昨今、経理部門の抱える課題解決方法として、定型業務をはじめとした業務の効率化を目的に、マニュアルの導入に積極的に取り組む企業が増えています。
しかし、経理業務で現状マニュアルがなくても業務は進んでおり、マニュアル化への重要性について認識ができていない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経理業務における課題と、マニュアルが不可欠な理由・作成ポイントを解説します。
- 経理業務における定型業務にかける教育コストを削減したい
- 経理業務においてマニュアルが不可欠な理由を知ったうえで導入したい
- 経理業務でのマニュアル作りで注意すべきポイントが知りたい
という方は今回の記事を参考に数と、経理業務における課題やマニュアルの必要性を理解しながら、ポイントを押さえてマニュアル作成・運用ができるようになります。
目次
経理業務における3つの課題とは
経理業務では以下の課題が存在するゆえに、改善への取り組みが欠かせません。改善の取り組みがなければ、下記3つの課題を抱えながら業務を進めることになるのです。
業務が属人化しやすい
経理業務における一番の課題は、業務が属人化しやすい点です。
とくに、決算業務や開示書類への対応などは実施する頻度が少ない一方で、重要な業務となります。そのため、新人社員が担当するケースは少なく、ほとんどの場合経験豊富なベテラン社員が担当することになります。
しかし、頻度が少ないからといって常に特定社員だけが処理する環境になれば、担当者の離職や異動などに伴い作業が滞る恐れがあります。最悪の場合、作業ノウハウそのものの消失しかねません。したがって、業務の属人化に対する対策を講じる必要があります。
業務負荷が多い
担当社員の業務負荷が多いことも、経理の業務における課題です。
経理は日々の取引の仕訳や融資管理、書類作成など行うべき業務が多岐に渡ります。そのため、社員ひとりあたりが抱える負担が多く、月末月初などの繁忙期には時間外労働を余儀なくされるケースがほとんどです。
さらに、ほかの部署に比べて業務が多い一方で、その苦労が理解されにくいのも問題です。経理は企業に直接的な利益をもたらすわけではないため、人材増加が受け入れられにくいのです。
結果として、業務の増加に耐えかねた社員の離職が起こり、それがさらなる人材不足を生むという負のサイクルに陥っています。
失敗できないため業務スピードが下がる
経理業務は、失敗が許されないゆえに業務スピードが下がるのも問題です。
経理部は、企業における財務全般の担当者なためめ、小さなミスが会社にとって大きな損害を与えかねません。数字の入力ミスひとつで、会社の営業活動をショートさせる恐れもあるのです。
したがって、経理部では入念なチェックを実施し、こうしたヒューマンエラーを最小限とする取り組みが行われています。しかし、入念にチェックを重ねるほど業務の効率は下がり、スピーディーな対応ができなくなってしまう点にも課題があります。
経理業務にマニュアルが重要な理由
ここでは、経理業務にマニュアルが重要とされる理由を解説します。適切にマニュアルが整備されている経理部では、以下のメリットを常に得ながら円滑に業務を進めています。
属人化の解消
経理業務にマニュアルを活用すると、業務の属人化が解消できます。
経験の有無などによって特定社員しか処理できない業務があると、業務負荷に偏りが発生します。また、万が一退職や異動などで担当社員が現場を離れることがあれば、業務に支障をきたす恐れもあります。
一方、業務マニュアルを作成して作業フローを明確化しておけば、経験の浅い新人社員でも、マニュアルを参考にするだけでベテラン同様に作業がこなせます。その結果、業務負荷が均衡化し、経験の有無によらず誰でも業務が進められる環境が構築されるのです。
スムーズな業務処理の実現
経理業務にマニュアルを導入すると、業務処理がスムーズになります。
経理の行う業務は高度な内容であるにもかかわらず、個々の社員が抱える業務量が多く、引き継ぎや教育に十分な時間を取ってもらえないケースが多くあります。しかし、十分な理解を得ないままに業務に取り組めば、トラブルに繋がり、結果として業務が円滑に進まない事態に陥ってしまいます。
一方で、あらかじめ業務内容をマニュアル化しておけば、マニュアルを参考にしながら引き継ぎや教育が行えるようになります。必要事項はマニュアル内に記載されているため、口頭での説明と違って伝達漏れが発生するリスクが防げるうえ、認識齟齬が発生しにくくなるのです。
さらに、万が一作業時に不明点があった際でもマニュアルを参考にすれば正解がわかるので、前任者への確認の手間もなくなります。
ノウハウ共有に役立つ
経理業務をマニュアル化すると、ノウハウ共有にも貢献します。
業務を進めるうえで個人が獲得したノウハウやナレッジは、共有の場がなければ自然と消失してしまいます。しかし、これらの知識は長年の経験によって培われたものゆえに、経験を積まなければ得られない知見も多くあります。そのため、ベテランの知識を「形式知」としてマニュアル化しておく必要があるのです。
