社用スマホとして企業に導入されているiPhoneには「メモ」が標準搭載されています。
 
簡単にメモを残せるiPhone「メモ」ですが、「メモを探したのに見つけられなかった。」「大切なメモが埋もれてしまって探すのに苦労した。」という経験をされた方も多いのではないでしょうか。これは、メモを整理するためのフォルダ機能などが上手く活用できていなかったのが原因です。
 
そこで今回はiPhoneのメモを整理できるフォルダ機能の使い方を中心にご紹介します。
 
  • 仕事のメモをフォルダで整理して、すぐに必要な情報を探せるようにしたい
  • メモをはじめとした社内の情報管理をフォルダで簡単に整理したい
  • iPhone「メモ」よりも簡単に操作できて、費用対効果も高いメモアプリを知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、iPhone「メモ」のフォルダ機能の使い方と、ビジネス向きのフォルダ管理が可能なアプリの導入条件が分かります。


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【管理】メモを階層化するフォルダ機能の使い方

iPhone「メモ」ではメモを整理する”フォルダ”を利用できます。フォルダを作成すれば業務ごとにメモを分けて管理できます。
 
以下では、フォルダを使いこなすための基本的な操作方法をご紹介します。

フォルダの作成・削除

フォルダの作成

はじめに、フォルダを一覧で確認できる画面を表示し、画面左下の[フォルダ追加]のマークをタップします。

iPhone メモ フォルダ 作成画面(1)

 
次に、[新規スマートフォルダ]と[新規フォルダ]の2つの選択肢が表示されるので、[新規フォルダ]をタップして名称を入力します。今回は業務に関するメモのフォルダを作成したいので”仕事”と入力します。

iPhone メモ フォルダ 作成画面(2)

iPhone メモ フォルダ 作成画面(3)

以上の操作でフォルダ一覧に”仕事”のフォルダが作成されました。

フォルダの削除

はじめに、削除したいフォルダを左にスワイプします。(スワイプとは、画面をタップしながら左右にスライドさせる操作方法です。)

iPhone メモ フォルダ 削除画面(1)

 
次に、選択肢が表示されるので、右の[ゴミ箱]をタップしてフォルダを削除しましょう。

iPhone メモ フォルダ 削除画面(2)

削除されたメモは[最近削除した項目]というフォルダに格納されます。

フォルダへのメモの移動

はじめに、移動するメモがあるフォルダを選択して画面右上の[…]をタップします。

iPhone メモ フォルダ 移動画面(1)

 
次に[メモを選択]をタップします。

iPhone メモ フォルダ 移動画面(2)

 
移動させたいメモにチェックを入れて、左下の[移動]をタップします。

iPhone メモ フォルダ 移動画面(3)

 
最後に、移動させたい任意のフォルダを選択すればメモが移動します。

iPhone メモ フォルダ 移動画面(4)

フォルダの並べ替え

作成したフォルダは、任意の順番に変更できます。今回は「プライベート」「趣味」「仕事」の3つのフォルダの順番を並び替えます。
 
はじめに、フォルダ一覧の画面を表示して画面右上の[編集]をタップします。

iPhone メモ フォルダ 並べ替え画面(1)

 
次に、各フォルダの右に[≡]マークが表示されるので、タップしたままスライドさせます。

iPhone メモ フォルダ 並べ替え画面(2)

iPhone メモ フォルダ 並べ替え画面(3)

iPhone メモ フォルダ 並べ替え画面(4)

仕事フォルダが一番上になり、フォルダの並び替えが完了しました。ただし、「すべてのiCloud」「メモ」のフォルダは並び替えできません。

フォルダの共有

フォルダを複数人で共有して、メモの閲覧、編集ができるように設定します。
 
はじめに、フォルダ一覧の画面を表示して画面右上の[編集]をタップします。

iPhone メモ フォルダ 共有画面(1)

 
次に、各フォルダの右に[…]マークが表示されるのでタップします。

iPhone メモ フォルダ 共有画面(2)

 
[フォルダを共有]をタップします。

iPhone メモ フォルダ 共有画面(3)

iPhone メモ フォルダ 共有画面(4)

最後に、フォルダへの参加依頼を送信するアプリを選択しましょう。また、[共有オプション]ではメモを共有した相手に”メモの変更を許可するか”もしくは”閲覧のみを許可するか”を選択できます。
 
