今日では、テレワークなどの新しい働き方が導入され、社員同士がオンラインでコミュニケーションをとる機会も増えています。また業務もオンライン化をすると、時間短縮や、やり取りの簡略化ができ、業務効率化が図れます。
一方で、業務のオンライン化が進むと、社員同士が直接関わる機会が減少します。そのため、社員同士のコミュニケーションが取りづらくなり、認識の違いが生じるという問題が起きてしまいます。このような問題に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで、本記事では社内のコミュニケーション不足が発生する原因と改善策を中心に解説します。
- 社内のコミュニケーションが不足していると感じている
- 社内コミュニケーションの不足による問題点や改善策を知りたい
- 社内環境改善のためにコミュニケーションを活発化させたい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、社内コミュニケーション不足の原因がわかり、社員間の認識の違いや業務への悪影響を防止することができます。
目次
社内コミュニケーション不足に陥る原因
以下では、社内コミュニケーション不足に陥る原因について解説します。自社の社内コミュニケーション不足の原因を明らかにし、問題解決の糸口にしましょう。
他の部署との交流が少ない
同じ部署内でコミュニケーションがとれていても、他の部署の社員とのコミュニケーションが少ない場合には、社内コミュニケーション不足に陥る可能性があります。
部署内のみの仲間意識が強いと、他の部署に関わりにくい印象を与えます。また、普段部署間のコミュニケーションが不足していると部署をまたいだ規模の大きいプロジェクトを行う際に十分な連携が取れず、目標達成が難しくなります。
そして「部署間でのジョブローテーションがない」のもコミュニケーション不足の原因の1つです。そのため、部署間でのやり取りを活発にし、協力体制を築くことが必要です。
業務で関わりのない人と顔を合わせる機会がない
業務での関わりがない社員同士は話す機会がないため、関係性を構築できません。
オフラインでの業務が中心の場合は、さまざまな社員とも顔を合わせる機会があります。しかし、業務がオンライン化している今日では、社員同士が顔を合わせる機会はほとんどなく、コミュニケーションが取りづらいのです。
また、経営陣と社員とのコミュニケーションが不足していると、社員に経営方針や業務内容が正確に共有されません。この結果、社員の帰属意識の低下や、経営陣と社員間で方針の違いが生じてしまいます。
コミュニケーションツールが使いづらい
社内で導入しているコミュニケーションツールが使いづらい場合、社員同士の積極的なやりとりが行われず、コミュニケーション不足になりかねません。
コミュニケーションツールは社内のコミュニケーションの活性化を目的に導入されます。しかし、担当者が「機能が豊富で将来的に使いそう」などの定性的な理由でツールを導入した場合は、社員がツールを使いこなせず、本来の目的が達成できないのです。
また、今日のトレンドであるチャットツールにも、情報が流れていきやすくコミュニケーションがしづらいというデメリットがあります。そのため、「Stock」のような情報共有だけでなく蓄積もできるシンプルなツールを使う必要があります。
社内コミュニケーション不足が引き起こす問題点の事例
以下では、社内コミュニケーション不足が引き起こす問題を解説します。以下のような問題が発生すると、業務効率の低下だけでなく、社員間のトラブルにつながる可能性があるので注意しましょう。
ミスが起こりやすくなる
社内コミュニケーション不足により認識の違いが発生し、ミスが起こりやすくなります。
コミュニケーションが不足していると情報共有が迅速に行われないだけでなく、気軽に質問ができない雰囲気が形成されてしまうのです。
たとえば、新入社員にとって社内の雰囲気が質問がしづらいものだと、正しい業務目的や内容がわからずミスに繋がり、成長できません。その結果、ミスの修正をしなければならず、仕事量も増えてしまうのです。
離職率が高くなる
コミュニケーションの不足は社員の会社に対する不信感を招くため、離職率が高くなりがちです。
コミュニケーション不足は、トラブルが発生しやすく、社員がストレスを感じる環境を引き起こします。またトラブルによる人間関係の悩みから、仕事に対するモチベーションが低下してしまうのです。
そのため、コミュニケーション不足の職場では、仮に新しい社員を採用しても長期的な雇用ができません。結果人員不足となり、業務が円滑に進められず、サービスの質の低下や納期の遅延といった問題が発生し、顧客からの信頼を失ってしまいます。
コンプライアンス違反につながる
普段のコミュニケーションが不足していると、嘘の情報の流出や情報隠蔽があった際に、気づくことができず、重大なコンプライアンス違反につながるおそれがあります。
また社員同士の信頼関係が築かれていないことで、こまめに報連相を行わない社員が増え、スムーズな情報共有が行われません。このことが誰が何をしているかわからない状況を作り出し、不正やコンプライアンス違反に誰も気づけないという事態を招くのです。
社員同士がお互いの行動を把握していると、コンプライアンス違反を未然に防げるだけでなく、万が一不正行為が発見されても即座に対処できるようになります。
社内コミュニケーション不足の改善策とは
以下では、社内コミュニケーション不足を解消するための解決策をご紹介します。社員に社内コミュニケーションの重要性を周知させ、会社全体で協力し合いながらコミュニケーション不足の解消に取り組むことが求められます。
