グループウェアを導入する際には自社の課題解決に役立つものを選択し、運用のイメージを具体的に持っておくのが重要です。ベンダーの公式サイトに掲載されている他社の導入事例を閲覧すると、自社で運用する際のルール策定や環境構築の参考になります。
 
一方で、業務のIT化を見据えてグループウェアの導入を検討していても、運用のイメージがわかずツール選びに悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、グループウェアの成功事例9選と成功のポイントをご紹介します。
 
  • グループウェアの具体的な運用方法が決まらず、導入に踏み切れていない
  • 他社の成功事例を見ながら、自社の運用方法を策定しチーム内で共有したい
  • 導入事例からツールの使い勝手を判断し、自社に最適なグループウェアを導入したい
という担当者の方は本記事を参考にすると、グループウェアの成功事例を比較し、自社の課題解決につながる最適なツールを選んだうえで業務効率化を実現できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

グループウェアの成功事例9選

以下では、グループウェアの成功事例9選をご紹介します。導入事例を参考にしながら、社内でグループウェアを運用する具体的なイメージを策定・共有しましょう。

中瀬社会保険労務士事務所(Stock導入)

中瀬社会保険労務士事務所は、グループウェアの導入により事務所内の情報を一元管理できるようになりました。
 
以前はチャットツールとファイル共有ツールを併用していたのですが、チャットでの連絡は情報が流れてしまうほか、ファイル共有ツールでは社内からしかアクセスできず情報共有にタイムラグが生じていました。そこで、スムーズな情報共有を実現するために、社内の情報を一元管理できるグループウェア(「Stock」)を導入しました。
 
Stockへ情報を一元化したところ、後から顧問先とのやりとりを見返す際にすぐに情報へアクセスできるようになり、業務効率が大幅に改善したのです。また、スマホアプリもあり、外出先からでも業務の進捗状況を見られるので、情報共有が円滑に行われるようになりました。
 

株式会社西日本クリーン つくしのグループ(desknet’s NEO導入)

株式会社西日本クリーン つくしのグループは、ITツールの導入により情報共有が効率化し、グループ内での連携が深まりました。
 
事業所内の主な連絡手段はメールや電話でしたが、メールでの情報共有は確認漏れが生じがちでした。また、決裁業務は紙媒体で行われていたため、工数や時間がかかり意思決定速度の遅さが課題として挙げられていたのです。
 
課題解決のためにITツールを導入した結果、「ワークフロー」機能で承認申請の業務フローが可視化されました。また、申請書類はすべてグループウェアに蓄積されるため、情報管理の一元化も成し遂げられたのです。
 

株式会社いいなダイニング(サイボウズ Office導入)

株式会社いいなダイニングは、グループウェアの導入によりコミュニケーションの双方化が実現しました。
 
それまではメールで情報伝達をしていましたが、上司から部下へ一方通行の連絡になっており、情報共有が十分に行われていませんでした。
 
上記の課題を解決するためにITツールを導入・運用をしたところ、メッセージ機能で社内の情報共有が促進されました。なぜなら、メールに比べて発言するハードルが低く、若手の社員からの発信が増加したからです。
 
また、「掲示板」を活用することで他店舗の社員との交流も増え、店舗同士の連携も深まりました。
 

森ビル株式会社(Google Workspace導入)

森ビル株式会社は、グループウェアの運用により多様な働き方の実現に成功しました。
 
旧来の情報システムでは、クラウドやモバイルの対応が遅れており、リモートワークなど働き方改革を実現するうえで足かせになっていました。
 
ITツールの導入後、たとえば「スプレッドシート」は勤務シフトの調整から議事録の作成まで幅広い業務で活用されており、なくてはならないものとなりました。その結果、社内のペーパーレス化が進み、離れた場所にいる社員とも簡単に情報共有できるようになったのです。
 

東芝テックソリューションサービス株式会社(NotePM導入)

