社用スマホとして多くの日本企業が採用しているiPhoneには、「メモ」アプリがデフォルトでインストールされています。
 
簡単にメモを残せるiPhoneのメモアプリですが、「メモを探したが見つけられなかった」「振り返りに必要なメモが流れてしまい、探すのに苦戦した」という経験をされた方も多いのではないでしょうか。これは、メモを整理するためのフォルダ機能などがうまく活用されていないことが原因です。
 
そこで今回は、iPhoneのメモを整理できるフォルダ機能と検索機能の使い方を中心にご紹介します。
 
  • 仕事とプライベートのメモが混在してしまい、作業効率の低下を実感している
  • 社員のメモ環境を整えて、業務効率化と生産性の向上を図りたい
  • iPhoneのメモアプリよりも費用対効果の高いアプリを知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にしていただくと、iPhoneのメモアプリを使いこなして、社内の情報資産としてメモを活用できるようになります。
 
関連記事: メモ共有アプリ21選【iPhone・Androidに対応してるから安心!】
 


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【管理】iPhoneのメモを階層化するフォルダ機能

iPhoneのメモアプリでは、メモを管理する「フォルダ」を作成できます。フォルダを作成することで、仕事とプライベートなどのメモを分けて管理できます。
 
以下では、フォルダ機能を使いこなすための基本的な操作方法をご紹介します。

フォルダの作成・削除

  • フォルダの作成
  • フォルダを一覧で確認できる画面を表示し、画面左下の[フォルダ追加]のマークをタップします。

    iPhone メモ フォルダ 作成画面(1)

     
    新規フォルダの名称を入力します。今回は業務に関するメモのフォルダを作成したいので、「仕事」と入力します。

    iPhone メモ フォルダ 作成画面(2)

    iPhone メモ フォルダ 作成画面(3)

    フォルダ一覧に「仕事」のフォルダが作成されました。
     
     
  • フォルダの削除
  • 削除したいフォルダをタップしながら左にスライドします。

    iPhone メモ フォルダ 削除画面(1)

     
    3つのマークが表示されるので、右の[ゴミ箱]マークをタップするとフォルダが削除されます。

    iPhone メモ フォルダ 削除画面(2)

フォルダへのメモの移動

移動したいメモのあるフォルダを選択して、右上にある[…]をタップします。

iPhone メモ フォルダ 移動画面(1)

 
[メモを選択]をタップします。

iPhone メモ フォルダ 移動画面(2)

 
移動させたいメモにチェックを入れて、左下の[移動]をタップします。

iPhone メモ フォルダ 移動画面(3)

 
移動させたいフォルダを選択すれば、選択したフォルダにメモが移動します。

iPhone メモ フォルダ 移動画面(4)

フォルダの並べ替え

作成したフォルダは、任意の順番に変更することができます。今回は「プライベート」「趣味」「仕事」の3つのフォルダの順番を並び替えます。
 
フォルダを一覧で確認できる画面を表示し、画面右上の[編集]をタップします。

iPhone メモ フォルダ 並べ替え画面(1)

 
各フォルダの右に[≡]マークが表示されるので、タップしたままスライドさせます。

iPhone メモ フォルダ 並べ替え画面(2)

iPhone メモ フォルダ 並べ替え画面(3)

iPhone メモ フォルダ 並べ替え画面(4)

仕事フォルダが一番上になり、フォルダの並び替えが完了しました。ただし、「すべてのiCloud」「メモ」のフォルダは並び替えできません。

フォルダの共有

フォルダを共有することで、複数人がフォルダ内のメモを閲覧、編集できるように設定できます。
 
フォルダを一覧で確認できる画面を表示し、画面右上の[編集]をタップします。

iPhone メモ フォルダ 共有画面(1)

 
各フォルダの右に[…]マークが表示されるのでタップします。

iPhone メモ フォルダ 共有画面(2)

 
[フォルダを共有]をタップします。

iPhone メモ フォルダ 共有画面(3)

iPhone メモ フォルダ 共有画面(4)

フォルダへの参加依頼を送信するアプリを選択しましょう。また、[共有オプション]では、参加依頼した人にメモの変更を許可するか、閲覧のみを許可するかを選択できます。


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【検索】メモを見つける検索機能

iPhoneのメモアプリにはタグ機能がないので、フォルダ内のメモの分類はできません。そのため、メモ管理をするには工夫が必要です。
 
以下では、作成したメモをできる限り、早く見つけるための工夫をご紹介します。

検索用キーワードでメモを探す

タグ機能に代わる検索用キーワードをメモに記載することで、目的のメモが簡単に見つけられます。
 
今回は「重要」という検索用キーワードを2つのメモに記載して、検索をします。

iPhone メモ 検索 キーワード(1)

iPhone メモ 検索 キーワード(2)

 
フォルダを一覧で確認できる画面を表示し、検索窓に探したいメモの検索用キーワードを入力します。

iPhone メモ 検索 キーワード(3)

iPhone メモ 検索 キーワード(4)