ただし、フォルダ共有できるのはiCloudに保存しているメモだけなので注意しましょう。


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【検索】メモを見つける検索機能の使い方

仕事のメモは重要な情報を書き残すことが多いので、あとから簡単に見返せるように管理しなければなりません。そこで以下では、メモの検索機能の使い方をご紹介します。

キーワード検索

メモに含まれるキーワードを検索して目的のメモを探し出せます。
 
今回は、下図のように”重要”というキーワードが記載されているメモを検索します。
 

iPhone メモ 検索 キーワード(1)

iPhone メモ 検索 キーワード(2)

 
はじめに、フォルダ一覧の画面を表示して、上部の検索窓にキーワードを入力します。

iPhone メモ 検索 キーワード(3)

iPhone メモ 検索 キーワード(4)

以上の簡単な操作で、任意のキーワードを含むメモを検索して探し出せます。

検索候補

フォルダを一覧で確認できる画面を表示し、検索窓をタップします。

iPhone メモ 検索 候補(1)

iPhone メモ 検索 候補(2)

検索候補として、以下の6つの選択肢が表示されます。
 
  • 共有メモ
  • ロックされたメモ
  • チェックリスト付きメモ
  • 描画付きメモ
  • スキャンした書類付きメモ
  • 添付ファイル付きメモ
作成したメモの形式やファイルの有無などで分類された選択肢をタップするだけで、メモを探し出せるので便利です。

タグ機能

メモに付けられたタグを検索すれば目的のメモを探し出せます。
 
はじめに、タグを付けたいメモを開き半角で[#]と入力します。#以降の文字列がタグのキーワードになります。
 
今回は、例として”#会議”と”#メール”の2つのタグを作成します。
 

タグの作成画面

フォルダ画面に戻ると、下図のようにタグ一覧が表示されます。検索したいタグをタップしましょう。
 

タグの検索画面

 

タグ検索の結果

選択したタグを含むメモだけが一覧で表示されます。また、上図の画面でほかのタグを選択すれば、複数のタグが付いているメモを絞り込むこともできます。


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iPhone「メモ」からフォルダ/メモが消えた原因と対処法

iPhoneのメモアプリを利用しているとフォルダやメモが消えてしまい、大切な情報が確認できないことがあります。以下では、消えてしまったメモやフォルダを復元する方法を3つご紹介します。

メモを探す

操作ミスなどでメモを削除している場合があります。メモのフォルダ一覧から[最近削除した項目]を選択して、フォルダ内を確認します。

iPhone メモ 検索 削除(1)

[最近削除した項目]のメモは30日間保存されますが、それ以降は完全に削除されるので注意しましょう。
 
 
また、管理するメモの量が多いと探す手間が増えて見落としも多くなります。そのため、「メモ」の検索機能を利用して効率的に探しましょう。

iPhone メモ 検索 全文(1)

ただし、ロックされたメモは「タイトル」のみが検索に引っかかるので、検索候補から[ロックされたメモ]を選択してひとつひとつ探しましょう。

iCloudを設定する

iCloud上で保存していたメモは、iCloudの設定をオンにすれば「メモ」から閲覧・利用できます。iOSのアップデートなどでオフになっていると「メモ」には表示されません。
 
iPhoneの[設定]アプリから、名前とアイコンが表示されている枠をタップします。

iPhone メモ iCloud 同期(1)

 
次に[iCloud]をタップします。

iPhone メモ iCloud 同期(2)

 
最後にメモをオン(緑)にします。

iPhone メモ iCloud 同期(3)

iPhoneのメモアプリを確認すると、iCloudに保存していたメモやフォルダが表示されます。同期に時間がかかる場合があるので、表示されないときには時間を置きましょう。

各種アカウントを設定する

iPhoneの「メモ」はGmailやキャリアメールなどのメールアカウントとメモを同期できます。メモの同期設定がオフになっていると、iPhoneの「メモ」には同期されていたメモは表示されません。
 
同期設定をオンにするためには、はじめにiPhoneの[設定]アプリを起動させて、[連絡先]をタップします。

iPhone メモ メールアカウント 同期(1)

 
次に、[アカウント]をタップして、メモを同期していたメールアカウントを選択します。

iPhone メモ メールアカウント 同期(2)

 
最後にメモをオン(緑)にします。

iPhone メモ メールアカウント 同期(3)

同期が完了すると、iPhoneのメモアプリにメールアカウントの情報が反映されるので、作成したメモを確認できます。


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仕事のメモにiPhoneの「メモ」を利用するときの3つの注意点

