仕事の効率を高める方法のひとつに、手書きノートや手帳の活用があります。とくに、手書きノートを効率的に使いこなす「ノート術」を身につければ、作業時間の短縮につながるのです。
一方で、「ToDoノートの効果的な作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ToDoリスト・メモ・日報・タスクのノート術を中心にご紹介します。
- ToDoノートを使って、タスク管理を効率化したい
- 仕事に役立つToDoノートを探している
- 手書きノートよりも、簡単にToDo管理できる方法があれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、仕事を抜け漏れなくこなせるToDoノートの作り方が分かるほか、自社に最適なToDo管理の方法も見つかります。
目次
仕事のデキる人が実践しているノート術
以下では、仕事のデキる人が実践するノート術をご紹介します。
「手書きノートが活用できていない」と悩む場合、実際に上手い管理をしている人の書き方や作り方を参考にすると、効率的にノートを改善できます。
ToDoリスト｜やることを付箋で管理する
ノートと付箋を使えば、カンバン方式のやることリストを作成できます。
カンバン方式とは、タスクの進捗に合わせてカード（付箋）を移動させ、業務全体の進捗状況を把握する方法を指します。
具体的には、以下の4ステップで作成、利用しましょう。
- ノート1枚を3等分にする
- ToDo(やること)、Doing(やっていること)、Done(やり終えたこと)に3等分する
- タスクを記載した付箋をノートに貼り付ける
- タスクの進捗に合わせて付箋を移動させる
このように、付箋の「何度でも貼り直しが可能」という特徴を活用すれば、タスクの進捗を可視化できるのです。また、「付箋の並び順で優先度を示す」「付箋の色を使い分けてタスクを分類する」などの工夫をすれば、さらに業務が進めやすくなります。
メモ｜会議のメモをタスク化する
メモ帳で会議のメモをタスク化すると、会議内容とタスクを一緒に管理できます。
たとえば、会議や商談中にやるべきことが発生した場合、会議メモと混ざらないように記録することが重要です。あとから見返したときに「次にやるべきことは何か」がすぐに分かるタスクメモを残しましょう。
とくに、タスクは以下の2種類に分けて書くと視覚的に情報が整理できます。
- 抽象的なタスク：赤いペンで囲み、詳細な情報を周辺に書く
- 具体的なタスク：やるべきことの優先度に応じて3色のマーカーで色分けする
「△△という方針で進める」などの詳細が決まっていないタスクは赤ペンで囲って、詳細が決まり次第タスクを書き加えていきます。
「◯月◯日にA社へ訪問する」のような具体的なタスクの場合、青・緑・黄などのマーカーを使って優先度ごとに色分けしましょう。
以上のようにメモ帳でタスクを記録すると、目的の情報が見つけやすくなるうえに、メモ以外のノートを複数持ち歩く必要がないので便利です。
ただし、紙のメモは紛失しやすい点に注意が必要です。近年では、すべての情報をストックできるほか、目的のToDoを瞬時に見つけられる「Stock」などのメモアプリも登場しているので、自社の課題に合わせて適切な方法を選択しましょう。
日報｜日報は3ステップで書く
手書きノートを活用して日報を書く方法のひとつに、日報コンサルタントの中司祉岐さんが紹介している以下の3ステップがあります。
- 朝5分
- 昼ちょこちょこ
- 夜7分
朝の始業前に一日のタスクを書き込み、やるべきことを整理します。
タスクをこなすたびに、タスクの結果と原因について詳細まで記入します。
7分間集中して1日のタスクを振り返る時間をつくります。
一般的に日報を書くタイミングは終業時ですが、日中に少しずつ書き残していくことで、忘れやすい情報も残せます。
タスク｜バレットジャーナルを活用する
バレットジャーナルは、やるべき作業や仕事を箇条書きで管理する方法です。
タスクを短いフレーズで書き出して、項目の先頭にバレットと呼ばれる[・]やラピッドロギングと呼ばれる[・、×、＜、＞、＊]などの記号を活用します。
バレットジャーナルで記号を活用した管理をすれば、短時間で情報を書き込めるようになるので負担が軽減するのです。
ただし、バレットジャーナルを使いこなすには基本的な記法やルールを覚えなければなりません。また、チームで管理する場合には個人差が生まれないように、徹底した運用方法の統一と共有が必要になるため注意しましょう。
ToDo管理におすすめの手書きノート3選
以下では、ToDo管理におすすめの手書きノートを3つご紹介します。とくに、低価格で利用できるToDoノートを探している方は必見です。
（1）付箋タイプのToDoノート
画像引用および参考：「伊東屋｜リーガルパッド Jr.」
こちらは、付箋タイプのToDoノート「伊東屋 リーガルパッド Jr.」です。
シンプルなデザインが特徴であり、ToDoリストだけでなく会議のメモとしても使えるなど、さまざまな場面で活躍します。また、チェックマーク欄を使えば、タスクが完了しているかを分かりやすく管理できる点もメリットです。
ただし、付箋タイプなのでToDoを一か所にまとめられず、結果として重要なToDoが抜け漏れる恐れがあります。そのため、付箋を貼る場所を限定するなど、ルールを定めたうえで運用するようにしましょう。