社内イベントを開催する
社内イベントを開催することで、業務で関わりが少ない社員同士が関わるきっかけを作ることができます。
たとえば、社員間の交流の例としてビジネスゲームや社内運動会が挙げられます。また、社内イベントに社員だけでなく家族も一緒に参加できるようにすると、社員同士がより深い関わりを持てるようになるのです。
そして後日、業務で関わりが出てきた際に、コミュニケーションが取りやすくなり、業務を進めやすくなります。ただし、参加を強制してしまうと逆効果となってしまうので、イベントは任意参加としましょう。
定期的に1on1ミーティングを実施する
定期的に1on1ミーティングを実施すると、社員と上司の間の相互理解を深められます。
1on1ミーティングのメリットは社員が普段の業務時間中では話しにくいような内容でも、1対1の場では気軽に上司に相談ができる点です。特に社員が上司や会社に求めていることや、会社が現場の社員に求めていることを共有し合うと、業務に関するお互いの認識のずれが解消できます。
1on1ミーティングでは社内コミュニケーションの活発化のためにも、上司が社員の気持ちに寄り添って対応することが必要です。
社内コミュニケーションツールを導入する
テレワークなどのオンライン上でのやりとりを円滑に行うためにも、自社で運用可能な社内コミュニケーションツールを導入すべきです。
業務上のやりとりをスムーズにするためにも、社員全員が問題なく利用できるコミュニケーションツールを選定し、適切に運用することが求められます。ツールの導入により、情報共有の迅速化だけでなく、オンライン上での社内コミュニケーションの活性化にもつながります。
たとえば、「Stock」は説明なしに導入初日から誰でも簡単に使えるので、社内コミュニケーションの活性化や情報共有の効率化に役立てられます。
社内コミュニケーションツールを活性化させるおすすめのITツール
以下では、社内コミュニケーションツールを活性化させるおすすめのITツールをご紹介します。
コミュニケーション不足を解消するためには、イベントの開催や1on1ミーティングの対策が必要です。しかし、両者共に「社員のモチベーションに左右される」「横のやりとりが発生しない」といった問題があるため、長期的に取り組み続けなければなりません。
そこで、業務を阻害せず、すぐにでもコミュニケーションを活性化させるには「情報共有ツール」が必須です。ただし、コミュニケーションの活性化は、ツールの運用が成功してはじめて達成するので、操作が複雑で教育しなければならないツールは避けるべきです。
結論としては、非IT企業の65歳以上のメンバーが即日で扱えるほどシンプル、かつ気軽にコミュニケーションができる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にテキストを直感的に書き込めるため、気軽にリアルタイムで情報共有できます。また、「メッセージ」はノートに紐づいており、情報の錯綜を防止しながら個人間・グループの社内コミュニケーションを活性化させられます。
【非IT企業向け】誰でも簡単に円滑な社内コミュニケーションができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
職場のコミュニケーション不足の対策をするメリット
以下では、職場のコミュニケーション不足を対策するメリットを紹介します。コミュニケーション不足を解消すれば、業務が円滑に進む効果が得られるので必見です。
社員の離職率が低くなる
1つ目に社員の離職率が低くなることが挙げられます。
十分なコミュニケーションが取れている職場では、トラブルが発生したとしても、すぐに共有できるため迅速な対応が可能です。また信頼関係があることで、職場に対して安心感を持つようになります。
これらのことから、コミュニケーションが活性化すると、社員が定着しやすくなると言えます。
新しいアイディアが生まれやすくなる
2つ目に新しいアイディアが生まれやすくなることが挙げられます。
年齢や役職に囚われずに会話ができるようになると、自分のアイディアや意見が言いやすい環境になります。たとえば、今までなかった画期的なアイディアが新入社員によって創出されることもあり得るのです。
新しいアイディアは、会社の成長や新たな事業に繋げることができます。
社内コミュニケーション不足の原因と改善策まとめ
ここまで、社内コミュニケーション不足の原因と改善策を中心に解説してきました。
社内コミュニケーション不足は、他の社員や部署との交流の少なさが原因となって引き起こされます。この状態は、ミスや離職率の増加、コンプライアンス違反に繋がるため、早急に改善が必要です。
改善策の1つに、対面でのコミュニケーションを図る社内イベントがありました。しかし、これは各社員の意欲に左右されるので、対面やリモートワークを問わず社内で活発なコミュニケーションが行われるには「ITツールの導入」が必須です。
しかし、多機能なツールでは使いこなせない社員がいる可能性が高く、現場のITリテラシーに合ったITツールでなければなりません。したがって、今回ご紹介した「Stock」のように、非IT企業の65歳以上のメンバーでも説明不要で簡単に使える、かつコミュニケーションの課題解決ができるツールを使う必要があります。
ぜひ「Stock」を導入して自社の社内コミュニケーション不足を解消し、全社で一体感を持って業務に取り組める雰囲気作りを行いましょう。
