建設業における業務の円滑な進捗のためには、進捗・工事監理の徹底が必要です。とくに昨今では、アナログな手作業での管理に問題を感じ、デジタル化へ移行する企業が増えています。
 
しかし、いまだに自社では手作業での管理体制が敷かれており、なぜデジタル化を進めるべきかわからないという方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、建設業での進捗・工事管理をデジタル化すべき理由や、システムの選定方法について解説します。
 
  • なぜ進捗・工事管理をデジタル化すべきなのか理解したうえで改善に努めたい
  • 自社に最適な進捗・工事管理システムを導入するための選定ポイントが知りたい
  • アナログな進捗・工事管理のデジタル化に貢献するITツールが知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、建設業でのアナログな進捗・工事管理が抱える問題点を理解したうえで、自社に最適な管理システムの導入が行えるようになります。


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建設業での進捗・工事管理とは

進捗管理・工事管理とは、進捗状況を確認し、作業の計画と実際の現場にズレがないかどうかを把握する作業を指します。品質の確保や予算管理にも大きな影響を与える重要な業務です。
 
進捗管理が適切にできていない現場では、計画と実働の差が把握できず「気付かないうちに作業に遅れがでている」という事態に陥りやすくなります。さらに、進捗状況がブラックボックス化することで、作業に遅れが発生した原因がどこにあるのかが把握できず、改善等の対策が立てにくくなってしまうのです。
 
とくに建設業では、作業を屋外で実施するという特徴から天候に左右されやすく、予期せぬ作業の中断が起こりやすいという傾向があります。つまり、計画と実働のズレが生じるのは日常的な問題なため、いかなるトラブルに見舞われても円滑な業務遂行ができる進捗管理が重要になります。
 
適切な進捗・工事管理を行い現状の確認を徹底するのはもちろん、遅延が想定される場合はあらかじめ対策を立てる、発生後は速やかな収束に努めることが業務の成功の鍵となります。


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アナログな方法での進捗・工事管理による問題点

進捗・工事管理の手法はさまざまな方法がありますが、昨今ではアナログな手法からの脱却を目指しデジタル化を推進する企業が増えています。
 
脱アナログを進める背景には、従来の手法で避けられない以下のような問題点があるとされています。

記録に時間がかかる

アナログな方法での進捗・工事管理の一番の問題点は、記録に時間がかかることです。
 
計画を常に進行し続けるという性質上、現場から上がってくる情報は非常に多く、記録すべき情報は多岐にわたります。これらの情報を、手書きでの管理で行おうとすると、記録をとるだけで膨大な時間が取られてしまうのです。
 
とくに、設備工事などでは、現場写真の記録は欠かせないものであり、ひと月に数百〜数千以上の写真を整理するのも稀ではありません。こうした環境では、手作業で処理していくには限界があるでしょう。
 
したがって、建設業で行うべきタスクは記録のみではないため、記録そのものを効率化し、管理業務の負荷を軽減するデジタル化が求められているのです。

記録ミスによるスケジュールへの影響

アナログな手法での進捗・工事管理では、記録ミスが起こりやすく、スケジュールへの影響することも重要な問題です。
 
手書きでの進捗管理は、自由度が高いゆえに記載フォーマットが変わりやすく、作業者のミスを誘発しやすいです。作業者の間違いによって記録内容に間違いが生じれば、スケジュールに遅延や情報の伝達ミスが起こす可能性があり、結果としてプロジェクト全体に大きな影響を及ぼしかねません。
 
また、手作業による管理の場合、単純な記録忘れが起きる可能性も高く、情報の書き漏れのリスクもあります。
 
したがって、安定的な管理が実施できるよう、ITツールによって定型的なフォーマット下での運用を実施し、ヒューマンエラー防止に努める必要があります。

現場と会社の往復による非効率化

紙を中心としたアナログな管理方法では、現場と会社の往復が避けられず、業務効率が低下するのも問題です。
 
手作業による管理の場合、現場または会社で管理表を保管する必要があります。こうした運用では、リアルタイムでの状況確認と記載ができず「現場で作業状況を確認してから、会社に戻り内容を記録する」プロセスを毎度こなさなければなりません。これでは作業者の負担は重く、記録漏れなどのトラブルを起こしやすくなります。
 
とくに建設業の場合、現場が遠方にあるケースや、作業拠点が複数あるケースも多くあります。各拠点と会社の往復が頻発するような状況では、実働時間以上に移動時間で時間を消耗しかねません。

進捗状況が把握・共有しづらい

進捗状況の把握・共有がしづらいのもアナログな管理におけるデメリットです。
 
手作業で作成した進捗報告は、異なる作業拠点で勤務する従業員や管理者が進捗情報を確認するには不便です。また、ファイルで管理している場合であったとしても作成者から直接共有を受け、記録されたデータへアクセスする必要があります。
 
しかし、こうした運用では常にその時点での情報しか把握ができません。つまり、確認の必要がある度に作成者への共有の依頼が必要になるのです。したがって、進捗状況の把握・共有を効率化し、共有の手間を減らす工夫が必要です。


