整体院の円滑な運営において重要な業務のひとつに、カルテの作成・保管を行う「カルテ管理」が挙げられます。
整体院におけるカルテ管理の重要性がメンバー全員に浸透していなければ、効率的な管理に取り組もうと考えてもその効果を発揮できません。とはいえ、メンバーへの理解が獲得できず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、整体院でのカルテ管理の重要性から管理方法・おすすめの管理アプリまでを解説します。
- なぜ整体院でカルテ管理が重要なのか全員が理解したうえで管理に取り組みたい
- カルテ管理の実行方法や、デジタルデータでの管理のメリットが知りたい
- カルテ管理に活用できるおすすめのITツール・アプリが知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、カルテ管理の重要性を理解したうえで、自社での効率的な管理に取り組めるようになります。
目次
なぜ整体院でのカルテ管理が必要なのか
以下では、なぜ整体院でカルテ管理が重要とされるのか、その理由を解説します。カルテ管理の不徹底は以下の問題を引き起こすため、速やかな管理体制の構築が必要です。
顧客管理のため
カルテ管理を行う一番の目的は、適切な顧客管理のためです。
とくに、保険適用の整体院の場合、治療費の請求には施術録の作成が不可欠です。あとから施術録の開示を求められた際、速やかな提出ができるように、適切な管理をしなくてはなりません。
また、各顧客がどういった症状で通院し、現在どのような回復状況なのかといった内容が管理されていなければ、適切な処置を施すことができなくなってしまうのです。したがって、顧客に関する情報を正確に記録し管理する必要があります。
不正請求対策
整体院でのカルテ管理は、不正請求対策にもなります。
整体院では不正請求が問題となっており、患者が実際に通った日数よりも多く療養費を請求したり、損傷部位を増やして請求したりという例があとを絶ちません。多くの整体院で正しい算出がなされているとはいえ、こうした悪質な施設が蔓延る現状もあります。
一方、カルテ管理が正しくなされていれば、万が一不正請求の疑いをかけられたとしても施術内容や期間などが明確化するので、正当性の証明ができます。
自院の身の潔白を示すためにも、カルテ管理によって適切な治療の提供を証明しなくてはならないのです。
整体院におけるカルテ管理の方法
以下では、整体院でのカルテの管理方法を解説します。カルテ管理の手法は大まかにわけて3つ存在します。それぞれのメリット・デメリットを確認したうえで、自院で組み込むべき施策を検討しましょう。
手書きで管理する
一番簡単な方法が、手書きでのカルテ管理です。
紙にそのまま記載するだけなので即日で行いやすく、ITに不慣れなひとでもカルテ管理に取り組めます。一方で、紙媒体でのカルテ管理は記録をとるのに時間がかかり、検索性が低いためあとから情報を振り返るのに向きません。
さらに、作成したカルテはキャビネットなどに保管する必要がありますが、こうした管理スペースの確保も必要になる点に注意です。
エクセルを利用する
表計算ソフトであるエクセルでも、カルテ管理が行えます。利用に馴染みのあるエクセルを活用してカルテを作成するため、手書きに比べて短時間での記録が可能です。
しかし、エクセルでの管理では、同一ファイル内にすべてのカルテデータを格納すると動作が重くなるリスクがあります。一方で、動作の遅れを考慮してファイルを分割すればデータの散在に繋がり「どこにデータがあるかわからない」という事態に陥りかねません。
紙媒体よりは検索性が高いとはいえ、データをひとつずつ開いて検索するような運用では非効率的です。そのため、エクセルファイルを格納するフォルダを駆使して、アクセス性だけでも良好にしておく必要があります。
ITツール・アプリの活用
効率的なカルテ管理方法として昨今注目されているのが、ITツールやアプリの活用です。
顧客情報をまるごと管理できる電子カルテシステムから、簡単な顧客情報管理が行える情報共有ツールなど、形態はさまざまですが、いずれのツールも情報の一元管理を実現させる効果があります。
さらに、欲しい情報に関してはキーワードを入れるだけで、該当する情報をすぐにピックアップできる、手書きやエクセルでの管理に比べてはるかに効率的な活用が実現します。
しかし、ツールによって利用できる機能には差があり、かつ使用感も大きく異なります。したがって、導入前には「全メンバーが不自由なくつけるかどうか」にも着目し、十分な選定が必要です。
整体院のカルテ管理をデジタル化するメリット
カルテ管理の手法は手書き・エクセル・ツールの3種類ありますが、管理の効率化を実現するにはITツールの導入一択となります。それは、カルテ管理を脱アナログ化することで得られるメリットが大きいからです。
