どのような企業でもコピー用紙や封筒などの消耗品から、机や椅子、キャビネットまで、社内における備品は数多くあります。そして、それらの備品は会社の資産なので「何が、どこに、どれだけあるのか」を正確に把握しておく必要があるのです。
 
しかし、実際には備品管理は面倒なため、適切に運用できている企業は少ないのではないでしょうか。そこで今回は、企業が備品管理をすべき3つの理由と、おすすめの備品管理ツール・アプリ・システム7選を中心にご紹介します。
 
  • 備品がなくなったら都度対応していたが、そろそろ管理を始めたい
  • 備品管理をしておらず、無駄に発注してしまった経験がある
  • 非IT企業なのでデジタルが苦手でも使えるツール・アプリ・システムが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、備品管理に最適なツール・アプリ・システムが見つかるほか、自社にマッチするものを選定する3つのポイントも分かります。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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社内で備品管理をしておくべき3つの理由

適切な備品管理のもとにビジネスをすると、企業は多くのメリットを得られます。その根拠は以下の3つの理由です。

(1)棚卸し作業に時間がかからない

備品管理を徹底すれば、面倒な棚卸し作業が短縮されます。
 
たとえば、オフィスで備品の配置換えや入れ替えをする前に備品管理しておけば「どこに、何が、どれだけあるのか」が一目瞭然です。そのため、一から備品情報を確認する必要がなくなり、棚卸しにかかる時間や労力が大幅に削減されます。
 
実際、棚卸し作業は想像以上にハードなので、あらかじめ備品管理をして備えておくのがおすすめです。

(2)無駄な備品を購入する必要がない

備品管理をすれば、余分な備品を購入してしまうことが減ります。
 
なぜなら、備品管理では「どの備品が、あとどれくらいでなくなるか」を記録するので、わざわざ倉庫や現場に行かなくても、管理者はいつでも在庫状況を把握できるからです。
 
そのため、適切に備品管理をすれば、必要以上に経費を使ってしまうことや、備品が多すぎて保管する場所がないという事態も回避できます。

(3)紛失してもすぐに気が付ける

備品や資産を紛失したことにいち早く気が付けるのも、在庫管理をするメリットです。
 
備品管理では各備品の数量も記録するため、実際の数量と一致していないことが分かります。逆に、備品管理をしていない企業では「いつ、誰が、何を、どれだけ使ったのか」がまったく把握できないので、備品切れで業務がストップする事態を招くのです。
 
以上のことからも、オフィス備品の在庫状況を常に知れるように備品管理は欠かせない業務と言えます。


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自社は大丈夫?備品管理にエクセルが不向きな理由

以前は、備品管理をするためにExcel(エクセル)を利用する企業も多かったですが、備品管理とエクセルは相性が良くありません。以下が、Excelが備品管理に不向きな5つの理由です。
 
  1. 属人化しやすい
  2.  Excelは関数でカスタマイズ可能ですが、詳しい人がいなくなれば運用できません。
  3. どれかが最新のファイルか分からなくなる
  4.  メンバーがファイルを複製すると、どれが最新版か分からなくなります。
  5. 基本的にリアルタイムで更新できない
  6.  Excelと実際の在庫状況が一致しない恐れがあります。
  7. 動作が重い
  8.  備品や管理項目が増えれば、次第に動作が重くなりストレスを感じます。
  9. スマホからは閲覧しづらい
  10.  在庫状況を確認するためにパソコンを持ち運ぶ必要があるので不便です。
以上のことからも、備品管理をExcelで運用するのはリスクがあるため、今後は備品管理ができるツール・アプリ・システムの導入が急務です。


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社内の備品管理におすすめのツール・アプリ・システム7選

以下では、備品管理におすすめのツール・アプリ・システム7選をご紹介します。
 
従来は、Excelで備品管理する方法もありましたが、デメリットが多いため避けましょう。たとえば、Excelは基本的にリアルタイムで更新内容を反映できないので情報の行き違いが起こったり、ファイルが増えてどれが最新版か分からなくなったりします。
 
つまり、備品管理で行き違いが起こる事態や、最新情報へアクセスできない状況は、業務上のミスを誘発する恐れがあるのです。そのため、「更新内容が瞬時に反映され、ファイルを複製する必要がないツール・アプリ・システム」が備品管理に適しています。
 