東芝テックソリューションサービス株式会社は、グループウェアの導入によりナレッジの一元管理を実現させたのです。
 
以前使用していたwikiシステムでは、蓄積する情報量が増えるにつれて検索の精度が下がり、迅速に必要な情報へアクセスできませんでした。また、全国にある拠点ごとに異なるシステムを使っていたため、本社が情報を集約する手間が発生していました。
 
上記の課題を解決するためにツールを導入したところ、拠点ごとの情報を一元化し、検索機能によって必要な情報にすぐたどり着けるようになったのです。また、フォルダの階層機能を活用すれば顧客ごとに情報を整理でき、依然と比べて見やすさが改善しました。
 

TBSアナウンス部(Aipo導入)

TBSアナウンス部は、スケジュールのデジタル化を目的にITツールを導入しました。
 
ツールの導入前は担当者が紙でアナウンサーのスケジュールを作成していましたが、非効率的でほかの業務に取り組む時間がありませんでした。また、社員のスケジュールを確認するにはいちいち来社して確認しなければならず、時間のロスが発生していたのです。
 
しかし、グループウェアでスケジュールを管理するようになった結果、場所に縛られることなくどこからでもスケジュールを確認できるうえ、空き時間のある社員にタスクを割り振れるようになったのです。
 
また、スケジュールと仕事内容を同時に見られるため、口頭での連絡のように「言った」「言わない」の不毛なやりとりがなくなり、コミュニケーションがスムーズにとれるようになりました。
 

株式会社池田模範堂(サイボウズ Garoon導入)

株式会社池田模範堂は、グループウェアを導入し業務の可視化を進めました。
 
以前は別のグループウェアを利用していましたが、操作が複雑で一部の機能しか使われず、社内に十分に浸透していませんでした。社員はメールやFAXなどの旧来のやり方に固執し、情報伝達の効率化には程遠い状況だったのです。
 
そこで、見た目がシンプルで操作性に優れたツールを新たに導入したところ、社員が積極的に活用するようになり業務のも見える化が進みました。たとえば、「社内手続きMAP」で出張の申請方法など社内業務をマニュアル化し共有した結果、総務課にかかってくる電話の本数が減るなどコミュニケーションコストの削減につながったのです。
 

毎日新聞大阪開発株式会社(J-MOTTO導入)

毎日新聞大阪開発株式会社は、グループウェアを活用しスケジュール管理と施設の予約業務の効率化を成し遂げました。
 
従来は、ノートやホワイトボードを活用して情報共有をしていたのですが、会議室を予約する際に毎回ノートがある場所まで行って記載しなければならず非効率なうえ、会議室の二重予約などのトラブルが頻発していたのです。
 
また、外回りの多い営業部は行き先や帰社時間をホワイトボードに記載して「誰がどこにいるのか」管理していましたが、変更があった際に逐一電話してボードを書き換えてもらわなければなりませんでした。
 
上記の課題解決に取り組むためにホワイトボードを廃止してグループウェアを導入した結果、時間や場所を問わず情報共有ができるようになり、「誰が何をしているか」一目でわかるようになりました。加えて、伝達ミスを防ぐために「外回りのアイコンは○○を使う」など情報共有のルールを共有し、誰が見ても伝わるように環境を構築したのです。
 

パーソルキャリア(kintone導入)

パーソルキャリアは、プロジェクトの円滑化を目的にグループウェアを導入しました。
 
以前は、申請書類の連絡をメールで行っており、別途担当者が申請内容をExcelに打ち込む手間がかかっていました。加えて、部署内で情報共有される機会が少なく、ナレッジの属人化という課題も抱えていたのです。
 
グループウェア内のアプリを活用することで、プロジェクトの実績情報や評価などを一元管理し、円滑にプロジェクトが進むようになりました。また、現場の社員が情報を更新すると管理者も含めて全員がリアルタイムで閲覧できるため、情報共有の活性化にもつながったのです。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

