社員が担当する仕事を管理する手法のひとつにタスクマネジメントがあります。タスクマネジメントをすれば業務全体の進捗が把握できるなどのメリットがあります。
 
一方で、「タスクマネジメントがどのようにチームに貢献するのか具体的にイメージできない。」という方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「タスクマネジメントの概要」「成功させる3つのポイント」「4つの管理方法」を中心にご紹介します。
 
  • タスクマネジメントになじみがないので、目的や業務内容について知りたい
  • チームのタスクマネジメントをストレスなく簡単に済ませたい
  • 自社の環境に最適な管理方法を効率的に検討したい
という担当者の方がこの記事を参考にすれば、タスクマネジメントの概要が理解できるだけでなく自社で展開する方法も分かります。


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タスクマネジメントとは

チームのタスクマネジメントを始めるにあたって、まずは「タスクマネジメントとは何か」と「タスクマネジメントが必要な理由とは何か」を正しく理解する必要があります。
 
そこで以下では、タスクマネジメントの意味とビジネス分野で需要がある3つの理由をご紹介します。

タスクマネジメントの意味

タスクマネジメントは期限がある仕事を適切に処理できるように管理することです。
タスクの優先順位を設定したり、タスクを分担したりする業務全般を指します。
 
プロジェクトの規模が大きくなるほど管理するタスクが増えるので、タスクマネジメントが困難になる傾向があります。そのため、マネジメント能力自体を鍛えることやタスクマネジメントの効率的な方法を身に付けることが重要です。

タスクマネジメントが必要な理由

タスクマネジメントはあらゆる企業、チームで必要な業務です。以下で、適切なタスクマネジメントが求められる3つの理由を説明します。
 
  • 業務全体が把握できる
  • 目の前のタスクだけでなくすべてのタスクを俯瞰して確認できます。そのため、「進捗は順調か」「トラブルは発生していないか」と客観視できます。
     
  • タスクの抜け漏れが予防できる
  • タスクマネジメントをすればタスクが可視化できるので、タスクの抜け漏れが減ります。万が一、タスクの抜け漏れが発生すると納期が遅れるリスクが発生します。
     
  • 限られた資源でも成果を出せる
  • 適切にタスクマネジメントができているチームでは、限られた人材・予算でも最大限の成果を出しています。なぜなら、業務のムダ・ムラが改善されて社員一人ひとりの生産性が向上するからです。
以上のような3つの理由はあらゆる企業に共通する要素です。そのため、タスクマネジメントは業界や企業規模の大小に限らず必要な管理手法なのです。
 
関連記事: 「タスク」と「ToDo」の違いって?仕事がはかどるタスク管理術・ツールを紹介!
 
関連記事: タスク管理とは?メリットや苦手を克服する方法も紹介!


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タスクマネジメントを成功させる3つのポイント

まずは、タスクマネジメントが上手い人のポイントを理解して実践しましょう。以下では、タスクマネジメントを成功させる3つのポイントをご紹介します。

タスクをすべて洗い出す

はじめに、プロジェクトの進行に必要なすべてのタスクを洗い出しましょう。
 
最初の段階でタスクの洗い出しをしないと、あとから急にタスクが発生したときに適切に対応できず大きなトラブルを招いてしまう可能性があります。
 
すべてのタスクを洗い出すためにはアップストリーム型の洗い出し方を活用しましょう。アップストリーム型とは下図のように実際の業務の流れに反して、目的達成に必要な成果からタスクを書き出していく方法です。
 

アップストリーム型のイメージ

アップストリーム型で洗い出しをすれば、目的を達成するために必要なタスクを正確に把握できます。

タスクの優先順位を決める

次に、タスクの優先順位を決めましょう。
 
すべてのタスクに同等の時間と労力をかけるのは不可能なので、優先的に処理するタスクを決める必要があります。タスクの優先順位は直感ではなく、以下のように縦軸にタスクの重要性、横軸にタスクの緊急性をとったマトリクスを活用します。
 

