iPhoneに標準搭載されている「メモ」はスマホから気軽に使えるため、仕事で活用する人もいます。
しかし、「個人用のメモと混ざってしまった」「重要なメモが埋もれて探すのに苦労した」という経験をされた方も多いのではないでしょうか。これは、メモを整理するためのフォルダ機能を活用できていなかったのが原因です。
そこで今回は、iPhoneのメモを整理するフォルダ機能の使い方を中心にご紹介します。
- メモをカテゴリごとにフォルダ分けして整理したい
- 重要なメモが埋もれて、探すのに時間がかかってしまう
- iPhone「メモ」よりも簡単に使えて、費用対効果も高いメモアプリを知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、iPhone「メモ」のフォルダ機能の使い方と、メモを埋もれさせない方法が分かります。
目次
＜管理＞メモを階層化するフォルダ機能の使い方
iPhone「メモ」ではメモを整理する”フォルダ”を作成し、業務ごとにメモを分けて管理できます。以下でフォルダを使いこなすための基本的な操作方法を押さえましょう。
使い方1｜フォルダの作成・削除
＜フォルダの作成＞
はじめに、フォルダを一覧で確認できる画面を表示し、画面左下の[フォルダ追加]のマークをタップします。
次に、フォルダ名を入力しましょう。今回は業務に関するメモのフォルダを作成したいので”仕事”と入力して[完了]をタップします。
以上の操作で、フォルダ一覧に”仕事”のフォルダが作成されます。
＜フォルダの削除＞
はじめに、削除したいフォルダを左にスワイプします。(スワイプとは、画面をタップしながら左右にスライドさせる操作方法です)
次に、選択肢が表示されるので、右の[ゴミ箱]をタップしてフォルダを削除しましょう。
削除されたメモは「最近削除した項目」のフォルダに格納されます。
使い方2｜フォルダへのメモの移動
はじめに、移動するメモが入っているフォルダを選択して画面右上の[…]をタップし、[メモを選択]をタップします。
次に、移動させたいメモにチェックを入れ、左下の[移動]をタップします。
最後に、移動させたい任意のフォルダを選択すればメモが移動します。
使い方3｜フォルダの並べ替え
作成したフォルダは、任意の順番に変更できます。今回は「プライベート」「趣味」「仕事」の3つのフォルダの順番を並び替えます。
はじめに、フォルダ一覧の画面を表示して画面右上の[編集]をタップします。
次に、各フォルダの右に表示される[≡]マークをタップしたままスライドし、任意の順番に並び替えましょう。
仕事フォルダが一番上になり、フォルダの並び替えが完了します。ただし、「すべてのiCloud」「メモ」のフォルダは並び替えできません。
使い方4｜フォルダの共有
フォルダを複数人で共有して、メモの閲覧、編集ができるように設定します。
はじめに、フォルダ一覧の画面を表示して画面右上の[編集]をタップします。
次に、各フォルダの右にある[…]マークをタップし、[フォルダを共有]を選択します。
最後に、メールやチャットアプリなどの任意の手段で共有しましょう。
使い方5｜フォルダ名の変更
フォルダ名を変更するには、はじめに該当するフォルダを長押しします。
その後、上図のように[名称変更]をタップして新しい名前を入力すれば完了です。
使い方6｜フォルダ内のメモをピンで固定
フォルダ名内のメモを固定するには、はじめに該当するメモを長押しします。
その後、上図のように[メモをピンで固定]をタップして新しい名前を入力しましょう。完了すると、下図のようにフォルダの上部で固定されます。
＜検索＞メモを見つける検索機能の使い方
仕事のメモを活用するには、あとから簡単に見返せるように管理しておかなければなりません。そこで以下では、メモの検索機能の使い方をご紹介します。
使い方1｜キーワード検索
メモに含まれるキーワードを検索して目的のメモを探し出せます。
今回は、”重要”というキーワードが記載されているメモを検索します。はじめに、フォルダ一覧の画面を表示して、上部の検索窓に「重要」と入力します。
