総務省が発表した令和三年度通信利用動向調査によると、建設企業の約7割がクラウドサービスを利用しておりクラウドの普及がうかがえます。
クラウドの導入にはコスト削減などのメリットがあるため、政府も補助金の整備などを通して企業のクラウド活用を推進しています。しかし、「クラウドが具体的にはどのようなメリットをもたらすのか分からない」と感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建設業でクラウドを活用するメリットとおすすめのツールを紹介します。
- クラウドを導入するメリットが自社の課題を解決するか見極めたい
- 建設業のクラウド導入事例から自社のニーズに合ったツールを選択したい
- 面倒な業務を効率できるツールを導入し、社員の業務負担を減らしたい
という方はこの記事を参考にすれば、建設業にクラウドを活用するメリットが分かり、業務負担を軽減するヒントも得られます。
目次
クラウドとは
クラウドとは「自社で設備を用意せずにインターネットを通じて、サービスを利用できる仕組みのこと」です。
以前は、システムを利用する際には自社でサーバーを構築したり、PCにソフトウェアをインストールしたりといった一手間が必要でした。一方、クラウドを活用すればわざわざ環境を一から整備する必要がないので、経営資源の少ない企業でもすぐに始められます。
また、クラウドは大きく2種類に分けられます。
- パブリッククラウド
- プライベートクラウド
不特定多数の企業・個人に向けて提供されており、導入コストが低く始めやすい。
企業が社内にクラウドを構築するものであり、ニーズに合わせて柔軟に設計できる。
建設業界ではパブリッククラウドの普及が進んでいます。導入コストが低く手軽に始められるパブリッククラウドを導入し、日々の業務の負担を軽減させましょう。
建設業でクラウド化が進む理由
建設業でクラウドツールを活用する企業が多い理由として「従業員の情報共有における負担軽減」が挙げられます。
従来の建設業界における情報共有はメールや紙を使った、アナログな手法がメインでした。しかし、実際に対面で話して情報共有をしたり、事務所に戻って報連相をしたりしなければならず、アナログな手法では情報共有に必要以上の工数がかかってしまいます。
そこで、クラウドツールの導入により、紙やインクといった消耗品にかかるコストの削減や、計画や進捗状況の情報共有をスムーズに行う企業が増加したのです。また、情報共有の工数が削減されるので、従業員の業務ストレス軽減にもつながります。
建設業でクラウドを活用するメリット
クラウドの導入にあたっては、設計図の共有手段を紙からクラウドにするなど、業務フローを大きく変更しなければなりません。その結果、現場には負担や混乱を招くことになるので、社員からの反発も予想されます。
そのため、以下のメリットを社員に伝えつつ、理解を得たうえでクラウド導入を進めていきましょう。
消耗品のコストを削減できる
クラウドを活用すると、消耗品のコスト削減が期待できます。
建設業の業務では現場の写真や設計図が必要になります。また、それらの資料は同じ現場に関わるすべての社員に必要なので、紙やインクなどのコストがかさんでしまいます。
しかし、クラウドを導入すれば「資料共有のたびにコストがかかる」という問題は解消可能です。たとえば、現場にタブレットを配布すれば、写真や設計図をタブレット上で共有できるので書類を印刷する必要がなく、消耗品のコストが大幅に削減されるのです。
このように、クラウドを導入すれば書類をタブレット上で共有できるようになり、備品の使用量を大幅に削減可能です。タブレットを導入するにはコストがかかるものの、長期的にみるとムダな経費が減りプラスになります。
資料の管理が簡単になる
資料の管理はクラウドの活用によって簡単になります。
フォルダ機能の付いたクラウドを使えば、案件ごとに情報管理ができるのです。設計図をフォルダに入れておけば、必要になった際にすぐに閲覧可能になり、目的の資料を探す手間が発生しません。
ファイルに保存されたが資料が増えてしまっても検索機能があるクラウドを使えば、必要な情報を素早く見つけられます。このように、クラウドを活用すれば資料の管理が簡単になり、目的の情報をすぐに確認できるようになります。
情報共有がしやすい
クラウドには情報共有がしやすくなるメリットがあります。
クラウドへ保存した情報は、リアルタイムで社員に共有されます。したがって、上司のもとへ進捗報告をしに行く手間をかけずに、すぐに伝達できるのです。
