情報共有の効率化には「生産性の向上」「コスト削減」「情報の蓄積」などのメリットがあります。しかし、多くの企業では社内の情報共有がうまくいっていないためにそれらのメリットを享受できず、情報共有に関するさまざまな問題を抱えているのが現状です。
 
一方で、情報共有の効率化を成功させて、業務改善や生産性の向上を実現している企業も数多くあります。このように成功した企業とそうでない企業との違いはどこにあるのでしょうか。
 
そこで今回は、情報共有の効率化に成功した企業7社の事例と、社内の情報共有効率化を実現するポイントをご紹介します。
 
  • 情報共有を効率化した他社の成功事例を知りたい
  • 情報共有を効率化させるポイントを知りたい
  • 情報共有の効率化を実現できるおすすめのツールが知りたい
という担当者の方は今回の記事を読むと、自社と成功企業との違いや効率化のポイントを理解し、社内の情報共有を活性化できるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【企業事例8選】社内の情報共有を効率化した企業

以下では、効率的な情報共有を実現した企業8選をご紹介します。業種や職種は異なりますが、どの企業も自社に最適なツールの導入を行ったという点は共通です。
 
それぞれの企業が抱えていた課題と解決策、ツール導入によって得た効果についてひとつずつ見ていきましょう。

メディカルローグ株式会社

メディカルローグ株式会社は、医療現場のコミュニケーション環境の改善のために、医学研究・医療関連アプリやWEBサイトの開発・制作、医療のITコンサルティングを行う企業です。
 
<課題>
メディカルローグ株式会社ではそれまでチャットツールを活用して業務をしていましたが、チャットの特性上、必要な情報が全て流れてしまい後から振り返りにくいという事態に陥っていました。
 
<解決策>
社内の情報が蓄積できるように既存のチャットツールを辞め、情報共有ツール「Stock」を導入しました。
 
<効果>
Stockの導入で、フォルダを起点とした情報の整理ができるようになり、社内の情報共有がスムーズになりました。また、社内の全ての情報がツール内に一元化されるので、情報を探す時間が削減されて業務効率も向上しています。

東京地下鉄株式会社

東京地下鉄株式会社は、東京都区部やその周辺地域で旅客鉄道事業や不動産事業などの関連事業を行う企業です。
 
<課題>
事務だけでなく現場の管理や専門職の社員がいるので、不在時でも迅速にコミュニケーションが取れる環境が必要でした。
 
<解決策>
離れた拠点でも電話やメールだけではなく、様々な手段でコミュニケーションできる環境の構築のために「Skype for Business(現在はサービス終了しMicrosoft Teamsへ移行)」を導入しました。
 
<効果>
簡単な確認事項はインスタントメッセージ、議論が必要な場合にはWeb会議を活用するなど、用途に合わせたコミュニケーションをとることが可能になりました。また、在席状況などの個人の状況が確認できるようになったので、電話の掛け直しや伝達漏れがなくなる等の効率的なコミュニケーションが実現しました。

シチズン時計株式会社

シチズン時計株式会社は、時計やその部分品などの精密・電子機器を製造・販売している企業です。
 
<課題>
シチズン時計株式会社では、社内の連絡やデータ・議論・議事録などを全て電子メールで共有していたため、膨大な「メールを読む時間」や「仕分ける時間」が必要になり、業務が非効率になっていました。
 
<解決策>
社内での情報共有と技術伝承を目的に、社内SNSツール「SKIP」を導入しました。
 
<効果>
SKIPの導入により確認すべきメールが約7割減少し、情報を探す時間が削減された結果、業務効率化が実現しました。また、このツールは動画にも対応しているので技術ノウハウの伝承にも効果があります。

株式会社ネクシィーズグループ

株式会社ネクシィーズグループは、省エネ設備を初期投資ゼロで導入できるサービスや電力事業を主軸とする事業持株会社です。
 
<課題>
株式会社ネクシィーズグループでは情報のキャッチアップのスピードが遅れ、業務効率が低下していました。また、プライベートと同じチャットツールを利用していましたが、重要な情報も扱っていたので情報漏洩のリスクにも課題を感じていました。
 
<解決策>
経営者の考えを組織に浸透させ、円滑なコミュケーションを図るために「Talknote」を導入しました。
 
<効果>
社内カルチャーの構築に特化したTalknoteの導入により、新入社員がすぐに社風や業務内容を把握できるようになりました。また、ツールの切り替えによりセキュリティも強化されたうえ、メッセージの編集や既読/未読の確認なども可能となり、円滑なコミュニケーションがとれるようになりました。

株式会社エース

株式会社エースは、塗装や防水などの外装リフォーム全般や防菌抗菌などのメンテナンスサービスを提供している企業です。
 
<課題>
株式会社エースでは以前に顧客管理システムを導入していましたが、社内に浸透せず業務効率化が図れなかったという経験があります。また、プライベート用のチャットツールを使用して業務を行っていましたが、案件の把握や管理が困難な状況でした。
 
