DX化が当たり前となってきている現在、業務を効率化するために、ITツールを利用する企業が増えています。たとえば、Googleアカウントがあれば利用が可能な「Googleドキュメント」は、書類作成などに幅広く活用されているツールのひとつです。
しかし、なかには「Googleドキュメントを利用したいが、十分に活用できるか不安がある」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Googleドキュメントの機能や特徴・使い方からユーザーの声まで幅広く解説します。
- Googleドキュメントについて網羅的に理解し、導入を検討したい
- Googleドキュメントで書類を作成すると管理が面倒で困っている
- 情報共有を効率化する方法を知り、社内環境を整えたい
という方が本記事を参考にすると、Googleドキュメントの概要だけでなく、社内の情報共有を円滑化する方法がわかります。
目次
Googleドキュメントとは
GoogleDocsで利用できる「Googleドキュメント」とは、Google社の提供する文章作成クラウドサービスのひとつです。以下では、ほかの文書作成ツールとの違いや機能の詳細を紹介します。
Googleドキュメントとほかの文書作成ツールの違い
引用：Google Docs
Googleドキュメントは「無料で始められる点」と「同時編集が可能な点」が特徴です。
Googleドキュメントは、Googleアカウントを作成すればアプリのインストールなしで誰でも無料で始められます。さらに、他Googleアプリとの親和性が高いうえ、外部ツールとの拡張機能も使えます。
ExcelやWordと比較してもリアルタイムでの修正や変更に強く、複数人のユーザーで同時編集が可能なことから、グループでの作業に適しています。
他にも、ツール内からユーザーを招待するので、メールでファイルを都度共有する必要がなくなるなど、ほかの文書作成ツールにはない強みだと言えます。
Googleドキュメントの機能
Googleドキュメントは、おもに以下の機能を備えています。
- 共有機能
- 共同編集
- 自動保存
- コメント
アドレスを指定し、任意のメンバーにテキストの内容を共有します。
メンバーを招待し、オンライン上で同時に編集できます
編集履歴が自動で保存されます。
ツール内でメッセージのやりとりができます。
ただし、作成した文書の整理機能はなく、ドキュメントはGoogleドライブ内に自動保存されます。また、ファイル名が過去のファイルと同一であっても保存できるため、目的のファイルがすぐに見つからない恐れがあるのです。
一方で、書類の管理まで徹底したい場合には、「ナレカン」のように多階層の「フォルダ」で作成した文書を整理できるツールを使うと、ドキュメントの数が増えても混乱しません。
【初心者向け】Googleドキュメントの基本的な使い方
以下では、Googleドキュメントの基本的な使い方を紹介します。使い慣れていない初心者は必見です。
文書を作成する
下記画像のように、「新しいドキュメントを作成」の[+]をクリックすると、文章編集の画面に移行します。
UI（見た目や操作性）は、ほかのGoogleツールとデザインが似ている点が特徴です。
コラボレーションで共同編集する
Googleドキュメントは、複数のユーザーと共同で作業が可能です。
編集画面右上の「共有」をクリックすると上記画面に移行するので、招待したいユーザーのメールアドレスを入力するだけで、共同編集が可能になります。編集内容はリアルタイムで反映されるので、オンライン上でもスムーズに編集できます。
また、PC・スマートフォン・タブレットのいずれの媒体でもログインできるうえ、オフラインでも作業可能です。そのため、時間や場所を問わず業務を進められるのです。
テンプレートで制作時間を短縮する
Googleドキュメントには、豊富なテンプレートが用意されています。
Googleドキュメントでは「プロジェクト提案書」「パンフレット」「ニュースレター」などの、幅広い資料作成場面のテンプレートが容易されています。さらに、テンプレートギャラリーから自社用のテンプレートも作れます。
【中級者向け】Googleドキュメントの便利な機能・使い方
ここでは、Googleドキュメントの便利な機能や使い方を紹介します。Googleドキュメントをより使いこなしたい方は、以下の機能を活用しましょう。
文書校正
Googleドキュメントでは、文書校正機能が活用できます。
文書校正機能とは、文章の誤字脱字や文法が誤っている可能性がある箇所を自動検出する機能です。メニューバー上の[ツール]から、[スペルと文法] → [スペルと文法のチェック]を選択しましょう。
ただし、画像のように漢字の誤字に校正機能が反応しないケースもあるので、最終的なチェックは目視で実施すべきだと言えます。
文字起こし
Googleドキュメントでは音声からテキストを文字起こしすることも可能です。
- まず、メニューバー上の[ツール]から[音声入力]を選択しましょう。
- 次に、画面左側に表示されるマイクマークをクリックします。
