社内で毎日のように行われる会議ですが、チーム規模の会議も含めて、全ての会議に参加して社内の動向を探ることは不可能に近いです。その際に議事録があれば、会議に参加していなかったとしても内容を確認できます。
 
一方で、社内で議事録を活用する仕組みや環境が十分に整えられておらず、議事録の作成業務に意味を感じられない担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、議事録を作成する意味や目的、コツをご紹介します。
 
  • 議事録を作ることにリソースを割くほどのメリットがあるのかわからない
  • 上司から議事録作成を任されたが、議事録の完成形を全くイメージできない
  • 社内で議事録を活用する仕組みが整えられておらず、形骸化している
という担当者の方は、この記事を参照しながら議事録の運用体制を整え、情報共有を活発化させましょう。


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議事録の作成に意味を感じられない理由

議事録の作成に意味を見出せない理由として、活用率の低さが挙げられます。その原因としては、下記の2パターンが考えられます。
 
  1. 議事録の質が低い
  2. 議事録の共有にハードルがある
議事録の質が低いと重要事項の抜け漏れが発生し、適切に会議の情報を共有できません。そして、質の低い議事録は読んでも意味がないと判断され、活用率が低くなります。
 
一方で、議事録の共有にハードルが生じていると作成から共有までがスムーズに行えず、情報伝達のスピードが遅くなってしまうのです。
 
たとえば、メールをファイルに添付して共有する方法では、宛先設定や定型文の挿入など共有までにかかる工数が多く、時間がかかります。忘れたころに議事録が共有されても閲覧する人は少なく、結果として作成しても誰も読まない状態に陥ります。
 
上記の要因から、議事録の作成に意義を感じられない方も多いのではないでしょうか。しかし、会議の欠席者に適切に情報を共有するには議事録の作成が欠かせません。次の見出しからは、議事録の意義について詳しく解説していきます。


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議事録を作成する意味や目的とは

時間をかけて作成した議事録が読まれないという状況は、作成者に無力感を与え、業務へのやる気を削いでしまう原因になります。しかし、議事録の作成は非常に大きな意味や目的があり、チームに貢献する重要な役割を担っています。
 
以下では、議事録を作成することの意味や目的をご紹介します。

決定事項の共通認識をつくる

議事録を作成する最大の目的は、会議の決定事項についての共通認識をつくることです。
 
議事録を作成しなかった場合、社員の会議内容を知るタイミングがずれて業務に支障が出ます。また、会議に参加していた社員であっても、会議の内容を詳細まで記憶するのは難しく、時間の経過と共に忘れていきます。
 
そのため、会議への参加の有無に限らず、議事録を作成して決定事項についての共通認識をつくることは、自社にとってメリットになります。

次のアクションを明確にする

議事録の共有を通して、次のアクションを明確化する必要があります。
 
会議の議事録が共有されない環境では、会社・部署・チームがどのような方向に進んでいるのか把握できません。
 
そのため、組織間の横の繋がりだけでなく、組織内の縦の繋がりでも議事録を残すことが有効です。たとえば、会議の決定事項から業務の優先順位が明確になり、チームや個人単位の指針を作成できます。
 
つまり、議事録は社内の業務を調整し、やるべきことを明確にする指針になります。

議事録作成で成長を促す

議事録の担当者は、作成プロセスで知識や技術を身に付けられるので、成長を促せます
 
たとえば、議題に関する知識や文章の要約技術、ロジカルライティングなどを習得できます。そのため、身に着けたスキルを営業資料や報告書の作成にも活かせます。
 
このように、議事録の作成に携わると業務内容を深く理解でき、ビジネスに必要な知識も身に着けられるので、社員の成長を促すには最適です。
 
関連記事: 議事録の書き方のコツとは?綺麗に早く書けるフォーマット付き!