以上の簡単な操作で、任意のキーワードを含むメモを検索して探し出せます。
使い方2｜検索候補
フォルダを一覧で確認できる画面を表示し、検索窓をタップします。
検索候補として、以下の7つの選択肢が表示されます。
| 共有メモ | ほかのメンバーと共有しているメモを抽出します。 |
|---|---|
| ロックされたメモ | パスワードをかけてあるメモを抽出します。 |
| チェックリスト付きメモ | チェックリストが含まれるメモを抽出します。 |
| タグ付きメモ | タグが付いたメモを抽出します。 |
| 描画付きメモ | 手書き機能を使ったメモを抽出します。 |
| スキャンした書類付きメモ | カメラで直接スキャンした書類が添付されたメモを抽出します。 |
| 添付ファイル付きメモ | ワードやエクセルなどのファイルが添付されたメモを抽出します。 |
作成したメモの形式やファイルの有無などで分類された選択肢をタップするだけで、簡単にメモを探し出せます。
使い方3｜タグ機能
メモに付けられたタグを検索すれば目的のメモを探し出せます。
はじめに、タグを付けたいメモを開き半角で[#]と入力します。#以降の文字列がタグのキーワードになります。
今回は、例として”#会議”と”#メール”の2つのタグを作成します。
フォルダ画面に戻り、検索したいタグをタップしましょう。
選択したタグを含むメモだけが一覧で表示されます。また、上図の画面でほかのタグを選択すると、複数のタグが含まれるメモの絞り込みもできます。
仕事のメモにiPhoneの「メモ」を利用するときの3つの注意点
これまでフォルダ機能と検索機能についてご紹介してきましたが、iPhone「メモ」をビジネス利用する際には以下の3つの注意点を必ず確認しましょう。
（1）多数のメモが埋もれてしまう
iPhoneの「メモ」の階層は一つだけなので、詳細に分類するのは難しいです。
正確には2つの階層がありますが、1番大きなフォルダは”iCloud”や”iPhone”などの保存先なので自由に変更できません。プライベートで簡単にメモを残すためであれば問題ありませんが、仕事で利用する場合には不便に感じる場面も多くなります。
たとえば、仕事のメモは情報量が多いので、適切に分類しておかなければあとから確認したいメモがあってもすぐに探し出せないのです。
結論、フォルダの階層は2つがベストと言えます。フォルダが多すぎると必要なメモを見つけるまでに時間がかかり、かえって非効率になります。
（2）メモ検索に制限がある
iPhone「メモ」ではすぐにメモを探し出すための詳細な検索条件が指定できません。
たとえば、タイトルにキーワードが含まれているメモを探そうと検索すると、タイトルだけでなく”本文にそのキーワードを含んでいるメモ”も表示されてしまいます。つまり、タイトル検索と全文検索を分けられないので、メモが増えるほど不便になるのです。
また、タグ検索による検索結果も表示されるので、さらに目的のメモを探し出すのが難しくなります。以上のように、必要なメモを絞り込むための検索機能に制限があるのです。
（3）WindowsのPCからアクセスしづらい
「メモ」はiPhoneやMac、iPadでは簡単にアクセスできますが、Windowsからアクセスするのは手間です。
Webブラウザ版でiCloud.comを開き、Apple IDを使ってサインインする必要があります。メモアプリはすぐに開けて簡単に書き残せるのがメリットなので、手間がかかるのは本末転倒です。
たとえば、「個人用スマホはiPhoneだが社用PCはWindows」という場合メモの同期はできるものの、毎回のログインの手間がストレスになりかねません。そのため、iPhone「メモ」に代わる”あらゆる端末へ対応するメモアプリ”が必要なのです。
関連記事： 【最新】シンプルで簡単なメモアプリ5選！
【必見】メモが埋もれてしまう状況を解消する方法
以下では、メモが埋もれてしまう状況を解消する方法をご紹介します。
