プロジェクトに限らず、部下を持った場合にはタスクを振る機会が多くなってきます。
 
自分と他人では管理の仕方に違いがあるため、それぞれに合った方法で対応することが大事になります。
 
今回の記事では、「タスクマネジメントとは何か?」「効果的なタスクマネジメントができるツール」についてご紹介させていただきます。
 
部下やプロジェクト全体のタスク管理に迷われている方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 


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タスクマネジメントとは?

タスクマネジメントとは、タスクの進捗などを適切に管理することです。
タスクは「重要度」と「緊急度」によって優先度を決定しますが、上司としてタスクを振る場合には、それらの認識齟齬がないかを確認し、円滑にタスクを進行できるようにしなければなりません。
また、進捗状況に加え「抜け漏れがないか」「無駄な作業が発生していないか」など、生産性の観点での管理も必要です。
 


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関連記事: タスク管理(ToDo管理)とは?メモ帳やメール、ツールを使った管理の仕方も紹介
 
関連記事: 「タスク」の意味とは?使い方や類語を徹底解説!


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「一人」と「複数人」のタスクマネジメントの違い

一人の場合は、洗い出しタスクを全て一人でやることになりますが、複数人の場合、それらを分担して行います。
そのため、複数人の場合には、より「誰が」「何を」「いつまでに」ということを明確にしておく必要があります。

「一人」のタスクマネジメントで大事なこと

自分のタスク管理をするには、GTDというやり方が効果的かもしれません。

タスクを細かく洗い出す

自分のタスクを具体的な作業レベルまでに細かく落とし込みます。
洗い出し方が荒いと、抜け漏れが多く発生してしまうため、一つ一つの手順が分かるくらいに細かく洗い出すことが大事です。

タスクをリスト化して整理する

GTDでは、洗い出したタスクを「収集」「処理」「整理」「見直し」「実行」というステップに分けて処理をしていきます。
洗い出したタスクをステップごとに分けられれば、あとは、目の前のタスクをこなしていくだけになります。

「複数人」のタスクマネジメントで大事なこと

タスクの概要を共有する

単にタスクの内容を伝えるだけでなく、「いつまでに」「どのようなアウトプットで」などの概要を共有する必要があります。
また、これらをきちんと残しておくことで、タスクを進める際に疑問点があった場合や、定期的な進捗確認の際に、スムーズに進めることができます。

優先順位をつける

タスクを依頼する側と担当する側に優先順位の認識齟齬が無いようにすることが大事です。
また、突発的に入ってきたタスクがある時には、それを含めてどのような順番で(どのような優先順位で)進めるかを都度確認することで、スムーズに取り組めるようになります。

スケジュールに落とし込む

タスクの概要や優先順位の認識合わせができたら、実際にスケジュールに落とし込みます。
「いつまでに」を明確にすることで対応漏れ防ぐことになり、進捗の確認もしやすくなります。
 
関連記事: タスク管理ツールは「個人向け」「チーム向け」どちらを選べばいいの?
 
関連記事: 【2021年最新版】タスク共有ツール5選!タスクを共有するメリットも徹底解説!


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複数人のタスクをマネジメントできるツールとは?

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Trello

Trelloのトップページ

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で操作できる、タスク管理に特化したツールです。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 


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Wrike

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Wrikeは、アメリカ発のプロジェクト管理ツールです。
各メンバーのスケジュールの状況や、タスクの進捗状況などをリアルタイムで把握することができます。

<Wrikeのポイント>

  1. 大手企業での導入実績多数
    GoogleやAmazonでも利用実績があり、累計15,000社に導入されています
  2. タイムトラッキング機能
    自動的に計測することができるため、タスクごとに時間がかかってしまうものの特定が容易です

<Wrikeを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    機能が多いため、各機能を使いこなすまでに時間がかかります
  • 無料では5人までしか使えない
    無料プランの制限が5人までのため、多くの人数で利用を検討している場合には不十分です
 


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一人のタスクをマネジメントできるツールとは?

Microsoft To Do

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Microsoft To Doは、Microsoftが提供しているタスク管理アプリです。

<Microsoft To Doのポイント>

  • Microsoftのアカウントと連携
    Microsoftが提供していることから、Microsoftのアカウントと簡単に連携することが可能になっています
  • シンプルなユーザーインターフェース
    数タップでタスクを登録できるため、タスクの登録は非常にシンプルにできます

<Microsoft To Doを使う上で気を付けておきたい点>

  • タスクに関する詳細説明が書けない
    どういったアウトプットが必要なのかや、タスクを振られた背景など、タスクに関する概要を記載することができません
  • プライベートと仕事のタスクが混同する
    カテゴリーを分けることで、プライベートと仕事のタスクを分けて管理することができますが、きちんと整理して管理できる人でないと、使い分けが難しいです
 


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Todoist

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Todoistは、シンプルにタスクを管理することができ、プライベートでも仕事でも使われているタスク管理ツールです。

<Todoistのポイント>

  1. タスクを階層化して管理できる
    関連するタスクを階層化して管理できるため、一覧形式で管理するよりも、把握がしやすくなります
  2. 優先度を設定できる
    タスクの優先度を設定できるため、多くのタスクがあっても、効率良くこなすことができます

<Todoistを使う上で気を付けておきたい点>

  • 個人向けのタスク管理がメイン
    あくまで個人向けのタスク管理となるため、チームで利用するには有料化する必要があります
 


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関連記事: 使いやすいタスク管理アプリ20選!今すぐ使ってタスク漏れを防ごう


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まとめ

プロジェクトなど、他メンバーのタスク管理をする際には、最初が肝心ではないかと思います。
 
「どういったアウトプットが必要か」「どのような手順で進めればいいか」など、しっかりと認識を合わせることが、その後の円滑な進捗に繋がります。
 
そのため、それらの情報をしっかりと残しておくことが、後からの振り返りにも役立つため、是非今回の内容を参考にしていただければと思います。
 
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