Windows10のPCを利用されている方は、元々入っている「タスクスケジューラ」を使ったり、Microsoftが提供している「Microsoft To Do」をお使いの方も多いかと思います。
しかし、これらを用いたタスク管理は、個人的なタスクを管理するには十分ですが、仕事やプロジェクトでのタスクを管理するには機能面で不十分な部分もあります。
そのため、部署やチームメンバーとの情報共有には口頭やメモ、ツールなどを用いる企業も多いのが現状です。
そこで今回の記事では、「Microsoft To Do」の基本的な使い方やチーム向けのタスク管理には向いていない理由、チームでタスク管理をする際に使えるツールをご紹介しますので、
- Windowsでのタスク管理が苦手
- 社内PCのOSがバラバラでも、タスク管理・情報共有ができるツールを探している
- 個人用としてはもちろん、部署やチームメンバーと共有できるツールを探している
という方は、ぜひこの記事を参考にしてOSに左右されない、充実したタスク管理で業務効率化を実現しましょう。
「どのツールも複雑で難しい---」
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目次
結論：タスク管理はOSに左右されないツール選定が重要
社内のPCがWindowsだけの場合であっても、OSがバラバラの場合であっても、タスク管理や情報共有にシステム起因の遅延や不備があると、円滑な業務進行ができず大きなストレスとなります。
また、案件ごとに管理しているタスクが多いと、欲しい情報へすぐにアクセスできないなどの弊害もあります。特に「Microsoft To Do」は、
- 元々個人向けのツールであるので、チームでの共有には不向き
- 共有の手間がかかってタスクが混同してしまう可能性がある
- 日付が変わると「今日の予定」のタスクがリセットされてしまう
などの事象から、2人以上のチームで積極的に使うには機能不足と感じてしまう可能性もあります。
一方で、チームや部署でのスムーズかつ確実なタスク管理を実現するには、案件に関する情報共有などの機能が過不足なく備わっている、かつ非IT企業でも簡単に使い続けられるツール選定が必要です。
「Microsoft To Do」からの移行を考えている場合には、70,000社以上の導入実績を誇るタスク管理ツールの「Stock」がOSを横断したタスク管理を実現します。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Windows10でよく使われるのは「Microsoft To Do」
Microsoft To Doは、Microsoftが提供している、2017年にリリースされたタスク管理アプリです。
Microsoft To Doのポイント
- Microsoftのアカウントと連携
Microsoftが提供していることから、Microsoftのアカウントと簡単に連携が可能です。
- シンプルなユーザーインターフェース
数タップでタスクを登録できるため、タスクの登録は非常にシンプルにできます。
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「Microsoft To Do」の使い方
「Microsoft To Do」はWindowsだけでなく、iOSやMacOSにも対応しており、Microsoftアカウントを「所持」または「作成」するだけで、誰でも無料で使用できます。
アプリ版もあるのですが、今回はWeb版の「Microsoft To Do」の使い方を解説していきます。
起動方法
起動方法は、下記リンクのサイトにアクセスしていただき、そこで要求される「Microsoft アカウント」を入力すれば、「Microsoft To Do」を使用できます。
アカウントを持っていない人は、こちらで作成することも可能です。
タスクの設定
次は、タスクの設定方法です。
アカウントを入力すると、下記画像のようなページが表示されます。
そのページにある、「＋ タスクの追加」をクリックし、追加したいタスクを入力をするとタスクの設定は終了です。
また、タスクの完了を行いたい時は、タスク横にある「○」をクリックすることで、タスクにチェックマークが入ります。完了したタスクは、未完了のタスクと下記画像のように分類され、一目で区別が可能です。
詳細設定
Microsoft To Doではタスクに「サブタスク」、優先度や期限をつける設定も可能です。以下でその方法について詳しく解説していきます。
サブタスク決め
「Microsoft To Do」では、タスクを細分化することができ、それが「サブタスク」機能です。
詳細設定をするために、設定したいタスクをクリックします。
すると、タスク右側に「詳細設定」の欄が表示されるので、「ステップの追加」というボタンを押し、サブタスクを入力。
入力をすると、下記画像のようにサブタスクが表示され、タスク下に「サブタスク」の個数も表されるようになります。
