近年、従業員からの率直な意見や要望を集めるために「目安箱ツール」を導入する企業が増えています。匿名で意見を出せる目安箱を設置すれば、普段言えない悩みを伝えられたり、社内の風通しが良くなったりするので、働きやすい環境づくりに欠かせません。
しかし、社内目安箱ツールは種類が多いため「自社に導入するべきツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、匿名利用できるおすすめの社内目安箱ツール3選を中心に紹介します。
- 自社に適した目安箱ツールを導入したい
- 無料で手軽に運用できるような目安箱ツールを知りたい
- 目安箱が社内で活用される環境を整備したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、自社に適した目安箱ツールが見つけられるほか、目安箱が活用される環境を整備する方法も分かります。
目次
社内の目安箱の効果とは
社内の目安箱の効果として、社員が言いたいことを言える仕組みが整備されれば、職場環境が良くなることが挙げられます。
目安箱を設置して、社員が抱えている業務の不安や不満などを招集できれば、組織としてのボトルネックが特定できます。また、目安箱の意見が反映されるような、風通しの良い職場になれば、結果として離職率の低下にもつながるのです。
このように、目安箱の効果として、職場環境の改善はもちろん、離職率の低下が見込めるのです。
無料で使える！匿名ツール「Google フォーム」とは？
Googleフォームは、従業員から匿名で意見を集められるアンケートツールです。以下では、Google フォームを意見箱として利用するメリットをご紹介します。
Google フォームを利用するメリット
- 匿名で意見を募れる
- 無料から利用できる
Google フォームは設定次第で匿名回答ができるので、すべての社員が気軽に意見を送れます。
無料から利用できるので負担が少なく、気軽に目安箱の運用を始められます。
Google フォームの機能・使用感
- 直感的に使える
- 質問と回答をまとめて管理できる
シンプルなUI（見た目）なので、初めて使用する場合でも簡単に作成できます。
質問とそれに対する回答をセットで管理できるので、簡単に見返せます。
Google フォームの料金体系
以下は、Google フォームをはじめとするアプリケーションが利用できる「Google Workspace」の料金プランです。
- Personal：0円
- Business Starter：816円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
Googleフォームを利用する注意点
Googleフォームで目安箱を運用する場合、発行したURL（リンク）を簡単に見つけられる場所で管理しましょう。
たとえば、URLをメールやチャットで共有した場合、ほかのメッセージに埋もれてしまい、あとからURLを見つけるのが面倒です。
そのため、「URLが見つからないから回答しなくなる従業員」がでてしまい、「社内の風通しを良くする」目的を果たすのが困難になります。また、匿名で送れたとしても、URLの取り扱いに気をつけなければ情報が漏れてしまい、従業員の信用を失いかねません。
そのため、Googleフォームで社員の声を集める場合には、共有したアンケートURLを従業員が見落とさないうえに、セキュリティの強固な情報共有ツールで管理しましょう。
【これで解決】Google フォームのURL管理に最適なツール
以下では、Google フォームのURL管理に最適なツールを紹介します。
目安箱ツールは多機能で高額なものも多く、「試しに目安箱を設置したい」という方には不向きです。そこで、「無料で意見を集められるGoogleフォーム」と「アンケートURLがメール・メッセージで埋もれない情報共有ツール」を併用して、低コストで運用しましょう。
ただし、情報共有ツールは「使いやすさ」が必須条件です。多機能なツールでは、ITが苦手な従業員に使ってもらえなくなるので、最終的に形骸化する恐れがあります。
結論、Googleフォームと併用すべき情報共有ツールは、従業員の声を募るURLを埋もれさせない「ノート」があり、非IT企業の65歳以上の従業員でもすぐに使いこなせるツール「Stock」です。
Stockの「ノート」に残したい情報はすべてストックされるうえ、直感的な「フォルダ」で整理できるので、目安箱のURLを見落とす事態が発生しません。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているため、目安箱の周知や従業員とのやりとりに活用できます。