情報共有がスムーズになることで作業も迅速に進み、情報共有に割いていた時間を他の業務に割り当てることができ、効率的に業務に取り組めます。そのため、現場の業務効率化には、リアルタイムで簡単に情報を共有できる「Stock」のようなクラウドツールがおすすめです。
建設業でクラウドを活用するデメリット
以下では、建設業でクラウドを活用するデメリットをご紹介します。以下のデメリットを解決可能なツールを導入しなければ、現場で適切に運用できず、無駄なコストとなる点に注意しましょう。
操作性が悪い
クラウドツールには操作性が悪いものがあり、使いづらいと感じるケースがあります。
簡単に操作できないツールは、現場のメンバーに一から使い方を教える必要があり、教育コストがかかるだけでなく、運用までに時間がかかってしまうのです。とくに、ITリテラシーが高くないメンバーにとって、すぐに使えないクラウドツールに抵抗感を感じる可能性があります。
このように、操作性が悪いツールでは現場のメンバーにツールが定着しないため、ITリテラシーを問わず誰でもすぐに使えるツールを導入すべきです。
セキュリティ対策が適切でない
セキュリティ対策が適切でないクラウドツールを導入した場合には、情報漏えいの可能性があります。
クラウドツールはインターネット上のサーバで情報を一括管理するため、セキュリティリスクが高まりやすい点に注意して運用しなければなりません。
ただし、セキュリティを細かく設定しすぎると、必要な情報へのアクセスができなくなったり、時間がかかってしまったりするケースもあります。したがって、設定をせずともセキュリティの強固なツールが必要です。
不要な機能がある
不要な機能が多く搭載されている場合、現場メンバーがツールを使いこなせなかったり、コストが高くなったりする原因となります。
多機能なツールを「便利そうだから」という定性的な理由で導入し、実際に現場では一部の機能しか使わなかったというケースが多いからです。また、多機能であるほど高コストな場合が多いので採算が合わない可能性があります。
このように、自社に必要な機能を過不足なく搭載したクラウドツールがこれからの建設業界には必須です。
建設業におけるクラウドツールの選定ポイント3選
以下では、建設業におけるクラウドツールの選定ポイント3選をご紹介します。以下の選定ポイントを過不足なく満たしたツールを導入すると、全社でクラウドツールが運用可能となり、業務効率化が実現できるのです。
（1）現場の全員が使えるツールか
クラウドツールは管理者だけでなく、現場の全員が使えるツールでなければなりません。
管理者と現場ではITリテラシーに差があるケースが多く、管理者が使いやすいと感じたツールが、現場では使いづらいという場合があるからです。とくに、現場での情報管理・共有が口頭や紙の文書の場合は、いきなりツールを導入すると抵抗感を抱き、社内に定着しない可能性があります。
したがって、現場メンバーのITリテラシーに合わせたクラウドツールが必要不可欠です。
（2）セキュリティ対策が整っているか
セキュリティ対策が十分に整っているかは、ツールの選定において必ず考慮すべきポイントです。
情報漏えいのリスクを抑えるためにも、導入予定のツールが国際セキュリティ資格を取得しているかを事前に確認しておきましょう。
たとえば、大手のセキュリティ会社などが登録しているISO27001を取得し、厳格なセキュリティのもとで運営されている「Stock」を導入すると、セキュリティリスクを抑えられ、安心して現場での情報管理・共有が可能になります。
（3）必要な機能が過不足なく搭載されているか
必要な機能が過不足なく搭載されたツールを導入すると、ツールが使いづらい問題を解消できるだけでなく、無駄なコストの削減が可能です。
とくに、必要な機能が搭載されておらず、ツールを併用することとなった場合、現場のメンバーがツールの使い分けに困り、混乱を招く可能性があります。
そのため、情報を一元的に管理して共有までできる「過不足のない機能を持った」ツールであれば、現場の混乱を招くことなく情報管理・共有の効率化が実現可能です。
建設業でクラウドを活用した事例
以下では、建設業でクラウドを活用して成功した事例を紹介します。成功事例から自社でクラウドを活用するイメージを掴みましょう。
仁淀建設有限会社
高知県の企業である仁淀建設有限会社は、クラウドを導入し業務効率化を実現しました。
