決算処理や支払い管理など経理業務は多岐に渡る一方で、やり方が決まっているケースがほとんどです。そのため、マニュアルを作成すればミスなく作業ができます。
しかし、「経理でマニュアルを作成するにあたって、適切な進め方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経理業務でマニュアルが必要な理由や作成ポイントを中心に解説します。
- マニュアルを作成して経理業務を効率化させたい
- 経理でマニュアルを作成したいが、どのように進めるべきか分からない
- 経理業務に集中するため、マニュアル作成に無駄な時間をかけたくない
という方はこの記事を参考にすると、経理業務におけるマニュアルのポイントが分かり、マニュアルをスムーズに作成できるようになります。
目次
経理業務における3つの課題とは
ここでは、経理業務における3つの課題をご紹介します。以下の課題があると会社の意思決定も遅れかねないため、早急に改善すべきです。
（1）業務が属人化しやすい
はじめに、経理業務における一番の課題は、業務が属人化しやすいことです。
たとえば、決算処理や開示書類への対応といった重要業務は、ベテラン社員が担当するケースがほとんどです。それゆえに、業務内容が属人化しやすく、担当者の離職や移動があった場合は引き継ぎに苦労してしまいます。
また、業務のノウハウが属人化すれば進め方もばらつくので、誤った方法で処理をする可能性もゼロではありません。
（2）業務負荷が多い
次に、担当社員の業務負荷が多いことも、経理業務における課題です。
経理では仕訳や融資管理、書類作成など業務が多岐に渡ります。そのため、とくに月末や月初めなどの繁忙期には、時間外労働を強いられるケースも珍しくありません。
さらに、経理は企業に直接的な利益をもたらす部署ではないので、優先して人員が割かれづらい現状があります。その結果、ひとり当たりの業務負荷が増えてしまうのです。
（3）業務スピードが下がりやすい
最後に、経理業務では、業務スピードが下がりやすいことも課題です。
経理部は財務全般を担当しているゆえに、些細な計算ミスが会社の損害につながるリスクもあります。たとえば、会社の口座から資金を移動するときに「1,000万円」を「1億円」と誤入力してしまうと、資金ショートにもなりかねません。
このように、経理部では失敗が許されない作業が多く、チェックの工数もかかるので、スピーディな業務が難しいのです。
経理業務にマニュアルが必要な理由
ここでは、経理業務にマニュアルが必要な理由を3つ解説します。適切にマニュアルが整備されている経理部では、以下のメリットを常に得られるのです。
（1）業務クオリティを均一にできるため
まずは、経理業務にマニュアルが必要な理由として、業務クオリティを均一にできることが挙げられます。
仮に、「担当者に聞かなければ作業の進め方が分からない」状況では、引き継ぎにも無駄な時間がかかってしまいます。しかし、業務マニュアルを作成すると、経験の浅い社員でもすぐに作業へ取りかかれるのです。
また、マニュアルに各業務のコツや注意点も記載すると、作業方法のばらつきを抑えやすくなります。
（2）認識齟齬を防げるため
次に、経理業務にマニュアルがあると、認識齟齬を防げます。
経理では数値情報も扱うので、万が一口頭で情報共有していれば「言った・言わない」のトラブルになりがちです。一方、マニュアルがあれば全員が正しい情報を確かめられて、伝達漏れのリスクを解消できます。
さらに、作業に不明点があってもマニュアルを見ればすぐに正解が分かるため、そもそも担当者へやり方を質問する必要がありません。
（3）ノウハウを蓄積できるため
最後に、ノウハウを蓄積できることも、経理業務にマニュアルが必要な理由です。
業務マニュアルがあれば、各々が得たノウハウやナレッジを一か所に集められます。そのため、新人でもスムーズに作業を進められたり、イレギュラーな事態にも対応しやすくなったりするのです。
また、ノウハウが蓄積されれば教育の時間も減るので、重要な経理業務へもより多くの労力をかけられます。
【脱アナログ】経理業務のマニュアル作成を最も効率化するITツール
以下では、経理業務のマニュアル作成を最も効率化するITツールをご紹介します。