そこで以下では、整体院でのカルテ管理をデジタル化するメリットを解説します。
ペーパーレス化の実現
カルテ管理をデジタル化すると、ペーパーレスが実現します。
これまで紙で管理していたものがすべで電子データに置き換わるため、管理スペースが不要になるのです。さらに、紙媒体であれば探すのが難しかった過去の情報も、ツール内で検索するだけで済み、業務が効率的に進められます。
また、カルテ管理のデジタル化は、円滑な情報共有にも貢献します。たとえば、事前に受付スタッフが患者の症状などの情報を入力しておけば、リアルタイムで反映されるので、医師は再度問診を取らずとも速やかな診察が行えます。
さらに、手書きのカルテでは、文字が読みにくいケースや、自然災害によってデータ自体が消滅するケースもありえますが、デジタルデータで管理しておけば、こうしたリスクもありません。
コスト削減
カルテ管理のデジタル化は、コスト削減に繋がります。
手書きでのカルテ管理は、記録する時間や必要な情報を探す時間など業務上での無駄な時間が多く発生していました。さらに、保管場所の確保や、整理用のバインダー・キャビネットなどの物品購入にも金銭的コストの発生は避けられません。
一方、カルテ管理をデジタル化し、すべてをツールで管理すれば、従来に比べてはるかに短時間での記録・データ検索が可能です。データはすべてツール内に格納されるため、消耗品費などのコスト削減も見込めます。
顧客情報がデータベース化する
カルテ管理をデジタル化すると、顧客情報をデータベースとして活用できます。
整体院で利用するカルテには、施術履歴だけでなく、顧客の住所やメールアドレス、生年月日、電話番号をはじめとするさまざまな情報が記録されます。
こうした情報をデータベース化することで、営業活動に生かせるようになります。たとえば、施術メニューの割引券を送付したり、誕生日にバースデーメールを送信したりするなど、活用の方法は多岐に渡ります。
さらに、カルテを利用して定期的なアフターフォローを実行すれば、既存顧客の来院回数増加や休眠顧客の再来院などの状況改善も見込めます。
整体院でのカルテ管理に役立つITツール
以下では、整体院でのカルテ管理に役立つITツールを解説します。
カルテ管理を効率的に進めるには、ITツールの導入は必要不可欠です。しかし、これまで管理をすべて手作業や口頭で行っていたという企業の場合、導入時には十分な注意が必要です。仮に、高度で多機能なツールを選定した場合、全員が使いこなせず「担当者のみがツールにカルテ情報を集めただけ」となり、効率化の実現に失敗してしまうのです。
とくに、自院が大規模ではない場合、一般的な電子カルテツールの導入はメンバーにとってハイスペックすぎる恐れがあります。大切なのは有名なツールの導入ではなく、ツールによって確実にカルテ管理が効率化することなので、自院のスタッフが誰でも利用できるような操作性のツールを選定しましょう。
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は、誰でも直感的なカルテ管理ができ、説明不要で使えるほど簡単な情報共有ツールです。カルテの情報をはじめとした、チームのあらゆる情報も集約可能です。
Stockの「ノート」にはテキストのほかに画像ファイルの添付もできるので、「顧客情報」はもちろん「施術履歴」や「改善状況の写真」「業務上でのマニュアル」など、業務に関連するすべてのデータを格納できます。
ITリテラシーを問わず最も簡単にカルテ管理ができる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
整体院におけるカルテ管理の重要性のまとめ
ここまで、整体院におけるカルテ管理の重要性や管理方法から、カルテ管理に使えるツールまで解説しました。
不正請求を防止しながら、顧客情報を正しく管理するためにも、整体院ではカルテ管理が必要です。管理方法には手書き・エクセル・ITツールの方法がありますが、効率性を考慮するとITツールの導入一択です。ITツールによってデジタルデータとして管理すれば、ペーパーレス化やコスト削減などのメリットが得られるのです。
しかし、ツール導入時には、そのツールが自社で使いこなせるかどうか十分な選定が必要です。電子カルテシステムなどの高度なシステムはできることが多い一方で、操作を覚えるまでに時間がかかります。場合によっては、社員が使いこなせず従来の非効率、かつアナログな管理方法に戻りかねません。
したがって、ITリテラシーの低いひとでも問題なく使いこなせる情報共有ツールのStockを使ったカルテ管理をしましょう。非IT企業を中心に150,000社以上の企業に導入されており、カルテ管理をはじめとするさまざまな情報の効率的な共有に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社のカルテ管理を効率化しましょう。
