情報共有の効率化には「生産性の向上」「コスト削減」「情報の蓄積」など、数え切れないほどのメリットがあります。
 
しかし、多くの企業では社内の情報共有がうまくいっていないことが原因でそれらのメリットを享受できず、かえって情報共有に関する様々な問題を抱えているのが現状です。
 
つまり、情報共有が効率的になることで企業は大きなメリットを得ることができますが、それができない場合には大きな機会損失になります。
 
一方で、情報共有の効率化を成功させて、業務改善や生産性の向上を実現した企業もありますが、成功した企業とそうでない企業との違いはどこにあるのでしょうか。
 
そこで今回は、「情報共有の効率化に成功した企業8社」「社内の情報共有を効率化するためのポイント」「情報共有を効率化してくれるおすすめツール5選」をご紹介します。
 
  • 情報共有を効率化した成功事例を知りたい
  • 情報共有を効率化させるポイントを知りたい
  • 情報共有を効率化してくれるおすすめのツールを知りたい
という担当者の方は、ぜひこの記事を参考にして、自社と成功企業との違いや効率化のポイントを押さえて、社内の情報共有を活性化してみてください。
 


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【企業事例8選】社内の情報共有を効率化した企業

以下では、効率的な情報共有を実現した企業8選をご紹介します。主に、さまざまなITツールを導入している点が共通点であることがわかります。

メディカルローグ株式会社

メディカルローグ株式会社は、医療現場のコミュニケーション環境の改善のために、医学研究・医療関連アプリやWEBサイトの開発・制作、医療のITコンサルティングを行う企業です。
 
<課題>
以前はチャットツールを活用して業務をしていましたが、必要な情報が全て流れてしまう事態に陥っていました。
 
<解決策>
社内の情報が蓄積できるように情報共有ツール「Stock」を導入しました。
 
<効果>
「Stock」を活用することでフォルダを起点として情報の整理ができるようになり、社内の情報共有がスムーズになりました。
 
また、社内の全ての情報が一元化されるので、情報を探す時間が削減されて業務効率も向上しています。

東京地下鉄株式会社

東京地下鉄株式会社は、東京都区部やその周辺地域で旅客鉄道事業や不動産事業などの関連事業を行う企業です。
 
<課題>
事務だけでなく現場の管理や専門職の社員がいるので、不在時でも迅速にコミュニケーションが取れる環境が必要でした。
 
<解決策>
離れた拠点でも電話やメールだけではなく、様々な手段でコミュニケーションできる環境の構築のために「Skype for Business」を導入しました。
 
<効果>
簡単な確認事項はインスタントメッセージ、議論が必要な場合にはWeb会議を活用するなど、用途に合わせたコミュニケーションをとることが可能になりました。
 
また、在席状況などの個人の状況が確認できるようになったので、電話の掛け直しや伝達漏れがなくなる等の効率的なコミュニケーションが実現しました。

シチズン時計株式会社

シチズン時計株式会社は、時計やその部分品などの精密・電子機器を製造・販売している企業です。
 
<課題>
社内の連絡やデータ、議論、議事録などを全て電子メールで共有していたので、膨大な「メールを読む時間」や「仕分ける時間」が必要になり、業務が非効率になっていました。
 
<解決策>
社内での情報共有と技術伝承のために社内SNSツール「SKIP」を導入しました。
 
<効果>
確認すべきメールが7割減少して、情報を探す時間が削減され効率化が実現しました。
また、このツールは動画にも対応しているので技術ノウハウの伝承に効果があります。

株式会社ネクシィーズグループ

株式会社ネクシィーズグループは、省エネ設備を初期投資ゼロで導入できるサービスや電力事業を主軸とする事業持株会社です。
 
<課題>
情報のキャッチアップのスピードが遅れ、業務効率が低下していました。
また、プライベートと同じチャットツールを利用していましたが、重要な情報も扱っていたので情報漏洩のリスクがありました。
 
