2019年の働き方改革関連法の施行以来、政府は働き方改革の助成金制度を設けるなど、働き方改革を奨励する施策に力を入れています。
働き方改革の推進時に必須なのがITツールです。たとえば、テレワーク下で、社員同士が遠隔地にいても情報を共有できるようにチャットツールを導入したり、ファイルを一元管理できるようにクラウドストレージを導入したりする必要があります。
しかし、ツールに関心はあっても「どれを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、働き方改革を実現できるツール7選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- 働き方改革に適したツールの選定ポイントを役立てたい
- 自社の業務状況に最適なツールを導入したい
- ITに詳しくない企業でも使いこなせるツールが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の働き方改革の取り組みに役立つツールを理解し、働き方改革の実現へと一歩近づけます。
目次
働き方改革を促進させるツールの選定ポイント3選
以下では、働き方改革の実現に向けてツールの導入を検討するときのポイントについて解説します。ツールの適切な選定方法を理解し、スムーズに働き方改革を進めましょう。
（1）自社で定めた目的を達成できるか
大前提として、自社の目的を達成できるツールでなければなりません。
たとえば、在宅勤務の推進にあたっては、各社員が自宅で会議に参加できるようにオンライン会議ツールが求められます。一方で、長時間労働の是正が目的であれば、各社員の業務の進捗を把握できるようにタスク管理ツールが必要です。
このように、目的が異なれば導入すべきツールの種類も違ってきます。そのため、働き方改革に取り組む前に目的を明確にし、それを達成できるツールを選ぶことが大切です。
（2）誰でも簡単に使いこなせるか
働き方改革を全社で推進するためにも、誰でも簡単に使いこなせるツールが必要です。
たとえば、非IT企業が多機能なツールを導入した場合、社員の多くは求められるITスキルを有していないために、ツールが形骸化するリスクがあります。このとき、ツール導入に掛かった初期費用はすべて無駄となってしまいます。
そのため、ITに詳しくない従業員でも簡単に使いこなせるかを必ずチェックしましょう。
（3）セキュリティ対策が万全か
導入するツールのセキュリティも精査してから運用を開始する必要があります。
たとえば、働き方改革の一環としてテレワークを導入する場合、オフィス外からも情報にアクセスできる環境の整備が必須です。すなわち、今までは社内からのみ閲覧可能であった情報を、どこからでもアクセスできるようにしなければいけません。
そこで、セキュリティ対策が十分ではないツールを導入した場合、外部からの攻撃によって顧客データなどの機密情報が漏洩し、顧客からの信頼を失いかねません。
したがって、ツールの選定にあたってはセキュリティ体制を確認する必要があります。
働き方改革を実現できる便利ツール7選
以下では、働き方改革に貢献するツール7選を紹介します。
働き方改革では「自社の目的達成に貢献する、運用がしやすいツール」が必須です。仮に、非IT企業が複雑で多機能ツールの運用を始めても、従業員が使いこなせずに放置される事態になります。
そのため、非IT企業には「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」が最適です。
したがって、働き方改革のために導入すべきツールは、非IT企業の65歳が説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockにはあらゆる情報をストックできる「ノート」だけでなく、ノートごとに「メッセージ」や「タスク」が紐づいているため、複数のツールを併用する必要がありません。また、国際セキュリティ資格の「ISO27001」を取得しておりセキュリティも万全です。
【Stock】チームの情報・資料共有を最適化するツール
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Chatwork】企業向けに特化したICTツール
Chatworkの特徴
- 気軽にコミュニケーションがとれる
- 好きなタイミングでメッセージを確認できる
チャットで簡単にコミュニケーションをとれるほか、スタンプも充実していてメッセージのやりとりがしやすくなっています。
既読機能がないため好きなタイミングでメッセージを確認でき、コミュニケーションを負担に感じることがありません。
Chatworkの機能・使用感
- シンプルで使いやすい
- スレッド式なので情報が流れやすい
メッセージのやりとりだけでなく、タスク設定もできるので、管理をひとまとめにしたい場合に適しています。
