DX化が当たり前となってきている現在、業務を効率化するために、ITツールを利用する企業が増えています。たとえば、Googleアカウントがあれば利用が可能な「Googleドキュメント」は、書類作成などに幅広く活用されているツールのひとつです。
しかし、なかには「Googleドキュメントを利用したいが、十分に活用できるか不安がある」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Googleドキュメントの特徴や機能・使い方からユーザーの声まで幅広く解説します。
- Googleドキュメントについて網羅的に理解し、導入を検討したい
- Googleドキュメントの使い方を画像付きで確認したい
- Googleドキュメントで書類を作成すると管理が面倒で困っている
という方が本記事を参考にすると、Googleドキュメントの概要だけでなく、社内の情報共有を円滑化する方法がわかります。
目次
Googleドキュメントとは
GoogleDocsで利用できる「Googleドキュメント」とは、Google社の提供する文章作成クラウドサービスのひとつです。以下では、ほかの文書作成ツールとの違いや特徴をご紹介します。
Googleドキュメントとほかの文書作成ツールの違い
引用：Google Docs
Googleドキュメントは「無料で始められる点」と「同時編集が可能な点」が特徴です。
Googleドキュメントは、Googleアカウントを作成すればアプリのインストールなしで誰でも無料で始められます。さらに、他Googleアプリとの親和性が高いうえ、外部ツールとの拡張機能も使えます。
さらに、ExcelやWordではできない複数人での同時編集が可能なうえ、ツール内からユーザーに該当リンクを送れので、メールでファイルを都度共有する必要がありません。
以上のことから、ほかの文書作成ツールと比較し、グループでの作業に適している点が強みだと言えます。
Googleドキュメントの特徴
Googleドキュメントの大きな特徴として、ドキュメントの作成・共有・管理を一元化できることが挙げられます。
たとえば、Wordの場合、PC本体のストレージに保存されるため、メンバーと共有するにはメールで送ったり、OndDriveなどのファイルストレージに格納する必要があります。
一方、Googleドキュメントは、Googleドライブ内にある「共有ドライブ」から作成・管理・共有ができるため、自身で都度ファイルを格納する手間がありません。
ただし、GoogleドキュメントやWordは文書作成に特化したツールなので、アクセス性が乏しく、必要な文書を素早く見つけられません。そこで、高度な検索機能が備わっている「Stock」のような文書作成ツールを導入すれば、目的の情報へすぐにたどり着けます。
【初心者向け】Googleドキュメントの基本的な使い方
以下では、Googleドキュメントの基本的な使い方をご紹介します。使い慣れていない初心者は必見です。
文書を作成する
下記画像のように、「新しいドキュメントを作成」の[+]をクリックすると、文章編集の画面に移行します。
UI（見た目や操作性）は、ほかのGoogleツールとデザインが似ている点が特徴です。
コラボレーションで共同編集する
Googleドキュメントは、複数のユーザーと共同で作業が可能です。
編集画面右上の「共有」をクリックすると上記画面に移行するので、招待したいユーザーのメールアドレスを入力し、権限を付与します。これにより、ドキュメントの編集可否を設定できるので、情報を安心して管理することができます。
また、PC・スマートフォン・タブレットのいずれの端末からでもログインできるうえ、オフラインでも作業可能です。そのため、時間や場所を問わず業務を進められるのです。
テンプレートで制作時間を短縮する
Googleドキュメントには、豊富なテンプレートが用意されています。
Googleドキュメントでは「プロジェクト提案書」「パンフレット」「ニュースレター」などの、幅広い資料作成場面のテンプレートが用意されています。さらに、テンプレートギャラリーから自社用のテンプレートも作れます。
【中級者向け】Googleドキュメントの便利な機能・使い方
ここでは、Googleドキュメントの便利な機能や使い方をご紹介します。Googleドキュメントをより使いこなしたい方は、以下の機能を活用しましょう。
文書校正
Googleドキュメントでは、文書校正機能が活用できます。
文書校正機能とは、文章の誤字脱字や文法が誤っている可能性がある箇所を自動検出する機能です。メニューバー上の[ツール]から、[スペルと文法] → [スペルと文法のチェック]を選択しましょう。
ただし、画像のように漢字の誤字に校正機能が反応しなかったり、編集が不要だったりするケースもあるので、最終的なチェックは目視で実施すべきだと言えます。