非IT企業の65歳でも使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内に効果的な目安箱ツール3選
以下では、社内目安箱ツール3選を紹介します。それぞれの特徴や注意点を把握し、自社に適した目安箱ツールを選択しましょう。
【サイボウズOffice】さまざまな業務に活用できる多機能ツール
サイボウズOfficeの特徴
- 多種多様な機能がある
- スマートフォンからも利用できる
目安箱に加えてメッセージやタイムカードなど、さまざまな機能が揃っています。
スマートフォンにも対応しており、時間や場所を問わず目安箱に意見を投稿できます。
サイボウズOfficeの機能・使用感
- スケジュール機能
- 掲示板機能
目安箱の他にも、グループスケジューラー機能が付いているため、社員全員の予定を把握したい場合に便利です。
コメントやリアクション機能のついた掲示板が簡単に作れるので、社内全体や各組織へお知らせしたい重要な情報を掲示したい場合に便利です。
サイボウズOfficeの注意点
- 従業員が使いこなせない恐れがある
- スタンダードコースでは目安箱の機能が使えない
- 掲示板には検索機能がない
目安箱以外の機能を豊富に備えた多機能なグループウェアなので、使い方が複雑であり、従業員が使いこなせない恐れがあります。
目安箱は標準機能にプラスされたカスタムアプリに該当するため、スタンダードコースでは利用できません。
利用しているユーザーからは「掲示板の過去記事検索を整えてほしい。情報が多く、探したい記事がわかりにくい。」という声があります。（参考：ITreview）
サイボウズOfficeの料金体系
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月（目安箱ツールの利用不可）
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月（目安箱ツールの利用可）
【kintone】カスタマイズして使える自由度の高いツール
kintoneの特徴
- 機能を自由にカスタマイズできる
- 外部サービスと連携できる
kintoneでは100以上のアプリをカスタマイズ可能です。また、目安箱アプリを利用すれば匿名でアイデアを回収できるうえに、アイデアに紐づけたやりとりも可能です。
Microsoftアプリなどの外部サービスと連携する機能を使えば、すべての情報をkintoneで管理できるようになります。
kintoneの機能・使用感
- 「アプリ」機能
- レポート機能
仕事の数だけ作成できる独自の「アプリ」には、データを蓄積・一覧・検索できるデータベース機能と、コミュニケーション機能が備わっており、そこで目安箱のアプリを作成することができます。
「アプリ」に蓄積したデータを集計してリアルタイムに反映し、グラフ化できるので、分析する度にまとめ直す手間がなく便利です。
kintoneの注意点
- 活用には一定以上のITリテラシーが必要となる
- 機能が多く、使いこなすのに時間がかかる
カスタマイズ性が高いツールのため、ITが苦手な従業員は使いこなせない可能性があるので注意しましょう。
利用しているユーザーからは「機能が多いため、把握してうまく使いこなすには時間がかかります。使い始めた後のハードルをどれだけ減らせることができるかは、今後の課題だと思います。」という声があります。（参考：ITreview）
kintoneの料金体系
- ライトコース：780円/ユーザー/月
- スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月
【みんばこ】完全匿名で意見を収集できるツール
みんばこの特徴
- 目安箱に特化したツール
- 完全匿名で利用できる
目安箱機能に特化したツールであり、従業員の本音を収集できます。
意見はすべて匿名化されるので、従業員は気兼ねなく意見を発信できます。
みんばこの機能・使用感
- カテゴリ機能
- 権限選択機能
目安箱のカテゴリを設定できるため、目安箱の数が増えても管理が煩雑になりづらいです。
管理者ごとに、誰がどのカテゴリを閲覧、返信するのかを設定する権限管理ができるので、必要な人に必要なカテゴリの投稿が届いて便利です。
みんばこの注意点
- Starterプランではカテゴリや権限に制限がある
- 目安箱に特化しているので他にツールを導入する必要がある
最低金額で始めるには10,000円/月～となりますが、Starterでは「カテゴリが1つまで」「権限の管理」などの制限があります。