スレッド式で会話が流れてしまうため、やりとりを振り返るのが面倒です。
Chatworkの注意点
- 無料プランではメッセージの閲覧に制限がかかる
- 自分宛のメッセージが埋もれる
無料プランの場合、直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージのみ閲覧できます。
利用しているユーザーからは「グループでの会話が多いと自分へのメンションを探すのに苦労する」という声があります。（参考：ITトレンド）
Chatworkの料金体系
- フリープラン：0円
- ビジネスプラン：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズプラン：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【Slack】IT企業向けのカスタマイズ性が高いチャットツール
Slackの特徴
- 他サービスと連携できる
- スタマイズ性が高い
他社サービスとの互換性が高いため、既に自社に導入しているITツールと相性が良い場合があります。
オリジナルの絵文字を作る機能もあるなど、ツール内での自由度が高くなっています。
Slackの機能・使用感
- 情報を振り返られる
- 直感的に使いこなせない
チャネル内で流れがちなファイルやメッセージは、サイドバーの「後で」や「ファイル」で確認できます。
細かい機能が多く、どのように使ったら良いのかが直感的に分かりづらいので、ITに疎い人が使いこなすのは難しいと言えます。。
Slackの注意点
- フリープランでは90日間のアクセス制限がある
- チャネルが乱立しやすい
フリープランでは、90日間を過ぎるとストックしていた情報にアクセスできなくなってしまいます。
利用しているユーザーからは「チャンネルを探すのが大変」という声があります。（参考：ITレビュー）
Slackの料金体系
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【Trello】業務進捗を把握できるタスク管理ツール
Trelloの特徴
- 直感的な操作性である
- タスクの進捗が管理しやすい
付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加できます。
ドラッグしてタスクのステータスを管理できるなど操作性に優れているのか、進捗も視覚的に把握しやすくなっています。
Trelloの機能・使用感
- 視覚的にタスク管理できる
- タスク管理に特化している
メンバーの抱えている業務量が視覚的に把握できるので、チームのマネジメント管理には「カレンダービュー機能」が便利です。
ほかのツールと比較すると、タスク管理に特化しているので、複数のプロジェクトを同時進行させる場合に役立ちます。
Trelloの注意点
- サポート体制に懸念あり
- タスク管理の要素が多すぎる
Trelloは海外企業が提供するツールなので、日本企業ほどサポート体制が充実していない可能性があります。
利用しているユーザーからは「作り込み要素が多すぎてタスク入力の時に悩んだりして時間がかかる。」というように、シンプルな仕様を好む声があります。（参考：ITレビュー）
Trelloの料金体系
- フリー：0ドル
- スタンダード：6ドル/ユーザー/月（月払い）
- プレミアム：12.50ドル/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Dropbox】資料管理に最適なオンラインストレージツール
Dropboxの特徴
- すべてのデータをクラウド上に保存できる
- 他人との共有が簡単にできる
すべての情報をDropboxで管理すれば、端末を紛失してもデータを失う心配がありません。
共有フォルダやリンクを簡単に作れるので、他社との共有にも時間がかかりません。
Dropboxの機能・使用感
- すべてのデータを集約できる
- メッセージ機能はついていない
PCのバックアップやドキュメントなど、大量のデータを1か所に集約できるので、管理する情報量が多いチームに適しています。
チームでスムーズに連携を取りたいという場面では、メッセージ機能が付いていない点がデメリットです。
Dropboxの注意点
- ほかのITツールも導入しなければならない
- ファイル管理に手間がかかる
Dropboxはストレージ機能のみであるため、ほかのITツールとの併用が必須です。
Dropboxはファイルでの管理になるため、利用しているユーザーからは「ひとつひとつ開かなければ内容を確認できません」というように不満の声があります。（参考：ITトレンド）
Dropboxの料金体系
- Plusプラン：1,500円/ユーザー/月（月間払い/個人向け）
- Standardプラン：1,800円/ユーザー/月（月払い/小規模チーム向け）
- Professionalプラン：2,400円/月（月払い/フリーランサー向け）