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「良い議事録」の3つの条件

急遽、議事録を作成する担当になり、どのように作成すれば良いのか悩んでいる場合には、これからご紹介する3つの条件を満たすようにしましょう。
 
具体的な作成手順を調べる前に良い議事録の条件を把握すれば、求められる要素を理解でき、読み手が理解しやすい議事録を作れます。

結論が明確である

議事録を確認した際に、すぐに会議の結論がわかることが重要です。
 
なぜなら、議事録の確認自体は時間をかけるべき業務ではないので、効率的な決定事項の把握が求められるからです。また、後から過去の議事録を参照する場合にも、会議の結論がわかりやすくまとめられていれば比較検討もしやすく、簡単にプロセスを追えます。
 
そのため、議事録では不要な説明や言い回しを避け、伝えるべき情報を必要最低限の表現で記録する必要があります。

意思決定のプロセスが追える

議事録は責任の所在を明らかにするという目的があり、記載した内容から意思決定のプロセスを簡単に把握できることが重要です。
 
そのため、意思決定がどのようなプロセスで行われたかを記録しておく必要があります。たとえば、「誰のどのような提案が決定打になったのか」「誰が最終的な判断をしたのか」「どのようなリスクが検討されたのか」を明記しておけば、後から読み返した際に意思決定の過程を把握できます。
 
「言った・言わない」というような発言を巡るトラブルを未然に防ぐためにも、議事録で意思決定のプロセスの記載は必須です。

誰が読んでも理解できる

良い議事録は、誰が読んでもわかりやすく内容が整理されています
 
一方で、悪い議事録の典型例は、会議の参加者しか内容を理解できないものです。悪い議事録は、結論に至った背景やプロセスが抜け補足説明も省略されているので、議事録を作成する目的の「決定事項の共通認識をつくる」を満たしません。
 
一目で内容が理解できるようにするには、「複雑な表現はないか」「専門用語ばかり使っていないか」「抜け漏れはないか」をチェックする必要があります。
 
関連記事: 議事録とは?わかりやすい議事録の書き方やポイントもご紹介!


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社内で活用される議事録にするための5つのコツ

議事録は作成して終わりではなく、多くの社員に読まれることが重要です。以下では、社内で活用される「良い議事録」を作成するためのコツを5つご紹介します。

準備を徹底的にする

質の高い議事録を作成するには、事前準備を入念に行う必要があります。なぜなら、何も用意せずに参加すると参加者の会話を追うだけで精一杯になって、議事録に盛り込むべき要点を書き残せないからです。
 
ここで、会議に臨む前にしておきたい5つのステップを確認しましょう。
 
  1. 会議の目的を把握する
  2. 会議の目的を把握しておくと、事前に会議がどのように進行していくかをイメージできます。必要な準備を具体的に考えられる状態になるので、準備不足で発生するトラブルを防げます。
     
  3. 過去の議事録・事前資料を確認する
  4. 過去の議事録を確認すれば、次の会議で扱われる議題の背景やプロセスをつかめます。また、会議の事前資料にも目を通しておくと、会議の進行をより具体的にイメージできます。
     
  5. 会議のタイプを推測する
  6. 全ての会議は「報告型」と「議論型」の2種類に分類されます。報告型の会議は議事録を定型化できるので、過去の議事録が参考になります。一方、議論型の会議はアジェンダからあらかじめ議論の進め方や結果を予測しておくと、要点を聞き逃さずに書き残せます。
     
  7. 議事録のテンプレートを用意する
  8. 過去の議事録や会議のタイプを参照・検討した後に、共有する議事録のテンプレートを用意します。たとえば、「会議名、日時、場所、出席者、決定事項、経緯、関連タスク、次回会議の予定」などの項目を最低限加えたテンプレートを用意しておくと、会議中にメモを取るべき箇所を明確にできます。
     
  9. メモの負担を減らすツールを準備する
  10. 議事録作成でつまづくポイントが、会議のメモです。会話をメモするだけで手一杯になると要点を聞き逃してしまい、議事録をまとめる段階で苦労します。そのため、メモの手間を解消してくれるITツールを準備しておきましょう。
このように、5つのステップを押さえて効率的に議事録作成の準備を進めれば、他の業務を圧迫する事態を避けられます。

