仕事の効率を高める方法のひとつに、ノートを活用する方法(ノート術)があります。手書きで情報を記録する「ノート術」は、有効活用するとビジネスを効率化できる可能性を秘めています。
 
実際に、仕事の情報をすべてノートで管理している環境で、「さらに仕事を効率化できないか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。ノート術を上手に活用すると、メモはもちろんToDoリストや日報などの作成・管理をより効果的に行うことができます。
 
そこで今回は、仕事を効率化するノート術を中心にご紹介します。
 
  • 仕事をもっと効率化して、業績や評価をアップさせたい
  • 自社の社員が仕事でより活躍できるようなノート術を知りたい
  • ノートで情報管理するよりも、効率化できる方法があれば知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると、ノートで情報を管理する方法について理解でき、自社に最適な情報の管理環境を検討できるようになります。
 


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仕事がデキる人が実践している3つのノート術

仕事を効率的にこなし、成果を上げている人が実践しているノート術をToDoリスト、メモ、日報に分けてそれぞれご紹介します。

【ToDoリスト】やることを付箋で管理する

お手持ちのノートと付箋を使って、カンバン方式のToDoリストを作成します。カンバン方式は、タスクの状態に合わせてタスクが書かれたカードを移動させ、全体の進捗状況を把握する方法です。
 
以下の4ステップで作成、利用します。
 
  1. ノート1枚を3等分します
  2. 「ToDo(やること)」「Doing(やっていること)」「Done(やり終えたこと)」を3等分した部分に割り振ります
  3. タスクを付箋に書きます
  4. 進捗に合わせて「ToDo」→「Doing」→「Done」に貼り直して移動させます
同じ進捗状態の付箋でも順番を変えて優先度に差をつけたり、付箋の色を変更してタスクの種類を分けたりすることで利便性が増します。
 
何度も貼り直しができる付箋を使うことで、やるべきことが視覚的に把握できます。
 
関連記事: 仕事を効率化する!やることリストの作り方と管理方法をご紹介

【メモ】会議のメモをタスク化する

メモした内容をタスク化する方法があります。メモをToDoリストとして利用すれば、複数のノートは要りません。
 
例えば、会議や打ち合わせ、取引先との商談中に、やるべきことが出てくるケースが多々あります。そのため、あとからメモを見返した際に、タスクも一目で把握できるように整理すれば効率も良くなります。
 
メモの内容によって、たとえば以下の2つに分類する方法があります。
 
  1. 具体的なタスクの場合:やるべきことの優先度に応じて3色のマーカーで色分けする
  2. 抽象的なタスクの場合:赤いペンで囲み、詳細な情報を周辺に書いていく
「〇〇社へ訪問する」のような具体的なタスクの場合、ピンク色、緑色、黄色など、優先度が高い順番に色分けしましょう。また、「△△という方針で進める」などの詳細が決まっていないタスクは、赤ペンで囲い、詳細が決まり次第タスクを書き加えていきます。
 
メモをタスク化する方法を使えば、メモ帳とToDoリストでノートを分ける必要がないので、情報の分散を防げます。

【日報】日報は3ステップで書く

手書きノートを活用して日報を書く方法のひとつに、日報コンサルタントの中司祉岐さんが紹介している方法があります。
 
  1. 朝5分
  2. 朝の始業前に一日のタスクを書き込み、やるべきことを整理します。
  3. 昼ちょこちょこ
  4. タスクをこなすたびに、タスクの結果と原因について詳細まで記入します。
  5. 夜7分
  6. 7分間集中して1日のタスクを振り返る時間を作ります。
日報は書き続けて、あとから読み返すことが大切です。1日の振り返りでは見えなかった改善点を洗い出します。
 
一般的には、一日の終わりにまとめて日報を書きますが、「ちょっとしたこと」を忘れてしまう前に少しずつ日報を書く方が、成長できる可能性を見逃すリスクが減ります。


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手書きノートを使った業務効率化に限界がある理由

これまで仕事を効率化するための3つのノート術をご紹介してきましたが、ノートでの情報管理には限界があり、考慮すべきデメリットもあります。以下では、ノートを使った仕事効率化に限界がある3つの理由をご紹介します。

