社内で使うメールソフトはさまざまですが、導入社数が多く一般的に使われているソフトのひとつに「Outlook」があります。一方、メールでのファイル共有はメールのITリテラシーを問わずに使える手法ですが、OneDriveなどを活用すると、より効率的に情報共有ができるのです。
 
なかには、メールでのファイル共有をはじめとした「情報共有の非効率」さに疑問を感じ、社内で解決したいと考える担当者の方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Outlook・OneDriveを使ったファイル共有の方法やメールでの非効率な情報共有を解決する方法までご紹介します。
 
  • ファイル共有の手法が属人化されているのでOutlookへと統一したい
  • OneDriveとも連携させたファイル共有の方法を知り、効率的な情報共有がしたい
  • そもそもファイル共有の手法にメールが使われていることに疑問を感じている
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、Outlook・OneDriveを用いたファイル共有の方法がわかり、全社のファイル共有方法を見直すきっかけづくりができます。


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Outlook・OneDriveを使ったファイル共有方法とは

以下では、Outlook・OneDriveを使ったファイルの共有方法3つを紹介します。基本的な方法からOneDriveを活用した共有方法までを解説しているので、社内でどの方法を確立すべきかの判断も可能です。
 
※以下の画像は下記サイトより引用しております。
 

基本的な方法

送りたいファイルを右クリック→「OneDriveリンクの共有」をクリックします。

送りたいファイルを右クリックして「OneDriveリンクの共有」をクリック

[ファイルの添付]-[Web上の場所を参照]の順にクリックします。

ファイルの選択

[ファイルの挿入]ダイアログボックスが表示されるので、ファイルを選択して[挿入]をクリックします。

ファイルの挿入

[リンクの共有]をクリックする。[ダウンロードしたコピーを添付]はリンクではなく、ファイルそのものを添付するので注意が必要です。

リンクの共有

OneDriveのリンクが挿入(添付)されたので、ファイルに雲のバッジが表示されていることを確認します。

共有の確認

標準の設定ではファイルはOneDrive上で共有され、受信者も編集可能です。閲覧のみに変えたい場合は、リンクの[v]をクリックして[アクセス許可の変更]→[すべてのユーザーが表示可能]を選択します。

アクセス許可の変更

以下は受信者の画面であり、受信したメールにはOneDriveのリンクが挿入されます。ファイルに添付されているOneDriveリンクの[∨]をクリックして[名前を付けて保存]をすると保存されます。

ファイルをOneDriveへアップロードしてリンクを挿入する方法

OneDriveへファイルをアップロードすると、共有リンクが作成できます。共有された側はリンクをクリックすれば該当のファイルへとアクセスできるので、共有された側のPC(ローカル)にファイルがない場合に便利です。
 
共有リンクの作成方法は以下の通りです。まずは、目的のファイルやフォルダーを選択して[共有]をクリックします。メールでリンクを共有する際は[リンクのコピー]でコピー後、メールに貼り付けるだけでリンクをシェアできます。

ローカルのファイルを添付した状態

次に、[∨]をクリックして[アップロード]-[OneDrive]を選択します。

onedriveを選択

ファイルがOneDriveにアップロードされたので、ファイルに雲のアイコンが表示されていることを確認します。

表示の確認

アップロードしたファイルは、OneDriveの[電子メールの添付ファイル]フォルダーに保存されています。

保存の確認

OneDriveから直接メールを送る方法

OneDrive上のフォルダを直接メール転送する方法もあります。
 
まずは、目的のファイルやフォルダーを選択して[共有]をクリックします。次に、メールアドレスとメッセージを入力して[送信]ボタンをクリックすればメールを送信できます。

リンクの送信

[リンクのコピー]をクリックすると、共有リンクがクリップボードにコピーされます

リンクのコピー

アドレスのみのメール

上記画像はファイルを選択して[共有]をクリックし、メールアドレスだけを入力して[送信]をクリックしたときに送信されるメールの内容です。ビジネスメールとしては無機質なものとなってしまうので、身内以外の宛先にこの方法で送信しないように注意が必要です。


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メールでのファイル共有が非効率な理由4選

ここでは、メールでのファイル共有が非効率な理由を4つ解説します。以下の内容に当てはまっているなか、実際の運用に支障が出ているのであればすぐにでも運用を見直すべきです。

宛先の数だけファイルが複製される

まず、メールの送信者分だけファイルが複製されてしまう点があります。
 
仕事において多数の人にファイル共有をする際、メールに添付したファイルは宛先の分だけ複製されることになり、社内に同じファイルが複数存在してしまいます。
 
これによって、ファイルサーバーやメールサーバーの容量が圧迫され、操作が重くなる原因にもなります。とくに、ファイルの容量が大きい場合は送信自体に時間がかかるうえ、失敗する可能性があることからも効率的とは言えません。
 