個々の社員が持つノウハウをマニュアル内にコツとして記載すれば、経験のない社員でもベテランの持つ知識を元に、質の高い作業が行えるようになります。さらに、「マニュアルとして社内で正しく活用されている」のが可視化されるため、ノウハウ提供者のモチベーション向上にも繋がります。
経理業務のマニュアル作成のポイント
以下では、経理業務をマニュアル化する際のポイントを解説します。ポイントを押さえたマニュアル作成ができなければ、経理部全体で正しくマニュアル運用がされなくなるので注意しましょう。
全体像が把握できるようにまとめる
マニュアルは、全体像が把握できるようにまとめましょう。
個別の業務をどのように進めるべきかの情報はもちろん、該当の作業が「どのような業務」「どこにあたる工程なのか」を把握できるように明確化が求められます。
たとえば、フローチャートを用いて作業段階を明瞭化したり、目次を設定しどの項目に当たるかを解説したりすれば、読み手は即座に現状が把握できます。発生するタスクは単独で発生しているのではなく、縦列・並列で関連付いている意識を持ちながら仕事を進められるように、全体をまとめましょう。
業務内容を明確化する
経理業務のマニュアル作成では、業務内容を明確化しましょう。
とくに、経理業務では日ごと・月ごと・年ごとと頻度の異なる業務を担当することが多いです。実行頻度に関わる情報が抜けていれば、実施漏れや過度な処理を行う可能性が高まってしまいます。
したがって、業務内容の注意点・手順などの情報はもちろん、実施頻度や実施日なども漏れなく記載しましょう。業務の頻度ごとに区分して記載しておくと、読み手がどのタイミングで処理すべき業務かが一目で理解でき、トラブルを未然に防げます。
コツやポイントも記載する
マニュアルには、コツやポイントの記載を行いましょう。
マニュアル作りでは必要な手順をわかりやすく記載するのが大切ですが、同様に経験者の持つノウハウの共有も重要です。
とくに、作業によっては担当者しか知らない時短のコツや注意点がある場合があります。これらの情報をマニュアルによって共有できれば、作業時間の短縮化のほかリスク軽減も期待できます。
したがって、業務について共有できる知識があれば、誰が見ても理解できるように記載しておきましょう。
経理業務のマニュアル作成に役立つおすすめのツール
以下では、経理業務のマニュアル作成に役立つおすすめのツールをご紹介します。
マニュアル導入は経理業務の効率化に役立ちますが、日々の業務に追われているなかではマニュアル作りに十分な時間が割けないのが現状です。そのため経理でのマニュアル作成にはITツールを活用し、負担を最小限にして取り組みましょう。
経理で使うマニュアルも作成だけではなく運用が必要ななか、ITツールでマニュアルを作成すれば、紙とは違って後の運用や更新も簡単です。しかし、経理部の担当者のみしか使えないようなツールでは更新もできず、最終的には放置されてしまうのです。
そのため、経理部全体のITリテラシーを考慮して「誰でも簡単に使えるツール」でなければなりません。結論、「Stock」のように、誰でもマニュアルをはじめとした、経理の情報を最も簡単に管理できるツールを使って管理しましょう。
Stockの「ノート」にはテキストやファイルの添付ができ、視覚情報を豊富に活用したマニュアル作りが行えます。さらに、ノートには「メッセージ」が紐付けられ、マニュアルに関する質問や更新連絡などのやりとりもツール内で完結します。
経理の情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
経理業務にマニュアルが不可欠な理由と作成ポイントのまとめ
ここまで、経理業務における課題と、マニュアルが不可欠な理由・作成ポイントを解説しました。
経理業務は属人化しやすく個々の抱える業務負荷が高いなか、マニュアルを活用した業務改善が欠かせません。業務内容はもちろん、全体像やコツ・ポイントをわかりやすく記載すると、経験の浅い社員でもベテランと同じ品質で作業が行えるようになるのです。
そして、ツールを活用してマニュアル作りを行えば、社員の負担を軽減した運用が可能です。ただし、社員の持つITリテラシーに沿わないものを選べば、「ツールによるマニュアル運用」が浸透しません。そのため、マニュアル作成から運用までストレスを与えないITツールが必須です。
たとえば、今回ご紹介したStockは、ITに不慣れなひとでもマニュアルの作成から運用も簡単にできる情報共有ツールです。経理のマニュアルはもちろん、横展開させると社内全体の情報共有・管理をまとめて効率化できるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で経理はもちろん、自社業務のマニュアル化を進めましょう。
