社内で毎日のように行われる会議ですが、チーム規模の会議も含めて、全ての会議に参加して社内の動向を探ることは不可能に近いです。そのようなときに議事録があれば、会議に参加していなかったとしても内容を確認できます。
 
議事録には、会議に参加していない社員が内容を把握できるなどのメリットを享受できる一方で、議事録を作成したことがある方は「自分が一生懸命作成した議事録が読まれない」という苦い経験をした方も多いのではないでしょうか。そのため、議事録を作成する意味について懐疑的な方もいるかもしれません。
 
そこで今回は、「議事録を作成する意味や目的」「良い議事録の3条件」「良い議事録を作成するための5つのコツ」をご紹介します。
 
  • 議事録を作ることにリソースを割くほどのメリットがあるのかわからない
  • 上司から議事録作成を任されたが、議事録の完成形を全くイメージできない
  • 議事録を作成しているが、なかなか読まれずに限界を感じている
という方は、この記事を参考にすることで、社内で広く活用される議事録を作成できるようになります。
 


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議事録を作成する意味や目的とは

時間をかけて作成した議事録が読まれないという状況は、作成者に無力感を与えて、ときに業務へのやる気を削いでしまう原因になるかもしれません。しかし、議事録の作成は非常に大きな意味や目的があり、チームに貢献する重要な役割を担っています。
 
以下では、議事録を作成することの意味や目的をご紹介します。

決定事項の共通認識をつくる

議事録を作成する最大の目的は、会議の決定事項についての共通認識をつくることです。
 
議事録を作成しなかった場合、社員の会議内容を知るタイミングがずれて業務に支障が出ます。また、会議に参加していた社員であっても、会議の内容を詳細まで記憶することは難しく、時間の経過と共に忘れていきます。
 
そのため、会議への参加の有無に限らず、議事録を作成して決定事項についての共通認識をつくることは、企業にとってメリットになります。

次のアクションを明確にする

会議の議事録が共有されない環境では、会社・部署・チームがどのような方向に進んでいるのかがわかりません。そのため、会社・部署・チームのそれぞれが何をして、今後どのように進んでいくのかを議事録の共有を通して、相互に理解しておく必要があります。
 
また、組織間の横の繋がりだけでなく、組織内の縦の繋がりでも議事録を残すことが有効です。例えば、会議の決定事項から業務の優先順位が明確になり、チームや個人単位の指針を作成できます。
 
つまり、議事録は、社内の業務を調整して、やるべきことを明確にしてくれる情報源になります。

議事録作成で成長を促す

議事録の作成は敬遠されがちですが、社内の業務円滑化に貢献する重要な仕事です。また、議事録を担当する方は、作成プロセスで知識技術を身に付けることができます。
 
例えば、議題に関する知識や文章の要約技術、ロジカルライティングなどが習得できます。そのため、営業資料や報告書などにも議事録の作成スキルを活かすことができます。


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関連記事: 議事録の書き方のコツとは?綺麗に早く書けるフォーマット付き!

「良い議事録」の3つの条件

急遽、議事録を作成する担当になり、具体的にどのような議事録を作成すれば良いのかわからない場合には、これからご紹介する「良い議事録の3つの条件」を満たす議事録を目指しましょう。
 
具体的な作成手順を調べる前に、良い議事録の条件を把握することで「どのような議事録が求められるのか」という読み手の立場から議事録を俯瞰できます。

結論が明確である

議事録を確認した際に、すぐに会議の結論がわかる議事録が「良い議事録」と言えます。議事録の確認自体は時間をかけるべき業務ではないので、効率的な決定事項の把握が求められるからです。
 
