今日では、テレワークなどの新しい働き方が導入され、社員同士がオンラインでコミュニケーションをとる機会も増えています。また、業務上のやりとりをオンライン化すると、対面に比べやりとりにかかる工数を削減できるので業務効率化が図れます。
一方で、オンラインのコミュニケーションが増えると社員同士が直接顔を合わせる機会が減少します。そのため、社員同士のコミュニケーションが不足し、認識齟齬が発生するなどの問題にどのように取り組むべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで、本記事では社内のコミュニケーション不足が発生する原因と解決策を中心に解説します。
- 新たな働き方を実施する中で、社員間のコミュニケーションの不足に懸念がある
- 社内コミュニケーションの不足によって認識齟齬が発生している現状を解決したい
- 社内のコミュニケーションを活性化するための方法を知りたい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、自社の社内コミュニケーション不足の原因がわかり、自社の社内コミュニケーションでの認識齟齬を防止しながら活性化できます。
目次
社内コミュニケーション不足に陥る原因
以下では、社内コミュニケーション不足に陥る原因について解説します。自社の社内コミュニケーション不足の原因を明らかにし、問題解決の糸口にしましょう。
部署間での縦割り意識が強い
同じ部署の社員間でコミュニケーションがとれていても、業務で関わりのない他部署の社員とのコミュニケーションが少ない場合には、社内コミュニケーション不足に陥る可能性があります。
部署間での縦割り意識が強いと、他部署担当の仕事へ関わりにくい雰囲気が流れ、部署間の連携が阻害されてしまいます。とくに、部署間での協力が必要となる規模の大きいプロジェクトでは、コミュニケーション不足に陥ると目標の達成が不可能となるケースが考えられます。
また、「部署間でのジョブローテーションがない」「部署ごとに仲間意識がある」などの理由でコミュニケーションが阻害されていることもあります。そのため、部署間で定期的なやりとりを行い、協力体制を築くことが求められます。
業務で関わりのない人と顔を合わせる機会がない
業務では直接関わらない社員同士で話す機会がない場合にも、社内コミュニケーション不足となることがあります。
オフラインでの業務が中心の場合は、さまざまな社員とも顔を合わせる機会ができます。しかし、テレワークが中心となった今日では、とくに業務で関わりのない社員同士が顔を合わせる機会はほとんどなく、社員間でのコミュニケーションは発生しません。
また、経営層と社員とのコミュニケーションが不足していると、経営層が社員に期待していることや経営方針が共有されにくくなります。そのため、社員の帰属意識が低下したり、経営方針とは異なる方向性で業務を進めかねないので注意が必要です。
コミュニケーションツールが使いづらい
社内で導入しているコミュニケーションツールが使いづらい場合、社員同士の積極的なやりとりが行われず、コミュニケーション不足になりかねません。
コミュニケーションツールは社内のコミュニケーションの活性化を目的に導入されます。しかし、担当者が「機能が豊富で将来的に使いそう」などの定性的な理由でツールを導入した場合は、社員がツールを使いこなせず運用が頓挫してしまうのです。
また、今日のトレンドであるチャットツールにも、情報が流れていきやすくコミュニケーションがしづらいというデメリットがあります。そのため、「Stock」のような情報共有だけでなく蓄積もできるシンプルなツールを使う必要があります。
社内コミュニケーション不足が引き起こす問題
以下では、社内コミュニケーション不足が引き起こす問題を解説します。以下のような問題が発生すると、業務効率の低下だけでなく、社員間のトラブルにつながる可能性があるので注意しましょう。
ミスが起こりやすくなる
社内コミュニケーション不足で認識齟齬が発生し、ミスが起こりやすくなります。
コミュニケーションが不足していると情報共有が迅速に行われないだけでなく、気軽に質問ができない雰囲気が形成されてしまうのです。
たとえば、新入社員にとっては質問がしづらい雰囲気では業務内容を覚えられず成長につながりません。また、悪い雰囲気による精神的プレッシャーからミスも増え、さらにミスを起こしてしまった場合のフォローもしづらくなります。
離職率が高くなる
コミュニケーションの不足は社員の会社に対する不信感を招くため、離職率が高くなりがちです。
コミュニケーションが不足している職場では、ミスやトラブルが発生しやすく社員がストレスを溜め込みやすい環境となりがちです。また、人間関係の悩みも生じやすく仕事に対するモチベーションが低下しがちです。
そのため、コミュニケーション不足の職場では、仮に新しい社員を採用しても定着しにくいです。人員不足では業務が円滑に進められず、サービスの質の低下や納期の遅延といった問題が発生し、顧客からの信頼を失うことになってしまうのです。
コンプライアンス違反につながる
コミュニケーション不足の職場では社員同士の信頼関係が構築されにくく、結果として、認識齟齬が発生して重大なコンプライアンス違反につながるおそれがあります。
