ビジネスやプライベートでよく耳にする用語のひとつに「タスク」があります。タスクは仕事や職務、課題を意味する「Task」からきており、何らかの作業を指す用語として使われるのが一般的です。
 
しかし、タスクは使われる場面や文脈によって意味が変わるうえに、タスクを使った用語や似ている用語も多いため混乱します。それゆえに、「タスクの意味を正確には知らないが、今さら誰にも聞けない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、タスクの意味や使い方、例文を中心にご紹介します。
 
  • 新入社員への指導の際に、正しいタスクの意味や使い方を教えたい
  • ビジネスマンなのでタスクを使った用語やタスクの類語も把握したい
  • タスクを知らないことで発生するリスクも知っておきたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、タスクに関する多くの用語を理解できるうえに、自社でタスクを管理しない3つのデメリットも分かります。


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タスクとは

仕事やプライベートでよく耳にする「タスク」は、使う場面やシーンで大きく意味が異なります。そこで、正しく「タスク」の用語を使いこなすために、以下ではタスクの意味や例文、類語などを網羅的にご紹介します。

「タスク」の意味

タスクには「仕事でやるべき作業」と「コンピュータが処理する作業」の2つの意味があります。
 
やるべき作業を意味するタスクは、主に期限が決められているものを指します。具体的には「資料を作成する」「先方に連絡する」などの小さい作業をタスクと呼ぶのです。
 
一方、コンピューター用語のタスクは、コンピューターが処理できる作業を指す用語です。複数のタスクを処理することをマルチタスクとも呼びます。
 
以上のように、タスクには2つの意味がありますが、ビジネスソーンでの会話では「仕事でやるべき作業」を指すことが多いです。

「タスク」の使い方・例文

以下では、「タスク」が会話のなかでどのように使われているのかを、ビジネス用語とコンピューター用語に分けてご紹介します。
 
<ビジネス用語の例文>
 
  • 昨日完了できなかったタスクがあるので、今日中に終わらせる。
  • タスクを管理するのが苦手なので、タスクが溜まってしまう。
  • 適切にタスクを管理すれば、残業を減らせる。
<コンピュータ用語の例文>
 
  • windowsのタスクバーを活用すれば、よく使うアプリをすぐに起動できる。
  • AndroidもiPhoneもマルチタスクに対応している。
  • Androidでホームボタンを上にスワイプすれば、タスクボタンが出現する。
以上のように、同じ「タスク」でも使う場面や文脈によって意味が大きく異なります。
 
関連記事: ビジネスの「タスク」とは?具体例や間違いやすい用語も解説!

「タスク」を使った用語

以下では、「タスク」を含む代表的な用語をご紹介します。とくに、ビジネスシーンでは頻繁に耳にする用語もあるので、すべて確認しておきましょう。
 
  • タスク管理
  • 「タスク管理」とは、担当するタスクの優先順位や期限、進捗状況を管理することです。タスク管理をすれば、タスクの抜け漏れや遅延などを防げます。
     
  • タスクチーム
  • 「タスクチーム」とは、問題解決や特別任務のために臨時で組織されるチームです。特徴としては活動期間が決められていることが挙げられます。
     
  • タスクフォース
  • 「タスクフォース」は、タスクチームと比較して、緊急性の高い問題に取り組むチームを指します。タスクフォースは、機動部隊さながらに、緊急性の高い問題に対して短期的な解決を図ります。
     
  • シングルタスク・マルチタスク
  • 「シングルタスク」とは、1つのタスクに集中して仕事することです。一方、「マルチタスク」は複数のタスクを同時に、又は短期的に並行して作業を切り替えながら仕事を進めることを指します。
とくに、「タスク管理」はあらゆる業界・業種で使われている用語で、仕事を円滑に進めるうえで重要な用語のひとつです。
 
関連記事: タスクマネジメントとは?成功させる3つのポイントと管理方法を解説

「タスク」の類語

以下では、「タスク」に関連する用語をご紹介します。とくに、仕事で頻繁に使われる用語なので、ビジネスマンの方は必見です。
 
  • ToDo
  • タスクと混同されやすい用語のひとつが「ToDo」です。タスクには期限があるのに対し、ToDoには期限がありません。つまり、ToDoは「いつか実行しなければならないが、締め切りの詳細な日時は決めていない作業」を指します。
     
  • プロジェクト
  • プロジェクトとは、何らかの目標を達成するための計画を指します。そして、プロジェクトを成功させるためにはやるべき仕事があり、その一つひとつがタスクです。
     
  • スケジュール
  • スケジュールとは、やるべきタスクを時系列に並べた予定表です。つまり、スケジュールを作成するためには、タスクを完了させるまでの時間を見積もったり、タスクの 優先順位を決めたりする必要があります。
とくに、タスクとToDoは「期限の有無」という大きな違いがあるのにも関わらず、混同して使われることが多い用語なので注意しましょう。
 
関連記事: タスクとToDoの違いとは?管理術とおすすめアプリもご紹介!