また、後から過去の議事録を参照する場合にも、会議の結論がわかりやすくまとめられていれば比較検討もしやすく、簡単にプロセスを追えます。
 
そのため、議事録では不要な説明や言い回しを避け、伝えるべき情報を必要最低限の表現で記録することが大切です。

意思決定のプロセスが追える

議事録は「責任の所在を明らかにする」という目的があり、記載した内容から意思決定のプロセスを簡単に把握できることが重要です。
 
そのため、意思決定がどのようなプロセスで行われたかを記録しておく必要があります。例えば、「誰のどのような提案が決定打になったのか」「誰が最終的な判断をしたのか」「どのようなリスクが検討されたのか」などを明記しておくことで、会議の備忘録を残せます。
 
「言った/言っていない」というような発言を巡るトラブルを未然に防ぐためにも、議事録で意思決定のプロセスの記載は必須です。

誰が読んでも理解できる

良い議事録は、誰が読んでもわかりやすく内容が整理されてます。一方で、悪い議事録の典型例は、会議に参加した人しか内容が理解できないような議事録と言えるでしょう。
 
悪い議事録は、結論に至った背景やプロセスが抜け、補足説明も省略されているので、議事録を作成する目的の「決定事項の共通認識をつくる」「次のアクションを明確にする」を満たしません。
 
誰が読んでも理解できる議事録の作成は難しいことですが、「複雑な表現はないか」「専門用語ばかり使っていないか」「抜け漏れはないか」など、細心の注意と入念な見直しをすれば誰でも作成できます。


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関連記事: 議事録とは?わかりやすい議事録の書き方やポイントもご紹介!

社内で活用される議事録にするための5つのコツ

作成した議事録が読まれずに苦労している担当者の方は、「良い議事録」の条件を満たすために「正しいコツを押さえて議事録を作成する」を実践しましょう。以下では、社内で活用される「良い議事録」を作成するための5つのコツをご紹介します。

準備を徹底的にする

「良い議事録を作成できるか否かは、どれほど質の高い準備をしたかで決まる」といっても過言ではありません。何も用意せずに参加した場合には、参加者の会話を追うだけで精一杯になり、肝心の「議事録をまとめるためのメモ」が取れないからです。
 
ここで、会議に臨む前にしておきたい5つのステップを確認しましょう。
 
  1. 会議の目的を把握する
  2. 会議の目的を把握しておくと、事前に会議がどのように進行していくかをイメージできます。必要な準備を具体的に考えられる状態になるので、準備不足でトラブルになることを防止します。
     
  3. 過去の議事録・事前資料確認する
  4. 過去の議事録を確認することで、次の会議で扱われる議題の背景やプロセスが把握できます。また、会議の事前資料にも目を通しておくと、会議の進行をより具体的にイメージできます。
     
  5. 会議のタイプを推測する
  6. 全ての会議は「報告型」と「議論型」の2種類に分類されます。報告型の会議は議事録も定型化できるので、過去の議事録が参考になります。一方、議論型の会議は定型化が難しいですが、会議のアジェンダからあらかじめ議論結果を予測しておくと、熟練度が上がれば会議後すぐに議事録を共有することも可能になります。
     
  7. 議事録のテンプレートを用意する
  8. 過去の議事録や会議のタイプを参照・検討した後に、共有する議事録のテンプレートを用意します。例えば、「会議名、日時、場所、出席者、決定事項、経緯、関連タスク、次回会議の予定」などの項目を最低限加えたテンプレートを用意しておくと、議事録のメモを取る際に「注意して聞くべき項目」が明確になります。
     
  9. 議事録のメモをサポートするツールを準備する
  10. 議事録作成で最初のハードルになるのが、会議のやりとりのメモです。会話をメモするだけで手一杯になってしまうと、「要点がわからない」など、議事録をまとめる作業で苦労してしまいます。そこで、メモの手間を解消してくれるITツールを準備しておきましょう。
このように、5つのステップを押さえて効率的に議事録作成の準備を進めれば、他の業務を圧迫することもありません。

読み手をイメージして作成する

議事録作成の作業に入る前に「作成した議事録は、誰がどのように活用するのか」を考えてみましょう。議事録の読み手を具体的にイメージすることで、これから作成する議事録に必要な要素が明確になります。
 
