メールでの報告書は、社内の業務に関する情報を社員間で共有するものであるため、業務の進捗状況を管理するうえで必須であるといえます。
 
しかし、こういった業務に関わる重要な情報が曖昧であったり適切な記載がなされていなかったりした場合は、読み手に正しい理解をしてもらえないだけでなく、会社にとって重大なトラブルを招いてしまうこともあります。
 
そして、メールでの報告書で書き方に関する知識も属人化していることから、メールの書き方が統一されておらず、教育コストがかかって悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、メールを使った報告書の書き方についてのポイントや注意点についてご紹介していきます。
 
  • 伝わりやすいメール報告書を作成し、情報共有をよりスムーズに行いたい
  • 記載漏れや誤った記載をなくし、認識齟齬にかかるコストを減らしたい
  • 作成したメールの管理が煩雑で、現状よりも業務の効率化を目指したい
という方はこの記事を参考にすると、メールでの報告書作成で押さえるべきポイントと注意点が把握できるほか、作成したメールの管理を効率化する方法についてもわかります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

報告書をメールで作成する際に押さえるべきポイント3選

メールで報告書を作成する場合、読みやすさや内容の伝わりやすさに注意しなければなりません。
 
作成する頻度が多く、書面での作成とは違い疎かになってしまいやすい部分もあるため、効率良く正確な報告書を作成するためにも以下の3つのポイントを重視しましょう。

伝えたい内容の重要度を意識する

まず、報告する内容の重要度を意識してメールを作成することが大切です。
 
例えば、相手が忙しくメールを確認する時間があまりとれないような場合は、件名だけで大まかな内容が理解できるようにしたり、【緊急】、【至急ご確認のお願い】などと冒頭に記載したりするなど、重要性が高い内容のものであることを示しましょう。
 
逆に、重要度が低い場合の場合、メールボックス内に埋もれてしまう可能性もあるので、連絡を別途入れることも有効です。

要点を伝える際は箇条書きを活用する

報告のなかで特に着目してほしい箇所は箇条書きを用いて、視覚的にわかりやすくしましょう。
 
業務の進捗状況や顧客とのやりとりをメールに記載する際には、現在の状況や今後の対応などの報告すべき重要事項を箇条書きにすることで効果的に要点を伝えられます。
 
また、相手からの返信が必要になる場合は、報告事項と併せて「返信して欲しい内容も項目別に箇条書きで記載すること」で、相手が返信に要する時間も短縮させられます。

本文全体は過不足なく記載する

受け手側の内容理解を促進させるためにも、本文は過不足なく記載しましょう。
 
何スクロールにも渡って本文が書かれていると、伝えたい情報が何でどんなものであるのかがわかりづらくなるだけでなく、相手にメールを読むことに対するにストレスを与えてしまいます。
 
不要な文言や表現を取り除いたり、図や表を用いる場合はデータ化して別途資料を添付するといったように、内容を1スクロールにまとめあげられるような工夫を施しましょう。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

相手や内容ごとのメール報告書の例文

以下では、すぐに使えるメール報告書の例文をご紹介します。
 
メールでの報告書は、送付する相手が誰であるかやどのような目的であるのかによって内容が多岐にわたります。そのため、作成する頻度が多く早期の提出を求められる報告書もあるので、例文を参考にすることで作成に要する大幅な時間短縮ができます。

社内向けの報告メール例

以下の2つは社内に向けた進捗報告とトラブル報告に関するメールの例文になります。

業務の進捗報告

件名:〇月の新規契約者数に関してのご報告
相手氏名
 
お疲れ様です。△△部の××です。
表題にあります通り、〇月の新規契約書数につきまして現時点での進捗状況を以下の通りご報告いたします。
 
目標人数:
実際の契約者数:
達成率:
前月比:
お預かり金額:
所感:
今後に向けた対策:
 
以上になります。ご確認の程よろしくお願いいたします。
〇〇部 ××
連絡先:

トラブル報告

件名:〇〇のトラブルに関してのご報告
相手氏名
 
お疲れ様です。△△部の××です。
表題にあります通り、〇〇のトラブルにつきまして以下の通りご報告いたします。
 
トラブル内容:
トラブルの原因:
現在の状況:
今後の対応策:
 
以上になります。ご確認の程よろしくお願いいたします。
〇〇部 ××
連絡先:

社外向けの報告メール例

以下の2つは社外に向けた進捗報告と納品完了報告に関するメールの例文になります。

業務の進捗報告

件名:〇〇の進捗状況に関するご報告
 
株式会社△△
××部 (相手氏名)様
 
いつも大変お世話になっております。
株式会社●● ▲▲部の◎◎です。
 
表題にあります通り、〇〇の進捗状況についてご報告申し上げます。
 
進捗状況の具体内容:
今後に向けた対策:
 
以上になります。お手数をお掛けいたしますが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。
株式会社●● ▲▲部 ◎◎
連絡先:

納品完了報告

件名:〇〇納品に関するご報告
 
株式会社△△
××部 (相手氏名)様
 
いつも大変お世話になっております。
株式会社●● ▲▲部の◎◎です。
 
この度は、弊社へ〇〇をご注文いただきまして、誠にありがとうございます。ご指定された通り、ご注文いただいた〇〇を無事納品いたしましたのでご確認ください。
 
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社●● ▲▲部 ◎◎
連絡先:

