仕事でのミスは減らすべきですが、業務に慣れたベテラン・中堅社員であってもミスを完全になくすことは難しいです。一方、ベテランの判断ミスは大きなトラブルへとつながる可能性も高いので、発生しないように個人の心がけや仕組みづくりが大切です。
なかには、勤続年数が長く、部下も多いなかベテラン・中堅社員の判断ミスを減らしたいと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ベテラン・中堅社員が仕事でミスをする原因と対策をご紹介します。
- 新人社員ではなく、ベテラン社員だからこそのミスの原因が知りたい
- ミスの原因を把握し、対策を講じることでミスを減らしたい
- 自身のミスの原因と対策を知り、ベテラン社員がミスが続く現状を変えたい
という方はこの記事を参考にすると、ベテラン・中堅社員が仕事でミスをする原因と、チーム全体でミスを減らす対策がわかります。
目次
ベテランが仕事でミスをしてしまう原因とは
ベテラン社員なのにミスをしてしまう原因は以下の3つがあります。若手社員のミスの原因とは違う点があることに注意しましょう。
メモの取り方が不十分だから
まずは、メモの取り方が不十分であることが挙げられます。
メモが不十分であると、やるべき業務や資料の提出期限などが曖昧になり、確認・見直しの作業も難しくなります。また、伝えられた内容をその場で理解し、記憶しておくのは限界があるので、経験年数問わずメモを取ることは大切です。
したがって、仕事に慣れるほどメモを怠りがちですが、新入社員・ベテラン社員に関わらず、情報を残すためにもメモは取るべきなのです。
業務の属人化が常に発生しているから
ふたつ目の原因は業務の属人化が発生していることです。
業務が属人化していると、社員ごとに担当する業務量にバラつきが生まれます。そのため、一部の社員の業務量だけが増えてしまい、業務量が多く追い込まれている社員はミスが増えてしまうのです。
そこで、業務の属人化を解消し、社員それぞれの能力に見合った業務量を割り振るべきです。また、業務が属人化していると、担当者以外から「業務フローは最適化されているか」の客観的評価もしづらくなるので、業務効率の改善も難しくなってしまいます。
報連相が不足しているから
ベテランが仕事でミスをしてしまう原因のひとつに報連相の不足も挙げられます。
報連相が不足すると、チーム内の連携が取りづらくなり、自身のミスだけでなく、ほかの社員のミスにもなります。しかし、仕事に慣れたベテラン社員ほど、確認の機会も減り、報連相の頻度が低下しがちです。
ただし、報連相が減り、自身の思い込みをもとに業務を進めると思わぬミスに繋がるので、経験を問わず意識的に報連相をするべきです。ベテランであるほど、業務ミスを減らすためにも確認や認識のすり合わせを徹底しなければなりません。
ベテランの仕事におけるミスを減らす対策とは
ベテランの仕事におけるミスを減らす対策は以下の3つがあります。3つの対策を実践すれば、ベテラン社員のミスは今以上に減り、チーム全体の業務改善にも繋げられるようになるのです。
社内情報は不足なく残しておく
まずは、社内情報を不足なく残しておくことです。
社内情報を不足なく残しておけば、業務の確認作業も簡単になるので抜け漏れが減り、ミスも少なくなります。また、業務に関する内容だけでなく、ミスの内容を残しておけば、同じミスをする可能性が大きく下がります。
そこで、社内情報を残す体制を整えるために、ミスを減らす仕組みを作ることが重要です。たとえば、情報を残して終わりではなく、有効活用するためにも「Stock」のようなツールを使い、時間・場所を問わずアクセスできるようにしましょう。
タスクの見える化をする
ベテランの仕事におけるミスを減らすには、タスクの見える化をしましょう。
タスクの見える化を行い、属人化している業務を減らすべきです。自身の業務はもちろん、各メンバーのタスクも見える化できれば、ベテラン社員は部下への仕事の割り振りがしやすくなり、進捗状況もわかるのでマネジメントの負担が減ります。
そして、業務の属人化が解消されれば客観的な評価が行えるので、ワークフローの改善がしやすくなったり、問題の早期発見も可能となったりするのです。
情報共有ができる環境を構築する
情報共有ができる環境の構築も欠かせません。
情報共有の環境が構築されていれば、社員同士のコミュニケーションが活発になり、報連相の徹底も社員全員に浸透します。また、報連相のしやすい環境は「ベテラン社員にとって分からないことを確認しやすい環境」でもあるので、慣れから来る思い込みによるミスも減るのです。
仕組みの構築方法としては、主にルールを変更するか「ITツール」を活用する手法がありますが、今日では費用対効果の高い後者の手法を取る企業がほとんどです。一方、従来の方法と運用方法が変わるので、ルールの整備も正しく実施しなければならない点に注意しましょう。
仕事上のミスを減らせるおすすめのツールとは
以下では、仕事上のミスを減らせるおすすめのツールを紹介します。
ベテランの仕事上のミスを減らすためには、情報を不足なく残し、共有・管理できる体制を構築する必要があります。しかし、ベテラン自身の抜け漏れはもちろん、チームでの情報共有に不備があると重篤なトラブルへとつながりかねません。
そのため、企業の情報共有・管理体制を構築すべきであり、すなわちITツールの導入が必須で求められます。しかし、高いITリテラシーが求められる複雑なITツールを導入しても、ベテラン社員は使いこなせず、かえってミスが増えます。
したがって、ITリテラシーに関係なく、誰もが使いもなせるシンプルなITツールを選択するべきなのです。結論、非IT企業における65歳以上のベテラン社員でも即日で使いこなせる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を確実に蓄積できるうえ、直感的な「フォルダ」を使えば、任意のメンバーへの情報共有も簡単です。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」で、テーマごとに見える化したタスク管理の負担軽減、コミュニケーションの活性化も両立できるのです。
最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ベテラン・中堅社員がミスをする原因と解決策まとめ
これまで、ベテラン・中堅社員がミスをする原因と解決策を解説しました。
ベテラン・中堅社員のミスは、業務の属人化と不十分なメモの取り方、報連相不足が原因でした。そして、ミスを減らす対策として以下の3つがありました。
- 同じミスを繰り返さないように、社内情報は不足なく残す
- ベテラン・メンバー問わず、チームのタスクの見える化をする
- 「ITツール」を活用し、情報共有ができる環境を構築する
とくに、3つ目のITツールの活用には、社内の情報共有・管理の体制を整えるためには必須です。しかし、業務を進めるうえで欠かせない情報共有だからこそ「社員全員がストレスなく使える情報共有ツール」でなければなりません。
結論、StockのようにITリテラシーの有無に関わらず、誰もがスムーズに使える情報共有ツールを使うべきです。
ぜひ「Stock」でベテラン社員のミスを減らし、組織全体の業務効率化を進めましょう。
