総務省が発表した令和三年度通信利用動向調査によると、建設企業の約7割がクラウドサービスを利用しておりクラウドの普及がうかがえます。
クラウドの導入にはコスト削減などのメリットがあるため、政府も補助金の整備などを通して企業のクラウド活用を推進しています。しかし、「クラウドが具体的にはどのようなメリットをもたらすのか分からない」と感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建設業でクラウドを活用するメリットとおすすめのツールを紹介します。
- 建設業にクラウドサービスを導入するメリット・デメリットを知りたい
- 建設業でクラウドサービスを活用した事例を参考にしたい
- 建設業の業務を効率化するツールを探している
という方はこの記事を参考にすれば、建設業にクラウドを活用するメリットが分かり、業務負担を軽減するヒントも得られます。
目次
建築クラウドサービスとは
建築クラウドサービスとは、特に建築業界の業務に特化したクラウドベースの管理システムを指します。導入することで建築プロジェクトの効率化やコストの削減、コミュニケーションの活発化等のメリットがあります。
建築クラウドサービスには以下のツールが挙げられます。
- プロジェクト管理ツール
- 図面管理システム
- 資材管理システム
- 財務管理システム
- 協力会社管理システム
- 安全管理システム
- 情報共有ツール
各作業の進捗管理やタスクの割り当て、スケジュールの管理、コミュニケーション機能などが備わっているツールです。導入することで、プロジェクトの効率的な運用やメンバー間の円滑なコミュニケーションが実現します。
図面のアップロードや共有、変更履歴の追跡などの機能が備わっているツールです。導入することで関係者への素早い図面共有が可能になり、設計上のミスや再設計の手間を減らすことができます。
資材の発注や在庫の管理、納品スケジュール管理などの機能が備わっているツールです。導入することで資材の過不足防止や余分なコストの削減が実現します。
予算計画や経費追跡、予算レポートなどの機能が備わっているツールです。導入することでプロジェクト全体の財務状況を把握し、コストオーバーランを防止することができます。
契約管理やパフォーマンス評価、支払い処理などの機能があります。特に複数の企業が参加する大きなプロジェクトでは、協力会社とのスムーズな連携やトラブルの未然防止に役立ちます。
安全に作業を行う上でのチェックリストや事故報告などの機能があります。導入することで現場の安全を確保し、事故や違反を未然に防ぐことができます。
情報の共有やファイル管理、閲覧・編集の権限設定、メッセージなどの機能があります。建設業をはじめとした様々な業務において情報共有を円滑にするほか、蓄積したデータをファイルで整然と管理することが可能です。
以上が建築クラウドサービスの一例になります。導入を検討する際は「導入後自社にどのような恩恵があるか」をしっかりと見極めましょう。
建設業でクラウド化が進む理由
建設業でクラウドツールを活用する企業が多い理由として「従業員の情報共有における負担軽減」が挙げられます。
従来の建設業界における情報共有はメールや紙を使った、アナログな手法がメインでした。しかし、実際に対面で話して情報共有をしたり、事務所に戻って報連相をしたりしなければならず、アナログな手法では情報共有に必要以上の工数がかかってしまいます。
そこで、クラウドツールの導入により、紙やインクといった消耗品にかかるコストの削減や、計画や進捗状況の情報共有をスムーズに行う企業が増加したのです。また、情報共有の工数が削減されるので、従業員の業務ストレス軽減にもつながります。
建設業でクラウドを活用する3つのメリット
クラウドの導入にあたっては、設計図の共有手段を紙からクラウドにするなど、業務フローを大きく変更しなければなりません。その結果、現場には負担や混乱を招くことになるので、社員からの反発も予想されます。
そのため、以下のメリットを社員に伝えつつ、理解を得たうえでクラウド導入を進めていきましょう。
消耗品のコストを削減できる
クラウドを活用すると、消耗品のコスト削減が期待できます。
建設業の業務では現場の写真や設計図が必要になります。また、それらの資料は同じ現場に関わるすべての社員に必要なので、紙やインクなどのコストがかさんでしまいます。
しかし、クラウドを導入すれば「資料共有のたびにコストがかかる」という問題は解消可能です。たとえば、現場にタブレットを配布すれば、写真や設計図をタブレット上で共有できるので書類を印刷する必要がなく、消耗品のコストが大幅に削減されるのです。
