介護・福祉施設では、些細な出来事が怪我やトラブルに発展するので、職員間や家族との定期的な情報共有が必須です。とくに、注意点やノウハウの共有は、重大事故の予防やサービス向上にもつながります。
 
一方、口頭や紙で情報共有をしていても「職員が記入をあと回しにする」「記入しても誰も読んでいない」と悩む方も多いのではないでしょうか。また、訪問介護の場合には「従業員間ですぐに情報を共有できない」という問題も起こりがちです。
 
そこで今回は、介護・福祉施設における情報共有の重要性を中心に解説します。
 
  • 福祉施設における情報共有がうまくできていない
  • 職員間の紙や口頭での情報共有に限界を感じている
  • 福祉施設の情報共有を効率化するツールがあれば導入したい
という方はこの記事を参考にすると、介護・福祉施設でスムーズに情報共有し、利用者へ柔軟に対応する方法が分かります。


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迫りくる2025年問題とは

迫りくる「2025年問題」とは、”団塊の世代”と呼ばれる約800万人もの人口が後期高齢者(75歳以上)となり、超高齢化社会となることで発生する問題の総称です。具体的には、医療・介護の労働力不足や人材不足、社会保障費の増大などが挙げられます。
 
この2025年問題に対処するためには、各業界でさまざまな取り組みが求められています。特に、大量の後期高齢者を支える医療や介護福祉業界では、少ない人材でうまく業務を成り立たせなければなりません。
 
したがって、迫りくる2025年問題を見据え、医療・介護関係事業者が限られた人材で仕事を回すためには、積極的なIT化にともなう業務効率化を進めることが必須といえます。
 


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介護・福祉施設で情報共有が大切な4つの理由

以下では、介護・福祉施設で情報共有が重視される理由を詳しく解説します。具体的な対策を実施する前に「なぜ情報共有すべきか」を明確にしましょう。
 
介護・福祉施設で情報共有が大切な4つの理由を簡潔にまとめた画像

(1)複数の職員で連携して業務にあたるため

一つ目に、複数の職員で連携して業務にあたるため、情報共有が円滑に行われていることが大切です。
 
介護・福祉施設では、利用者一人に対し複数職員で対応する業態が一般的です。したがって、利用者の情報が定期的に共有されなければ、情報の行き違いから重大な人為的ミスにつながります。
 
そのため、利用者の安全を守りながら介護サービスを提供するためには、職員同士の円滑な情報共有が必須であり、上手くいっていない現状があるならば情報共有の方法を見直す必要があります。
 
しかし実際には、「令和4年度介護労働者の就業実態と就業意識調査結果報告書」によると「仕事上の意思疎通がうまく行かない」「ケアの方法等について意見交換が不十分」といった意見が散見されるほか「業務の指示が不十分」など経営層への不満も多くあるのが現状なのです。

(2)家族とのトラブルを防ぐため

二つ目の理由は、家族と施設の間でのトラブルを防ぐためです。
 
たとえば、利用者が施設で負った怪我の情報が家族に共有されていなければ、自宅で適切な配慮ができず、結果として怪我が悪化しかねません。最終的には、家族と施設とのトラブルへと発展してしまいます。
 
そこで、オンライン上で利用者の家族へ情報を共有できるツールを導入すると自宅でも利用者の健康状態に合わせた柔軟な対応が取れます。このように、介護のトラブルを防ぐには家族と職員間での情報共有が必須なのです。

(3)ノウハウを共有しサービスを向上するため

三つ目の理由は、施設内でノウハウを共有しサービスを向上するためです。
 
介護・福祉業界は短期離職率が高く、知識やノウハウの属人化が起こりやすい業界といえます。情報の属人化を防ぐには、ベテラン従業員の仕事のやり方や専門的な知識といったノウハウを共有しなければなりません。
 
しかし、紙媒体での共有は確認漏れや紛失が起きやすいうえ、わざわざコピーするのにも手間がかかります。そこで、情報共有アプリを使い、時間や場所を選ばず簡単にノウハウ共有ができる仕組みを整える施設も増えています

(4)定期的に担当職員が入れ変わるため

四つ目の理由は、定期的に担当職員が入れ替わるためです。
 
24時間体制でサービスを提供する施設では、一日のうちで担当者を入れ替える必要があります。担当者が変わるときに実施するのが、必要事項を伝える「申し送り」です。
 
申し送りでは、担当者が変わっても適切に対処できるように、利用者の体調の変化や家族からの連絡事項などを詳細に伝達しなければなりません。しかし、人手不足で常に忙しい現場では、申し送りに時間をかけるのは難しいと言えます。
 
そこで、今日では、口頭ではなくオンライン上で申し送り事項を共有する動きが進んでいるのです。とくに、ITに慣れていない従業員でも簡単に使いこなせる「Stock」のような情報共有アプリで、素早く情報にアクセスできる仕組みを整える施設が増えています。


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介護・福祉施設における情報共有の課題とは

介護・福祉施設における情報共有の課題は主に2つあります。「情報共有しているのに、うまく伝達できていない」という施設では、以下の課題が懸念されるため、早急に対策を講じるべきです。