文字起こし
Googleドキュメントでは音声からテキストを文字起こしすることも可能です。
- まず、メニューバー上の[ツール]から[音声入力]を選択しましょう。
- 次に、画面左側に表示されるマイクマークをクリックします。
- 最後に、入力したい内容をマイクに向かって直接話すと、文字を自動で出力することができます。音声入力が反応しない場合は、パソコンのマイク機能が有効になるように設定しましょう。
文字数カウント
Googleドキュメントは文字数カウントも利用できます。
メニューバーの[ツール]から[文字カウント]を選択します。
以下のように文字数が表示されます。[入力中に文字数を表示]にチェックを入れると、ドキュメントの左下で文字数を確認できるようになります。
PDF化
Googleドキュメントは必要に応じてPDFに変換することができます。
メニューバーの[ファイル]から、[ダウンロード] → [PDFドキュメント(.pdf)]をクリックします。選択すると、PDF形式でファイルがダウンロードされます。
ふりがな入力
Googleドキュメントでは、2024年5月から拡張機能で自動的にふりがなをふることができるようになりました。
- まず、メニューバーの[拡張機能]から、[アドオン] → [アドオンを取得]を選択します。
- アドオンの検索画面から「suiteツール」を探し、インストールします。
- 次に、メニューバーの[拡張機能]から、[アドオン] → [ドキュメントのアドオンを表示]を選択します。
- 以下のようにドキュメントの右端にアドオンが表示されるので、[使用]をクリックするとふりがなの自動生成機能が使えるようになります。
ドキュメントの比較
Googleドキュメントでは、複数のドキュメントの内容を比較する機能も備わっています。
- まず、メニューバーの[ツール]から、[ドキュメントを比較]を選択します。
- 次に比較するドキュメントを選択し、[比較]をクリックします。
上記の操作をおこなうと以下のように表示されます。
以上の機能を使えば、書類の変更箇所が一目でわかるようになります。
Googleドキュメントの料金体系
Googleドキュメントは、Googleの提供するクラウドサービスのひとつです。以下の料金プランは、Googleドキュメントに加え、メールやカレンダーなどの他11ツールが含まれた「Google Workspace」の料金です。
| パーソナル | Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|---|
| 料金（年契約） |
無料 |
950円/月/ユーザー（月払い） |
1,900円/月/ユーザー（月払い） |
3,000円/月/ユーザー（月払い） |
問い合わせ |
| セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メール |
× |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
| クラウドストレージ（ユーザー1人あたり） |
15GB |
30GB |
2TB |
5TB |
5TB（必要に応じて容量の追加が可能） |
| 会議の録画をドライブに保存 |
× |
× |
〇 |
〇 |
〇 |
| Meet音声会議とビデオ会議 |
100人まで参加可能 |
100人まで参加可能 |
150人まで参加可能 |
500人まで参加可能 |
1,000人まで参加可能 |
| カスタマー サポート |
セルフサービス オンラインとコミュニティフォーラム |
Standard サポート |
Standard サポート |
Standard サポート |
Enhanced サポート |
Googleドキュメントの有料プランには、14日間の無料試用期間が用意されています。そのため、まずは無料期間で実際に使用感を確かめてから、導入可否の判断をしましょう。
代替案あり！Googleドキュメントの利用が適さないシーン
以下では、Googleドキュメントの利用が適さないシーンをご紹介します。
Googleドキュメントは、校閲機能や文字起こしなど便利な機能が豊富に備わったドキュメント作成ツールです。一方で、文書作成に特化したツールなので、検索機能が乏しく、大量のドキュメントから目的の文書を素早く見つけるのは困難だと言えます。
また、Googleドキュメントには、作成した文書を適切に管理するための機能が不足しているため、目的の文書をすぐに見つけられません。したがって、マニュアルなど、実態に合わせて更新が必要な文書は「管理機能が備わった文書作成ツール」を使いましょう。
結論、自社が導入すべきは、あらゆる情報を残して管理し、目当ての情報にすぐにアクセスできるツール「Stock」
一択です。