このように、クラウドを導入すれば書類をタブレット上で共有できるようになり、備品の使用量を大幅に削減可能です。タブレットを導入するにはコストがかかるものの、長期的にみるとムダな経費が減りプラスになります。
資料の管理が簡単になる
資料の管理はクラウドの活用によって簡単になります。
フォルダ機能の付いたクラウドを使えば、案件ごとに情報管理ができるのです。設計図をフォルダに入れておけば、必要になったときにすぐに振り返られるので、目的の資料を探す手間が発生しません。
また、検索機能があるクラウドを使えば、ファイルに保存されている資料が増加しても、必要な情報を素早く見つけられます。このように、クラウドを活用すれば資料の管理が簡単になり、目的の情報をすぐに確認できるようになります。
情報共有がしやすい
クラウドには情報共有がしやすくなるメリットがあります。
クラウドへ保存した情報は、リアルタイムで社員に共有されます。そのため、これまで図面の共有や進捗報告等にかけていた時間や手間を削減することができるほか、急な仕様変更の旨も遅滞なく伝達できるのです。
納期が重視される建設業では、作業時間の捻出やスケジュールの遅延防止が重要視されます。そのため、あらゆる情報を管理・共有できる「ナレカン」のようなクラウドツールを導入し、リアルタイムの情報共有で効率的な業務遂行を実現しましょう。
建設業でクラウドを活用する3つのデメリット
以下では、建設業でクラウドを活用するデメリットをご紹介します。以下のデメリットを解決可能なツールを導入しなければ、現場で適切に運用できず、無駄なコストとなる点に注意しましょう。
操作性が悪い
クラウドツールには操作性が悪いものがあり、使いづらいと感じるケースがあります。
簡単に操作できないツールは、現場のメンバーに一から使い方を教える必要があり、教育コストがかかるだけでなく、運用までに時間がかかってしまうのです。また、ITが苦手なメンバーがツールの利用に大きなストレスを感じてしまう可能性があります。
このように、操作性が悪いツールでは現場のメンバーに定着しないため、ITリテラシーを問わず誰でもすぐに使えるツールを導入すべきです。
セキュリティ対策が適切でない
セキュリティ対策が適切でないクラウドツールを導入した場合には、情報漏えいの可能性があります。
クラウドツールはインターネット上のサーバで情報を一括管理します。そのため、外部からの不正なアクセスや使用者の操作ミスにより、機密情報が外に漏れてしまうといったトラブルも少なくありません。
したがって、クラウド上で安全に情報管理するためにも、高セキュアなツールを導入しましょう。例えば、国際規格の「ISO27001」を獲得しつつ、フォルダごとに閲覧・編集の権限設定ができる「ナレカン」なら、社内外ともに情報漏えいのリスクを軽減できます。
不要な機能がある
多機能なツールを「便利そうだから」という安直な理由で導入するのは避けましょう。
多機能なツールを導入した場合、操作が複雑で分かりにくかったり、全く利用しない機能が搭載されている可能性があります。その場合、社内でツールが形骸化したり、使わない機能に対して余分な使用料を支払うことになってしまいます。
このような事態を防ぐためにも、ツールを導入する際には自社に必要な機能を過不足なく搭載しているかを基準にツールの選定を行いましょう。
建設業におけるクラウドツールの選定ポイント3選
以下では、建設業におけるクラウドツールの選定ポイント3選をご紹介します。ツール導入の際には以下のポイントを満たしているか確認しましょう。
（1）現場の全員が使えるツールか
クラウドツールは管理者だけでなく、現場の全員が使えるツールでなければなりません。
管理者と現場ではITリテラシーに差があるケースが多く、管理者が使いやすいと感じたツールが、現場でも使いやすいとは限りません。とくに、現場での情報管理・共有が口頭や紙の文書の場合は、ツール導入に抵抗感を抱き、社内に定着しない可能性があります。
したがって、現場メンバーのITリテラシーに合わせたクラウドツールが必要不可欠です。
（2）セキュリティ対策が万全か
セキュリティ対策が十分に整っているかは、ツールの選定において必ず考慮すべきポイントです。
情報漏えいのリスクを抑えるためにも、導入予定のツールが国際セキュリティ資格を取得しているかを事前に確認しておきましょう。
たとえば、大手のセキュリティ会社も登録している「ISO27001」を取得し、厳格なセキュリティのもとで運営されている「ナレカン」を導入すると、安心して現場での情報管理・共有が可能になります。
（3）必要な機能が過不足ないか
必要な機能が過不足なく搭載されたツールを導入すると、ツールが使いづらい問題を解消できるだけでなく、無駄なコストの削減が可能です。
とくに、必要な機能が搭載されておらず、ツールを併用することとなった場合、現場のメンバーがツールの使い分けに困り、混乱を招く可能性があります。