タスクを忘れてしまう

人は覚えたことの50%以上を1時間後には忘れると言われています。そのため、大半の人は、ノートに書かれたほとんどのタスクを忘れてしまいます。
 
対策としては頻繁にノートを見返す習慣を付けることが挙げられます。しかし、タスクを常に気にして仕事をすると、目の前の業務に集中できなくなるデメリットがあります。
 
また、外出先にノートを持っていくのを忘れた場合には、タスクを確認する術がありません。商談や業務連絡など、大切な予定に穴を開けてしまうと業績や評価に影響を与えます。

欲しい情報をすぐに見つけられない

ノートに記録した情報は、あとから見返すための管理には向きません。情報が欲しいタイミングですぐに目的のページを見つけられないと、時間のロスとなり、ほかの業務を圧迫する可能性もあります。
 
ToDoリスト、メモ、日報など、ビジネスでノートを利用するほとんどのシーンに共通するのが「あとから利用する情報を残している」ということです。そのため、ただ記録するだけでなく、記入後の効率的な活用まで考えた管理環境が求められます。
 
また、欲しい情報がすぐに見つけられないケースは何度も続くと大きなストレスに繋がります。そのため、業務効率化や社員が働きやすい環境を目指す企業にとって、アナログでの情報管理は障壁となるでしょう。

複数人で共有できない

紙のノートで情報管理すると、複数人で内容を共有しづらいというデメリットもあります。ビジネスにおいて情報共有ができない、もしくは手間と時間がかかる管理は非効率と言えます。
 
例えば、ToDoリストはあくまでも社内プロジェクトを成功させるための一部の情報であり、他の社員が担当するタスクと密接に関係しています。そのため、個々人のタスクの進捗が共有されないことは、チームのマネジメントが非効率になり、プロジェクトを遅延させる原因となります。
 
また、個人利用であっても、タスクやメモ、日報が書かれたノートが手元になければ確認することも、書くこともできません。
 
しかし、クラウド型のノートツールで管理すれば、オフィスではPCから、自宅ではスマホからといった、利用者の環境を問わずにアクセスできます。


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ノートのデメリットをカバーするおすすめのツール

ノートで情報を管理する以上、ご紹介した3つのデメリットは避けては通れません。一方で、ノートのデメリットをカバーしつつ、さらに利便性を高められる方法のひとつに、「ITツールの活用」が挙げられます。
 
効率化を実現できる機能が備わった、以下のようなITツールを導入することで、仕事の効率は大幅に向上します。
 
  • 目の前の業務に集中しつつもタスクの忘却を防げるリマインダー機能
  • 書き溜めたメモのなかから欲しい情報だけを瞬時に見つけ出せる検索機能
  • 社内のメンバーと最新の情報をリアルタイムでやりとりできる共有機能
しかし、アナログからデジタルへの移行には「自分にはITツールは使いこなせないのではないか」「導入しても結局誰も使わなくなるのではないか」という不安の声が多いのも事実です。
 
そこで、ITリテラシーが低い企業でも、導入したその日から社員全員が使いこなせるツールを導入しましょう。
 
結論、ノートのデメリットを完全にカバーし、仕事の効率化を実現できるツールは、ITに詳しくない方でも簡単に情報管理ができるほどシンプルなStock一択と言えます。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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仕事を効率化するノート術 まとめ

これまで、以下のような「仕事を効率化する3つのノート術」を中心にご紹介してきました。
 
  1. 【ToDoリスト】やることを付箋で管理する
  2. 【メモ】会議のメモをタスク化する
  3. 【日報】日報は3ステップで書く
ToDoリストやメモ、日報を効率的に記録するノート術を使うことで、今まで何となく書いていた情報が活用しやすくなり、仕事を快適にしてくれます。
 
一方、ノートを利用した情報管理には、「書いた内容を忘れてしまう」「確認したい情報が見つからない」「他の人に共有できない」など多くのデメリットがあり、まだ仕事を効率化できる余地があります。
 
そのため、ノートのデメリットをカバーして、さらに仕事を効率化するためにはITツールが必要です。ITツールを導入すれば、ノート以上に快適に情報管理できるようになり、チームで社内の情報を有効利用できます。
 
今回ご紹介したStockは、ノートのデメリットをすべてカバーしつつ、さらに仕事の効率化を後押しするツールです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、社内情報を快適に管理できる環境を整え、仕事の効率化を実現しましょう。
 
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