Stockの「ノート」には、直感的に情報を書き込んだり、画像を添付したりできるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、テーマごとに「フォルダ」を分けて管理できるほか、高度な検索機能も備わっているため、頻繁な更新や確認が必要な文書の管理に最適です。
あらゆる情報を適切に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Googleドキュメントの評判
ここでは、Googleドキュメントを実際に利用したユーザーの声をご紹介します。第三者の客観的な意見を取り入れ、自社の導入可否を判断しましょう。
※こちらで紹介する口コミ・評判はITreview（アイティーレビュー）より引用しております。
Googleドキュメントの良い口コミ・評判
はじめに、Googleドキュメントの良い口コミ・評判をご紹介します。ユーザーからは「様々な用途で利用できる」「複数人で共有しながら記述することが可能で便利」との声が挙げられています。
非公開のユーザー、投稿日：2025年03月26日シンプルなドキュメントツールですが、だからこそ使い勝手が良く様々な用途で利用できます。会議用のメモや打ち合わせの議事録、手順書、新機能の仕様詳細など頻度高く利用させてもらっています。
非公開のユーザー、投稿日：2025年03月24日・クラウドで動くドキュメントツールのため、複数人で共有しながら記述することが可能で便利・最近だとタブごとに管理も可能になったので見やすくなった・コメントを追加したり、メモ追記だったりができて、ドキュメントツールを超えた機能を持っている
坂田 晴信、投稿日：2025年03月18日ワードと違って無駄に余白があるわけでもないし、同期してくれるので保存忘れてしまうということがないです。また、体裁も整っています。
非公開のユーザー、投稿日：2025年03月05日Wordなどで納品された原稿や企画をリアルタイムで担当者やライターへのフィードバックが可能。今までWordファイルの受け渡しや、修正した箇所の訂正依頼、修正した箇所の確認等、その都度オフラインファイルを開いて確認をしていましたが、オンライン上で共同編集ができるので、そういった手間暇がなくなり気に入っています。
Googleドキュメントの改善点に関する口コミ・評判
次に、Googleドキュメントの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。ユーザーからは「フォント崩れが起きやすい」「ファイル検索機能が乏しい」との声が挙がっています。
非公開のユーザー、投稿日：2025年03月24日AIを使っての制作がまだこれからという感じがするので、スプレッドシート同様更に使い勝手が良くなることを期待しています。
坂田 晴信、投稿日：2025年03月18日ドキュメント→docxにしたときに、フォント崩れがおきることですPDFで出力するのは大丈夫ですが、ワードでほしいと言われたときに微妙にレイアウトが異なるので修正するはめになります
非公開のユーザー、投稿日：2025年03月05日Googleあるあるなんですが、ヘルプページが分かりにくく、もう少し分かりやすいヘルプページだと助かります・・・。文字だけだとちょっとわかりにくいなーと感じております。
非公開のユーザー、投稿日：2025年01月22日表の編集機能がもう少し細かく設定できるようになると助かります。例えば、セル内での文字配置やカスタムスタイルの保存などがもう少し自由だと、資料作成がもっと簡単になります。また、ファイルが増えてくると探すのが大変なので、より賢いファイル検索機能があると嬉しいです。
Googleドキュメントの使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Googleドキュメントについて幅広く解説しました。
Googleドキュメントは、リアルタイムで同時編集が可能なうえに、無料で始められる文章作成ツールです。一方で、「フォント崩れが起きやすい」「ファイル検索機能が乏しい」などの点に注意が必要だといえます。
Googleドキュメントで大量の文書を管理する場合、正しく整理していなければ目的のファイルが埋もれてしまいます。したがって、文書を定期的に確認・更新するために「検索・整理機能が充実した文書作成ツール」を使うべきなのです。
結論、ドキュメントの作成・管理には、「ノート」にあらゆる情報を直感的に書き込めるうえに、「フォルダ」でテーマごとに適切に管理できるツール『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、文書作成～管理を効率化しましょう。
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