社用スマホでは、メンバー各自の個人情報や会社の機密情報など多くの重要データを管理します。そのため、セキュリティリスクも高く、万が一情報資産が流出したり不正アクセスされたりすれば、会社の存続も危うくなってしまうのです。
しかし、社用スマホの情報資産を管理するうえで、どのようにリスクや脅威へ対処すれば良いのか分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報資産をスマホのリスクや脅威から守る方法を中心に解説します。
- 社用スマホに潜むリスクや脅威への対処法が分からない
- 情報資産の流出や不正アクセスが原因で、自社に悪影響が及ぶのを防ぎたい
- あらゆる情報資産を効率よく確実に守れる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、社用スマホに潜むリスクや脅威へどのように対処すべきか分かり、情報資産を安全に守れるようになります。
目次
社用スマホの情報資産とは
社用スマホの情報資産とは、万が一情報の流出や不正アクセスがあったときに大きな被害が出る、極めて重要な情報です。そこで、以下では情報資産の具体例や守るべき理由を解説します。
情報資産の具体例
情報資産の具体例としては、主に以下のようなものがあります。
- 顧客や従業員の個人情報
- 取り引き先との契約書
- システムやサービスへのログイン情報
- 社内で使っているOSやネットワークの機器情報
- 社内のノウハウやナレッジ
- 製品の設計図や機械の操作マニュアル
万が一、上記の情報資産が外部に漏れてしまうと、個人・チームでの金銭的被害などをはじめ、自社の存続が脅かされる事態にもなりかねません。そのため、情報資産へのセキュリティ対策は常に徹底しましょう。
情報資産を守るべき理由
情報資産を守るべきなのは、サイバー攻撃や社内からの不正なアクセスによる情報漏洩を防ぐためです。
情報資産のセキュリティ対策が不徹底であれば、従業員だけでなく取り引き先にも悪影響が及んでしまうのです。実際に、2022年3月に森永製菓株式会社が不正アクセスを受け、情報が流出した可能性を発表しています。
このように情報資産が守られていなければ、企業の信頼も大きく低下する事態になりかねません。そのため、仮に情報管理の体制に不備がある場合は早急に改善すべきです。
社用スマホに潜むリスクや脅威とは
以下では、社用スマホに潜むリスクや脅威を3つご紹介します。情報資産を確実に守るためにも必ず把握しておきましょう。
リスク1｜情報が流出してしまう
はじめに、社用スマホに潜む危険性として挙げられるのが、情報が流出することです。
自社の機密情報が外部に流出してしまうと、自社の社員になりすました不正な金銭授受や誤った情報発信、個人情報の抜き取りなどをされる恐れがあります。
その結果、従業員だけでなく顧客にも被害が及び、会社の信頼が揺らぐケースも珍しくありません。
リスク2｜サイバー攻撃を受けてしまう
次に、外部からのサイバー攻撃を受けてしまうのも、社用スマホに潜む脅威です。
社用スマホは「ゼロデイ攻撃（脆弱性を埋め合わせている最中での攻撃）」への対応が難しいため、攻撃の対象になりやすい弱点があります。
このような弱点から、社用スマホから社内のネットワークへ不正にアクセスされて、情報資産の抜き取りや改ざんがされる恐れもあるのです。
リスク3｜ITの知識が影響しやすい
最後に、社内スマホに潜む脅威には、ITの知識が影響しやすいことも挙げられます。
ITに詳しくない社員がいれば、システムを正しく操作できずセキュリティ対策が不十分だったり、デバイスのアップデートをし忘れたりといった事態にもなりやすいです。
したがって、ITが苦手な人でもミスなく情報管理できる仕組みづくりが必要なのです。
社用スマホの情報資産を守る3つの方法
ここでは、社用スマホの情報資産を守る3つの方法をご紹介します。リスクや脅威を回避するためにも、以下の内容をすぐに実践しましょう。
（1）情報資産管理台帳を活用する
まずは、社用スマホの情報資産を守る方法として、情報資産管理台帳の活用があります。