時間管理のマトリクスのイメージ

タスクの優先順位は基本的に(1)>(2)>(3)>(4)の順番になります。
 
タスクの優先順位が適切に設定できればスケジュール通りに業務を進められるので、納期に遅れるような大きなトラブルを未然に防げます。

誰でも簡単に管理できる方法を使う

誰でも簡単にタスク管理ができる方法を活用するのが、タスクマネジメントを成功させる最大のポイントです。
 
チームのタスクマネジメントをするためには、社員一人ひとりが担当するタスクの進捗をリアルタイムで把握する必要があります。そのため、社員が最小限の労力で効率的にタスク管理できる仕組みを整えましょう
 
タスクマネジメントの効率化をサポートする方法はメモ帳、電子メール、表計算ソフト、タスク管理ツールの4つがあります。それぞれにメリットとデメリットがあるので、自社の環境にもっとも合う方法を選択するのが理想です。
 
関連記事: 【必見】使いやすい進捗管理・タスク管理アプリ16選!


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タスクマネジメントをサポートする4つの方法

以下では、効率的なタスクマネジメントをサポートする4つの方法の特徴とメリット・デメリットです。

メモ帳

手軽にタスクマネジメントができる方法のひとつにメモ帳があります。以下は、メモ帳でタスクマネジメントするメリットとデメリットです。
 
  • メリット
  • (1) 使い方を覚える必要がない
    (2) 独自のやり方やカスタマイズができる
  • デメリット
  • (1) 持ち運びが必要なので忘れないようにする必要がある
    (2) 気軽に修正ができない
    (3) 書いたこと自体を忘れてしまう
    (4) ほかの社員に共有できない
メモ帳はタスクマネジメントを気軽に始められる方法ですが、タスクを忘れてしまったり共有ができなかったりするデメリットもあらかじめ理解しておく必要があります。

電子メール

電子メールの受信ボックスを活用してタスクマネジメントする方法があります。
 
紙のメモ帳では共有が困難でしたが、メールのCCやBCCを活用すれば共有も可能です。以下は、電子メールでタスクマネジメントするメリットとデメリットです。
 
  • メリット
  • (1) 使い慣れたメールで管理できる
    (2) 返信から質問やタスクの完了を知らせられる
  • デメリット
  • (1) 別のコミュニケーションツールを利用していると情報が分散する
    (2) メール以外のタスクが管理できない
    (3) リアルタイムで進捗把握できない
    (4) メールが増えると管理が困難になる
メール以外の連絡手段と併用してしまうと情報が分散して「あのタスクはどこを確認すれば良いのか。」と混乱を招きます。また、メール以外のタスクは管理できないので利用用途は限定的です。

表計算ソフト

Excel(エクセル)やGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトは、タスクの一覧管理に向いています。以下は、表計算ソフトでタスクマネジメントするメリットとデメリットです。
 
  • メリット
  • (1)タスクを一覧で管理できる
    (2)ほかの業務でも利用しているので慣れている
  • デメリット
  • (1)(Excelの通常利用では)リアルタイムで進捗共有できない
    (2)(Excelの通常利用では)複数人で同時編集できない
    (3)ファイルやURL管理が面倒
    (4)期限までに通知されないので忘れてしまう
チームでタスクマネジメントする場合には、ファイル形式でタスク管理表を共有する必要があります。しかし、情報がリアルタイムで反映されず、複数人で編集すると正常に保存されない場合があるなどの問題もあるのです。
 
また、表計算ツールにはタスクの期限を通知する機能はないのでタスクのやり忘れは防げません。表計算ツールでタスクマネジメントする場合には、以上のようなデメリットがあることを理解した上で導入を検討しましょう。

タスク管理ツール

タスクマネジメントをもっとも効率的にできるのがタスク管理ツールです。
 
タスクマネジメントに特化したツールを導入すれば、環境を一から構築する必要はありません。以下は、タスク管理ツールでタスクマネジメントするメリットとデメリットです。
 
  • メリット
  • (1)効率的にタスク管理できる
    (2)豊富な機能が利用できる
    (3)チームのタスクマネジメントに最適
  • デメリット
  • (1)デジタルに詳しくないと使いこなすのに時間がかかる
    (2)機能が多すぎると社内に浸透しない
    (3)運用コストがかかる
多機能なタスク管理ツールは便利ですが、デジタルに詳しくない社員が使いこなすのは困難です。そのため、多機能ツールの高い運用コストを支払いながらも社内に浸透しないという問題を抱えてしまいます。
 