例にあるように、メモのタイトルだけでなく本文も検索の対象範囲です。

検索候補からメモを探す

フォルダを一覧で確認できる画面を表示し、検索窓をタップします。

iPhone メモ 検索 候補(1)

iPhone メモ 検索 候補(2)

検索候補として、以下の6つの選択肢が表示されます。
 
  • 共有メモ
  • ロックされたメモ
  • チェックリスト付きメモ
  • 描画付きメモ
  • スキャンした書類付きメモ
  • 添付ファイル付きメモ
作成したメモの形式やファイルの有無などで分類された選択肢を選ぶことで、より目的のメモを見つけやすくします。


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急にフォルダ/メモが消えた原因と対処法

iPhoneのメモアプリを利用していると、作成したメモやフォルダが消えてしまい、大切なメモが確認できないことがあります。以下では、消えてしまったメモやフォルダを復元する方法を3つご紹介します。
 
  1. メモを探す
  2. 操作ミスなどでメモを削除している場合があります。メモのフォルダ一覧から[最近削除した項目]を選択して、フォルダ内を確認します。

    iPhone メモ 検索 削除(1)

    [最近削除した項目]は、30日間保存されますが、それ以降は完全に削除されるので注意しましょう。
     
     
    また、作成したメモが膨大だと、探す手間が増えて見落としも多くなります。そのため、メモアプリの全文検索機能を利用して、効率的に探しましょう。

    iPhone メモ 検索 全文(1)

    ただし、ロックされたメモは「タイトル」のみが検索に引っかかるので、検索候補から[ロックされたメモ]を選択して、ひとつひとつ探す必要があります。
     
     
  3. iCloudを設定する
  4. iCloud上で保存していたメモは、iCloudの設定をオンにすることでメモアプリから閲覧、利用できます。iOSのアップデートなどでオフになっていると、メモアプリには表示されません。
     
    iPhoneの[設定]アプリから、ユーザーネームとアイコンが表示されている枠をタップします。

    iPhone メモ iCloud 同期(1)

     
    [iCloud]をタップします。

    iPhone メモ iCloud 同期(2)

     
    メモをオン(緑)にします。

    iPhone メモ iCloud 同期(3)

    iPhoneのメモアプリを確認すると、iCloudに保存していたメモやフォルダが表示されます。同期に時間がかかる場合があるので、表示されないときには時間を置きましょう。
     
     
  5. 各種アカウントを設定する
  6. iPhoneのメモアプリは、Gmailやキャリアメールなどのメールアカウントとメモを同期できます。そのため、メモの同期設定がオフになってしまうと、iPhoneのメモアプリには同期されていたメモは表示されません。
     
    iPhoneの[設定]アプリを起動させて、[連絡先]をタップします。

    iPhone メモ メールアカウント 同期(1)

     
    [アカウント]をタップして、メモを同期していたメールアカウントを選択します。

    iPhone メモ メールアカウント 同期(2)

     
    メモをオン(緑)にします。

    iPhone メモ メールアカウント 同期(3)
同期が完了すると、iPhoneのメモアプリにメールアカウントの情報が反映されるので、作成したメモを確認できます。


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メモの管理と検索に優れたおすすめのアプリ

iPhoneのメモアプリでは、フォルダ機能や検索用キーワードを設定するなどの工夫をすることで、メモ管理の利便性が増します。
 
しかし、検索用キーワードの管理は作成者が意識的に行う必要があり、作業工数も増えて非効率です。また、社内でフォルダを共有する場合には、ほかの社員にもメモ作成時のルールを周知する必要があり、常にルールを意識することが求められます。
 
そのため、メモを情報資産として蓄積するためには、誰でも簡単にメモを残すことができ、管理の負担も少ないアプリが必要です。例えば、メモ作成者がタグを選択するだけメモの分類ができ、さらに社内コミュニケーションも可能なメモアプリがあれば、社内の大幅な業務改善が実現します。
 
結論、フォルダ機能を備え、かつ、メモの作成者と管理者の負担を最小限にできるツールは、チームの情報を簡単に残すことができるStock一択と言えるでしょう。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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iPhone「メモ」のフォルダ機能の使い方 まとめ

これまで、iPhoneのメモを階層化するフォルダ機能と、メモを見つけるための検索機能を中心にご紹介してきました。
 
iPhoneのメモアプリでは、フォルダ機能や検索機能を駆使することで、メモの管理を効率化できます。しかし、iPhoneのメモアプリでメモを管理するには、いくつかの手間や工夫が必要であり、チームでメモを共有する際には作業の非効率化を招くデメリットとなります。
 
さらに、社内のリテラシーが異なればメモアプリを使いこなせる人がいる一方、使いこなせない人は情報格差が発生してしまう原因にもなってしまいます。しかし「誰でも使える」ツールを導入すると、リテラシーの差により発生する情報共有のストレスを解消できるのです。
 
今回ご紹介したStockは、「ノート機能」を用いてITに詳しくない人でも簡単にメモの作成・管理ができ、かつ、蓄積されたメモをすぐに見つけられるほど高いアクセス性を持つツールです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、社内のメモ環境の充実を図り、リテラシーに左右されない情報共有を実現しましょう。
 
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