読み手をイメージして作成する

作成した議事録を誰がどのように活用するのか考える必要があります
 
読み手を具体的にイメージすれば、これから議事録に必要な要素が明確になります。たとえば、新入社員も閲覧する議事録であれば、業界の常識や専門用語には捕捉情報を加えるなどの配慮が重要です。
 
読み手を具体的に想像し、情報を正確に伝えられるように配慮しながら議事録の作成を行う必要があります。

5W2Hを意識する

議事録作成のコツとして、5W2Hを意識することが挙げられます。
 
5W2Hは、「Who(誰が)」「When(いつ)」「Where(どこで)」「What(何を)」「Why(なぜ)」「How(どうやって)」「How much(いくら)」を指しており、読み手が自然に内容を理解できる議事録を作成できます。また、議事録に必要な要素が盛り込まれているか確認する際にも有効です。
 
読み手がストレスなく内容を理解できるように、5W2Hのフレームワークに即して簡潔に記載するのが重要です。

すぐ作成して、すぐに共有する

議事録は、会議後すぐに作成・共有するのが重要です。
 
時間が経過するとメモを見ても議論の展開を詳細に思い出せないので、記憶が鮮明なうちに議事録を作成する必要があります。また、早めに議事録を共有しないと社員の決定事項に関する認識にズレが生じ、チーム間の連携に影響が発生する可能性が高いです。
 
スピーディーに議事録を作成・共有すれば、会議の決定事項を全社に浸透させられるので、素早く業務に反映させられます。

簡単にアクセスできる場所で管理する

議事録の活用率を上げるには、素早くアクセスできる環境を整えることが重要です。
 
従来のような紙媒体での管理では社内でしか閲覧できないので、外回りの社員など社外にいる人へ素早く情報を届けられません。一方で、時間や場所に縛られずに使えるITツールを活用すれば迅速に確認でき、過去の議事録にも手軽にアクセス可能です。
 
離れた場所で勤務する社員に素早く会議の決定事項を共有するためには、ITツールを活用する必要があります。
 
関連記事: もう議事録作成に戸惑わない!フォーマット利用で議事録を制す!


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議事録の共有・管理に最適なITツール

以下では、議事録の共有・管理に最適なITツールをご紹介します。
 
議事録の活用率を上げるためには、共有・管理の工数を減らすことが重要です。参加者の記憶が新鮮なうちに議事録を共有するスピード感と、瞬時に必要な議事録を見つけられるアクセス性がなければ、社員は議事録の活用にハードルを感じてしまいます。
 
上記の点を解決するには、議事録の作成から運用までを一元化できるITツールの活用が必須です。さらに、議事録の運用を効率化するためには、「誰でも簡単に使いこなせるシンプルさ」が重要です。
 
そのため、選択するべきITツールはITに不慣れな社員でも簡単に操作でき、議事録の作成・共有・管理に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」一択です。
 
Stockは、「ノート」に作成した議事録をリアルタイムで共有可能なので、離れた場所にいる社員にもスピーディーに情報を届けられます。さらに、共有した議事録は自動的に蓄積され、検索機能を使って必要な情報へ素早くアクセス可能です。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

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議事録を作成する意味まとめ

これまで議事録を作成する意味や良い議事録の条件、社内で活用される議事録を作成するコツをご紹介してきました。社内で活用される議事録を作成するコツは以下の5点です。
 
  • 会議の目的を把握するなど徹底的な準備を行う
  • 情報を確実に届けるために読み手を想定
  • 会議の要点を抽出するために5W2Hを意識
  • 会議の決定事項を社内に浸透させるために素早く作成・共有
  • 時間や場所に縛られずアクセスできる環境で管理
さらに、作成した議事録を適切に共有・管理するにはITツールの活用が不可欠です。ご紹介したStockは、非IT企業の社員でも簡単に使えるシンプルなプロダクトであり、業界・業種を問わず100,000社以上が導入して情報共有の効率化を実現しています。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して議事録の運用を最適化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
 
関連記事: 【2021年最新版】議事録共有を簡単にするツール4選!