近年、ビジネスにおけるDX化の背景から、ペーパーレス化を取り入れる企業が増えています。さらに、ペーパーレス化に伴い「ペーパーレス会議システム」にも注目が集まっているのです。
しかし、なかには「ペーパーレス会議システムは種類が多くて、何を使ったら良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのペーパーレス会議システム5選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- 紙ベースからデジタル化することに不安がある
- どのようにペーパーレス会議システムを活用したら良いのか知りたい
- ITが苦手な人でも簡単に使えるシステムを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、ペーパーレス会議システムの活用方法や選定ポイントまで分かるので、自社に合ったシステムを導入できるます。
ペーパーレス会議とは？
ペーパーレス会議とは、従来は紙に印刷して配っていた資料をデジタル化して、PCやタブレット上で共有しながら進めていく会議のことです。
たとえば、各々が所持している端末からアプリを通して画面を共有したり、会議の進行役のPC画面をプロジェクターや大型ディスプレイに映して、ほかのメンバーとひとつの画面を共有したりして、会議を進めていくケースがあります。
ペーパーレス会議に、Power Pointを活用する企業も多くありましたが、昨今では「ペーパーレス会議システム」を導入する企業が増えています。
ペーパーレス会議システムのメリットとは
ペーパーレス会議システムを導入すると「紙媒体にプリントアウトする作業」や「資料を複数人に配る手間」を省くことができ、結果として以下のメリットにつながります。
- コスト削減
- 情報漏洩の防止
システムの導入によって、紙に印刷するために使う用紙やインクを購入する必要がなくなるので「金銭的コスト」を軽減できます。さらに、会議の度にプリントアウトしたり配ったりするなど、準備にかかる「時間的コスト」をなくせるのです。
資料を紙ベースで取り扱う場合、配られた資料は各々で保管する必要があり、情報の管理が個人に委ねた状態でした。しかし、安全性の高いシステムで情報をデジタル化して管理すれば、情報漏洩のリスクを軽減できます。
以上のように、ペーパーレス会議システムを導入すれば「金銭面」「時間面」「安全面」というように、あらゆる側面で効果をもたらすのです。
ペーパーレス会議システムのタイプとは
ペーパーレス会議システムは、主に以下の2つのタイプに分けることができます。
- 資料の管理・共有に優れたタイプ
- オンライン会議の進行に適したタイプ
デジタル化した資料を管理・共有はもちろん、画面を同期させながら会議を進められます。また、検索性やセキュリティ性にも優れている点も特徴です。
リモートや出張先など、オンライン会議をする場合に役立ちます。ビデオ通話機能だけでなく、2画面表示機能を使えば、遠方にいるメンバーともスムーズに会議を進めることができます。
以上のように、ペーパーレス会議システムには2つのタイプがあるため「どの場面で・どのような用途で使いたいのか」を明確にしたうえで、システムの導入を検討しましょう。
【厳選5選】ペーパーレス会議の実現におすすめのシステムとは
以下では、資料の管理・共有におすすめのシステムを紹介します。
ペーパーレス会議システムには、主に「資料の管理・共有に優れたタイプ」と「オンライン会議に適したタイプ」の2つがあります。前者での利用を検討する場合、検索性やセキュリティ面はもちろん、情報を入り乱れることなく管理できるかは重要です。
また、紙ベースからデジタル化に移行するにあたり、誰でも簡単に使えるシステムでなければ、導入したとしても上手く活用できないので注意しましょう。そのため、「誰でも簡単に資料を管理・共有できるシステム」の選定が必須なのです。
結論、自社が導入すべきなのは、「ノート」に情報を残すだけでリアルタイムで共有でき、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は「フォルダ」に分けて管理したり、キーワードを絞って検索をかけたりできるなど、情報へのアクセス性に優れています。さらに、情報管理のセキュリティ基準である「ISO27001」を獲得しており、安全面でも高い水準を誇っています。
【stock】誰でも簡単に情報を管理・共有できるシステム
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【moreNOTE】ペーパーレスの効果を最大限に発揮できるシステム
moreNOTEの特徴
- 画面を同期することができる
- 機密資料でも安全に共有できる
会議資料の準備や資料を配ったり差し替えたりする手間を削減できるだけでなく、会議中の画面は、参加メンバー全員に同期できます。そのため、議論の活性化が見込めます。
紙とは異なり、資料の閲覧時間や権限設定ができるので、情報がむやみやたらに拡散される事態を防げます。
moreNOTEの注意点
- 価格設定が高い
ライセンスは、ユーザー1人につき1,200円/1IDが必要になるため、大人数で使用する場合は予算がかかるので、慎重に検討しましょう。
moreNOTEの料金体系
- クラウド型
- オンプレミス型
・初期費用：36,000円
・ライセンス費用：1,200円/ID/月（31ID以降は1IDあたり600円）
・ディスク費用：1,200円/ID
・見積もりについては、問い合わせが必要です
【スマートセッション】ペーパーレス会議を円滑にするシステム
スマートセッションの特徴
- セキュリティ性が高い
- 通話機能が搭載されている
国際規定である「ISO27001」の認証を取得するなど、セキュリティ面でも高い水準を誇っており、重要な案件を取り扱う場合も安心できます。
資料を同期できるだけでなく、通話機能も付いているのでオンライン会議にも利用できる。