iPhoneのメモアプリでメモが埋もれてしまう原因は「自由に変更できる階層が一つしかないため」です。情報量が増えるにつれて、各フォルダのどこに何のメモがあるのか分からなくなってしまいます。
また、メモの検索機能が搭載されているものの、基本的には全文が検索範囲になるため「タイトルだけにキーワードが入ったメモを探したい」という場合に不便なのです。
したがって、メモを埋もれさせないためには、フォルダが2階層で検索機能が高度なメモアプリを利用しましょう。結論、直感的な操作で必要なメモへすぐにたどり着ける「Stock」一択です。
Stockでは、「ノート」にメモして2階層の「フォルダ」でメモの内容を分類できます。また、全文検索とタイトル検索、タグ検索を分けられるため、必要なメモがすぐに見つかるのです。
メモを簡単に整理して探し出せるアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
iPhone「メモ」からフォルダ/メモが消えた原因と対処法
iPhoneのメモアプリを利用していると、フォルダやメモが消えて重要な情報を確かめられないことがあります。以下では、消えてしまったメモやフォルダを復元する方法を3つご紹介します。
メモを探す
操作ミスなどでメモを削除している場合があります。メモのフォルダ一覧から[最近削除した項目]を選択して、フォルダ内を確認しましょう。
[最近削除した項目]のメモは30日間保存されますが、それ以降は完全に削除されるので注意しましょう。
また、保存しているメモの量が多いと、探す手間が増えて見落としのリスクが高まります。そのため、「メモ」の検索機能を利用して効率的に探すのも一つの方法です。
ただし、ロックされたメモは「タイトル」のみが検索に引っかかるので、検索候補から[ロックされたメモ]を選択してひとつひとつ探しましょう。
iCloudを設定する
iCloud上で保存していたメモは、iCloudの設定をオンにすれば「メモ」から閲覧・利用できます。iOSのアップデートなどでオフになっていると「メモ」には表示されないため、以下の方法でオンにしましょう。
iPhoneの[設定]アプリから、名前とアイコンが表示されている枠をタップします。
次に[iCloud]をタップします。
最後にメモをオン（緑）にします。
iPhoneのメモアプリを確認すると、iCloudに保存していたメモやフォルダが表示されます。同期に時間がかかる場合があるので、表示されないときには時間を置きましょう。
各種アカウントを設定する
iPhoneの「メモ」はGmailやキャリアメールなどのメールアカウントとメモを同期できます。メモの同期設定がオフになっていると、一部のメモが表示されないことがあるので、以下の手順でオンにしましょう。
はじめにiPhoneの[設定]アプリを起動させて、[連絡先]をタップします。
次に、[アカウント]をタップして、メモを同期していたメールアカウントを選択します。
最後にメモをオン(緑)にします。
同期が完了すると、iPhoneのメモアプリにメールアカウントの情報が反映され、作成したメモを確かめられるようになります。
iPhone「メモ」のフォルダ機能の使い方まとめ
これまで、iPhone「メモ」のフォルダ機能と検索機能をご紹介しました。
「メモ」のフォルダ機能と検索機能は便利な一方、ビジネス向きとは言えません。たとえば、フォルダの階層が少ないのでメモが埋もれてしまったり、詳細な条件を指定して検索できないのでメモが探しにくかったりします。
また、AndroidのスマートフォンやWindowsのPCからのログインに手間がかかるため、社内での利用に支障が発生しかねません。
一方、今回ご紹介したStockは、2階層のフォルダと高度な検索機能を備え、デジタルに詳しくなくてもメモが埋れないように管理できるアプリです。Apple製品だけでなく、AndroidやWindowsにも対応しています。
無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して、仕事で必要な多数のメモが埋もれてしまう状況を改善しましょう。