<解決策>
シンプルなコミュニケーションや情報を管理できる機能がある「SONR.」を導入しました。
 
<効果>
SONR.では案件ごとに、受付からのフローを全て一元管理できるようになり、業務効率が改善しました。また、社員全員がツールを利用することでコミュニケーションの活性化にも繋がりました。

橋本総業株式会社

橋本総業株式会社は、管工機材・住宅設備機器の販売や情報処理、情報サービスの提供を行っている企業です。
 
<課題>
橋本総業株式会社ではアシスタント制によって営業と事務がペアで仕事をしていますが、情報共有が遅いという課題を抱えていました。また、メールでは気軽な提案やコミュニケーションが取りにくいという問題もありました。
 
<解決策>
社内の情報共有をスムーズにするためにビジネスチャットツール「Chatwork」を導入しました。
 
<効果>
Chatworkの導入により、営業と事務のメンバーが情報共有のために空いている時間を合わせる必要がなくなり、情報共有の時間が短縮されて効率的になりました。また、メールとは異なり簡易的なメッセージも気軽に送れるので、雑談が増えるなど社内のコミュニケーションが深まりました。

株式会社ぐぃっと

株式会社ぐぃっとは、WEB制作やグラフィックデザイン、各種メディアの制作などを行っている企業です。
 
<課題>
株式会社ぐぃっとでは以前はチャットツールを利用していましたが、共有した情報が流れてしまうという課題がありました。また、社内のサーバーでは必要な情報を探すのが難しく、更新履歴も残らないので情報の管理ができていない状況でした。
 
<解決策>
後から必要な情報を見返すことができる社内Wikiツール「NotePM」を導入しました。
 
<効果>
NotePMの導入により必要な情報を社員一人ひとりに説明するコストや情報の抜け漏れのリスクが減らせるようになりました。さらに、「ここを見ればわかる」という場所ができ情報の管理が容易になりました。

株式会社フューチャーゲート

株式会社フューチャーゲートは、「NOCOR(ノコア)」というブランドで、妊娠線や肉割れなど肌にできてしまったダメージのアフターケア専門商品の企画・製造・販売を行っている企業です。
 
<課題>
株式会社フューチャーゲートでは運営するECサイトの「施策内容」と「その結果」の情報が蓄積されないことに課題を感じていました。従来は、施策内容をファイルにまとめてメールで共有していましたが、後から見返すことが難しく施策の改善がなかなか進まない状況にありました。
 
<解決策>
社内に必要な情報を簡単に蓄積できる情報共有ツール「Stock」を導入しました。
 
<効果>
Stockの導入により施策内容と結果を簡単に蓄積可能になり、それ以外にも社内ミーティングや打ち合わせ等の情報も正確に分類して残せるようになりました。また、圧倒的な情報へのアクセス性を利用して、必要な情報をすぐに確認できるようになりました。
 
関連記事: 今更聞けないSaaSについて徹底解説!法人向けサービス10選もご紹介!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

社内の情報共有を効率的にする5つのポイント

社内の情報共有効率化に成功した企業にはある特徴があります。以下では、社内の情報共有を効率化に成功した企業が行っていた5つのポイントをご紹介します。

情報の伝え方を工夫する

情報共有の効率化を成功させるには、情報の伝え方の工夫が大切です。
 
情報の伝え方を意識せずに情報共有を行うと、相手がその情報を理解するのに時間がかかったり、誤った解釈をしたりする可能性が高くなります。したがって、情報を伝える際は、相手がわかりやすい伝え方を意識して共有しましょう。
 
たとえば、普段何気なくしている情報共有でも、5W1H(「When(いつ)」「Where(どこで)」「 Who (誰が)」「What (何を)」「Why(どんな目的で)」「How(どのように)」)を意識して伝えるだけで相手はその情報の意味を正確に理解できます。
 
伝え方の配慮は、ほかにも共有の方法や時間を相手の立場に合わせるといったものもあります。相手が情報を迅速かつ正確に確認できるように、どの方法が最適かを考えて共有しましょう。

情報を整理して活用しやすいようにする

社内の情報共有を効率化するには、活用しやすいように情報を整理するのも大切です。
 
なぜなら蓄積された情報を活用するには、必要な情報をすぐに見つけ出せる「検索性」やカテゴリー別で分類されてアクセスしやすくなった「階層」が必要であり、無秩序に集められた情報では検索性や階層が十分ではないからです。
 
自社の情報が散在しているという場合は、まずは階層管理を行い、検索性が高まるように整理しましょう。
 
情報の検索性が優れた環境では「資料を探す」という非効率な作業が減り、その分空いたリソースを他の業務に注げるようになります。また、階層管理が適切に粉われている情報は一覧から内容を把握できるので、社内全体やプロジェクトごとの状況を俯瞰した確認が行えます。
 