これまでフォルダ機能と検索機能についてご紹介してきましたが、iPhone「メモ」をビジネス利用する際には以下の3つの注意点を必ず確認しましょう。

フォルダの階層が1つしかない

階層管理のイメージ図

iPhoneの「メモ」には階層が1つしかないので、メモを適切に分類して管理するのは困難です。
 
正確には「メモ」の階層は2つですが、1番大きなフォルダは”iCloud”や”iPhone”などの保存先で分類されているので自由に変更できません。プライベートで簡単にメモを残すような使い方であれば問題ありませんが、仕事で利用する場合には不便に感じる場面も多くなります。
 
仕事のメモは情報量が多いので、適切に分類しておかなければあとから確認したいメモがあってもすぐに探し出せないのです。
 
結論、フォルダの階層は2つがベストと言えます。フォルダが多すぎると必要なメモを見つけるまでに時間がかかり、かえって非効率になるからです。

メモ検索に制限がある

iPhone「メモ」ではすぐにメモを探し出すための詳細な検索条件が指定できません。
 
たとえば、「メモ」であるタイトルのメモをキーワードで検索すると、タイトルだけでなく本文にそのキーワードを含んでいるメモも表示されてしまいます。つまり、タイトル件検索と全文検索を分けられないので、メモが増えるほど不便になる恐れがあるのです。
 
また、そのキーワードが含まれるタグが付いているメモも検索結果に表示されるので、さらに目的のメモを探し出すのが難しくなります。
 
以上のように、iPhone「メモ」は気軽に使える一方でメモの管理に関して注意すべき点があるので注意しましょう。

Apple製品でしか利用できない

「メモ」はiPhoneだけでなくiPadやMacでも利用可能ですが、AndroidやWindowsからは利用できません。
 
正確にはWebブラウザ版であればApple製品以外でも「メモ」を利用できますが、毎回ログインが必要だったり動作が遅かったりするのでおすすめしません。メモアプリはすぐにかつ簡単に書き残せるのがメリットなので、手間がかかるのは本末転倒です。
 
また、スマホはiPhoneだが職場のパソコンがWindowsの場合には、メモを同期するという便利な使い方はできません。Apple製品以外の端末に機種変更した際にも、データの以降に苦労する可能性もあります。
 
そのため、iPhone「メモ」に代わるあらゆる端末で利用できるメモアプリが必要と言えます。


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メモの管理と検索に優れたおすすめのアプリ

以下では、メモの管理と検索に優れたおすすめのアプリをご紹介します。
 
iPhone「メモ」にはメモを探しやすくする”フォルダ機能”や”検索機能”があります。しかし、それぞれの機能には以下のようなデメリットがあります。
 
  • フォルダ機能
  • iPhone「メモ」はフォルダの階層が1つしかないので、多岐にわたる仕事のメモを適切に分類できません。あとから確認したいメモがあっても混在してしまい、すぐにアクセスできないので不便です。
  • 検索機能
  • キーワード検索はタイトル、本文、タグを分けて検索できないので、該当したすべてのメモが表示されてしまいます。目的のメモを探すためには検索結果からひとつひとつ確認する必要があります。
上記のように、iPhone「メモ」は必要なメモにすぐにアクセスできないので仕事での利用には向きません。
 
iPhone「メモ」の代替として導入すべきなのは、「適切な階層で管理できるフォルダ機能」と「メモを的確に探し出せる検索機能」の2つを兼ね備えたアプリです。
 
結論、メモにもっとも適切な階層でフォルダ管理でき、かつ誰でも簡単に目的のメモを探し出せる「Stock」一択と言えます。
 
Stockは導入実績が100,000社を超える今注目のアプリです。面倒なメモの管理を効率化したい非IT企業を中心に活用されています。

チームの情報を最も簡単に残せるアプリ「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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iPhone「メモ」のフォルダ機能の使い方まとめ

これまで、iPhone「メモ」のフォルダ機能と検索機能をご紹介しました。
 
「メモ」のフォルダ機能と検索機能は便利ですが、どちらもビジネス向きではありません。たとえば、フォルダの階層が少ないのでメモの分類がやりにくかったり、検索機能では詳細な条件を指定して検索できないのでメモが探しにくかったりします。
 
また、iPhoneやiPad、MacなどのApple製品からしか基本的には利用できないのも難点です。通勤中にiPhoneで作成したメモを、職場のWindowsで確認するというような便利な使い方はできません。
 
一方で、今回ご紹介したStockはメモの管理に最適なフォルダ機能と検索機能を過不足なく搭載しており、デジタルに詳しくない社員でも簡単に使いこなせるアプリです。Apple製品はもちろんですが、AndroidやWindowsにもアプリをインストールできます。
 
無料登録は1分で完了するのでぜひ「Stock」を導入して、フォルダでメモの整理をしてすぐに必要なメモを探し出せるようにしましょう。
 
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