仁淀建設有限会社は、発注者とのコミュニケーションを仕組み化するために、クラウドツールを導入しました。具体的には、発注者への書類提出がクラウドツール内で完結するように業務フローを変化させたのです。
クラウドを活用した結果、同社の「発注者に書類を提出する業務」にかかる時間が約8割削減されました。このように、仁淀建設有限会社はクラウドツール上で書類を提出する仕組みをつくったことで、業務にかかる時間の短縮を実現しました。
株式会社楓工務店
奈良県の企業である株式会社楓工務店は、クラウドを導入し情報の伝達ミスが発生しない環境をつくりました。
株式会社楓工務店は業務連絡の手段が口頭や電話であり、伝達ミスや情報の把握漏れが起こってしまうことが課題でした。そこで、「正確に情報が伝わらない」という課題を解消するためにクラウドツールを導入しました。
クラウドツールの導入に伴い、業務連絡はすべてツール上ですることを全社員に通達しました。その結果、情報はすべて文面で伝達され、伝達ミスを防げるようになったのです。さらに、電話での連絡がなくなり、社員の負担が大幅に減少しました。
このように、株式会社楓工務店は情報共有にクラウドツールを活用したことで、社員の業務負担を減らしつつ、情報が正確に伝わる環境を整備できました。
有限会社相馬工務店
神奈川県藤沢市の有限会社相馬工務店は事業拡大を期に顧客情報の管理にクラウドツールを活用しています。
株式会社相馬工務店は顧客情報や見積もりの管理に関して、事業が大きくなるに連れ、複数のツールで管理することが困難になりました。そこで、「顧客管理と見積もり両方をまとめ一括管理する」ためにクラウドツールを導入したのです。
クラウドツール導入後、顧客情報や見積もりが、属性ごとに管理でき、丸一日かかっていた業務が30分一括で完了するようになり業務効率化を実現しています。
このように、株式会社相馬工務店は情報管理にクラウドツールを活用したことで、社員の業務負担を減らすことに成功しました。
【非IT企業は必見】建設業で活用すべきクラウドツール
以下では、建設業で活用すべきクラウドツールを紹介します。
建設業で活用すべきクラウドツールには、情報管理・共有に必要な機能を過不足なく搭載したものが必須です。また、現場でも活用するためには、PCだけでなくタブレットでも利用できるマルチデバイス対応のツールである必要があります。
ただし、現場メンバーのITリテラシーに合わせたツールでなければ、ツールを使いこなせず浸透しません。そのため、導入即日で使えるほどシンプルでなければ、抵抗感が発生し放置されてしまうのです。
結論、建設現場にはデジタルに不慣れな社員でも、すぐに使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockに案件ごとの「ノート」をつくり情報を書き込んだり設計図などの画像を残したりしつつ、「フォルダ」で簡単に情報が整理されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使うと、ノートごとの話題でやりとりができるので、建設現場の情報共有がStockひとつで完結するのです。
最も簡単に情報共有をスムーズにできる【Stock】
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
建設業にクラウドを活用するメリットまとめ
ここまで建設業でクラウドを活用するメリットと事例、おすすめツールを紹介しました。
クラウドを導入すれば「資料管理・情報共有がしやすくなる」という現場のメリットに加えて、「消耗品のコストが削減される」という経理面のメリットも得られます。すなわち、企業全体の環境をより良くするためにも、早急に整備するべきです。
しかし、導入するクラウドには注意が必要です。紙での情報管理が主流となっている現場には、タブレットなどのデジタル端末の扱いに慣れていない社員も多くなっています。そのため、ITを苦手とする社員でも利用できるクラウドを選びましょう。
たとえば、非IT企業の65歳以上のメンバーでも説明なしにすぐに使いこなせる「Stock」のようなツールを導入すれば、失敗することなくスムーズにクラウドのメリットを得られるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で現場の資料管理・情報共有を効率化させ、社員の業務負担を軽減させましょう。