結論、自社で備品管理をする場合には備品情報を更新すれば内容がすぐに反映され、さらに編集履歴でバージョン管理できるので複製が不要な「Stock」一択です。
 
Stockには編集履歴が残るため、Excelのように古いバージョンのファイルを残して管理する必要はありません。また、Stockは非IT企業の65歳でも使いこなせるほどシンプルなので、自社にもすぐに浸透する点が複雑なツールとの違いです。

スマホで簡単に備品管理したい企業向け

【Stock(ストック)】

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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備品管理専用にシステムを用意したい企業向け

【Circurental(サーキュレンタル)】

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Circurentalの特徴
  • 物理資産や物品管理の仕事を効率化する
  • 手書きやExcelの資産・備品管理の非効率な部分を削減し、より付加価値の高い仕事に注力できる環境をつくります。
     
  • 資産の紛失や在庫切れに対応する
  • CircurentalではAI技術による予測・検知機能があり、バックオフィス業務をサポートします。
Circurentalの注意点
  • 機能や価格が一律でない
  • 「物理資産貸出/返却ツール」「物理資産貸出/返却ツール」「一覧表示ツール」「社員管理ツール」をそれぞれ組み合わせて利用する必要があります。
Circurentalの料金体系
  • Circurentalの料金プランを確認するためには問い合わせが必要です。


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【Assetment Neo(アセットメント ネオ)】

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Assetment Neoの特徴
  • 資産管理と持出・貸出管理ができる
  • 什器・備品の管理や案件別の機材の貸出などの業務に対応できます。
     
  • バーコードやQRコードで管理できる
  • オフィス備品などの社内資産を、バーコードやQRコードで管理できます
Assetment Neoの注意点
  • 機能と資産数によって価格が異なる
  • たとえば、Standardプランは機能と資産数によって、月額6万円から28万円までの差があります。
     
  • 配置換えや移動の手続きが面倒
  • 配置換えや引越し、備品の移動の際には毎回バーコードを読み取る必要があります。
Assetment Neoの料金体系
  • Light:40,000円〜60,000円/月(資産数と機能の組み合わせで変動)
  • Standerd:60,000円 ~280,000円/月(資産数と機能の組み合わせで変動)
  • Enterprise:個別見積


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備品情報をチャットでやりとりしたい企業向け

【Talknote(トークノート)】

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Talknoteの特徴
  • コミュニケーション機能が豊富
  • 円滑なやりとりができるメッセージをはじめとして、スタンプやサンクスなどのコミュニケーション機能が豊富です。
     
  • HR機能が利用できる
  • メンバーの利用状況から、さまざまな情報を数値化して自動分析します。
Talknoteの注意点
  • メッセージが流れる
  • 備品情報をすぐに共有できる一方で、次々とメッセージが流れてしまうので、あとから振り返るのが困難です。
     
  • 過去の情報が見つけづらい
  • 情報が流れるだけでなく、検索精度が低いため過去のメッセージを探し出せないというユーザーの声もあります。
Talknoteの料金体系
  • 利用料金は「初期費用」+「基本プラン」+「オプション」の組み合わせです。
  • 詳細の料金は非公開なので、問い合わせをする必要があります。


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【Chatwork(チャットワーク)】

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Chatworkの特徴
  • 4つの基本機能が使える
  • Chatworkではチャット、ビデオ/音声通話、タスク管理、ファイル管理の4機能が使えます。
     
  • すぐにやりとりできる
  • 備品の貸し借りの連絡などはメールではなく、気軽にやりとりができるチャットが有効です。
Chatworkの注意点
  • 重要な情報が流れてしまう
  • 備品情報をすぐに共有できる一方で、次々とメッセージが流れてしまうので、あとから振り返るのが困難です。
     
Chatworkの料金体系
  • Free:0円
  • Business:600円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise:960円/ユーザー/月(月払い)


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グループウェアの一機能で運用したい企業向け

【Kintone(キントーン)】

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Kintoneの特徴
  • 自社の業務に合わせてアプリを開発できる
  • Kintoneはカスタマイズ性高いので、自社独自のアプリを開発して運用できます。
     
  • 備品在庫管理のアプリがある
  • 備品の入出荷数を入力すれば在庫数を自動計算し、グラフで見える化できます。
Kintoneの注意点
  • 高いITリテラシーが必要
  • カスタマイズ性が高いツールなので、実際の運用には専門的な知識が求められる可能性があります。
     