(1)記載項目が人によって異なる

1つ目の課題は、記載項目が従業員ごとに異なることです。
 
申し送りなどに記載する項目は、従業員それぞれの性格や経験値によって内容が異なる可能性が高まります。また、記載する情報の量や精度の差が生まれると、円滑な情報共有を妨げる原因になるのです。
 
たとえば、記載項目が統一されておらず、従業員ごとにバラバラの場合、情報の記入漏れに気づけません。加えて、介護・福祉施設では共有するべき情報も多いため、過不足なく記録が残せるように記載項目は統一しましょう。

(2)情報の共有に時間がかかる

2つ目の課題は、情報共有に時間がかかってしまうことです。
 
介護・福祉施設の現場は、共有するべき情報が多いと言えます。そのため、申し送りなどの情報共有に紙を使っていると、情報の記入だけで多くの時間がかかります。
 
また、紙で共有すると、記録をまとめたノートなどを一人ひとりに回す必要があり、複数人で同時に確認できません。そのため、情報を入力した瞬間から情報を共有できる「Stock」のようなITツールを導入するのがおすすめです。

(3)全職員で情報共有するのが難しい

3つ目の課題は、全職員で情報共有するのが難しいことです。
 
介護福祉施設で働く職員は、シフト制が基本であることや、利用者の家まで訪問するため、全員が一堂に会することが少ないです。また、情報が伝言形式で共有されている場合「本来の連絡事項」から逸れて、誤った内容で伝達されている可能性があります。
 
したがって、職員全員に周知するべき内容は、社内で共通のITツールに残すなどして、全員で同時に情報を把握できる仕組みを作るべきだといえます。


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介護・福祉施設での情報共有のポイント2選

以下では、介護・福祉施設での情報共有におけるポイントをご紹介します。これらを押さえられていないと、上手く情報共有ができないので必見です。

(1)情報共有にルールを設ける

1つ目のポイントとして、情報共有にルールを設けることです。
 
情報共有にルールを設けることで、職員の「伝えたいことはあるけれどどのように残すべきか分からず結局伝えられなかった」という問題や、責任者の「情報共有の方法がバラバラなので分かりづらい」といった問題を解消できます。
 
また、「利用者が怪我をしたとき」「利用者が体調を崩したとき」「施設内でトラブルが発生したとき」など、それぞれの状況において残すべき項目を定めておけば、過去の事例を見ることで臨機応変に対応できるのです。

(2)情報共有をシステム化する

2つ目のポイントは、施設内で情報共有をシステム化することです。
 
口頭や紙媒体での情報共有では「担当者ごとに言っていることが違う」「どこに書いてあるのか探すのが面倒」ということが起こりやすく、結果として認識齟齬につながりかねません。
 
そこで役立つのが「情報共有アプリ」です。情報共有アプリがあれば、スマホからも簡単に申し送りができるうえに、あとからでもすぐに見返せます。
 
ただし、ITに慣れていない従業員にとって、多機能なアプリは操作が複雑で使いこなすのが難しいです。したがって、65歳以上でも説明なしで操作できるほど簡単な「Stock」のようなアプリを選びましょう。


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【必見!】介護・福祉施設の負担を軽減する情報共有システム

口頭や紙書類で申し送りを実施していると「記録が残っておらず、何度も質問する」「リアルタイムに共有できないので、結局読まなくなる」といった問題が生じます。結果、業務の効率は低下するうえ、トラブルの原因となるのです。
 
そこで、情報共有アプリの導入により、口頭や紙書類での申し送りを減らしましょう。アプリを使えば、パソコンやスマートフォンから簡単に記録を蓄積・リアルタイムでの情報共有が可能になります。
 
ただし、ITに慣れていない従業員が多い介護・福祉施設では、多機能で操作が難しいアプリは定着しません。したがって、65歳以上の従業員でも直感的に操作できるほど簡単な「Stock」一択です。
 
Stockでは「ノート」単位で申し送りやノウハウを書いて、リアルタイムでほかのメンバーへ共有します。また、直感的に使えるうえにスマホアプリにも対応しているため、「情報共有をあと回しにする」という習慣から脱却できるのです。

最も簡単に介護施設での情報共有ができるアプリ「Stock」

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「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

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介護・福祉施設における情報共有の大切さまとめ

ここまで、介護・福祉施設での情報共有のポイントと役立つツールを紹介しました。情報共有で大切なポイントは、以下の2つです。
 
  1. 情報共有にルールを設ける
  2. 情報共有をシステム化する
とくに、2つ目の「情報共有をシステム化する」は重要です。口頭や紙での申し送りをしており「記録が残らず不便だ」「誰も申し送りを読まない」と悩む担当者の方は、リアルタイムで情報共有できるアプリを導入しましょう。
 
とはいえ、ITに不慣れな方が多い介護・福祉業界で複雑な操作性のツールは定着しません。そこで、今回ご紹介した「Stock」のように、65歳以上の従業員でも即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有アプリが求められます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、利用者の情報をリアルタイムで共有する仕組みを整えましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。