<解決策>
経営者の思いを組織に浸透させ、円滑なコミュケーションを図るために「Talknote」を導入しました。
 
<効果>
社内カルチャーの構築に特化しているツールのため、新入社員がすぐに社風や業務内容を把握できるようになりました。
 
また、ツールを切り替えたことでセキュリティも強化され、メッセージの編集や既読/未読の確認なども可能になり、円滑なコミュニケーションがとれるようになりました。

株式会社エース

株式会社エースは、塗装や防水などの外装リフォーム全般や防菌抗菌などのメンテナンスサービスを提供している企業です。
 
<課題>
以前に顧客管理システムを導入するが社内に浸透せず、業務効率化が図れませんでした。
また、プライベート用のチャットツールを使用して業務を行っていましたが、案件の把握や管理が困難な状況でした。
 
<解決策>
シンプルなコミュニケーションや情報を管理できる機能がある「SONR.」を導入しました。
 
<効果>
案件ごとに、受付からのフローを全て一元的に管理できるようになり、業務効率が改善しました。
また、社員全員がツールを利用することでコミュニケーションの活性化にも繋がりました。

橋本総業株式会社

橋本総業株式会社は、管工機材・住宅設備機器の販売や情報処理、情報サービスの提供を行っている企業です。
 
<課題>
アシスタント制によって営業と事務がペアで仕事をしているが、情報共有が遅いという課題を抱えていました。
また、メールでは気軽な提案やコミュニケーションが取りにくいという問題もありました。
 
<解決策>
社内の情報共有をスムーズにするためにビジネスチャットツール「Chatwork」を導入しました。
 
<効果>
営業と事務のメンバーが空いている時間を合わせる必要がなくなり、情報共有の時間が短縮されて効率的になりました。
また、メールとは異なり、簡易的なメッセージも気軽に送れるので雑談が増えるなど、社内のコミュニケーションが深まりました。

株式会社ぐぃっと

株式会社ぐぃっとは、WEB制作やグラフィックデザイン、各種メディアの制作などを行っている企業です。
 
<課題>
以前はチャットツールを利用していたようですが、共有した情報が流れてしまうという課題がありました。
また、社内のサーバーでは必要な情報を探すのが難しく、更新履歴も残らないので情報の管理ができていない状況でした。
 
<解決策>
後から必要な情報を見返すことができる社内Wikiツール「NotePM」を導入しました。
 
<効果>
必要な情報を社員一人ひとりに説明するコストや情報の抜け漏れのリスクを減らすことができました。
さらに、「ここを見ればわかるという場所」ができたことで情報の管理が容易になりました。

株式会社フューチャーゲート

株式会社フューチャーゲートは、「NOCOR(ノコア)」というブランドで、妊娠線や肉割れなど肌にできてしまったダメージのアフターケア専門商品の企画・製造・販売を行っている企業です。
 
<課題>
運営するECサイトの「施策内容」と「その結果」の情報が蓄積されないことに課題を感じていました。
 
従来は、施策内容をファイルにまとめてメールで共有していましたが、後から見返すことが難しいので施策の改善がなかなか進まない状況にありました。
 
<解決策>
社内に必要な情報を簡単に蓄積できる情報共有ツール「Stock」を導入しました。
 
<効果>
施策内容と結果を簡単に蓄積させることができ、それ以外にも社内ミーティングや打ち合わせ等の情報もしっかりと分類して残すことができました。
また、圧倒的な情報へのアクセス性があるので、必要な情報をすぐに確認できるようになりました。


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関連記事: 法人向けSaaSとして提供されているサービス10選!

社内の情報共有を効率的にする5つのポイント

これまで見てきた事例では、以下の情報共有を効率的にする5つポイントを実現していました。

情報の伝え方を工夫する

情報の伝え方を意識するだけで情報共有がスムーズになります。
情報の伝え方を意識しないで情報共有をすると、相手がその情報を理解するのに時間がかかったり、誤った解釈をしてしまう可能性が高くなります。
 
そのため、例えば、いつも何気なく共有している情報を5W1H(「When(いつ)」「Where(どこで)」「 Who (誰が)」「What (何を)」「Why(どんな目的で)」「How(どのように)」)を意識するだけで相手はその情報の意味を正確に知ることができます。
 
