業務を計画通りに進めるためにはタスク管理ツールを導入するのがもっとも効果的です。手書きのタスク管理とは異なり、タスク管理ツールには多種多様な機能が搭載されているので非効率な作業を解消できます。
一方で、「自社で利用しているWindowsに対応していて、かつ自社に合うタスク管理ツールを選ぶのは面倒。」と感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Windowsでタスク管理するのにおすすめのツールとその理由を中心にご紹介します。
- Windows対応のタスク管理ツールのなかで1番おすすめできるものを知りたい
- タスク管理ツールを選定するポイントが分からない
- 時間がないので効率的にタスク管理ツールを選定したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、すぐに自社の環境に合うタスク管理ツールが見つかります。
目次
【結論】タスク管理はOSに左右されないツールを選ぶ
本記事の結論としては、OS(オペレーションシステム)に左右されないツールを選ぶことをおすすめします。
OSとはコンピューターを動かすための主要な仕組みのことで、WindowsにはWindows10などのOSが、MacやiPhone、Androidにもそれぞれ異なるOSが搭載されています。そのため、タスク管理ツールによっては対応していないOSがあるのです。
あらゆるOSに対応するタスク管理ツールを導入しないと、「社内パソコンがWindowsでも、スマホからは利用できないケース」や「いずれ端末の買い替えが必要になった際に継続利用できないケース」が発生します。
そのため、タスク管理ツールの”スマホ対応の可否”と”情報移管のコスト”を考慮して、あらゆる端末からタスク管理ができるうえに誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルな「Stock」を利用しましょう。直感的に使い方が分からないタスク管理ツールは社内に浸透せず、かえって仕事がやりづらくなる可能性があるのです。
Stockは非IT企業を含む導入実績が100,000社を超える今注目のツールであり、Windowsなどのあらゆる端末からストレスなくタスク管理ができる機能が搭載されています。
誰でも簡単にタスク管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Windows10で利用できる「Microsoft To Do」
Windows10で利用できる最もおすすめのタスク管理ツールはStockですが、ほかにもWindows10で利用可能なツールにはMicrosoft To Doがあります。
以下で、Microsoft To Doの概要と使い方についてご紹介します。
Microsoft To Do とは
Microsoft To DoはMicrosoftが提供しているタスク管理ツールです。
Microsoft To Doの特徴
- タスクリストを共有できる
- ”今日の予定”を管理できる
共有リストを活用すれば複数人でタスクを共有できます。
”今後の予定”に登録したタスクから今日作業するタスクをピックアップすれば、”今日の予定”に反映できます。
Microsoft To Doの注意点
- メッセージ機能がない
- 通知設定が必要
タスク管理に必須のメッセージ機能がありません。そのため、タスクに関する連絡や質問がMicrosoft To Doではできないので、別ツールを併用する必要があります。
タスクを登録するだけでは通知されないので、別途で通知設定が必要です。
Microsoft To Doの料金体系
- Microsoftアカウントを所有していれば追加料金なしで利用できます。
タスクを追加・完了する方法
以下では、Microsoft To Doの基本的な操作方法についてご紹介します。
はじめに、MicrosoftアカウントにログインしてMicrosoft To Doにアクセスしましょう。新規でタスクを追加する手順は以下の2ステップです。
- 画面左側の項目から[タスク]を選択する
- 画面上側に表示される[タスクの追加]に任意のタスクを入力する
また、タスクの左にある[○]をクリックすれば、チェックマークと斜線が入って”完了済み”に移動します。そのため、完了したタスクにはチェックマークを付けて、下図のように管理しましょう。
以上の操作でタスクの追加と完了ができるようになります。
”今日の予定”に分類する方法
次に、タスクを”今日の予定”に分類する方法をご紹介します。
Microsoft To Doではタスクの乱立を防ぐために、”今日の予定”に期限が迫っているタスクだけを分類できます。”今日の予定”へのタスクの移動は以下の2ステップでできます。
- 任意のタスクをクリックする
- 画面右側にオプションが表示されるので[”今日の予定”に追加]を選択する
上図のように”今日の予定”に指定したタスクが移動しているのが分かります。
そのほかの設定
Microsoft To Doにはタスク管理に役立つ機能がほかにもあります。
サブタスクを設定する方法
Microsoft To Doでは、大きなタスクのなかに小さなタスクを登録できるサブタスク機能があります。
サブタスク機能を活用すれば作業がより明確になるので、仕事を進めやすくなるなどのメリットがあります。サブタスクは以下の2ステップで設定しましょう。
- 任意のタスクを選択する
- 画面右側に表示されるオプションの[ステップの追加]にタスクを入力する