グループウェアの導入を成功させるポイント

以下では、グループウェアの導入を成功させるポイントをご紹介します。成功事例の共通点を紹介するので、参考にしながらグループウェアを効果的に活用しましょう。

グループウェアの導入目的を明らかにする

グループウェアの導入目的を明らかにすれば、運用がうまくいくようになります。
 
グループウェアによって搭載されている機能は異なるため、導入目的が不明確なまま選んでしまうと自社の課題解決につながりません。そのため、解決したい課題を洗い出し導入目的を明確化したうえで、必要な機能が搭載されているツールを選択するのが重要です。
 
たとえば、「社内のコミュニケーションを活発化したい」という目的ならば、メッセージや掲示板機能が必要です。また、スマートフォンでも活用できる「マルチデバイス対応」であると、時間や場所を問わず情報共有が可能になります。
 
このように、自社に最適なツールを選ぶには自社の課題に即した導入目的をもとに、課題解決につながる機能が搭載されているかチェックしましょう。

社員が簡単に操作できるツールを選定

グループウェアの導入を成功させるポイントとして、社員が簡単に操作できるツールを選定することが挙げられます。
 
ツールの導入事例を見ると、社内で浸透しているツールには「操作性に優れている」という共通点があるのです。とくに、全社でツールを導入する場合は、ITリテラシーの低い人でも使いこなせるものを選ぶ必要があります。
 
また、操作が簡単なツールは社員への教育コストがかからないため、導入後すぐに実運用に乗せられます。このように、社内で運用を成功させるには全社員が使いこなせるツールを導入し、導入後すぐに業務フローに組み込めるものを選びましょう


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【失敗しない】情報共有の効率化に最適なグループウェア

以下では、導入・運用に失敗しない、情報共有に最適なグループウェアをご紹介します。
 
上記の事例で紹介したようにメールや電話での情報共有では、一方通行の伝達になりやすく、社内のコミュニケーションを活性化するのが難しいです。一方、グループウェアを活用すれば時間や場所を問わず情報共有ができるので、業務の可視化にもつながります。
 
ただし、多機能で複雑なツールではリテラシーの低い社員が適切に操作できず、既存のメールや電話からの移行がスムーズに進みません。そのため、社内にツールを浸透させ情報共有を活性化させるには「誰でも簡単に操作できること」が必須です。
 
したがって、「Stock」のような、情報共有の活性化に必要な機能が過不足なく搭載されており、ITに不慣れな社員でも即日で使いこなせるほどシンプルなグループウェアを使いましょう。
 
Stockの「ノート」に議事録や進捗報告書を記載すれば自動で保存・共有されるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」で離れた場所にいる社員とも円滑にコミュニケーションが取れます。また、「タスク」で社員の抱えているタスクを可視化しながら作業量の偏りを防ぎ、業務をスムーズに進められるのです。

チームの情報を最も簡単に残せるグループウェア「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

グループウェアの成功事例と成功のポイントまとめ

これまで、グループウェアの成功事例と成功のポイントを中心にご紹介してきました。
 
成功事例の共通点としては、グループウェアの導入目的が明確であり、社員のリテラシーに合わせたツールを導入していることが挙げられます。また、導入範囲を明らかにし運用ルールを社内で共有すれば、情報伝達に関するトラブルを防げるのです。
 
しかし、導入目的を明らかにしないまま多機能で操作の難しいツールを導入しまうと、社員が操作方法を覚えるのに時間がかかり、スムーズな移行ができません。そのため、ITに不慣れな社員も含めて全員が簡単に使えるツールの選択が不可欠です。
 
今回ご紹介したStockは、非IT企業の社員でも説明不要で使いこなせるほどシンプルなグループウェアであり、企業規模や業界、業種を問わず100,000社以上が導入して情報共有の効率化を実現しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内のコミュニケーションを活発化し、情報共有の効率化を実現しましょう。
 
関連記事: 【比較有】おすすめグループウェア19選一覧|価格から機能までご紹介