ビジネスやプライベートでよく耳にする用語のひとつに「タスク」があります。タスクは仕事や職務、課題を意味する「Task」からきており、何らかの作業を指す用語として使われるのが一般的です。
 
しかし、タスクは使われる場面や文脈によって意味が変わるうえに、タスクを使った用語や似ている用語も多いため混乱します。それゆえに、「タスクの意味を正確には知らないが、今さら誰にも聞けない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、タスクの意味や使い方、タスク管理しない3つのデメリットを中心にご紹介します。
 
  • 新入社員への指導の際に、正しいタスクの意味や使い方を教えたい
  • ビジネスマンなのでタスクを使った用語やタスクの類語も把握したい
  • タスクを知らないことで発生するリスクも知っておきたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、タスクに関する多くの用語を理解できるうえに、自社でタスクを管理しない3つのデメリットも分かります。


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タスクとは

仕事やプライベートでよく耳にする「タスク」は、使う場面やシーンで大きく意味が異なります。そこで、正しく「タスク」の用語を使いこなすために、以下ではタスクの意味や例文、類語などを網羅的にご紹介します。

「タスク」の意味

タスクには「業務上の課題」と「コンピュータの処理作業」の2つの意味があります。
 
やるべき作業を意味するタスクは、主に期限が決められているものを指します。具体的には「資料を作成する」「先方に連絡する」などの小さい作業をタスクと呼ぶのです。
 
一方、コンピューター用語のタスクは、パソコンなどが処理できる作業を指す用語です。複数のタスクを処理することをマルチタスクとも呼びます。
 
以上のように、タスクには2つの意味がありますが、ビジネスソーンでの会話では「仕事でやるべき作業」を指すことが多いです。

「タスク」の使い方・例文

以下では、「タスク」が会話のなかでどのように使われているのかを、ビジネス用語とコンピューター用語に分けてご紹介します。
 
<ビジネス用語の例文>
 
  • 昨日完了できなかったタスクがあるので、今日中に終わらせる。
  • タスクを管理するのが苦手なので、タスクが溜まってしまう。
  • 適切にタスクを管理すれば、残業を減らせる。
<コンピュータ用語の例文>
 
  • windowsのタスクバーを活用すれば、よく使うアプリをすぐに起動できる。
  • AndroidもiPhoneもマルチタスクに対応している。
  • Androidでホームボタンを上にスワイプすれば、タスクボタンが出現する。
以上のように、同じ「タスク」でも使う場面や文脈によって意味が大きく異なります。
 
関連記事: ビジネスでの「やるべきこと」とは?意味やメリットを解説!

「タスク」を使った用語

以下では、「タスク」を含む代表的な用語をご紹介します。とくに、ビジネスシーンでは頻繁に耳にする用語もあるので、すべて確認しておきましょう。
 
  • タスク管理
  • 「タスク管理」とは、担当するタスクの優先順位や期限、進捗状況を管理することです。タスク管理をすれば、タスクの抜け漏れや遅延などを防げます。
     
  • タスクチーム
  • 「タスクチーム」とは、問題解決や特別任務のために臨時で組織されるチームです。特徴としては活動期間が決められていることが挙げられます。
     
  • タスクフォース
  • 「タスクフォース」は、タスクチームと比較して、緊急性の高い問題に取り組むチームを指します。タスクフォースは機動部隊さながらに、緊急性の高い問題に対して短期的な解決を図ります。
     
  • シングルタスク・マルチタスク
  • 「シングルタスク」とは、1つのタスクに集中して仕事することです。一方、「マルチタスク」は複数のタスクを同時に、または短期的に並行して作業を切り替えながら仕事を進めることを指します。
とくに、「タスク管理」はあらゆる業界・業種で使われており、仕事を円滑に進めるうえで重要な用語のひとつです。
 
関連記事: 【簡単】タスクマネジメントの管理方法4選とおすすめツールを紹介

「タスク」の類語

以下では、「タスク」に関連する用語をご紹介します。とくに、仕事で頻繁に使われる用語なのでビジネスマンの方は必見です。
 
  • ToDo
  • タスクと混同されやすい用語のひとつが「ToDo」です。タスクには期限があるのに対し、ToDoには期限がありません。つまり、ToDoは「いつか実行しなければならないが、締め切りの詳細な日時は決めていない作業」を指します。
     