- Advancedプラン：2,880円/ユーザー/月（月払い/大規模チーム向け）
- Enterpriseプラン：要問い合わせ（企業向け）
【Zoom】全世界で使われているオンライン会議ツール
Zoomの特徴
- 招待された側はユーザー登録が不要
- 無料プランから使える
招待用URLをクリックするだけで会議に参加でき、複雑な手続きを踏む必要がありません。
無料プランでも100名まで会議に出席可能なので、多くの企業が気軽に導入できる。
Zoomの機能・使用感
- 議事録を作成できる
- バーチャル背景機能が便利である
オンライン会議の内容は、既存のテンプレートに記載して共有できるので、議事録を作成したいときに便利です。
オンライン会議のときはバーチャル背景を設定できるので、プライベート空間を隠したいという方も安心して使えます。
Zoomの注意点
- 情報を聞き逃してしまう危険性がある
- 音声トラブルがある
使用中の通信環境が悪化した場合、相手側の音声やビデオがストップし、必要な情報を得られなくなってしまいます。
利用しているユーザーからは「参加者の音声が聞こえないトラブルは多い。」という声があります。（参考：ITトレンド）
Zoomの料金体系
- ベーシック：0円
- プロ：2,125円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：2,700円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：3,125円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【サイボウズOffice】中小企業に特化したグループウェアツール
サイボウズOfficeの特徴
- 個人単位で機能のオン/オフができる
- マルチデバイスで使える
ユーザー毎に設定可能なため、不要なアプリケーションを非表示にできます。
PCだけでなくスマホからも確認できるので、移動中や出張先からの確認も楽になる。
サイボウズOfficeの機能・使用感
- コミュニケーションを活性化できる
- 会議をセッティングしやすい
メールや掲示板で共有していた内容を一本化して、コミュニケーションを活性化させたい場合に便利です。
スケジュール機能で空いている時間帯を確認できるので、会議をセッティングするときに役立ちます。
サイボウズOfficeの注意点
- 全機能に慣れるまでには時間を要する
- 検索機能の改善が必要である
便利な機能が備わっている反面、全機能を十分に使えるようになるまでには時間がかかる。
利用しているユーザーからは「掲示板の過去記事検索を整えてほしい。」という声があります。（参考：ITレビュー）
サイボウズOfficeの料金体系
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月（月払い）
働き方改革を実現できるツール7選比較表
以下は、働き方改革を実現できるおすすめのツール7選を比較表にしたものです。それぞれ特徴や用途が異なるので、自社の課題に適したツールを選定しましょう。
| Stock【一番おすすめ】 | Chatwork | Slack | Trello | Dropbox | Zoom | サイボウズOffice | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
チームの情報・資料共有を最適化するツール |
企業向けに特化したICTツール |
IT企業向けのカスタマイズ性が高いチャットツール |
業務進捗を把握できるタスク管理ツール |
資料管理に最適なオンラインストレージツール |
全世界で使われているオンライン会議ツール |
中小企業に特化したグループウェアツール |
| 注意点 |
情報の管理・共有がメインになる |
情報が流れやすい |
フリープランでは90日間のアクセス制限があり |
タスク管理の要素が多すぎて慣れるのに時間がかかる |
ストレージ機能のみになる |
情報を聞き逃してしまう危険性がある |
多機能な分、使いこなすのに時間がかかる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プラン：840円/月～ |
・無料プランあり
・有料プラン：1,050円/月～ |
・無料プランあり
・有料プラン：6ドル/月～ |
・無料プランなし
・有料プラン：1,800/月～ |
・無料プランあり
・有料プラン：2,125円/月～ |
・無料プランなし
・有料プラン：500/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「
Trello」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Zoom」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