ファイルなどを添付する場合のメール例

メールにファイルなどを添付する際には、相手がスムーズに開くことのできるファイルを添付したり、どのような資料であるのかを明確にファイル名に記入したりしておくなどの気遣いが重要になります。
 
以下は、ファイルなどを添付する場合のメール報告書の例文になります。
 
件名:〇〇(資料名)の送付
 
株式会社△△ ××部 (相手氏名)様
 
いつも大変お世話になっております。
株式会社●● ▲▲部の◎◎です。
 
ご依頼いただきました〇〇に関する資料を添付ファイル(.pdf形式)にて送付いたします。
 
添付ファイル:
 
添付した資料につきましてご不明点などございましたら、本メールの返信にてお問合せくださいますようお願い申し上げます。
 
ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社●● ▲▲部 ◎◎
連絡先:
 
関連記事: 【無料】社内報告書のテンプレート・フォーマット11選!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

報告書をメールで作成する際の注意点

報告書をメールで作成するにあたり注意すべきポイントがあるので、以下の内容に配慮するようにしましょう。

重要なデータに関する情報はメールに記載しない

一般的に、個人情報や会社の機密情報などの重要なデータに関する情報は外部から盗聴されてしまう危険性があるため記載するのは好ましくありません。
 
重要なデータをメールで共有する必要がある場合は、社内サーバーやクラウドストレージなど、安全かつ確実な方法がおすすめです。
 
どうしてもメールに添付しなければならない場合は、自社のセキュリティポリシーに則ったうえで、適切なパスワード管理・ファイル管理が求められる点に注意しましょう。

社外宛のトラブル報告には謝罪の意も記す

社外に向けてのトラブル報告をする場合は、トラブルの原因や状況に加え、顧客に迷惑をかけてしまったことに対しての謝罪の意を述べる文章を記載しなければなりません。
 
丁重な謝罪文になるよう心がけ、今後どのようにして再発防止に努めていくかという具体的な対応策についても述べます。

「事実」と「所感」を混同しない

報告書では「事実」と個人の意見である「所感」を織り交ぜて記載してしまうと、相手は現状を把握することが難しくなり、業務全体に悪影響を及ぼしかねません。
 
現状を把握し、今後の対応に繋げるためにも、「事実」と「所感」は必ず使い分けて記載しましょう。
 
一方、相手の内容理解を促進させるためにも、数字やデータを用いた定量的な内容をベースに報告を行うのがおすすめです。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

メールでの報告書の管理を効率化できるツール

以下で、メールの報告書や報告書のファイル管理が効率化できるツールをご紹介します。
 
メールでの報告書は項目も多岐にわたり、作成に時間もかかるため、可能な限り効率化しほかの業務への影響を及ぼさないようにする必要があります。また、メールはもちろん、報告書のファイルも適切に管理しなければ「どの案件のものか」がすぐにわからず、混乱を招く原因にもなるのです。
 
そのため、メールおよび報告書データの管理を効率化させるには、「送信者ごとのメール内容が流れず、報告書のファイル管理も簡単なITツール」の活用が不可欠です。しかし、ツールにも多くの種類があり、知名度や機能の豊富さといった定性的な判断だけではツールは浸透しないので注意しましょう。
 
したがって、シンプルで誰でも扱えるITツールの導入が求められます。そこで、非IT企業の社員であっても即日のうちに使いこなせる、データも簡単に管理できる「Stock」であれば、ストレスなくメールや報告書の管理が可能です。
 
Stockの「ノート」に作成した報告書のメール内容を添付すれば、スマホやタブレットからでも簡単に確認可能、かつ報告書のファイルが大量にあったとしても「フォルダ」で適切に整理できます。報告書だけでなく社内のあらゆる情報を一元管理できるので、情報資産の構築にもつながるのです。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

報告書をメールで作成する際に押さえるべきポイントや注意点のまとめ

ここまで、メールでの報告書作成時に押さえるべきポイントや注意点を中心にご紹介してきました。
 
メールで報告書を作成するにあたり、相手の負担をなくし読みやすい内容に仕上げていくことや、相手によって報告書の項目や文章の違いもポイントです。また、例文をあらかじめ用意しておくと、一からメールを作成する必要もありません。
 
一方、報告書は作成して終わりではなく、報告書に記載されたノウハウは営業活動に貢献する資産となるため「管理」も重要です。その管理にはITツールの導入が一般的ですが、「導入はしてみたものの思うように社内に浸透していない」という状況では逆効果になってしまうのです。
 
そのため、継続的な運用には「シンプルで使い勝手の良いツール」が必須です。今回ご紹介したStockは、メールをはじめとしたテキストや報告書のファイル管理の効率化を実現、「情報」の側面から業務効率化を実現させる情報共有ツールです。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でメールや報告書の管理におけるストレスを解消しましょう。
 
関連記事: 【失敗しない】報告書の書き方やテンプレート7選を紹介!
 
関連記事: 【無料あり】共有可能なクラウド型の報告書作成ツールおすすめ8選!