例えば、新入社員も確認する必要のある議事録であれば、「業界の常識や専門用語には捕捉情報を加える」などの配慮ができます。

5W2Hを意識する

良い議事録の条件には「誰が呼んでも理解できること」がありますが、誰が読んでも理解できるためには文章が簡潔であるほかに、5W2Hで構成されているかが重要です。
 
5W2Hは「What(何を)」「Why(なぜ)」「Who(誰が)」「When(いつ)」「Where(どこで)」「How(どうやって)」「How much(いくら)」を指しており、読み手が自然に内容を理解できる議事録を作成できます。また、作成担当者自身も勘違いに気づくことができ、誤った情報を共有してしまうのを防止できます。

すぐ作成して、すぐに共有する

議事録は会議後にできる限りすぐ作成・共有しましょう。一般的に、議事録は会議終了後の24時間以内に共有すると良いと言われています。
 
議事録のメモを確実に取っているとしても、時間が経過するとメモした文章を繋げる文脈などは次第に忘れてしまうので、記憶が鮮明なうちに議事録の作成に取り掛かりましょう。また、早めに議事録を共有しないと、社員の決定事項に関する認識にズレが生じて、各部門やチーム間の連携に影響が発生します。
 
事前の徹底した準備によって、焦りやプレッシャーを感じることなく質の高い議事録を効率的に作成して、すぐに社内へ共有できます。

簡単にアクセスできる場所で管理する

ここまでご紹介した作成のコツを実践して、「良い議事録」の3つの条件「結論が明確である」「意思決定のプロセスが追える」「誰が読んでも理解できる」をクリアしても、社員が議事録に簡単にアクセスできる環境が用意されていないと宝の持ち腐れになる可能性があります。
 
そのため、「良い議事録」を「さらに良い議事録」にするために、必要なタイミングですぐにアクセスできるように管理しましょう。


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関連記事: もう議事録作成に戸惑わない!フォーマット利用で議事録を制す!

社内の議事録の共有・管理におすすめのツール

会議のメモや議事録を作成する段階での工夫は重要であり、多くの方が注意して様々な対策をしているのではないでしょうか。
 
一方で、よく見落とされるポイントが、議事録の「共有」「管理」の段階です。参加者の記憶が新鮮なうちに議事録を共有するスピード感と、瞬時に必要な議事録を見つけられるアクセス性がなければ、社員は議事録の活用にハードルを感じてしまいます。
 
議事録の作成後に素早く共有する方法は「Itツール」の活用が最も効率的です。議事録の作成から管理だけでなく、各種資料や報告書、メッセージ機能などが備わっているものも多く、生産性の向上に貢献します。
 
例えば、非IT企業を含む中小企業の導入実績が80,000社以上を誇る情報共有ツールStockを導入すれば、作成した議事録をリアルタイムで共有することができ、かつ議事録などの大切な情報を確実に蓄積して、すぐにアクセスできるようになります。

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Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

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関連記事: 【2021年最新版】議事録共有を簡単にするツール4選!


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議事録を作成する意味 まとめ

これまで議事録を作成する意味や良い議事録の条件、社内で活用される議事録を作成するコツをご紹介してきました。以下が今回のまとめになります。
 
  • 議事録を作成することは、社内の共通認識を形成して、次に何をするべきかの指針を明確にする。
  • 社員に求められる議事録を作成するためには「準備の徹底」「読み手のイメージ」「5W2H」「作成と共有のスピード」「管理環境」の5つを意識する。
  • 議事録の作成では、「準備」と「作成」が重要視されがちだが、議事録が読まれるためには「共有」と「管理」にも注意する。
「良い議事録」を作成することができればより多くの社員に議事録を利用してもらえる可能性が高くなります。さらに今回ご紹介した情報共有ツール「Stock」を活用することで、作成した議事録が社内の他の情報に埋もれてしまう心配もありません。
 
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