働き方改革の具体的な内容とは
働き方改革とは「一億総活躍社会を実現するための改革」です。
「一億総活躍社会」とは、50年後も人口1億人を維持し、誰もが活躍可能な社会のことを表しています。
たとえば、高年齢にかかわらず活躍可能な環境を設ければ、少子高齢化が進行する日本においても労働力が確保できるようになります。このように、誰しもが社会で活躍できる環境を作る動きが働き方改革です。
また、働き方改革の必要性が注目されている背景として、労働力人口（生産年齢人口）の大幅な減少が挙げられます。現在のペースのまま労働力人口が減少し続けると、2060年にはピーク時の約半分である約4,000万人程度まで減ってしまうと予想されています。
以上のような理由から、このままでは国全体の生産力の低下や国力の低下は避けられないとして、内閣は働き方改革の推進に着手し始めたのです。
働き方改革にツールを利用する3つのメリット
ここでは、働き方改革にツールを利用する3つのメリットを紹介します。以下のメリットを享受できれば、生産性向上だけでなく自社の離職率の低下も実現可能です。
（1）労働時間が短縮される
労働時間が短縮される点はツールを利用する最大のメリットです。
ツールにより、従来の業務で無駄に時間がかかっていた部分を削減できるため、一つひとつの業務にかかる時間が改善するからです。
たとえば、書類管理や事務作業をすべて手作業で進めていると、業務にかかる時間は途方もありません。そこで、ツールを利用すれば業務を自動化でき、空いた人手をほかの業務に回せるのです。
（2）多様な働き方に対応できる
多様な働き方に対応できるようになる点もメリットの一つです。
今日では、テレワークなどの社外で勤務する働き方も増えています。しかし、社外にいる社員とスムーズにやりとりできなければ、生産性は低下してしまいます。
したがって、オンライン上でもコミュニケーションがとれるビデオ会議ツールや、同じ時間に出社していなくても業務の進捗をすぐに把握できるタスク管理ツールが柔軟な働き方には必須です。
このように、ITツールを適宜利用しながら、社員が働き方を選択できる制度を設けることが求められています。
（3）不測の事態に対応できる
ツールがあれば、不測の事態にも対応しやすくなります。
たとえば、業務時間外に障害が発生し、緊急で対応しなければならないケースでは、社内にデータを保存していると出社を強いられます。しかし、ツールからすべての情報にアクセスできるようにしておけば、自宅から対応可能なため便利です。
このように、ツールから自社の情報にアクセスできる環境を構築しておけば、障害対応が遅れてユーザーに不満を抱かせるリスクを抑えられるのです。
働き方改革にツールを利用する2つのデメリット
以下では、働き方改革にツールを利用する2つのデメリットを紹介します。働き方改革をスムーズに実現するためにも、デメリットを解消できるようなツールが求められます。
（1）効果が出るまで時間がかかる
ツールを導入しても、効果が出るまでに時間がかかるケースがあります。
とくに、労働時間の改善はツールを使いこなしてからはじめて実現します。そのため、効果がすぐに出ないことで別のツールに切り替えると、社員が混乱してかえって業務負担が増加してしまうのです。
したがって、ツールを導入してから効果が出るまで継続的に運用しなければなりません。
（2）形骸化するリスクがある
ツールが使いづらい場合は形骸化するリスクがあります。
とくに、非IT企業の場合は働き方改革の担当者と現場の社員との間にITリテラシーの差があるケースがあります。そのため、事前に社員のITリテラシーを確認し、適切なツールを導入しなければなりません。
また、業務ごとに異なるツールを導入した場合には、ツールを併用することとなります。その場合にも社員がツールに対して抵抗感を抱くケースがある点に注意しましょう。
働き方改革を実現できるツールのまとめ
ここまで、働き方改革を実現できるツール7選や選定ポイントを中心に紹介しました。以下は、自社に合うツールを導入するための3つの選定ポイントです。
- 自社で解決したい目的を達成できるか
- 誰でも簡単に使いこなせるか
- セキュリティ体制が整っているか
このなかで最も重要なのが「社内で運用がしやすいか」という視点です。自社の社員のITリテラシーに適したツールを導入しなければ、せっかく導入してもツールが活用されないといった状況が発生し、働き方改革も実現しません。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳でも説明なしでも使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して働き方改革を進めていきましょう。
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