ビジネスでは、メンバー間でのこまめな情報共有が求められます。また、「言った・言わない」のトラブルを避けるためには、口頭よりもメールの方がより効果的です。
しかし、「ビジネスメールで情報共有するにあたり、正しいルールやマナーが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスメールで情報共有する5つのポイントを中心にご紹介します。
- メールで情報共有することが多いので、正しいやり方を押さえたい
- 相手を不快にさせないビジネスメールを作成したい
- メールを作成するのが面倒なので、より簡単な方法があれば知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、メールで情報共有するにあたって押さえるべきポイントが分かり、より円滑なやりとりができるようになります。
目次
情報共有メールの目的とは
以下では、情報共有メールの目的を3つご紹介します。これまでメールでの情報共有を疎かにしていた方は必見です。
（1）情報の属人化を防ぐ
まずは、情報共有メールの目的として、情報の属人化を防ぐことがあります。
仮に、紙の資料や口頭で情報共有をしていれば、特定の社員だけが情報を把握している状態になってしまいます。このような状態ではノウハウが社内に蓄積されず、企業にとって大きなデメリットです。
しかし、メールで情報共有すれば、業務の情報をチーム全員が確かめられるようになります。その結果、ノウハウもスムーズに蓄積され、業務の効率化につなげられるのです。
（2）最新情報を共有する
次に、最新情報を共有するのも、情報共有メールの目的です。
メールは時間や場所を問わずに使えるため、たとえば、「営業先で得た情報をすぐに担当者に共有する」という使い方ができます。
このように最新の状態で情報共有ができれば、万が一作業手順などに変更があった場合でも安心です。
（3）社内コミュニケーションを活性化させる
最後に、社内コミュニケーションを活性化させる目的もあります。
たとえば、部下の報告書にミスがあった場合、多忙であれば指摘の時間が十分にとれないこともあります。しかし、メールであれば好きなタイミングでやりとりできるので、コミュニケーションの機会を失わずに済むのです。
さらに、メールであればテキストとして情報が残るので「言った・言わない」のトラブルも防げます。
情報共有メールの5つのポイント
ここでは、情報共有メールのポイントを5つご紹介します。相手を不快にさせないために、以下のポイントを必ず実践しましょう。
（1）件名を分かりやすくする
はじめに、メールの件名は分かりやすくするのがポイントです。
ビジネスでは一日に何十件ものメールをやりとりする場合が多いです。そのため、メールの内容が一目で分かる件名にしなければ、わざわざ一つひとつ開いて確認する手間がかかってしまいます。
したがって、「○年○月度の月報提出」など、メール内容を簡潔に記載しましょう。加えて、緊急度の高い要件であれば、件名に「要返信」「至急」と記すのが効果的です。
（2）受け手の視点に立つ
次に、受け手の視点に立つのも大切です。
相手が多忙であれば、メールを読むのに多くの時間が割けない場合もあります。そのため、すぐに内容を把握できるような分かりやすい文章が求められるのです。
具体的には、要件を箇条書きにして「何を伝えたいのか」を分かりやすくしたり、画像や表を使ったりするのが効果的です。このように、受け手の視点で本文を分かりやすく構成すれば、正確に情報を伝えられます。
（3）締めの署名を忘れない
次に、メールには締めの署名を忘れないようにしましょう。
署名は「メールが誰から送られたのか」を示すもので、名刺と同じ役割だとも言えます。署名に入れるべき内容は以下の通りです。
- 会社名
- 部署名
- 担当者の肩書き
- 担当者名
- 会社の住所
- 担当者の電話番号
- 担当者のFAX番号
- 担当者のメールアドレス
- ホームページのURL
上記のように、メールの署名はビジネスマナーとして必ず明示しなければなりません。
（4）返信は早めにする
メールには早めに返信するのがマナーです。
ビジネスでは、メールへの返信が遅いと全体の意思決定に時間がかかるケースもあります。そのため、早めの返信を意識するのはもちろん、どうしても時間がかかる場合は「〇日までに返信する」などと期日を明記しましょう。
とはいえ、メールではCcやBccを設定したり、内容を確認するのにファイルを開いたりする手間がかかるので、そもそもスムーズなやりとりがしづらいのも無視できません。したがって、「チャット形式で情報共有できるツール」が役立ちます。
ただし、一般的なチャットツールでは、大切な情報が次々と流れてしまって不便です。そこで、情報を確実に残せる「ノート」があり、ノート紐づく「メッセージ」でやりとりできる「Stock」を使えば、メールのストレスを完全に取り除けるのです。
（5）Ccは基本的に返信しない
最後に、Ccには基本的に返信しないのもポイントです。
基本的に、メールの返信は「宛先に指定されている場合のみ」にするのが原則です。したがって、Ccに自身のアドレスが追加されている場合は、やりとりを阻害しないように内容だけ確認しましょう。
また、逆にCcを設定するときには「先方とのやりとりに不安があるので、Ccで共有させてほしい」などと伝えて、相手の了解を得るのが大切になります。
シーン別｜情報共有メールの例文3選
ここでは、情報共有メールの例文3選をシーン別にご紹介します。いずれもビジネスで使う場面が多いので、以下をもとにメールの作成時間を短縮させましょう。
例文1｜進捗の報告
こちらは、業務の進捗報告メールの例文です。
件名：〇〇の進捗報告
△△ 課長
お疲れ様です。田中です。
〇〇の件につき、以下の通りに進捗をご報告させていただきます。
- 企画書：企画書の作成は完了しております。ファイルを添付いたしました。
- 予算案：予算難は現在作成中です。□月□日までに提出させていただきます。
進捗のご報告に漏れなどがございましたら、お申し付けください。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
以上
———————
株式会社××
××部××課
田中太郎
Mail：
TEL：
———————
例文2｜作業日報の提出
こちらは、作業日報メールの例文です。
件名：〇月〇日の作業日報 田中太郎
△△ 課長
お疲れ様です。田中です。
本日の業務につきまして、以下の通りにご報告いたします。
【本日の目標】