また、共有の方法や時間などを相手の立場になって考慮することで、さらに相手に情報が伝わりやすくなります。
 
このように、情報の伝え方を工夫すると相手は情報を迅速に、そして正確に確認できるので、情報共有にかかるコストが削減できます。

情報を整理して活用しやすいようにする

無秩序に集められた情報を有効活用することは困難です。
 
なぜなら、蓄積された情報を活用するためには、必要な情報をすぐに見つけ出せる「検索性」やカテゴリー別で分類されてアクセスしやすくなった「階層」が必要だからです。
 
検索性が優れていると「資料を探す」という非効率な作業が減り、その分空いたリソースを他の業務に注ぐことができます。
 
また、階層が優れている情報は一覧で把握できるので、社内全体やプロジェクトごとの状況を俯瞰できます。
 
社内の情報を整理することで、蓄積された情報を有効活用する準備が整います。

情報共有しやすい環境を整備する

情報共有を円滑にするためには、情報共有のハードルを取り払う必要があります。
 
具体的に情報共有のハードルとは「何を、どう共有したら良いのかわからない」「間違ったことを共有してしまったらと不安になる」の2点です。
 
「何を、どう共有したら良いのかわからない」のは、社内に明確な情報共有のルールやフォーマットが整備されていないのが原因です。
 
特に若手社員であれば、手本がなければ情報を共有するのが難しかったり、ルールがなければどこに共有するのが適切かを判断できなかったりします。
 
また、「間違ったことを共有してしまったらと不安になる」のは、集団の心理的安全性が確保できていないことが原因です。
 
業務以外でのコミュニケーションが不足すると、日常でのコミュニケーションコストが高くなるので、さらにお互いのことがわからなくなり、信頼や安心感が生まれない可能性があります。
 
したがって、情報共有を円滑にするためには社員が情報共有しやすい環境を整備する必要があります。

情報共有する人を評価する

社内で活発な情報共有が行われるには「情報共有=評価されるべきこと」という文化や雰囲気の形成が大切です。
 
例えば、会社やチームにとって有益な情報だけでなく、些細な情報を共有する人やその情報に反応する人を称賛、評価しましょう。
 
会社のために情報を共有したのに誰からも反応がないと、情報共有をすることにメリットを感じなくなり、社内の情報共有は止まってしまいます。
 
積極的に情報を共有するメンバーに感謝を表す仕組みを作ることで、他のメンバーも気兼ねなく情報を共有できる環境が整います。

情報共有ツールを導入する

社内の情報共有を円滑にするために、最も効果的なのが「情報共有ツール」の導入です。
 
情報共有ツールは、社内の情報共有をスムーズに、そして効率的にするためのツールです。
初期費用がほとんどかからないので費用対効果が高く、無料で使うことができるツールもあります。
 
また、情報共有ツールを選ぶ際には「ITに詳しくなくても使えるか」を重視して選びましょう。
 
情報共有ツールを導入したがうまくいかなかった事例では、複雑な機能や専門知識が必要なツールを導入してしまい、チームに浸透しなかったということが多いです。
 
必要以上の機能を備えているツールではなく、シンプルな機能を持ったツールがおすすめです。


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関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!

社内の情報共有の効率化におすすめな5つのツール

以下では、社内の情報共有を効率的にしてくれるおすすめなツールを5つに厳選してご紹介しますので、自社に合った目的・用途のツールを選択しましょう。
 
例えば、情報共有ツールの「Stock」は「ITに詳しくない人」でも簡単に情報共有ができ、情報も蓄積されるていくのでチームの情報共有や活用をスムーズにできるおすすめのツールです。
 