目安箱に特化したツールなので、社内で情報共有ツールとして活用するには機能が不足しています。
みんばこの料金体系
- Starterプラン：10,000円/月〜（カテゴリは1つまで）
- Basicプラン：40,000円/月〜（カテゴリは5つまで）
- Enterpriseプラン：60,000円/月〜（カテゴリ無制限、大人数向け）
おすすめの社内目安箱ツール3選の比較表
以下では、おすすめの社内目安箱ツール3選の比較表をご紹介します。
| サイボウズOffice | kintone | みんばこ | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
さまざまな業務に活用できる多機能ツール |
カスタマイズして使える自由度の高いツール |
完全匿名で意見を収集できるツール |
| 注意点 |
従業員が使いこなせない恐れがある |
機能が多く、使いこなすのに時間がかかる |
目安箱に特化しているので他にツールを導入する必要がある |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは500円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは780円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは10,000円/月～ |
| 公式サイト |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「kintone」の詳細はこちら |
「みんばこ」の詳細はこちら |
目安箱機能を備えたツールには、目安箱に特化したツールから多機能なものまであるので、導入するときには自社に適したツールを比較・検討しましょう。
【要確認】会社で目安箱ツールが上手くいかないデメリット
ここでは、目安箱ツールの2つのデメリットを紹介します。あらかじめ以下の内容を押さえておくと、ツール導入後に運用が頓挫してしまう事態を避けられます。
（1）多機能で使いこなせない
目安箱が含まれた一部のツールは「多機能ゆえに使いこなすのが難しい」というデメリットがあります。
目安箱機能があるツールは、一般的に仕事の効率化を全社的に推し進めるための「業務全般に活用するツール」であるケースが一般的です。つまり、目安箱以外の機能も備わっているツールが大半なので、業務で使わない機能も搭載されがちです。
さらに、多機能なツールを扱うには一定以上のITリテラシーが求められます。それゆえに、ITが苦手な従業員は使いこなせず、結果として「現場からの意見を上手く回収できない」事態が発生してしまうのです。
（2）料金が高額で負担となる
目安箱ツールには利用料金が高額で負担となるデメリットもあります。
目安箱機能のみのツールは費用対効果が低いため、複合的な機能を搭載したツールが導入されがちです。ただし、多機能なツールは価格も高めに設定されているので、企業にとって大きな負担になります。
そのため、導入後スムーズにツールを浸透させるためにも、目安箱のほかに搭載されている機能に過不足がないかを加味したうえで、自社の想定コスト内で運用できるツールを使いましょう。
（3）意見が埋もれやすい
また、目安箱ツールを単独で使うと意見が埋もれやすいです。
たとえば、Googleフォームで意見を募集しても、大量に集められた意見はGoogleフォーム上では見づらく、埋もれやすいです。目安箱に投稿された社員の意見は「情報」として管理できなければ、業務に反映されないので意味がありません。
そのため、目安箱を作成するツールを導入したときには、吸い上げられた社員の意見を蓄積できる「Stock」のような情報共有ツールも併用しましょう。
おすすめの社内目安箱ツールまとめ
ここまで、社内目安箱ツールやデメリット、おすすめの代替ツールを紹介しました。
目安箱ツールには多機能なものが多いため、ITリテラシーの有無によって、意見を出す従業員と出さない従業員で二極化してしまいます。また、機能に比例してコストもかかるため、目安箱の設置自体が企業の大きな負担となりかねません。
仮に、使いやすい目安箱を導入したとしても、集められた意見は「情報」として管理して、社内に活かせなければ意味がないのです。
そこで、あらゆる情報を流れないように管理できるうえ、必要な機能に過不足がないシンプルなツール「Stock」であれば、目安箱だけでなくあらゆる業務に横展開も可能です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して目安箱を管理し、風通しが良い社内環境を整えましょう。
