Windows10のパソコンを利用されている方は、どのようなタスク管理方法を用いていますでしょうか?
 
パソコンに入っている「タスクスケジューラ」を使ったり、Microsoftが提供している「Microsoft To Do」をお使いの方も多いのかと思います。
 
しかし、これらを用いたタスク管理は、個人的なタスクを管理するには十分ですが、仕事やプロジェクトでのタスクを管理するには難しくなっています。
 
そこで今回の記事では、「Microsoft To Do」がチーム向けのタスク管理には向いていない理由と、チームでタスク管理をする際に使えるツールをご紹介させていただきます。
 
仕事用のタスク管理ツールを探している方や、「Microsoft To Do」からの移行をお考えの方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

Windows10でよく使われるのは「Microsoft To Do」

「Microsoft To Do」とは?

Windows10でタスク管理をするなら?シンプルで使いやすいものを選ぼう!

Microsoft To Doは、Microsoftが提供しているタスク管理アプリです。

<Microsoft To Doのポイント>

  1. Microsoftのアカウントと連携
    Microsoftが提供していることから、Microsoftのアカウントと簡単に連携することが可能になっています
  2. シンプルなユーザーインターフェース
    数タップでタスクを登録できるため、タスクの登録は非常にシンプルにできます
 
関連記事: 使いやすいタスク管理アプリ20選!今すぐ使ってタスク漏れを防ごう
 
Stockのバナー

「Microsoft To Do」の使い方

「Microsoft To Do」はWindowsだけでなく、iOSやMacOSにも対応しています。
それだけでなく、Microsoftアカウントを「所持」または「作成」するだけで誰でも無料で使用が可能です。

アプリ版もあるのですが、今回はWeb版の「Microsoft To Do」の使い方を解説していきます。

起動方法

起動方法は、下記リンクのサイトにアクセスしていただき、そこで要求される「Microsoft アカウント」を入力すれば、「Microsoft To Do」を使用できます。

アカウントをまだ持っていない人は、その場で作成することも可能です。
 
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app
 

写真

タスクの設定

次は、タスクの設定方法です。

アカウントを入力すると、下記画像のようなページが表示されます。
そのページにある、「+ タスクの追加」をクリックし、追加したいタスクを入力をするとタスクの設定は終了です。

また、タスクの完了を行いたい時は、タスク横にある「○」をクリックすることで、タスクにチェックマークが入ります。完了したタスクは、未完了のタスクと下記画像のように分類され、一目で区別が可能です。
 

写真

 

写真

詳細設定

サブタスク決め

「Microsoft To Do」では、タスクを細分化することができ、それが「サブタスク」機能です。

詳細設定をするために、設定したいタスクをクリックします。
すると、タスク右側に「詳細設定」の欄が表示されるので、「ステップの追加」というボタンを押し、サブタスクを入力。

それにより、下記画像のようにサブタスクが表示され、タスク下に「サブタスク」の個数も表されるようになります。
 

写真

 

写真

優先度の設定

タスクによって、緊急性があったり、重要度が低かったりと様々です。
そのため、タスクのよって優先度をつけ、どのタスクから始める必要があるのかを見分けれるようにする必要があります。

「Microsoft To Do」では、タスク横にある「⭐︎」マークを押すだけで、優先度をつけることができます。
下記画像のように「⭐︎」マークを押すと、「重要」というフォルダにコピーされ、優先度の高いタスクだけが集められます。

これにより、優先度の高いタスクから、作業を始めていくことが簡単になります。
 

写真

 

写真

期限や通知

次は、タスクの期限や通知設定です。

下記画像のように「通知する」「期限日の追加」を押し、適当な期限日と日時を選択することで、「通知設定」「タスクの期限」がそれぞれ設定できます。
 

写真

 

写真

今日のタスクに設定

最後は、今日やるタスクをタスク一覧に分類する方法です。

人によって使い方は様々ですが、先のタスクを忘れないように入力して、保存している人もいます。なので、タスクフォルダには期日が様々なタスクが混在しています。

その中で、今日やるべきタスクだけにフォルダを分類する方法があります。

方法としては、分けたいタスクをクリックし、「今日の予定に追加」というボタンを押します。すると「今日の予定」というフォルダにコピーされ、今日すべきタスクを分けることができます。
 

写真

 

写真

「Microsoft To Do」はチームでのタスク管理には不向き?

「Microsoft To Do」は、個人向けのタスクを管理するには、非常にシンプルで優れていますが、主に下記の理由から、チーム内でタスクを共有したりして管理することには向いていないかもしれません。
 
  1. プライベートと仕事のタスクが混同する
    カテゴリーを分けることで、プライベートと仕事のタスクを分けて管理することができますが、きちんと整理して管理できる人でないと、使い分けが難しいです
  2. あくまで個人向けのツール
    ツールのアップデートにより、作成したタスクリストを共有することができるようになっていますが、あくまで元は個人向けのツールのため、スムーズな仕事には繋がりません
 
関連記事: タスク管理ツールは「個人向け」「チーム向け」どちらを選べばいいの?

Windows10には「Sticky Notes」という付箋アプリもある

「Sticky Notes」とは?

Windows10でタスク管理をするなら?シンプルで使いやすいものを選ぼう!

Sticky Notesは、Windows10に標準搭載されている付箋アプリです。

<Sticky Notesのポイント>

  1. Windows10に標準搭載されている
    標準搭載されていることから、アプリをインストールしたりする手間がなく、すぐに使うことができます
  2. 付箋形式なのでインターフェースが見慣れている
    多くの方が付箋で何かを管理したことがあるかと思いますので、同じような形でパソコン上に管理することができます
 
関連記事: ノートでタスク管理はできる?仕事で使うにはツールも便利!
 
Stockのバナー

チームでタスク管理をするのに適切なツールとは?

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Windows10でタスク管理をするなら?シンプルで使いやすいものを選ぼう!

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Windows10でタスク管理をするなら?シンプルで使いやすいものを選ぼう!

https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 
関連記事: 使いやすいタスク管理アプリ20選!今すぐ使ってタスク漏れを防ごう

まとめ

タスク管理ツールにはそれぞれの特徴があるため、全ての用途に合うツールは無いと思います。
 
しかし、「何を目的に使うのか」を明確にすることで、それに合ったツールは必ずあるのでは無いでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを参考に、仕事向けのタスク管理を効率的にしていただければと思います。

 

関連記事: 【2020年最新版】タスク管理とは?チームで使える19個のオススメ管理ツールも徹底比較