また、無料からすぐに始められ、導入社数も80,000社以上という実績を誇る、信頼できるツールです。
 
さらに情報をストックできるので、他のビジネスチャットツールのように大切な情報が流れてしまい、社内で共有された情報が有効活用されないという事態を防止できます。

Stock

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Chatwork

Chatworkのトップページ

Chatworkは、チャット形式でスピーディーなメッセージのやり取りができるビジネスチャットツールです。

<Chatworkのポイント>

  1. ショートカットキーで効率化
    Chatwork上で使えるショートカットキーが数多く用意されています。
    日常的にする手順や作業があれば、ショートカットキーを使うことで業務を効率化できます。
  2. メッセージを未読に戻す
    一度閲覧したメッセージは既読となり、通知が消えてしまいます。
    しかし、「未読」の機能を活用することで、後から再度重要なメッセージを確認できます。
  3. 3つの料金プラン
    Chatworkは無料で利用できますが、作成できるグループ数や複数人での通話ができない等の制限があります。
    管理機能を強化したい場合には、月額800円/ユーザー(年間契約)で社外ユーザー制限や外部SNS制限の機能などの全ての機能が利用できます。


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SONR.

SONR.のトップページ

SONR.は、日々発生するタスクをよりシンプルに、より簡単にする社内コミュニケーションツールです。

<SONR.のポイント>

  1. 「了解」ボタンで意思疎通を図れる
    メッセージの投稿者が既読したメンバーを把握できるので、情報の伝達漏れを防げます。
    反応したメッセージはホーム画面では非表示になるので、「すぐに確認すべき情報」がわかります。
  2. ディスカッションボード機能
    ディスカッションボードに会議の資料を事前に共有しておけば、会議の時間を短縮できます。
    ディスカッションボード上で議論ができるので、テレワークなどの働き方にも対応できます。
  3. 4つの料金プラン
    SONR.は無料で使えますが、登録人数やストレージ容量が制限されます。
    一方で、利用可能端末やセキュリティは全てのプランで適応されます。


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Talknote

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Talknoteは、社内の情報共有をスピーディーにして、社員のエンゲージメントを高める社内コミュニケーションツールです。

<Talknoteのポイント>

  1. 投稿テンプレート機能
    日報や議事録など、日常的に作成する必要のある文書は事前にフォーマットを作成しておくことで業務を効率化できます。
    また、記載されている情報に従って入力していけば良いので、「何を書けばいいのかわからない」という事態を回避できます。
  2. メンション機能
    メンション機能を活用することで、投稿やコメントを伝えたいメンバーに通知を送れます。
    例えば、プロジェクトの管理者であれば、議論などを最後まで追わなくても、最後の承認のためにメンションされた時に確認すれば良いので便利です。
  3. 料金は問い合わせ
    利用料金については、Talknoteに問い合わせる必要があります。
    最適なプランと費用を提案してくれます。


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NotePM

NotePMのトップページ

NotePMは、組織のナレッジ共有を成功させるための社内Wikiツールです。

<NotePMのポイント>

  1. 閲覧したメンバーを確認できる
    ページを閲覧したメンバーや参照時間の履歴が確認できます。
    そのため、情報共有の抜け漏れや確認作業が削減されるので、業務が効率的になります。
  2. 充実した検索機能
    テキストメッセージだけでなく、共有されたファイル内の情報も検索可能です。
    さらに、キーワードハイライトやワンクリック絞込などの機能も搭載しています。
  3. 6つの料金プラン
    それぞれのプランでユーザー数とストレージ容量の上限が異なります。
    無料で機能を試すこともできます。


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関連記事: 【25選】社内の情報共有を円滑にするおすすめツールをご紹介!選定ポイントも解説

社内の情報共有を効率的にした事例のまとめ

情報共有を効率化した企業の事例では、それぞれの企業が直面した課題が、主にITツールの導入と活用によって解決されていました。
 
情報共有の効率化を実現するために重要な5つのポイントは以下の通りです。
 
  1. 情報の伝え方を工夫する
  2. 情報を整理して活用しやすいようにする
  3. 情報共有しやすい環境を整備する
  4. 情報共有する人を評価する
  5. 情報共有ツールを導入する
今回ご紹介したなかの情報共有ツール「Stock」は、事例の企業が課題としていた「情報が流れてしまう」「必要な情報が見つからない」「円滑なコミュニケーションが取れない」などを全て解消し、情報共有の効率化をサポートしてくれるツールです。
 
「Stock」は、無料から利用・登録ができ、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して社内の情報共有を活性化してみてください。
 
関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!