情報資産管理台帳は「自社がどのような情報資産を持っているか」を把握するための台帳です。情報資産ごとに分類して記載・管理すれば、万が一情報漏洩があった場合も早い段階で気付けます。
ただし、アナログな手法であるため、チーム全体へのスムーズな共有ができなかったり、社外にいるメンバーの確認が難しかったりする点に注意しましょう。
（2）セキュリティ対策ツールを活用する
次に、セキュリティ対策ツールの活用も、情報資産を守る方法として有効です。
多くのセキュリティ対策ツールには、ネットワークへのウイルス探知機能やパスワードの一元管理機能が備わっています。そのため、社内ネットワークの通信経路と重要データ両方の安全性を確保できるのです。
このようにセキュリティを強化すれば、通信途中にウイルスに感染したり、データが抜き取られたりするリスクも軽減されます。
（3）クラウド型の情報共有ツールを活用する
最後に、クラウド型の情報共有ツールも、情報資産を守るうえで欠かせません。
クラウド型の情報共有ツールであれば、アクセス権限によって情報資産にアクセスできる社員を制限できます。また、チーム全員で確認したい情報がある場合も、時間や場所を問わずスムーズな共有が実現するのです。
ただし、多機能な情報共有ツールは操作が難しいことが多いため、社員が使いこなせず適切な情報管理ができない恐れもあります。そこで、必要な機能に過不足がなくシンプルな「Stock」を使えば、操作ミスによる情報漏洩の心配が一切ありません。
【これで安心】チームの情報資産を最も確実に守れるツール
ここからは、チームの情報資産を最も確実に守れるツールをご紹介します。
社用スマホの情報資産をWordやExcelなどで管理していると、ファイルが無尽蔵に増えてしまい、チーム全体へのスムーズな共有ができません。また、そもそもスマホの小さな画面ではファイルは扱いづらいです。
そのため、すべての社内情報を「デバイス問わず確認できるツール」へ蓄積すれば、権限を任意のメンバーに制限できるようになります。つまり、セキュリティリスクの軽減とスピーディな情報共有が同時に実現するのです。
ただし、多機能なツールであれば社員が正しく使えず、不適切な管理方法による情報漏洩も起こりかねません。そのため、非IT企業の65歳の社員でも即日で使いこなせるほど簡単で、国際水準のセキュリティで情報資産を管理できる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に記載した情報は任意のメンバーへ共有できるため、外部から情報を閲覧される心配がありません。さらに、「フォルダ」でカテゴリごとにノートを振り分けられることから、目的の情報がどこに管理されているかもすぐに分かります。
非IT企業の65歳の方でもスマホで簡単に使えるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社用スマホに潜むリスクから情報資産を守る方法まとめ
これまで、社用スマホに潜むリスクから情報資産を守る方法を中心に解説しました。具体的な方法としては、以下の3つが挙げられます。
- 情報資産管理台帳を活用して、自社の情報資産を把握する
- セキュリティ対策ツールを活用して、通信経路とデータ双方の安全性を高める
- クラウド型の情報共有ツールを活用して、アクセス権限を付けられるようにする
上記の方法に加え、より情報資産の安全性を高めるためにはバックアップやリスクの周知も徹底しましょう。また、社用スマホへ属人的に管理された情報は”情報共有ツール”にまとめると、チーム全体でのスムーズな情報共有ができます。
ただし、多機能なツールでは適切に情報管理がされず、セキュリティの不備や情報資産の漏洩につながりかねません。そのため、「誰でもストレスなく情報管理ができるツール」が求められるのです。
結論、情報資産をスマホの脅威から守るには、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に使えて、国際水準のセキュリティを備える「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社用スマホに潜むリスクや脅威を解消し、情報資産の安全性を高めましょう。