その結果、蓄積された情報を有効活用するための準備が整います。

情報共有しやすい環境を整備する

情報共有の円滑化には、情報共有のハードルを取り払う必要があります。
 
情報共有のハードルとは「何を、どう共有したら良いのかわからない」「間違ったことを共有してしまったらと不安になる」の2点を指します。これらのハードルを下げると、社員は自発的に情報共有が行えるようになります。
 
情報共有のハードルを下げるには「情報共有ルールやフォーマットの整備」と「情報共有を行う心理的安全性の構築」を行わなくてはなりません。
 
情報共有を行う手順やルール、共有先が定まっていれば「何を、どう共有したら良いのかわからない」という状況が防げます。また、社員が情報共有しやすい雰囲気が社内にあれば、お互いに対して信頼感が生まれるので「間違ったことを共有してしまったらと不安になる」恐れもありません。
 
情報共有は社員が一丸となって行うべきものです。そのため、社員が情報共有に対して前向きに取り組めるよう、環境の改善を行い情報共有が滞る原因を排除しておきましょう。

情報共有する人を評価する

社内で活発な情報共有が行われるには「情報共有=評価されるべきこと」という文化や雰囲気の形成が大切です。
 
たとえば、会社やチームにとって有益な情報の提供者だけでなく、情報共有の頻度が高い社員やその情報に対してリアクションを出している社員を評価する仕組みの構築などがおすすめです。
 
折角会社のために情報を共有したのにも関わらず誰からも反応がないと、情報共有を行うメリットを感じなくなり、社内の情報共有が止まってしまいます。
 
積極的に情報を共有するメンバーに感謝を表す仕組みを作れば、ほかのメンバーも気兼ねなく情報を共有できる環境が整い、社内での情報共有のさらなる活性化が見込めます。

情報共有ツールを導入する

社内の情報共有を円滑にするために、最も効果的なのが「情報共有ツール」の導入です。
 
情報共有ツールとは、社内の情報共有をスムーズかつ効率的に行うツールです。初期費用がほとんどかからないので費用対効果が高く、ツールによっては無料で使えるものもあります。
 
情報共有ツールを選ぶ際には「ITに詳しくなくても使えるか」を重視して選びましょう。
 
なぜなら、情報共有ツールを導入したもののうまくいかなかった事例では、複雑な機能や専門知識が必要なツールを導入してしまい、チームに浸透しなかったというのがほとんどだからです。
 
したがって、必要以上の機能を備えているツールではなく、シンプルな機能を持ったツールがおすすめです。
 
関連記事: 情報管理ツールを使って社内の情報を整理しよう!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

社内の情報共有の効率化におすすめのツール

以下では、社内の情報共有を効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
 
社員一丸となって取り組むべき情報共有では、誰でも迷わず使いこなせるツールの導入が必要不可欠です。いくら管理面からは優れている便利なツールであっても、操作が難しく社内に使える社員と使えない社員がいては、情報共有が成功しないからです。
 
社員のITリテラシーはさまざまで、社員すべてが同一のITリテラシーを持っているというケースはほとんどありません。したがって、ツールを選ぶ際は導入担当者だけではなく、実際に活用する現場社員のITリテラシーにも合ったツールかどうかを確認しましょう。
 
今回ご紹介する、「Stock」は、「ITに詳しくない人」でも直感的に操作でき、誰でも情報の蓄積が行えるので、チームの情報共有や活用を活性化するのに最適なツールです。
 
Stockでは情報のストックができるため、ほかのビジネスチャットツールのように「大切な情報が流れていき、社内で共有した情報が有効活用されない」という事態も防げます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

社内の情報共有を効率的にした事例のまとめ

ここまで、社内での効率的な情報共有を実現した企業の事例と、成功させるためのポイントを解説しました。
 
情報共有を効率化した企業の事例では、それぞれの企業が直面した課題を、主にITツールの導入と活用によって解決していました。情報共有においてツールの導入は最も効果的かつ簡単に行える方法なので、アナログな方法での情報共有を行っているという場合は、まずはツールの導入からはじめるのがおすすめです。
 
しかし、事例からも分かるように情報共有ツールはそれぞれ得意とする内容が異なるため、自社の抱えている課題に対して解決できるツールでなくては、ツール導入の効果を発揮できません。
 
したがって、ツール選びの際には、自社で抱えている課題を確実に解消できるツールかどうかの確認が大切です。
 
今回ご紹介したStockは、情報共有に必要な機能を過不足なく搭載した情報共有ツールです。多くの企業が抱える「情報が流れてしまう」「必要な情報が見つからない」「円滑なコミュニケーションが取れない」といった問題を、導入したその日から解消できます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して社内の情報共有活性化を成功させましょう。
 
関連記事: 情報共有の意味とは?メリットや共有不足で起きる問題を解説!
 
関連記事: 【25選】社内の情報共有を円滑にするおすすめツールをご紹介!選定ポイントも解説