近年、OA化を進める企業が増えてきています。OA化には「業務にかかる時間を短縮できる」「社員にかかる業務負担を軽減できる」などのメリットがあります。
しかし、OA化に取り組んでも一部の社員にしか浸透せず、結果として失敗に終わるケースも多くなっています。そのため、「自社の業務をOA化したいが、デジタルが苦手な社員も多いので進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OA化についていけない3つの理由、取り組むべきことを中心に解説します。
- 社内のOA化を早急に進めたい
- OA化についていけない社員に対して、どのように対応すべきか分からない
- 失敗なくOA化を進めて、社員の業務負担を軽減したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、OA化についていけない理由だけでなく、今日から取り組むべきことが分かります。
目次
OA化とは
ここでは、OA化の意味や混同されやすい用語との違いを解説します。「OA化は聞いたことがあるが、具体的に何を指すのか」までは分からない方は必見です。
OA化とは
OA化はOffice Automationの略称であり「事務などのオフィスの定型業務を自動化すること」を指します。
OA化の例として、紙で管理していた契約書をデジタルデータにして、さらに契約書の作成業務を自動化することが挙げられます。
このように、従来は紙で実施していた業務をデジタル化・自動化するのがOA化であり、その目的は事務的な業務の効率化です。
IT化とOA化の違い
OA化と混同されやすい用語にIT化があります。IT化とOA化は、それが「手段」もしくは「目的」なのかという点で異なります。
IT化はInfornation Technologyの略称で「IT技術を活用することでアナログ業務をデジタル化して、業務効率化を目指すこと」を指します。すなわち、IT化は「ある業務を効率化するための手段」なのです。
一方で、OA化は「紙の作業をデジタル化・自動化する」という目的自体を指しています。また、FA化（factory automation）という用語もありますが、FA化は主に「工場の生産管理を自動化する」という意味です。
IT化は「何かを成し遂げる手段」であるのに対して、OA化は「それ自体が目的」という違いを押さえておきましょう。
OA化のメリット
ここでは、OA化のメリットを解説します。OA化に成功した企業は、以下の3つのメリットを常に受けながら業務を進めています。
- 業務がスムーズに完了する
- 時間や場所を問わず業務を進められる
- 人手不足を解消できる
OA化で事務的な業務を自動化できるので、業務時間を短縮できます。結果として、ほかの重要な業務に充てられるようになるのです。
OA化が実現すれば、オンライン上で仕事を進められます。そのため、インターネット環境さえあれば業務を進められるようになり、移動時間も有効活用できます。
OA化によって一部の定型業務を自動化できます。結果、各業務に必要な人数を絞れるようになり、少ない人数でも仕事を回せるようになるのです。
OA化が実現すれば、上記の3つのメリットが得られます。そのため、「社員の業務負担の軽減」や「人手不足の解消」を目指している企業は、OA化に取り組むべきなのです。
OA化についていけない3つの理由
ここでは、OA化についていけない3つの理由を紹介します。以下を参考に、OA化をスムーズに進めるために必要なポイントを理解しましょう。
（1）デジタル用語が難しい
OA化についていけない理由のひとつとして、デジタル用語が難しい点があります。
文化庁が公表した平成29年度 国語に関する世論調査によると「カタカナの意味が分からずに困ることがある」と答えた割合は83.5%であり、カタカナが苦手な人は非常に多いことが分かります。
実際に、ほとんどのデジタル用語はカタカナやアルファベットの頭文字であり、それが「ついていけない」と感じる要因になっています。
そのため、OA化に取り組むときは、事前に「デジタル用語の講習会」を開くなどして、主要な語句を社内に周知させたうえで進めていきましょう。
（2）従来の業務プロセスが変更される
OA化についていけない理由には、従来の業務プロセスが変更されることも挙げられます。
OA化では、紙の議事録をPCに変更して効率よく管理することがあります。一方、OA化の弊害として、従来のやり方に慣れた社員にとっては、負担やストレスを感じる可能性があるのです。
とくに、ITに詳しくない社員にとっては、PCでの業務に苦手意識を持っている場合があります。そのため、すべての業務を一度にOA化するのではなく、一部の業務から段階的に進めましょう。
（3）ツールの使い方を理解する必要がある
ツールの使い方を理解しなければならない点も、理由の一つです。
OA化には、業務をデジタル化・自動化するツールの導入が不可欠です。しかし、多機能なツールは使いこなせない社員も多いので、うまく仕事に活かせない恐れがあります。
結果、社員に何度も使い方をレクチャーしなければならず、想定以上にコストがかかるのです。そのため、必要な機能に過不足がない「Stock」のように、誰でも直感的に使えるツールが最適だと言えます。
社内のOA化を実現するツール
以下では、社内のOA化を実現するツールを紹介します。
社内のOA化を実現するために、自社が取り組むべきことは「ツールの導入」です。とくに、時間や場所を問わずに使えるツールであれば、担当者や上司とやりとりが楽になったり、書類を管理する手間を減らせたりします。
ただし、多機能ツールはITに詳しくない社員が使いこなせず、社内で活用されないといった事態になりかねません。したがって、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」が必要です。
結論、自社が導入すべきなのは、スマホやタブレットでも使えるうえに、非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報は、メンバーへすぐに共有されるため手間がかかりません。また、ノートを「フォルダ」で整理すれば、あとから見返したいときも直感的に探せるので「見たい資料がどこにあるか分からない」といったことにはならないのです。
最も簡単に情報共有・管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
OA化についていけない理由まとめ
ここまで、OA化の概要やついていけない人がいる理由、自社が取り組むべきことを紹介しました。
OA化には「業務にかかる時間を短縮できる」などの多くのメリットがあります。一方、OA化を進めるために導入したシステムが多機能では、ITに詳しくない社員が使いこなせず、形骸化してしまうのです。
そのため、アナログな情報管理をしている企業は、早急に「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」の導入を検討しましょう。
結論、自社が導入すべきツールは、ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。実際に、非IT企業を中心に150,000社以上で導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有・管理を効率化して、OA化を成功させましょう。