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【自社は本当に大丈夫?】タスク管理しないことによる3つのデメリット

仕事で何らかのトラブルを抱える企業では、タスクを適切に管理できていない可能性が高いです。以下では、タスク管理をしてないデメリットをご紹介するので、社内の状況と照らし合わせてみましょう。

(1)やるべきことが分からなくなる

タスク管理ができていない場合、どのタスクから処理すれば良いのか分かりません。
 
たとえば、タスクには優先すべきものがありますが、タスク管理をしていないと「簡単そうなタスク」ばかりに手を付けるようになるのです。そのため、「時間がかかる重要なタスク」が後回しにされ、結果的に期限に間に合わず、業務全体に悪影響を及ぼします。
 
以上のことからも、タスクに優先順位を付けて、取り組むべき順番を適切に決めるためにはタスク管理が必須なのです。

(2)仕事が抜け漏れる

すべてのタスクを記憶しておくのは、忘れるリスクと常に隣り合わせです。そのため、タスク管理をしていない場合、やるべきことを忘れて仕事が抜け漏れやすくなってしまうのです。
 
一方、タスク管理をしているビジネスマンは、アプリを活用するなどして、すべてのタスクを目に見える形で管理しています。タスクをメモのように残しておけば、「作業するのをうっかり忘れていた」という事態にはなりません。
 
以上のように、タスク管理を始めれば仕事の期限を忘れてしまったり、やるべきことが抜け漏れたりするのを回避できるのです。

(3)言った・言わないで揉める

チームでタスク管理をしないと、言った・言わないという揉め事を避けられません。
 
たとえば、口頭で仕事のやりとりをしているチームでは、タスクは各自の管理に任されます。そのため、ミスが発覚した際には、一方は「あのときに仕事を依頼した」、もう一方は「そのような話は聞いていない」と責任の押しつけ合いが始まるのです。
 
以上のことからも、チームで仕事をする場合には、タスク管理は個人だけでなく、チーム全体で抜け漏れがないように共有できる方法を採用しましょう。
 
関連記事: タスク管理とは?メリットや苦手を克服する方法も紹介!
 
関連記事: 【2022年最新】タスク共有ツール5選!共有するメリットも徹底解説


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担当者は必見!初めてタスク管理するチームにおすすめのツール

以下では、誰でも簡単にタスク管理できるおすすめのツールをご紹介します。
 
紙のメモ帳でタスク管理をする方法もありますが、頻繁にメモ帳を確認する習慣がなければ、仕事の抜け漏れにつながります。また、紙のメモ帳は個人しか見られないので、言った・言わないという情報の行き違いが結局起こるのです。
 
そのため、仕事でタスク管理をする場合には「タスクの期限が通知されるので見落としがなく、タスクに関するやりとりが記録されるツール」を導入しましょう。また、初めてタスク管理をする企業にとって「従業員がすぐに使いこなせるか」も重要なポイントです。
 
結論、非T企業の65歳でも説明なしで操作できる「Stock」のような、タスクの期限が抜け漏れないように通知がされ、タスクの依頼や連絡をいつでも確かめられるツールが自社にマッチします。
 
Stockにはあらゆる情報を蓄積する「ノート」に「タスク」が紐づいており、タスクはわずかな操作で期限や担当者を設定できます。また、ノートには「メッセージ」も付いているので、タスクに関するやりとりも簡単です。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
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有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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タスクの意味や使い方まとめ

これまで、「タスクの意味や使い方、例文」「タスクを管理しない3つのデメリット」を中心にご紹介しました。
 
タスクには「仕事のやるべき作業」と「コンピュータが処理する作業」の2つの意味があり、その使い方は状況や文脈で大きく異なります。そのため、仕事で認識のズレが起きないように、正しい使い方を覚える必要があるのです。
 
また、タスクを使った用語の「タスク管理」は仕事のやるべきことを管理することで、自社で実施すれば「どの仕事を担当しているのか瞬時に分かるうえに、抜け漏れる心配も少ない」というメリットがあります。そのため、早急にタスク管理を始めましょう。
 
たとえば、企業のタスク管理をサポートするツール「Stock」であれば、非IT企業の65歳でもすぐにタスク管理でき、さらにあらゆる社内情報をストックする機能もあるので一石二鳥です。
 
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