優先度の設定
タスクによって、緊急性や重要度が異なるものがあります。
そのため、タスクによって優先度をつけ、どのタスクから始める必要があるのかを見分けられるようにする必要があります。
「Microsoft To Do」では、タスク横にある「⭐︎」マークを押すだけで、優先度をつけることができます。
下記画像のように「⭐︎」マークを押すと「重要」というフォルダにコピーされ、優先度の高いタスクだけが集められます。これにより、優先度の高いタスクから作業を始められます。
期限や通知
次は、タスクの期限や通知設定です。
下記画像のように「通知する」「期限日の追加」を押し、適切な期限と日時を選択することで、「通知設定」「タスクの期限」がそれぞれ設定できます。
今日のタスクに設定
最後に、「今日のタスク」をタスク一覧に分類する方法です。
タスクを忘れないように入力し、保存しておく方法も有力ですが、タスクフォルダには期日がさまざまなタスクが混在しています。Microsoft To Doでは、今日やるべきタスクだけにフォルダを分類する方法があります。
方法としては、分けたいタスクをクリックし、「今日の予定に追加」というボタンを押します。すると「今日の予定」というフォルダにコピーされ、今日すべきタスクを分けることができます。
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「Microsoft To Do」がチームでのタスク管理に不向きな2つの理由
「Microsoft To Do」は、個人向けのタスクを管理するには、非常にシンプルで優れていますが、主に下記の理由から、チーム内でタスクを共有して管理することには向いていません。
プライベートと仕事のタスクが混同するから
カテゴリーを分けることで、プライベートと仕事のタスクを分けて管理できますが、整理して管理できる人でないと、使い分けに難しさを感じてしまうでしょう。
そのため、ITツールの操作に慣れていない人は誤った操作をしてしまったり、うまくタスク管理ができなかったりする可能性があります。
もし、「Microsoft To Do」をメインとしたタスク管理方法に統一するのであれば、教育や運用に関する時間的コストを考慮しなければなりません。
あくまで個人向けのツールだから
ツールのアップデートにより、作成したタスクリストの共有ができるようになっていますが、あくまで元は個人向けのツールのため、スムーズな仕事には繋がりません。
一方、クラウド型のタスク管理ツールの場合は、ログインしているユーザー間で自由にタスクの共有ができます。そのため、URLを指定してから共有する方法でありがちな、「誰と共有しているのか混乱してしまう」という状況が発生しにくいのです。
したがって、元々個人向けのツールであったMicrosoft To Doを通常業務へスムーズに反映させるには、機能不足と感じる可能性もあります。
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Windows10には「Sticky Notes」という付箋アプリもある
タスク管理ツールの種類では、デスクトップ上へ付箋のようにタスクを貼り付けられるアプリもあり、Windowsにある「Sticky Notes」という付箋アプリがその代表例です。
「Sticky Notes」の概要
Sticky Notesは、Windows10に標準搭載されている付箋アプリです。こちらも個人向けに作られた付箋アプリであり、スマホアプリの「OneNote」とメモの内容を同期できるのが特徴です。
＜Sticky Notesのポイント＞
- Windows10に標準搭載されている
標準搭載されていることから、アプリをインストールしたりする手間がなく、すぐに使用できます。
- 付箋形式なのでインターフェースが見慣れている
付箋と同じような形で、デスクトップ上にメモの内容を付箋として管理できます。
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Windowsでのタスク管理まとめ
ここまでWindowsを中心としたタスク管理の方法や、「Microsoft To Do」の概要などについてご紹介してきました。
「Microsoft To Do」は、Windowsを使っている個人が単独で利用するには操作性の高いタスク管理ツールです。しかし、チームや部署などの組織全体でタスク管理をするには、社内のITリテラシーのばらつきや情報共有の観点から不向きと言えるでしょう。
新しくITツールを活用して社内の業務効率化を実現する場合は、ツールの運用コストを考慮し「使いやすさ」に重点をおく必要があります。
ご紹介したタスク管理ツールのStockはどんな企業でも説明なしで使えるように設計されているので、導入後の運用ストレスを与えません。
Stockの利用は無料で利用でき、登録も1分で完了するので、ぜひOSに囚われない効率的なタスク管理を実現しましょう。