  • セキュリティ強化には追加料金が必要
  • セキュアアクセスのオプションは、基本プランとは別で追加料金がかかります。
Kintoneの料金体系
  • ライトコース:780円/ユーザー/月(月払い)
  • スタンダードコース:1,500円/ユーザー/月(月払い)


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【Microsoft Teams(マイクロソフトチームズ)】

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Microsoft Teamsの特徴
  • Microsoft Listsで備品管理ができる
  • Microsoft Teamsで使えるMicrosoft Listsを使えば、リスト形式で備品管理ができます。
     
  • 多様な機能を使える
  • チャットやビデオ通話、ファイル共有、Officeアプリとの連携など、多種多様な機能が利用できます。
Microsoft Teamsの注意点
  • Microsoft Listsのみの契約はできない
  • 備品管理ができるMicrosoft Listsを使うためには、Microsoft365プランを契約する必要があります。
     
  • 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
  • Microsoft Teamsは多種多様な機能があるため、ITリテラシーが低い会社で浸透させるのは難しいと言えます。
Microsoft Teamsの料金体系
  • Microsoft Teams (無料):0円
  • Microsoft Teams Essentials:430円/ユーザー/月
  • Microsoft 365 Business Basic:650円/ユーザー/月
  • Microsoft 365 Business Standard:1,360円/ユーザー/月
  • Microsoft 365 Business Premium:2,390円/ユーザー/月


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【3つの選定ポイント】自社に最適なツール・アプリ・システムとは

ここまで、備品管理におすすめのツール・アプリ・システムを紹介しましたが、本当に自社にマッチするものを選ぶためには、以下の3つの選定ポイントが必要です。

備品管理台帳を作成・共有できるか

1つ目の選定ポイントは「備品管理台帳を作成して、社内へ共有ができるか」です。
 
備品管理台帳とは自社の備品を適切に管理するための表ですが、入力できる事項があらかじめ決まっているツールもあります。そのため、自社独自で管理したい項目を追加できない恐れがあるのです。
 
そのため、「制約がなく自由に備品管理台帳を作成できる機能があること」が大前提になります。そして、備品管理台帳は社員が誰でも見られるようにする必要があるので「すぐにアクセスできる機能があること」も重要なポイントです。
 
結論、備品管理には「備品管理台帳を簡単につくれる機能があり、わずかな操作でアクセスできるツール・アプリ・システム」が求められます。

タスクやメッセージも使えるか

2つ目の選定ポイントは「タスクやメッセージの機能も利用できるか」です。
 
たとえば、備品管理をする担当者は、備品の在庫確認や発注手配など、さまざまなタスクに追われることになります。抜け漏れが発生すると多くの部署に迷惑をかけるため「タスク管理機能」は必須です。
 
また、備品の購入依頼などのやりとりは日常的に発生するため、備品管理台帳などを紐づけられると情報が分散しません。そのため、気軽に担当者と社員がやりとりできる「メッセージ機能」も必要なのです。
 
以上のように、タスクとメッセージは備品管理に直接的に影響がある機能なので、選定時に必ずチェックしましょう。

誰でも簡単に使いこなせるか

3つ目の選定ポイントは「誰でも簡単に使いこなせるか」です
 
どれほど高機能かつ多機能なツールを導入しても、実際に運用する担当者が使いこなせないものでは意味がありません。また、高機能で多機能なツールは運用コストも比較的かかるため、費用対効果が見合わない恐れがあるのです。
 
以上のことからも、自社で運用する場合には使い勝手や費用対効果も考慮して、簡単に使いこなせるツール・アプリ・システムを選びましょう。


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備品管理におすすめのツール・アプリ・システムまとめ

これまで、備品管理をすべき理由やExcel管理のデメリット、選定ポイントを中心にご紹介しました。
 
備品管理に最適なツール・アプリ・システムの選定ポイントのなかでも「タスク管理やメッセージ機能が使えるか」は重要です。備品管理は細かい作業が多いので抜け漏れの可能性が高く、備品の購入依頼も日常的にやりとりされます。
 
そのため、自社で備品管理をする場合には情報共有ツール「Stock」のような、備品管理台帳を作成できるノートにタスクとメッセージを紐づけられるツールを導入すべきです。Stockはスマホからでも見やすいため備品管理に適しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で負担を感じることなく、わかりやすい備品管理ができる環境を整備しましょう。