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
【本日の業務内容】
- □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
- □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
【良かった点】
- □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
- □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
【反省点と改善策】
- ××××××××××××
- ××××××××××××
改善策は、□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
改善策は、□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
【明日の目標】
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
以上
———————
株式会社××
××部××課
田中太郎
Mail：
TEL：
———————
例文3｜議事録の共有
こちらは、議事録の共有メールの例文です。
件名：【議事録】〇月〇日の企画会議について
関係者各位
お疲れ様です。△△部の田中です。
さて、〇月〇日に行われた企画会議の議事録を共有させていただきます。補足ならびに修正などがございましたら、田中までご連絡ください。
- 日時：令和〇〇年〇月〇日（〇） 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
- 場所：本社 第1会議室
- 出席者：横田、近藤、原田、大道、斉藤、田中
- 議事録
- 決定事項
- 次回開催予定日
– ×××××××について
– ×××××××について
– ×××××××について
– □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
– □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
令和〇〇年〇月〇日（〇） 〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
以上
———————
株式会社××
××部××課
田中太郎
Mail：
TEL：
———————
自社は大丈夫？メールで情報共有する3つのデメリット
ここでは、メールで情報共有する3つのデメリットをご紹介します。メールでの情報共有は紙や口頭でのやりとりよりも便利ですが、以下の点で非効率です。
（1）引継ぎが難しい
まずは、メールでの情報共有のデメリットとして、引継ぎが難しい点があります。
メールは基本的に担当者しかアクセスできないため、異動や退職になればすべてのメールを引き継がなければなりません、しかし、大量のメールを一つひとつ確認するのは大きな負担です。
そして、メールが多いほど手間が増えて、抜け漏れるが起こるリスクも跳ね上がってしまいます。
（2）確認が面倒
次に、確認が面倒なのも、メールでの情報共有のデメリットです。
メールは受信ボックスで分類できますが、メールが重なるたびに流れてしまい、目的の情報を見つけづらくなるので不便です。また、内容を確認するには逐一ファイルを開かなければなりません。
そのため、情報へより簡単にアクセスしたい場合は、メールのようなファイル形式ではなく「ノートに情報を残せるツール」が最適です。
（3）作成に手間がかかる
最後に、メールには作成に手間がかかるデメリットもあります。
たとえば、共有するのにはCcやBccを入力したり、挨拶文などの決まった文言を覚えたりしなければなりません。このように、ビジネスメールにはさまざまなマナーがあるうえ、内容ごとに様式も異なるため作成が面倒なのです。
そのため、より円滑に情報共有するには「チャットでやりとりできるツール」が効果的です。ただし、一般的なチャットツールは大切な情報が流れてしまうので注意しましょう。
一方、情報を簡単に残せる「ノート」に「メッセージ」が紐づいている「Stock」であれば、メールの手間が一気に解消されるうえ、話題が入り乱れることもありません。
【これで解決】メールよりも簡単に情報共有できるツール
以下では、メールよりも簡単に情報を共有できるツールをご紹介します。
メールは引き継ぎが難しいうえに、振り返りが面倒などのデメリットがあります。また、CcやBccなどを入力する手間もかかるので、より円滑にやりとりをするには「情報共有ツール」を使うべきです。
ただし、チャットツールのように情報が流れてしまうものでは、報告内容を見返すのに無駄な時間がかかってしまいます。そのため、「あらゆる情報をノートで残せるツール」が最適なのです。
結論、メールでの情報共有のストレスを解消するのは、情報を確実にストックできる「ノート」に「メッセージ」が紐づいている「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を残せばリアルタイムでチームへ共有されるため、メールよりもスムーズに内容を伝えられます。また、ノートに紐づく「メッセージ」でコミュニケーションでき、カテゴリごとに「フォルダ」で管理すれば情報が入り乱れません。
必要な機能に過不足のないシンプルなツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネスメールで情報共有するポイントまとめ
ここまで、ビジネスメールで情報共有するポイントを中心にご紹介しました。
ビジネスメールで情報共有するときは、受け手の視点に立って件名や本文を分かりやすくしたり、早めに返信したりするのが大切です。とはいえ、メールでは覚えるべきマナーが多く、内容を確認するのに逐一ファイルを開かなければならないので面倒です。
したがって、より手間なくやりとりをするためには、蓄積した情報をそのまま共有できる”情報共有ツール”が欠かせません。とくに、「ノートに情報を残せるツール」であれば、過去の内容をあとから簡単に見返せます。
結論、メールのデメリットを解消するには、あらゆる情報をストックする「ノート」と、ノートに紐づく「メッセージ」で情報共有できる『Stock』が最適なのです。
無料登録は1分で完了するのでぜひ「Stock」を導入し、メールよりも簡単に情報共有できる仕組みを整えましょう。
