リードタイム管理は、受発注や製造、在庫管理、配送などの業務を円滑に進めるうえで欠かせません。適切に管理できていないと、納期遅延や在庫不足、業務負担の増加につながり、顧客満足度の低下を招く恐れがあります。
しかし、「リードタイムを短縮したいが、どこに原因があるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、物流におけるリードタイム管理がうまくいかない原因と改善方法を中心にご紹介します。
- 物流の現場で納期遅延や在庫不足が頻発し、リードタイムを短縮したい生産管理者
- 物流業務が属人化しており、どこで時間がかかっているか把握できていない管理職
- リードタイム管理を改善したいが具体的に何をすべきか分からない業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、リードタイム管理がうまくいかない原因を特定でき、リードタイムを短縮できるようになります。
目次
物流におけるリードタイムの種類
以下では、物流におけるリードタイムの種類をご紹介します。リードタイムは複数の工程で構成されているため、工程ごとの特徴を理解したうえで、適切に管理しましょう。
発注リードタイム
発注リードタイムとは、商品や原材料を発注してから、仕入先が受注を確認するまでの期間を指します。
発注内容の確認や承認作業に時間がかかると、そのあとの製造や配送スケジュールにも影響を与えます。とくに、発注情報をメールや紙で管理している場合、最新情報の確認漏れや連絡ミスが発生しやすくなるのです。
また、担当者ごとに管理方法が異なると、どの発注が処理済みなのか把握しづらくなり、情報管理が煩雑になります。そのため、発注状況を一元管理できる環境を整えることが重要です。
製造リードタイム
製造リードタイムとは、原材料の受け入れから製品の製造・検品が完了するまでの期間です。
製造工程では、作業進捗や在庫状況、設備稼働状況など多くの情報を管理する必要があります。しかし、現場ごとに情報共有の方法が異なると、進捗確認に時間がかかり、作業の停滞につながります。
さらに、製造スケジュールや作業手順が担当者任せになっていると、トラブル発生時に原因をすぐ特定できません。その結果、工程全体の遅延を招き、リードタイムが長期化する要因になります。
納品リードタイム
納品リードタイムとは、製品の出荷から顧客へ納品されるまでの期間を指します。
配送手配や在庫確認、出荷状況の共有が適切に実施されていないと、配送遅延や誤出荷が発生しやすくなります。とくに、配送情報が複数のシステムや担当者に分散している場合、最新状況をすぐに把握できず、問い合わせ対応にも時間がかかるのです。
また、納品後の対応履歴まで管理できていないと、再配送やクレーム対応が増え、現場負担が大きくなります。そのため、出荷から納品までの情報をリアルタイムで共有できる体制を整えることが重要です。
リードタイム管理が必要な理由
リードタイム管理が必要な理由は以下の通りです。
- 納期遅延につながる
リードタイム管理をしないと各工程の進捗を把握できず、発注・製造・配送の遅れに気づけないため納期遅延を招きます。とくに、情報共有が遅れる環境では対応が後手になりやすいです。 - 在庫不足・過剰在庫が発生する
リードタイムを正確に把握できないと、必要なタイミングで適切な量を発注できません。その結果、欠品による販売機会の損失や、過剰在庫による保管コストの増加につながります。 - 状況確認に時間がかかる
発注状況や製造進捗、配送状況などの情報が散在していると、必要な情報を探すのに時間がかかります。また、担当者への確認作業が増え、業務全体の対応も遅れるのです。 - 現場対応が属人化する
リードタイム管理が不十分だったり方法が統一されていないと、特定の担当者しか状況を把握できません。その結果、担当者不在で対応が止まる・引き継ぎが滞るといった問題が発生します。
以上のように、リードタイム管理ができていないと、納期や在庫、情報共有などさまざまな業務に悪影響を及ぼします。そのため、物流においてリードタイム管理は必須です。
リードタイム管理がうまくいかない原因とは
以下では、リードタイム管理がうまくいかない原因をご紹介します。「リードタイム管理に課題を感じているが原因を特定できていない」という方は必見です。