- 最後に、入力したい内容をマイクに向かって直接話すと、文字を自動で出力することができます。音声入力が反応しない場合は、パソコンのマイク機能が有効になるように設定しましょう。
文字数カウント
Googleドキュメントは文字数カウントも利用できます。
メニューバーの[ツール]から[文字カウント]を選択します。
以下のように文字数が表示されます。[入力中に文字数を表示]にチェックを入れると、ドキュメントの左下で文字数を確認できるようになります。
PDF化
Googleドキュメントは必要に応じてPDFに変換することができます。
メニューバーの[ファイル]から、[ダウンロード] → [PDFドキュメント(.pdf)]をクリックします。選択すると、PDF形式でファイルがダウンロードされます。
ふりがな入力
Googleドキュメントでは、2024年5月から拡張機能で自動的にふりがなをふることができるようになりました。
- まず、メニューバーの[拡張機能]から、[アドオン] → [アドオンを取得]を選択します。
- アドオンの検索画面から「suiteツール」を探し、インストールします。
- 次に、メニューバーの[拡張機能]から、[アドオン] → [ドキュメントのアドオンを表示]を選択します。
- 以下のようにドキュメントの右端にアドオンが表示されるので、[使用]をクリックするとふりがなの自動生成機能が使えるようになります。
ドキュメントの比較
Googleドキュメントでは、複数のドキュメントの内容を比較する機能も備わっています。
- まず、メニューバーの[ツール]から、[ドキュメントを比較]を選択します。
- 次に比較するドキュメントを選択し、[比較]をクリックします。
上記の操作を行うと以下のように表示されます。
以上の機能を使えば、書類の変更箇所が一目でわかるようになります。
Googleドキュメントの料金体系
Googleドキュメントは、Googleの提供するクラウドサービスのひとつです。以下の料金プランは、Googleドキュメントに加え、メールやカレンダーなどの他11ツールが含まれた「Google Workspace」の料金です。
| パーソナル | Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|---|
| 料金（年契約） |
無料 |
950円/月/ユーザー（月払い） |
1,900円/月/ユーザー（月払い） |
3,000円/月/ユーザー（月払い） |
問い合わせ |
| セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メール |
× |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
| クラウドストレージ（ユーザー1人あたり） |
15GB |
30GB |
2TB |
5TB |
必要に応じて増やせる保存容量 |
| 会議の録画をドライブに保存 |
× |
× |
〇 |
〇 |
〇 |
| Meet音声会議とビデオ会議 |
100人まで参加可能 |
100人まで参加可能 |
150人まで参加可能 |
500人まで参加可能 |
1,000人まで参加可能 |
| カスタマー サポート |
セルフサービス オンラインとコミュニティフォーラム |
Standard サポート |
Standard サポート |
Standard サポート |
Enhanced サポート |
Googleドキュメントの有料プランには、14日間の無料試用期間が用意されています。そのため、まずは無料期間で実際に使用感を確かめてから、導入可否の判断をしましょう。
代替案あり！Googleドキュメントの利用が適さないシーン
以下では、Googleドキュメントの利用が適さないシーンを紹介します。
Googleドキュメントの利用が適さないシーンは、情報が更新されることを前提に、スピーディーな情報共有を目的とするときです。一般的にGoogleドキュメントは、最終成果物として作成されるので、つまりは「マニュアル」などの作成には不向きだと言えます。
また、Googleドキュメントのように作成した文書を整理できる機能がないと、目的のファイルがすぐに見つけられません。したがって、マニュアルをはじめ、実態に合わせて内容を更新したい文書は「フォルダ整理機能のある文書作成ツール」を使うべきです。
結論、自社が導入すべきは、あらゆる情報を蓄積でき、目当ての情報にすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」は、用途ごとに多階層の「フォルダ」で管理できるので、頻繁な更新が必要なドキュメントでも探す手間を解消します。また、ChatGPT のような「自然言語検索」などの超高度な検索機能によって、情報へのアクセス性が高まります。
あらゆる情報を適切に管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
Googleドキュメントの評判