以上のように、サブタスクを設定すれば完了済みのタスク数も反映されるので、タスクのやり忘れも予防できます。
重要度を設定する方法
Microsoft To Doでは、タスクごとの重要度を設定する機能があります。
タスクの重要度が明確になれば限られた資源を適切に配分できます。タスクの重要度は以下の2ステップで設定しましょう。
- 画面左側の[タスク]を選択する
- 各タスクに表示されている任意の[星マーク]をクリックする
以上の操作でタスクの重要度の設定は完了です。上図のように”重要”に星マークを付けたタスクが分類されています。
通知や期限を設定する方法
最後に、通知の日時とタスクの期限を設定する方法をご紹介します。
タスクの抜け漏れを減らすためにはリマインダーとしての通知機能、業務全体の遅延を防ぐためには期限設定が必要です。以下の2ステップで設定をしましょう。
- 任意のタスクを選択する
- 通知の日時は[通知する]から、タスクの期限は[期限日の追加]から選択する
以上の操作で通知の日時とタスクの期限の設定は完了です。
Microsoft To Doがチームのタスク管理に不向きな3つの理由
Microsoft To Doは無料で利用できるツールですが、実際にビジネスシーンで活用するときに課題となるデメリットがいくつかあります。
そこで以下では、Microsoft To Doがチームのタスク管理に不向きな3つの理由をご紹介します。
個人向けの機能が多い
Microsoft To Doにはチーム向けの機能が少ないので、自社のビジネスには向かない可能性があります。
タスクの共有機能はありますがメッセージ機能はないので、別ツールを併用する必要あります。また、”今日の予定”以外に特定の期限に該当するタスクのみを表示する方法がないので、チームマネジメントが困難です。
そのため、Microsoft To Doはプライベートで個人利用する場合には最適ですが、チーム利用する場合には不便に感じる可能性が高いです。
使いこなすのが難しい
リストを活用すればタスクの分類ができますが、かえって管理が複雑になる恐れがあります。
普段からタスクを整理する習慣がある社員でなければ、リストの使い分けに混乱する可能性があるのです。とくに、デジタルツールに慣れていない場合には使いこなすのに時間がかかります。
そのため、Microsoft To Doを導入してもすぐに効果を実感できない可能性があります。
メンバーのタスクを確認できない
Microsoft To Doではタスクの共有は可能ですが、メンバーが担当するタスクを一覧で確認できません。
そのため、チームをマネジメントするために必要な業務の進捗が把握できないので、何らかのトラブルが発生した際に対応が遅れるなどの事態が起こります。
チームでタスク管理をする目的は業務全体の進捗を確認することなので、Microsoft To Doは個人向けのツールと言えます。
Windows10で利用できる「Sticky Notes(付箋)」
Microsoft To Do以外にもWindows10で利用できるタスク管理ツールに、Sticky Notesがあります。以下では、Sticky Notesの特徴や注意点についてご紹介します。
Sticky Notes(付箋)の概要
Sticky Notesは、Windows10に標準搭載されている付箋ツールです。現在利用しているWindowsのバージョンによって名称が「Sticky Notes」もしくは「付箋」と異なりますが機能は同じです。
Sticky Notesの特徴
- Windows10に標準搭載されている
- 付箋形式でタスク管理できる
標準搭載されているのでわざわざインストールする手間なく、すぐに使用できます。
付箋を貼るようにデスクトップ上でタスク管理が始められます。
Sticky Notesの注意点
- 付箋を整理するのが面倒
- あくまでも個人向けのツール
付箋をデスクトップに表示できるのは便利ですが、付箋が増えすぎると必要な情報を探し出すのに苦労します。
チームで共有するためにはテキストをコピーして、別途メールなどで送信する必要があります。
Sticky Notesの料金体系
- Windows10を搭載しているパソコンから無料で利用できます。
Windows10におけるタスク管理まとめ
ここまでWindowsでタスク管理するのにおすすめのツールと、チームでの理由に不向きな理由を中心にご紹介しました。以下は本記事のまとめです。
- 結論、タスク管理ツールはあらゆるデバイスで利用できるものを導入する
- Microsoft To DoやSticky Notes(付箋)は便利だが、チーム向けの機能に不足がある
- 簡単に使いこなせるタスク管理ツールでなければ社内に浸透しない
「Microsoft To Do」は、Windowsを使っている個人が単独で利用するには操作性の高いタスク管理ツールです。しかし、チームや部署などの組織全体でタスク管理をするには、社内のITリテラシーのばらつきや情報共有の観点から不向きと言えます。
つまり、チームの効率的なタスク管理にはWindows10対応、デジタルが苦手な人でも簡単に使いこなせるほどシンプルであるStockのようなツールが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」をインストールして簡単にチームで運用できるかを試してみましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
