な場面には画面キャプチャ付きの簡易マニュアルを作れば、初めて担当する人でもそのまま手順通りに実行できるようになります。
手順を最小限に整理しておくことで、現場社員も迷わずにアンケートを実施できるため、改善サイクルを安定して回せます。
社内アンケートが形骸化している企業の特徴
ここでは、社内アンケートが形骸化している企業の特徴を紹介します。どのような企業が社内アンケートが機能していないのか見ていきましょう。
毎回似た内容なのに現場が変わらない
毎回同じような課題がアンケートに上がり続けているにもかかわらず、現場の状況が変わっていない企業は、アンケートが形骸化しています。
アンケートで課題が挙がった後、「誰が」「いつまでに」「何をするか」が決まらなければ、職場環境は変わりません。アンケートで同じ課題が繰り返し上がっている場合、それは「社員が同じ不満を持ち続けている」サインなのです。
したがって、アンケートの結果を見て終わりにするのではなく、課題ごとに担当者・期日・対応内容を決めて管理する手順に切り替えましょう。
アンケート結果がExcelやメールに埋もれている
アンケート結果がExcelファイルやメールの添付資料として保存されているだけの企業では、データが蓄積されても活用されません。
Excelやメールは「過去の結果と比較する」「課題に対する施策を確認する」といった用途を想定しておらず、結果と施策の関係を追いづらいです。また、担当者が変わるたびに管理方法が変わり、継続的な改善サイクルが途切れやすくなります。
そのため、アンケート結果は後から誰でも検索・比較できる場所に保存しておく必要があります。結果・施策・進捗を一緒に管理できる場所に移すことで、アンケートが「見返せるデータ」として機能するようになります。
社内アンケートを形骸化させないためにも、上記の点には注意しておきましょう。
社内アンケートを効果的に管理・運用する方法
以下では、社内アンケートを施策に落とし込み、継続的に効果を検証するための仕組みづくりを解説します。
回答を集めるだけの社内アンケートを続けると、社員から「書いても変わらない」と思われ、回答率や回答の質が下がっていきます。さらに、過去のアンケート結果や改善履歴が複数のツールに散在して確認できなければ、同じ課題を何度も繰り返してしまうのです。
しかし、ExcelやGoogleフォームでの運用を続けても、「結果を集計する→共有されない→改善が追えない」という構造は解消できません。また、チャットツール中心の運用では、重要な意見や改善内容が流れてしまうため、継続的な組織改善には限界があります。
そこで重要なのが、「アンケート結果を蓄積し、改善施策まで一元管理できるツール」を導入することです。情報が流れず、誰でも過去の意見・対応履歴・改善内容を見返せる環境を整えることで、社内アンケートが「回収作業」ではなく「組織改善の仕組み」として機能するようになります。
なかでも、非IT企業でも簡単に使える情報共有ツールとして人気なのが「Stock」です。Stockは「ノート」形式で結果や改善施策を蓄積できるため、「回答が見つからない」「改善履歴を追えない」という悩みを解消できます。さらに、「タスク」機能では、アンケートで出た課題への対応状況を管理できるので、改善策の抜けもれを防げます。
社内の情報を適切に記録・共有が可能なツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内アンケート運用がうまくいかない原因と解決策まとめ
これまで、社内アンケート運用がうまくいかない原因と解決策まとめを中心にご紹介しました。
社内アンケートがうまくいかない企業は、「アンケートを取ること自体が目的になっている」「回答結果が社員に反映されていない」などが挙げられます。現実問題、このような状態に陥っている企業は多くあります。
しかし、社内アンケートを業務改善に生かすには、アンケート結果を踏まえて適切な施策の実行が必須です。したがって、「情報を確実に保護しながら、アンケート結果を適切な関係者に共有する仕組み」を整えなければならないのです。
そこで、「誰でも簡単に閲覧権限を設定できる情報共有ツール」を導入すれば、アンケートを安全に管理しながら、ストレスなく調査に取り組めます。したがって、アンケートの作成・管理には、誰でも導入即日で活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するのでぜひ「Stock」を導入し、形骸化していた社内アンケートを改善させましょう。