メールで共有する以上ファイルの複製は避けられないので、社内で「ファイルの扱い方のルール」を明確にし、適切なファイルの取り扱い方を浸透させておく必要があります。

情報漏えいのリスクが高まる

多くの人にメールでファイルを送ることで、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。
 
たとえば、メールにおけるトラブルでは「社内と社外を誤って送信してしまった」という情報漏えいのケースが挙げられます。そして、「ファイルの数」「メールの宛先」が多いほど、誤送信を起こすリスクは高まってしまうのです。
 
メールは確実に送信したという証拠を残せる一方、で一度送信したメールは取り消しができません。そのため、情報共有の手段について「社内は別のツール、社外はメールを使う」のように、棲み分けをしておくのが対処法です。

ファイルの新旧がわからなくなり、情報が混在する

メールでのファイル共有を重ねると、ファイルの新旧が分かりづらくなり情報の管理が難しくなってしまいます。
 
ExcelやWordをはじめとした、メールで共有されたデータを元にチームで編集したファイルを上書き保存すると、同じ名前のファイルがふたつ生成されます。仮に「最新版」のように名前を変更していたとしても、編集の頻度が高い場合はその都度名前を変更しなければなりません。
 
また、ファイルの新旧がタイトルでわからない場合は、中身を逐一開いて最新のものかどうかを確認する手間も発生してしまうのです。したがって、不必要なファイルの更新や共有を無くしたり、いつ作成したものかが一目でわかるように「日付」をタイトルに必ず含めたりする対策が必要になります。

ファイルの大きさによって共有に時間がかかる

ファイルの大きさによって、メールでの共有に時間がかかる点も無視できません。
 
メールに大容量のファイルを添付して送ると、ネットワークへの負荷が増加しファイル共有がスムーズにできないうえ、正しく送信完了されないケースもあります。また、共有された大容量のファイルをダウンロードするのにも時間がかかってしまうのです。
 
このように、ファイルの容量によって共有スピードに差異がある「メールでの情報共有」は、ビジネススピードの阻害に直結します。したがって、「Stock」のようなファイル共有のストレスを解消するシンプルなツールを使い、情報共有と管理を同時に効率化するのがおすすめです。


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非効率なメールでのファイル共有のストレスを解消するツール

以下では、非効率なファイル共有を効率化する、おすすめのITツールを紹介します。
 
メールでのファイル共有は「ファイルの数が増えて管理が煩雑になる」「新旧がわかりづらくなる」といった避けられないデメリットがあります。つまり、メール自体のプロセスを効率化しようとしたとしても「ファイル共有の効率化」には結びつきません。
 
したがって、メールによるファイル共有の非効率さを解消するには「情報共有ツール」の導入が必須です。ただし、現状の運用フローに「有名なツール」「多機能なツール」を導入しても、社内リテラシーから抵抗感が生まれ、確実に定着しません。
 
そのため、社内の誰もが使える「教育コストのかからない誰でも使えるツール」を使いましょう。たとえば、非IT企業の65歳以上の方でもすぐに使える「Stock」を導入すれば、メールでのファイル共有にありがちな非効率さを簡単に解消できます。
 
Stockの「ノート」へ共有したいテキスト・ファイルを残すだけで、任意のメンバーへすぐに共有可能です。また、「メッセージ」を使えばノートに紐づいた形でやりとりができるので、メールのように必要以上のムダな時間がかかる事態が発生しません。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Outlook・OneDriveでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ

ここまで、Outlook・OneDriveを使ったファイルの共有方法、メールでの共有が非効率な理由4選について紹介してきました。ファイル共有の方法は以下の3つです。
 
  • OneDrive上に格納されたファイルをメールに添付する
  • ファイルをOneDriveへアップロードしてリンクを挿入する
  • OneDriveから共有リンクを発行しメールで共有する
いずれの方法でも、誤送信やファイルの新旧がわかりづらくなる事態を避けるため、社内で明確なルールを決めておくことが必要です。ただし、メールでのファイル共有そのものに課題を感じ、解決するには「情報共有ツール」の活用が求められます。
 
とはいえ、導入するツールが複雑なツールは社内へと浸透しないので、誰でも簡単にファイル共有のストレスを解消できるStockを使って情報共有を効率化しましょう。実際に非IT企業を中心に100,000社以上が導入して業務効率化を実現しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でメールにおけるファイル共有のストレスを解消しましょう。
 
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