  • プロジェクト
  • プロジェクトとは、何らかの目標を達成するための計画を指します。そして、プロジェクトを成功させるためにはやるべき仕事があり、その一つひとつがタスクです。
     
  • スケジュール
  • スケジュールとは、やるべきタスクを時系列に並べた予定表です。つまり、スケジュールを作成するためには、タスクを完了させるまでの時間を見積もったり、タスクの 優先順位を決めたりする必要があります。
とくに、タスクとToDoは「期限の有無」という大きな違いがあるのにも関わらず、混同して使われることが多い用語なので注意しましょう。
 
関連記事: タスクとToDoの違いとは?管理のコツとおすすめアプリも紹介!


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【自社は本当に大丈夫?】タスク管理しない3つのデメリット

仕事で何らかのトラブルを抱える企業では、タスクを適切に管理できていない可能性が高いです。以下では、タスク管理をしてないデメリットをご紹介するので、社内の状況と照らし合わせてみましょう。

(1)やるべきことが分からなくなる

タスク管理ができていない場合、どのタスクから処理すれば良いのか分かりません。
 
たとえば、タスクには優先すべきものがありますが、タスク管理をしていないと「簡単そうなタスク」ばかりに手を付けるようになるのです。
 
そのため、「時間がかかる重要なタスク」が後回しにされ、結果的に期限に間に合わず、業務全体に悪影響を及ぼします。
 
以上のことからも、タスクに優先順位を付けて、取り組むべき順番を適切に決めるためにはタスク管理が必須なのです。

(2)仕事が抜け漏れる

仕事が抜け漏れる可能性もあります。
 
すべてのタスクを記憶しておくのは、忘れるリスクと常に隣り合わせです。そのため、タスク管理をしていないと、タスクのやり忘れにより仕事が抜け漏れやすくなります。
 
一方、タスク管理をしているビジネスマンは、アプリですべてのタスクを目に見える形で管理しています。タスクをメモのように残しておけば「作業するのをうっかり忘れていた」という事態にはなりません。
 
以上のように、タスク管理を始めれば仕事の期限を忘れてしまったり、やるべきことが抜け漏れたりするのを回避できるのです。

(3)言った・言わないで揉める

チームでタスク管理をしないと、言った・言わないという揉め事を避けられません。
 
たとえば、口頭で仕事のやりとりをしているチームでは、タスクは属人的な管理となっているケースが多いです。
 
そのため、ミスが発覚した際には、一方は「あのときに仕事を依頼した」と言い、もう一方は「そのような話は聞いていない」となり、責任の押しつけ合いが始まるのです。
 
以上のことからも、チームで仕事をする場合にはタスク管理は個人だけでなく、チーム全体で抜け漏れがないように共有できる方法を採用しましょう。
 
関連記事: タスク管理で得られる6つのメリットや効果的な5つの方法とは
 
関連記事: 【無料あり】チームでタスク共有・管理ができるツール・アプリ5選!


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担当者は必見!初めてタスク管理するチームにおすすめのツール

以下では、誰でも簡単にタスク管理できるおすすめのツールをご紹介します。
 
紙のメモ帳でタスク管理をする方法もありますが、頻繁にメモ帳を確認する習慣がなければ、仕事の抜け漏れにつながります。また、紙のメモ帳は個人しか見られないので、言った・言わないという行き違いが起こるのです。
 
そのため、タスク管理には「タスクの期限が通知されるので見落としがなく、タスクに関するやりとりが記録されるツール」を導入しましょう。ただし、機能に過不足のないツールでなければ使いこなせず、逆にタスク管理が非効率になる点に注意です。
 
結論、非T企業の65歳でも説明なしで操作できる「Stock」のような、タスクの期限が抜け漏れなく通知され、仕事の依頼や連絡をいつでも確かめられるツールが自社にマッチします。
 