一方で、デメリットをカバーするタスク管理ツールのひとつに「Stock」があります。Stockはデジタルが苦手な社員でもすぐに使いこなせるほどシンプルであり、無料から利用できるうえに有料プランも低コストで運用可能なツールです。


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自社に合うタスク管理ツールの3つの選定基準

これまでご紹介したタスクマネジメントの方法のなかで、もっとも効率的かつ簡単なのがタスク管理ツールです。そこで以下では、自社に合うタスク管理ツールの3つの選定ポイントをご紹介します。

(1) タスクの検索や依頼が簡単にできるか

はじめに、タスクの検索と依頼が簡単にできるかを確認しましょう。
 
タスクの検索は、膨大なタスクのなかから確認したいものだけをピックアップする機能です。たとえば、ある部下のタスクだけを確認したい場合、”担当者”の条件で検索して一覧で確認できれば、ストレスのないマネジメントが可能です
 
また、タスクの依頼は数クリックでタスクを社員に割り振れる機能です。これまでは、口頭やメール、チャットツールでタスクの伝達ミスが多発していましたが、タスクマネジメントに特化したタスク管理ツールであれば情報のすれ違いが減ります
 
以上のように、タスクの検索と依頼機能は効率的なタスク管理に欠かせません。

(2) タスクと資料をまとめて管理できるか

次に、タスクに関連する資料も一緒に管理できるかチェックします。
 
これまでタスクに関連する資料はクラウドストレージなどにファイル形式で管理されていました。しかし、何階層にも分類されたフォルダのなかから必要なファイルを探すのは時間がかかるのです。
 
ビジネスマンが資料探しに費やしている時間は年間80時間以上と言われています。そのため、タスクと情報を紐づけて管理すれば10日分の業務効率化の効果があると言えます。

(3) 直感で操作できるほどシンプルか

最後に、タスク管理ツールがシンプルで直感的に操作できるかをチェックしましょう。
 
機能が豊富なツールは便利に見えますが、デジタルに詳しくない社員は上手く活用できません。タスクマネジメントでは部下一人ひとりの進捗を確認する必要があるので、誰かが使いこなせない複雑なツールでは意味がないのです。
 
逆に、タスクマネジメントに必要な機能を過不足なく搭載しているタスク管理ツールは、シンプルなデザインなので”何の機能がどこにあるのか”が一目瞭然です。そのため、社内研修にかけるコストを最小限で済みます。
 
以上のように、タスク管理ツールを選定するときにはシンプルで直感的に操作できるかどうかを必ずチェックしましょう。
 
関連記事: 【2022年最新】おすすめのタスク管理ツール15選を徹底比較!


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非IT企業の社員でもすぐに使いこなせるおすすめのツール

以下では、非IT企業の社員でもすぐに使いこなせるおすすめのツールをご紹介します。
 
タスクマネジメントをサポートするタスク管理ツールは数多くありますが、「デジタルに詳しくない社員でも使いこなせるか」を基準に選定しましょう。
 
チームのタスクマネジメントをするためには社員一人ひとりの進捗を確認する必要があるので、そもそも社員が使いにくいと感じるタスク管理ツールは社内に浸透しないのです。
 
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は65歳以上のデジタルの知識がない社員でも簡単に使いこなせるほどシンプルなタスク管理ツールです。面倒な進捗報告の連絡もステータス(状況)をワンクリックで変えるだけで完了です。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が100,000社を超える今注目のツールであり、必要最低限の操作でタスクの登録・管理・共有ができます。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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タスクマネジメントの意味と成功させる3つのポイントまとめ

これまで「タスクマネジメントの概要」「成功させる3つのポイント」「4つの管理方法」を中心にご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
 
  • タスクマネジメントは期限がある仕事を適切に処理できるように管理すること
  • タスクマネジメントの成功にはタスクの優先順位を決めるなどの3つのポイントが重要
  • タスクマネジメントの管理方法の中で「タスク管理ツール」がもっとも効率的
タスク管理ツールであれば何を導入しても良いわけではないので、社内に浸透するシンプルで使い勝手が良いかを確認しましょう。
 
たとえば、今回ご紹介したStockはタスクマネジメントに必要な機能を過不足なく揃えているので使い勝手が良く、誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルなツールです。
 
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