そのため、情報を一元的に管理して共有までできる「過不足のない機能を持った」ツールであれば、現場の混乱を招くことなく情報管理・共有の効率化が実現可能です。
【必見】建設業で活用すべきクラウドツール
以下では、建設業で活用すべきクラウドツールを紹介します。
建築業が利用するクラウドツールには「図面管理システム」「資材管理システム」など、さまざまな種類があります。しかし、どのようなクラウドツールであれ、情報を適切に管理できていなければ、必要なときにすぐに見返せないので意味がありません。
つまり、業務を効率化させるには、あらゆる情報を「ナレッジ」として蓄積できる管理ツールが欠かせないのです。ただし、現場メンバーのITリテラシーに合わせたツールでなければ、ツールを使いこなせず社内に浸透しません。
結論、建設現場にはデジタルに不慣れな社員でも、すぐに使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」は案件ごとに情報の書き込みや設計図の添付ができるほか、多階層の「フォルダ」で簡単に情報が整理されます。また、記事に紐づく「コメント」で記事の話題ごとにやりとりができるので、現場の情報共有がナレカンひとつで完結するのです。
最も簡単に情報を管理・共有できる【ナレカン】
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
建設業でクラウドを活用した事例
以下では、建設業でクラウドを活用して成功した事例を紹介します。成功事例から自社でクラウドを活用するイメージを掴みましょう。
仁淀建設有限会社
高知県の企業である仁淀建設有限会社は、クラウドを導入し業務効率化を実現しました。
仁淀建設有限会社は、発注者とのコミュニケーションを仕組み化するために、クラウドツールを導入しました。具体的には、発注者への書類提出がクラウドツール内で完結するように業務フローを変化させたのです。
クラウドを活用した結果、同社の「発注者に書類を提出する業務」にかかる時間が約8割削減されました。このように、仁淀建設有限会社はクラウドツール上で書類を提出する仕組みをつくったことで、業務にかかる時間の短縮を実現しました。
株式会社楓工務店
奈良県の企業である株式会社楓工務店は、クラウドを導入し情報の伝達ミスが発生しない環境をつくりました。
株式会社楓工務店は業務連絡の手段が口頭や電話であり、伝達ミスや情報の把握漏れが起こってしまうことが課題でした。そこで、「正確に情報が伝わらない」という課題を解消するためにクラウドツールを導入しました。
クラウドツールの導入に伴い、業務連絡はすべてツール上ですることを全社員に通達しました。その結果、情報はすべて文面で伝達され、伝達ミスを防げるようになったのです。さらに、電話での連絡がなくなり、社員の負担が大幅に減少しました。
このように、株式会社楓工務店は情報共有にクラウドツールを活用したことで、社員の業務負担を減らしつつ、情報が正確に伝わる環境を整備できました。
有限会社相馬工務店
神奈川県藤沢市の有限会社相馬工務店は事業拡大を期に顧客情報の管理にクラウドツールを活用しています。
株式会社相馬工務店は顧客情報や見積もりの管理に関して、事業が大きくなるに連れ、複数のツールで管理することが困難になりました。そこで、「顧客管理と見積もり両方をまとめ一括管理する」ためにクラウドツールを導入したのです。
クラウドツール導入後、顧客情報や見積もりが、属性ごとに管理でき、丸一日かかっていた業務が30分一括で完了するようになり業務効率化を実現しています。
このように、株式会社相馬工務店は情報管理にクラウドツールを活用したことで、社員の業務負担を減らすことに成功しました。
建設業にクラウドを活用するメリットまとめ
ここまで建設業でクラウドを活用するメリットと事例、おすすめツールを紹介しました。
クラウドを導入すれば「資料管理・情報共有がしやすくなる」という現場のメリットに加えて、「消耗品のコストが削減される」という経理面のメリットも得られます。すなわち、企業全体の環境をより良くするためにも、早急に整備するべきです。
しかし、導入するクラウドには注意が必要です。紙での情報管理が主流となっている現場には、タブレットなどのデジタル端末の扱いに慣れていない社員も多くなっています。そのため、ITを苦手とする社員でも利用できるクラウドを選びましょう。
たとえば、メールを使える方ならば誰でも説明なしにすぐに使いこなせる「ナレカン」のようなツールを導入すれば、失敗することなくスムーズにクラウドのメリットを得られるのです。
ぜひ「ナレカン」で現場の資料管理・情報共有を効率化させ、社員の業務負担を軽減させましょう。