経理業務でマニュアルがあれば、作業の質が均一になったりノウハウを残せたりする大きなメリットを得られます。しかし、帳簿付けや決算処理など多くの業務があるなかでは、マニュアル作成・管理に必要以上の時間はかけられません。
そこで、情報の作成・管理がすぐにできる「ITツール」を使うと、紙やExcelにありがちな”作成が大変””目的の情報を見つけづらい”ストレスが解消します。ただし、多機能なITツールでは社員が使えず、マニュアル作成が逆に負担となってしまうため注意しましょう。
したがって、経理業務では「誰でも簡単に使えるITツール」が必須なのです。つまり、ITに詳しくない65歳の方でも、マニュアルの作成・共有がスムーズにできる「Stock」が最適だと言えます。
Stockの「ノート」ではあらゆる情報を残せるほか、テンプレートを呼び出せるので、伝わりやすいマニュアルを簡単に作成できます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいており、マニュアルに関する質問や更新連絡なども、入り乱れる心配がありません。
ITに詳しくない65歳の方でもすぐに使えるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
経理業務のマニュアル作成におけるポイント3選
ここでは、経理業務のマニュアル作成におけるポイントを3つ解説します。マニュアルをチームに浸透させるためにも、以下のポイントを確実に押さえましょう。
（1）業務の全体像を分かりやすくする
まずは、業務の全体像を分かりやすくすることがポイントです。
たとえば、フローチャートで作業工程を表したり、目次を設定したりすると、視覚的な伝わりやすさが大幅にアップします。また、「誰がどの業務を担当しているのか」を記載すれば、担当者が不在のときの対応もスムーズです。
加えて、誰でも一目で内容が分かるように、専門用語には適宜注釈をつけたり、シンプルな表現を使ったりといった工夫もしましょう。
（2）抜け漏れなく記載する
次に、マニュアルは抜け漏れなく記載することも重要です。
帳簿作成や給与計算、年末調整など、経理では実施頻度が大きく異なる業務があります。そのため、万が一頻度の情報がマニュアルに記載されていなければ、実施漏れによって金銭トラブルを招きかねません。
したがって、業務の注意点や手順などはもちろん、実施頻度や実施日なども抜け漏れなく記載しましょう。具体的には、テンプレートを活用すると、決まった項目に沿ってマニュアルを作成できるのでおすすめです。
（3）ITツールを活用する
最後に、よりスムーズにマニュアルを作成するには、ITツールも必須です。
紙やExcelのようにアナログな手法でマニュアルを作成していると、情報が埋もれやすかったり、逐一ファイルを開く工数がかかったりと面倒です。一方、「情報の蓄積から共有が一か所でできるITツール」であれば、目的の資料へすぐにたどり着けます。
ただし、経理部は業務量が多いので、ツールの操作をレクチャーするのに無駄な時間は割けません。したがって、多機能で複雑なものではなく、非IT企業の65歳の方でも即日で使いこなせる「Stock」のようなツールを選ぶことが効果的です。
経理業務にマニュアルが必要な理由や作成ポイントまとめ
ここまで、経理業務にマニュアルが必要な理由や作成ポイントを中心に解説しました。
経理では属人化しやすい業務が多く、作業負荷も高いので、マニュアルを作成して効率化する必要があります。また、マニュアルには業務を均一化したり、認識齟齬を防いだりする効果もあるため、失敗が許されない経理部では重宝するのです。
そして、情報を円滑に蓄積・共有できる”ITツール”を活用すれば、紙やExcelと異なり管理が煩雑になる心配もありません。ただし、多機能なITツールでは、社員が正しく使えず、最終的にマニュアルが利用されなくなる恐れもあります。
したがって、経理業務のマニュアル作りに最適なのは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でマニュアルをスムーズに作成し、経理業務の負担を解消しましょう。