工程ごとの情報が分散している
1つ目の原因は、工程ごとの情報が分散していることです。
発注・製造・在庫・配送などの情報を別々のシステムやExcel、メールで管理していると、必要な情報を探すだけで時間がかかります。また、更新漏れや共有ミスが発生しやすく、最新状況を正確に把握できません。
とくに、部門ごとに管理方法が異なる環境では、情報確認のたびに担当者へ問い合わせる必要があり、対応スピードが低下します。その結果、工程間の連携が遅れ、リードタイム全体が長期化する原因になるのです。
進捗確認が属人化している
2つ目の原因は、進捗確認が特定の担当者に依存していることです。
リードタイム管理の方法が統一されていないと、「誰がどの工程を対応しているのか」「どこまで進んでいるのか」を一部の担当者しか把握できなくなります。そのため、担当者が不在の場合に状況確認ができず、対応が止まるケースも少なくありません。
また、口頭や個別チャットで進捗共有をしている場合、情報が記録として残らず、あとから経緯を確認しづらくなります。結果として、確認作業や引き継ぎに時間がかかり、リードタイム短縮の妨げになるのです。
リアルタイム共有されていない
3つ目の原因は、工程の進捗や在庫状況がリアルタイムで共有されていないことです。
たとえば、在庫数や配送状況の更新が遅れると、現場では古い情報をもとに作業を進めてしまいます。その結果、欠品や誤出荷、納期遅延などのトラブルが発生しやすくなるのです。
また、情報共有のタイミングが担当者任せになっている場合、問題発生時の対応も後手になります。とくに、複数拠点や複数のチームが関わる業務では、リアルタイムで状況を把握できないと、確認作業や連絡対応に時間を取られ業務全体のスピードが低下します。
過去の履歴をすぐに確認できない
4つ目の原因は、過去の対応履歴や進捗履歴をすぐに確認できないことです。
リードタイム改善では、「どの工程で時間がかかっていたのか」を振り返ることが重要です。しかし、履歴がチャットやメールに埋もれていたり、紙で管理されていたりすると、必要な情報をすぐに確認できません。
また、過去のトラブル原因や改善内容が共有されていないと、同じ問題が繰り返されやすくなります。その結果、業務改善が進まず、リードタイム短縮にもつながりにくくなるのです。
【改善策】適切にリードタイムを管理する方法
以下では、適切にリードタイムを管理する方法をご紹介します。「リードタイム管理を改善したいが何から取り組めば良いのか分からない」という方は必見です。
工程ごとの情報を一元管理する
リードタイムを適切に管理するには、発注・製造・在庫・配送など工程ごとの情報を一元管理することが重要です。
工程ごとの情報を一元化すると、必要な情報をすぐに確認できるため、状況確認や連絡対応にかかる時間を削減できます。また、案件ごとの進捗や担当状況を一覧で見える化することで、遅延が発生している工程も把握しやすくなるのです。
しかし、ExcelやWordで情報管理をする方法では、ファイルが増えるにつれて管理場所が分からなくなりがちなので、結局情報が分散してしまいます。そのため、発注状況や進捗、関連資料をまとめて管理できるツールを導入しましょう。
履歴を残しながら情報共有する
リードタイム管理では、単に情報共有するだけでなく、対応履歴を残しながら管理することも重要です。
納期変更や在庫調整、出荷対応などの情報共有が口頭や個別チャットのみで実施されている場合、あとから経緯を確認できず、認識違いが発生しやすくなります。そのため、情報共有とあわせて履歴を蓄積することが重要です。
たとえば、「Stock」であれば、チームで円滑にやりとりしつつ、ノートにあらゆる情報を書き残せるため、物流業務に関する進捗や対応履歴を一元的に管理できます。
誰でも進捗確認できる状態にする
リードタイム管理を改善するには、特定の担当者だけでなく、関係者全員が進捗状況を確認できる状態にする必要があります。
物流業務では発注担当者や倉庫担当者、配送担当者など複数のメンバーが関わることが多いため、一部の担当者しか状況を把握できない状態では、確認のたびに連絡が必要です。そのため、進捗確認の方法を統一し、誰でも同じ情報を確認できる運用を整えましょう。