Stockではあらゆる情報を蓄積する「ノート」に「タスク」が紐づいており、タスクはわずかな操作で期限や担当者を設定できます。また、ノートには「メッセージ」も付いているので、タスクに関するやりとりも簡単です。

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Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

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<Stockの口コミ・評判>

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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江藤 美帆さん
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タスク管理をする4つの方法

以下では、タスク管理をする4つの方法をご紹介します。一つひとつ丁寧に解説するので、自社に最適なタスク管理の方法を見つけましょう。

(1)手書きで管理する方法

まずは、手書きでタスク管理する方法です。
 
メモ帳や付箋、ノートにタスクを直接書いて管理します。気づいたときに気軽にタスクを作成できる点がメリットです。
 
ただし、チームメンバーとタスクを共有する場合、わざわざメンバーのもとへ確認しに行かなければならないため、プロジェクト内のタスク管理には不向きと言えます。
 
また、タスクを書き込んだメモ帳などを忘れた場合は、タスクを確認できなくなってしまうケースもあります。そのため、手書きによるタスク管理をする際には注意しましょう。

(2)メールやチャットツールで管理する方法

メールやチャットツールでタスク管理をする方法もあります。
 
メールでは、受信したメールをToDoリストに入れたり、フラグを立てたりすることで、タスク管理ができます。チャットツールの場合、対応中のタスクを未読のままにするなどの方法でタスク管理が可能であり、なかにはタスク管理機能を持つツールもあります。
 
しかし、メールでは整理するために時間がかかるというデメリットがあり、チャットツールはタスクが溜まると流れてあとから確認できなくなるリスクがあります。
 
メールの整理やチャットをさかのぼるなど、タスクの設定自体がタスクとなっていては非効率的です。該当のような状況である場合には、メールやチャットツールによるタスク管理は避けるべきです。

(3)GoogleスプレッドシートやExcelで管理する方法

GoogleスプレッドシートやExcelもタスク管理の方法として利用できます。
 
表やフォーマットを作成すれば、すぐにタスク管理を始められます。タスクの優先度や担当者によってセルの色を変更したり、期限や進行状況を記載したりできます。
 
しかし、表やフォーマットを作成するには表計算ソフトの使用に慣れている必要があり、ITリテラシーの高い担当者がいない場合には運用が頓挫するリスクがあります。
 
また、Googleスプレッドシートは同時編集に対応していますが、Excelは基本的に難しいため、チームのタスク管理には向かない点に注意しなければなりません。

(4)タスク管理ツールで管理する方法【1番おすすめ】

タスク管理に最もおすすめの方法は、タスク管理ツールの導入です。
 
タスク管理ツールは、導入段階でタスク管理ができる環境が整備されており、チームのタスク管理に最適です。タスクの期限や担当者の設定はもちろん、ほかのメンバーの進捗状況も簡単に確認できます。
 
ただし、多機能なツールはデジタルに詳しくない社員が使いこなせない可能性があります。タスク管理はチーム全体でするため、ツールを使いこなせないメンバーがいては意味がありません
 
したがって、誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルなツールの導入が求められます。たとえば、今回ご紹介した「Stock」は非IT企業を中心に200,000社以上の導入実績を誇る、シンプルで使いやすいツールです。


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タスクの意味や使い方まとめ

これまで、「タスクの意味や使い方、例文」「タスクを管理しない3つのデメリット」「タスクの管理方法」を中心にご紹介しました。
 
タスクには「仕事のやるべき作業」と「コンピュータが処理する作業」の2つの意味があり、その使い方は状況や文脈で大きく異なります。そのため、仕事で認識のズレが起きないように、正しい使い方を覚える必要があるのです。
 
また、タスクを使った用語の「タスク管理」は仕事のやるべきことを管理することで、自社で実施すれば「どの仕事を担当しているのか瞬時に分かるうえに、抜け漏れる心配も少ない」というメリットがあります。そのため、早急にタスク管理を始めましょう。
 
たとえば、企業のタスク管理をサポートするツール「Stock」であれば、非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるうえに、あらゆる社内情報をストックする機能もあるので一石二鳥です。
 
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関連記事: 【無料あり】おすすめタスク管理・共有ツール7選!選び方も紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。