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建設業で使える進捗・工事管理システムの選び方

建設業におけるアナログな進捗管理を効率化するには、システムを用いた管理への移行一択です。そしてここでは、建設業で利用できる進捗・工事管理システムの選定ポイントを解説します。
 
導入したシステムが自社に沿わなかったという事態を防ぐためにも、以下のポイントを押さえた選定を進めましょう。

目的に即しているか

まずは、そのシステムが自社の目的に即したものかどうかを確認しましょう。
 
一言に進捗・工事管理システムといっても、幅広い業界を対象としたものから特定業種専門のもの、多機能なシステムからシンプルさに特化したものなど差があります。
 
万が一自社の目的に合わないシステムを選んでしまえば、かえって業務効率が低下しかねません。したがって、まずは自社の抱える課題や目的を明確化し、そのツールであれば解消できるのかどうかを判断しましょう。

共有範囲は適切か

そのシステム導入によって、情報共有できる範囲が適切かどうかも、進捗・工事システムの比較ポイントとなります。
 
進捗・工事システムの導入は、現場での情報共有が活性化に役立ちますが、共有範囲の設定が鍵となります。なぜなら、その対象を社内のみにするのか、社外関係者も含めるのかで選ぶべきツールが大きく異なるからです。
 
たとえば、施主との打ち合わせや、関連業者などの社外との情報共有に利用する場合、やりとりする情報には個人情報が含まれるため、権限付与に特化したツールや強固なセキュリティ対策が練られたツールがおすすめです。
 
一方、社内関係者のみと利用する場合は、報告書の作成機能や、写真の自動管理機能など、社内での業務を効率化する機能があるものを選ぶといいでしょう。
 
このように、ツールでの情報共有の範囲はどこまでになるかを十分見極めたうえで選定が必要です。

操作性に問題はないか

操作性も、システム選定で重要なポイントです。
 
とくに、建設業では従業員のおよそ3割が50歳以上の人材だとされているうえ、業界全体を通してアナログな手作業での業務を好みやすいという特徴があります。
 
こうした状況下では、いくら高機能な管理に特化したシステムであっても、現場のITリテラシーに即さず社内浸透が阻まれる恐れがあります。そのため社内の誰もが確実に使いこなせるツールかどうかを重視し、操作性の確認を徹底しましょう。
 
多くのツールでは本導入前に無料のトライアル期間が設けられているので、積極的に利用するのがおすすめです。

コストは適切か

システムを導入する際は、コストの確認も欠かせません。
 
進捗・工事管理システムは、「一定期間導入するだけ」ではなく、長期的な運用が必要となるツールです。したがって、継続利用に適したコストである必要があります。
 
月々のランニングコストはもちろん、初期費用やオプション料金など、実際に発生する金額を十分確認し、費用対効果が適したツールを導入しましょう。


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建設業での進捗・工事管理に役立つおすすめのITツール

以下では、建設業での進捗・工事管理に役立つおすすめのITツールをご紹介します。
 
アナログな情報管理は非効率的であり、働き方改革による業務負荷軽減が重要視されている昨今では、一刻も早い脱却が求められています。生産性高く業務を進めるためにも、進捗・工事管理をデジタル化し、効率化を図りましょう。
 
ただし、これまで手書きで管理を行っていた企業の場合、いきなり高機能なツールを導入すると社員がついてこれない可能性が高いです。目的は高度なツールの導入ではないため、社員全員が使いこなせるITツールで改善を進めましょう。
 
結論として、業界業種問わず社員全員が即日で使えるツールは直感的な操作で、建設業における進捗・工事管理を最も簡単に管理できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に一日ごとの現場での状況を直接記載すれば、ツールを閲覧するだけでリアルタイムで状況が把握できるようになります。とくに、多機能なツールにありがちな複雑さがないため、導入しても使えないというストレスがありません。

建設業における進捗・工事管理を最も簡単に管理できるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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建設業での進捗・工事管理をデジタル化すべき理由のまとめ

ここまで、建設業での進捗・工事管理をデジタル化すべき理由や、システムの選定方法について解説しました。
 
進捗・工事管理は、作業の計画と実際の現場にズレがないかどうかを把握するための重要な業務です。しかし、アナログな方法では業務効率が悪く共有が難しいので、管理システムの導入による早急なデジタル化が必要です。一方で、ツールは適切な選定を行ったうえで導入しなければ「ツールを導入しただけ」で終わる可能性もあるのです。
 
したがって、ツールを導入しただけで終わらせない工夫、すなわち継続して続けられるような「操作が簡単なツール」を使いましょう。誰でも簡単に進捗・工事管理ができれば、社内からの反発も生まれません。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは、ITに不慣れなユーザーでも説明なしに使いこなせるほど簡単な操作性の情報共有ツールです。非IT企業を中心に現在100,000社以上の企業に導入されており、業務の脱アナログ化に貢献しています。
 
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