たとえば、案件ごとの進捗状況や担当者、納期予定をリアルタイムで共有することで、確認作業や問い合わせ対応を減らせます。また、「どの工程で作業が止まっているのか」「次に誰が対応するのか」が明確になるため、工程間の連携もスムーズになるのです。
物流のリードタイムの管理・共有に役立つツール
以下では、物流のリードタイムの管理・共有に役立つツールをご紹介します。
発注状況や入出庫履歴、納期予定などのリードタイム情報が社内に散在していると、必要な情報を見つけられず、作業が遅れてしまいます。また、担当者ごとに管理方法が異なると状況確認にも時間がかかるため、社内でリードタイムの管理方法を統一すべきです。
しかし、ExcelやWordで管理する方法では、情報更新のたびにファイル共有や確認作業が必要になり、最新情報をリアルタイムで把握しづらいです。その結果、確認漏れや認識のズレが発生しやすくなります。
そこで、在庫情報や進捗状況を一元管理できるツールを導入しましょう。こうしたツールがあれば、どの工程で作業が滞っているかをすぐに確認でき、現場全体でスムーズに情報共有できます。
なかでも最適なのが、ファイルの添付や表の作成など、あらゆる形式で情報をノートに記録・共有できるツール「Stock」です。Stockのノートはリアルタイムで任意のメンバーに共有されるため、常に最新情報をもとに作業を進められるようになり、確認漏れや認識のズレを防ぎながら、リードタイムを安定して管理できます。
チームの情報を最も簡単に残せるITツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
リードタイムを短縮するときのポイント
ここでは、リードタイムを短縮するときのポイントをご紹介します。工程別にポイントをまとめているため、「物流におけるリードタイムを短縮したい」という方は必見です。
発注リードタイム｜スケジュールの把握・共有
発注リードタイムを短縮するには、サプライヤー側のスケジュールや生産工程を把握し、双方で共有することが重要です。
たとえば、どの工程に時間がかかっているのかを確認したうえで、短縮できる作業や調整可能な工程があれば相談してみましょう。また、発注側とサプライヤー側で納期や作業予定を共有しておくことで、スケジュール調整もしやすくなります。
このように、工程や日程を共有しながら、無理のない範囲で作業を調整することが、発注リードタイム短縮のポイントです。
製造リードタイム｜無駄やミスの削減
製造リードタイムを短縮するには、工程内の無駄やミスを減らすことが重要です。
たとえば、不要な運搬作業や待機時間、確認作業の重複など、製造工程にはさまざまなロスがあります。これらを見直すことで、作業時間の短縮につながります。
また、作業ミスによる手戻りが発生すると、工程全体の遅延につながるため、作業手順の見直しや確認フローの改善も必要です。そのため、小さな無駄やミスを継続的に改善し、作業効率を高めることが、製造リードタイム短縮のポイントになります。
納品リードタイム｜在庫管理の最適化
納品リードタイムを短縮するには、在庫管理を最適化することが重要です。
たとえば、商品の数量や保管場所を一覧化しておけば、出荷時の商品確認やピッキング作業をスムーズに進められます。また、配送ルートや配送日数を定期的に見直すことで、配送時間の短縮も可能です。
さらに、注文対応の確認フローを整備しておくことで、出荷漏れや誤配送などのトラブルも防ぎやすくなります。このように、在庫状況や配送工程を効率化し、出荷対応をスムーズに進めることが、納品リードタイム短縮のポイントです。
物流のリードタイム管理のポイントまとめ
これまで、物流におけるリードタイムの種類やリードタイム管理がうまくいかない原因、改善方法を中心にご紹介しました。
物流業務では、発注・製造・納品など複数の工程が関わるため、進捗状況や在庫情報を適切に共有できていないと、納期遅延や確認作業の増加につながります。そのため、工程ごとの情報を一元管理し、誰でも進捗を確認できる環境を整えることが重要です。
しかし、情報共有がチャットや口頭のみで実施されていると、過去の対応履歴や改善した背景を確認できず、こうした情報が属人化します。そのため、リードタイム管理には、過去のやりとりをすぐに振り返れるツールが望ましいです。
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