ここでは、Googleドキュメントを実際に利用したユーザーの声を紹介します。第三者の客観的な意見を取り入れ、自社の導入可否を判断しましょう。
※こちらで紹介する口コミ・評判はITreview（アイティーレビュー）より引用しております。
Googleドキュメントの良い口コミ・評判
はじめに、Googleドキュメントの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「共同編集が便利」「Googleの他の機能と合わせて使用できる」との声が挙げられています。
Yanagisawa Kai、投稿日：2024年07月25日業務上多くのコンテンツを執筆することがあり、それを社内外に共有しつつ共同編集を行うことが多々あるので、編集履歴の共有やコメントなどが複数人でできる点が優れている。Googleのサービス及びアカウントと連携も可能であるので誰のアクションなのかすぐに分かるという点も素晴らしい。
非公開のユーザー、投稿日：2024年07月14日ドキュメント機能として過不足がないことは当然こと、GoogleカレンダーでMTGを作成した際に自動でドキュメントが生成される仕様がかなり秀逸。自動更新のMTGには同じドキュメントが継続的に生成されるので、そこで生成されたドキュメントに議事録を記載すれば、ドキュメントを探す手間が省ける。
非公開のユーザー、投稿日：2024年05月09日GmailやMeetなどGoogle製品をデファクトで使っている企業にとってはとても有用なツール。たとえWORDで作られたファイルであったとしても閲覧（修正）は可能であるため、一応外部互換もある。社内ユーザーにとってみれば共有権限を持ったGoogle Driveに保管されたGoogle Documentを共同編集できるのは非常に便利である。
非公開のユーザー、投稿日：2024年04月24日Googleの提供するGmailと連携しているので、受信したメールに例えばPDFファイルが添付されていた場合に、カーソルをファイルに合わせ、ワンクリックするとPDF文書のプレビューができます。特に過去のメールを検索する際、ダウンロードしなくても、すぐに添付ファイルのプレビューができるので、時間の節約ができます。
Googleドキュメントの改善点に関する口コミ・評判
次に、Googleドキュメントの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「レイアウトが崩れやすい」「オフラインだと使いづらい」との声が挙がっています。
非公開のユーザー、投稿日：2024年07月14日特にはないが、やはりWordとの互換性がもう少しあると便利だと感じる。正式な提出用ドキュメントはWordで求められることが多く、ドライブに格納することが多いが、やはりフォントやフォーマットが崩れる。
非公開ユーザー、投稿日：2024年07月12日改善して欲しい点は、オンラインが前提なのでしょうがないのですが、たまにインターネット回線が切れると、自動保存などが止まる為に、実質画面がかたまる状態になりますので、オフラインになってしまうと何もできない。という状態になりますので、それをどうにかして欲しいです。
非公開のユーザー、投稿日：2024年04月24日Googleの提供するサービス間での連携は良いのですが、例えばAdobe社のPDFファイルを実際にGoogleドキュメントで開くとフォーマットが大分異なります。互換性はあるので編集もできますが、文書のファイル方式としてPDFは見やすく、色々な編集ツールがある一方、Googleのサービスはあくまでシンプルに最低限の作業を行うことにメリットがあるので、じっくりと文書を読んだり、元々Wordなどの別のツールで作成したファイルを編集するのには向いていないと感じます。
非公開のユーザー、投稿日：2024年04月19日文章校正機能が稀に意図としていない形で反映してしまうことがあるのが少し残念です。提案してくれるのはありがたいが、その精度が今以上にあがると嬉しい。
Googleドキュメントの使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Googleドキュメントについて幅広く解説しました。
Googleドキュメントは、無料で始められる文章作成ツールです。一方で、「ドキュメントを整理しづらい」「レイアウトが崩れやすい」などの点に注意が必要だといえます。
とくに、大手～中堅企業でGoogleドキュメントを使う場合、正しく整理していなければ目的のファイルが埋もれてしまいます。したがって、定期的に確認・更新したい文書は「検索・分類機能が充実した文書作成ツール」を使うべきなのです。
結論、ドキュメントの作成・管理には、情報の更新がしやすい「記事」と、多階層の「フォルダ」で適切に管理できるツール『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、ストレスのない文書管理を実現しましょう。
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