スマートセッションの注意点
- 初心者には不向きな傾向がある
クラウド版を利用する場合、金銭的コストが大きくなり、サブスクリプション版を導入する場合、自社で負担する作業が大きくなります。そのため、アナログからデジタルに移行する初心者の方には不向きな可能性があります。
スマートセッションの料金体系
- クラウド版
- サブスクリプション版
・初期費用：50,000円～
・月額費用：30,000円～
・料金の詳細については、問い合わせが必要です
【Smart Discussion】閲覧機能に優れたシステム
Smart Discussionの特徴
- 2画面共有機能が搭載されている
- 使用頻度に応じて機能をシンプルにできる
発表者の資料を子画面もしくは左右に分割して表示できるので、説明箇所や議論のポイントを的確に追うことができます。
誤操作やユーザーの混乱を防ぐために、使用頻度が低い機能は非表示にできるなど、カスタマイズにも優れています。
Smart Discussionの注意点
- 多機能で使いこなせない恐れがある
Smart Discussionは多機能で便利な反面、操作に慣れるまでに時間がかかります。また、十分に使いこなせないとかえってストレスになることがあるので注意しましょう。
Smart Discussionの料金体系
- クラウドサービス（企業向けプラン）
- サブスクリプション（企業向けプラン）
- LGWAN-ASP（官公庁向けプラン）
- クラウドサービス（官公庁向けプラン）
- オンプレミス（企業・官公庁向けプラン）
・スターター：初期費用20,000円＋月額費用20,000円
・スタンダード：初期費用30,000円＋月額費用36,000円～
・エンタープライズ：初期費用80,000円＋月額費用98,000円～
・20ライセンスの場合、59,800/月～
料金の詳細は、問い合わせが必要です
・初期費用：30,000円
・料金の詳細は、問い合わせが必要です
【ECO Meeting】高セキュアに書類を共有できるシステム
ECO Meetingの特徴
- セキュリティ機能が強固である
- 2種類の投票機能が搭載されている
許可されたデバイスのみアクセス可能にできるため、不正アクセスを防げます。また、会議終了と同時に会議端末アプリから資料は削除されるので、機密資料の持ち出しを禁止できます。
会議進行中に、個別帳票もしくは選択投票を実施・集計できるので、円滑な意思決定を実現します。
ECO Meetingの注意点
- 取り扱える資料はPDFのみ
アプリ内で共有できるのはPDFのみになるので、ExcelやWordで資料を作成した場合は、都度PDF変換しなければなりません。
ECO Meetingの料金体系
- クラウド版
- オンプレミス
・初期費用：50,000円
・アカウント費用：1,000円/アカウント/月（51アカウント以降は1アカウントあたり800円）
・ストレージ追加費用：1,000円/1GB
・料金の詳細は、問い合わせが必要です
ペーパーレス会議システムを導入するときの選定ポイント
ここでは、ペーパーレス会議システムを導入するときの注意点を解説します。「導入したけれど、思うように使いこなせない」という事態を回避するためにも、担当者の方は以下を確実に押さえましょう。
（1）あらゆる情報を残せるか
1つ目の注意点は、あらゆる情報を残せるかという点です。
会議で必要な資料をデジタル化する強みとして、補足資料やインターネット上の情報にもすぐにアクセスできる点が挙げられます。しかし、テキストや画像しか共有できない場合、必要な資料は別の方法で共有しなければなりません。
そのため、ペーパーレス会議システムを導入するときは、テキストや画像だけでなく、ファイルや引用サイトのURLを一か所で共有できるシステムを選びましょう。
（2）誰でも簡単に使えるか
2つ目に、誰でも簡単に使えるシステムを選びましょう。
従来、紙ベースで会議を進めていた方のなかには、デジタル化することへの不安や抵抗感を抱いていることも少なくありません。とくに、導入後すぐに使いこなせないシステムであれば、ペーパーレス化への意欲は低下してしまいます。
そのため、「有名だから」という理由ではなく、誰でも簡単に操作できるシステムを選定しましょう。たとえば、会議の議題を「ノート」にまとめるだけでリアルタイムで共有できるシンプルな操作性の「Stock」なら、非IT企業の65歳の方でも安心して使えます。
（3）タブレットからでも使えるか
3つ目に、タブレットからでも閲覧できるか確認しましょう。
会議に参加する手段として、PCだけでなくタブレットからアクセスするケースも少なくありません。万が一、PC画面とタブレット画面での見え方に差があったり見づらくなったりすると、会議に参加するメンバーに混乱を与えかねないので注意しましょう。
以上のように、ペーパーレス会議システムを導入するときは、マルチデバイスに対応したシステムが望ましいと言えます。
おすすめのペーパーレス会議システムまとめ
ここまで、おすすめのペーパーレス会議システムと選定ポイントを中心に紹介しました。
ペーパーレス会議システムの特徴として「資料の管理に優れたタイプ」と「オンライン会議に適したタイプ」の2つがあるので、自社の用途に適したシステムを選びましょう。
ただし、紙ベースに慣れていた方がデジタル化に移行するのであれば、多機能で操作が複雑なシステムは使いこなせないリスクがあるので注意が必要です。そのため、「誰でも簡単に使える操作性のシステム」であることを前提に選定すべきです。
したがって、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を「ノート」にまとめるだけでリアルタイムで共有できるシステム『Stock』が最適だと言えます。
ぜひ「Stock」を導入して、会議のペーパーレス化を成功させましょう。
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