社員同士の信頼関係が築かれていないことで、こまめに報連相を行わない社員が増え、スムーズな情報共有が行われません。とくに、コミュニケーション不足によって誰が何をしているかわからない状況となり、不正やコンプライアンス違反に誰も気づけないという事態が発生する危険性があります。
社員同士がお互いの行動を把握できていることで、コンプライアンス違反を未然に防げるだけでなく、万が一不正行為が発見されても即座に対処できるようになるのです。
社内コミュニケーション不足の解決策とは
以下では、社内コミュニケーション不足を解消するための解決策をご紹介します。社員に社内コミュニケーションの重要性を周知させ、会社全体で協力し合いながらコミュニケーション不足の解消に取り組むことが求められます。
社内イベントを開催する
社内イベントを開催することで、業務で関わりが少ない社員同士のコミュニケーションのきっかけ作りが行えます。
たとえば、ビジネスゲームや社内運動会など独自の社内イベントを開催し、コミュニケーションを図る事例があります。とくに、社内運動会では社員だけでなく家族も一緒に参加できるようにすると、社員同士がより深い関わりを持てるようになります。
社内イベントで交流しておくと、後に業務での関わりが出てきた際に、円滑な連携のもとで業務を進められるようになります。ただし、参加を強制してしまうと逆効果となってしまうので、イベントは任意参加とする点に注意しましょう。
定期的に1on1ミーティングを実施する
定期的に1on1ミーティングを実施すると、社員と上司の間の相互理解を深められます。
1on1ミーティングのメリットは社員が普段の業務時間中では話しにくいような内容でも、1対1の場では気軽に上司に相談ができる点です。特に社員が上司や会社に求めていることや、会社として現場の社員に求めていることを共有し合うと、業務に関するお互いの食い違いが解消可能です。
1on1ミーティングではお互いの疑問点を解決するためにも、上司が社員の気持ちに寄り添って対応することが必要です。
社内コミュニケーションツールを導入する
テレワークなど間接的なやりとりを円滑に行うためにも、自社で運用可能な社内コミュニケーションツールを導入すべきです。
業務上のやりとりをスムーズにするためにも、社員全員が問題なく利用できるコミュニケーションツールを選定し、適切に運用することが求められます。ツールの導入により、情報共有の迅速化だけでなく、オンライン上での社内コミュニケーションの活性化にもつながります。
たとえば、「Stock」は説明なしに導入初日から誰でも簡単に使えるので、社内コミュニケーションの活性化や情報共有の効率化に役立てられます。
社内コミュニケーションツールを活性化させるおすすめのITツール
以下では、社内コミュニケーションツールを活性化させるおすすめのITツールをご紹介します。
コミュニケーション不足を解消するためには、イベントの開催や1on1ミーティングの対策が必要です。しかし、両者共に「社員のモチベーションに左右される」「横のやりとりが発生しない」といった問題があるため、長期的に取り組み続けなければなりません。
そこで、業務を阻害せず、すぐにでもコミュニケーションを活性化させるには「情報共有ツール」が必須です。ただし、コミュニケーションの活性化は、ツールの運用が成功してはじめて達成するので、操作が複雑で教育しなければならないツールは避けるべきです。
結論としては、非IT企業の65歳以上のメンバーが即日で扱えるほどシンプル、かつ気軽にコミュニケーションができる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にテキストを直感的に書き込めるため、気軽にリアルタイムで情報共有できます。また、「メッセージ」はノートに紐づいており、情報の錯綜を防止しながら個人間・グループの社内コミュニケーションを活性化させられます。
【非IT企業向け】誰でも簡単に円滑な社内コミュニケーションができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内コミュニケーション不足の原因と解決策まとめ
ここまで、社内コミュニケーション不足の原因と解決策を中心に解説してきました。
社内コミュニケーションの不足は部署間における連携を阻害し、社員がストレスを感じやすい雰囲気を作ってしまいます。さらに、ミスが発生しやすくなり、離職率やコンプライアンス違反になる可能性があるので、不足している現状を放置するのは何もメリットがありません。
また、対策には対面でのコミュニケーションをとる社内イベントなどがありました。しかし、各社員の意欲に左右されるので、対面やリモートワークを問わず社内で活発なコミュニケーションが行われるには「ITツールの導入」が必須です。
しかし、多機能なツールでは使いこなせない社員がいる可能性が高く、現場のITリテラシーに合ったITツールでなければなりません。したがって、今回ご紹介した「Stock」のように、非IT企業の65歳以上のメンバーでも説明不要で簡単に使える、かつコミュニケーションの課題解決ができるツールを使う必要があります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社の社内コミュニケーション不足を解消し、全社で一体感を持って業務に取り組める雰囲気作りを行いましょう。