（2）タスク管理ができる100均ノート
画像引用および参考：「ダイソー｜タスク管理ノート」
こちらは、100均の「ダイソー」で販売されているタスク管理ノートです。
「ToDoリスト」「フリー1日スケジュール」「フリー週間スケジュール」の3種類のノートがあり、簡単な予定管理をするのに役立ちます。また、料金も100円（税込110円）と低価格で利用できることも特徴です。
（3）ToDoと時間管理ができる無印ノート
画像引用および参考：「Chocople｜無印ノート」
こちらは、「Chocople」が提供する無印のToDo・時間管理ノートです。
仕事のやることリストを一日ごとに作成できるほか、一時間ごとのタイムテーブル欄も設けられているので「〇時から〇時はこの作業をする」のような時間管理もしやすいです。
手書きでToDoノートを管理する3つのデメリット
紙のノートは自由に情報を書き込める一方で、注意点もあります。そこで以下では、手書きでToDoノートで仕事を管理する3つのデメリットをご紹介します。
（1）ToDo・タスクの対応漏れが発生する
手書きのToDoノートの場合、対応漏れが発生する恐れがあります。
一般的に「人は記憶したことの70%以上を翌日には忘れている」と言われています。そのため、ノートを頻繁に見返す習慣がなければ、ノートにToDoやタスクを記載したこと自体を忘れて、対応漏れにつながってしまうのです。
したがって、仕事中にノートを確認する時間を設けたり、やるべきことを目立つように書いたりと工夫が必要になります。
（2）欲しい情報を見つけづらい
手書きのToDoノートは、目的の情報を探しにくい点もデメリットです。
アナログな手書きノートは、1ページずつめくって確認しなければならず、記録量が増えるとやるべきことが素早く見つけられません。毎日の業務で何度も確認の手間がかかるのはストレスなので、長期的に手書きノートを使うのは非効率だと言えます。
そのため、目的の情報へすぐにたどり着きたい場合は、紙のノートではなく”デジタルアプリ”でToDoやタスクを管理しましょう。最近では、強力な「検索機能」で必要なメモが瞬時に見つかる「Stock」などのアプリを導入する企業も増えています。
（3）複数人での共有が難しい
手書きのToDoノートは、複数人での共有が難しいデメリットもあります。
数人～数千人が携わるプロジェクトで上司がタスクを割り振っている場合、ToDoノートが素早く共有されなければ、タスクの進捗が不透明になってしまいます。そのうえ、進捗の遅れやトラブルにもすぐに気付けません。
一方、アナログの手書きノートでは難しかった「複数人での同時閲覧」が、デジタルアプリでは簡単にできます。共有に時間がかからないのでやるべきことの進捗を把握しやすくなり、仕事をスムーズに進められるのです。
そのため、進捗共有ができていないプロジェクトには、デジタルツールを導入して各従業員の状況を可視化する方法がおすすめです。
【これで解決】手書きノートのデメリットを解消するToDo管理アプリ
ここでは、手書きノートのデメリットを解消するToDo管理アプリをご紹介します。手書きノートが仕事に与えるデメリットは以下の3点です。
- ToDoやタスクの抜け漏れが発生する
- 欲しい情報を見つけづらい
- 複数人での共有が難しい
このようなデメリットが発生するのは、手書きノートには「見直すのに時間がかかる」「共有が難しい」という特徴があることが原因です。つまり、スマホから簡単にToDoを見直せて、瞬時にメンバーへ共有できる”アプリ”であれば解消できます。
ただし、多機能なアプリでは社員が使いこなせたいため、必ず「直感的に操作可能か」を判断しましょう。結論、誰でも簡単にスマホやパソコンからToDoを作成・共有・確認できる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にはテキストを記載できるだけでなく、チェックリストも呼び出せます。また、ノートに紐づく「タスク」からはメンバー全員の作業進捗が分かるうえに、通知機能もあるので、やるべきことの対応漏れも防げます。
最も簡単に仕事のToDoを管理できるアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ToDoリスト・メモ・日報の作り方まとめ
これまで、「ToDoリスト・メモ・日報・タスクのノート術」や「手書きToDoノートのデメリット」をご紹介しました。
手書きノートを活かすにはさまざまな方法がありますが、いずれも書き方を覚えるまでに時間がかかります。また、ToDoリストをノートで作ると見直すのが面倒で「結局リストを作っただけで終わった」という事態になりかねません。
したがって、特別な知識がなくても簡単にやるべきことをまとめられて、欲しい情報をすぐに探し出せる”デジタルアプリ”を使う方法が最も効率的です。ただし、多機能なアプリは複雑で使いづらいため「誰でもすぐに利用できること」を確かめましょう。
結論、手書きノートからの移行には非IT企業の65歳の方でも、説明なしで使えるほどシンプルなノート型ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、手書きノートによるToDoリストから脱却しましょう。
