情報共有の効率化には「情報資産の蓄積」「生産性の向上」「コストの削減」などのメリットがあります。しかし、多くの企業では社内の情報共有が上手くいかず、さまざまな問題を抱えているのが現状です。
 
一方、社内で情報共有の効率化を成功させ、業務改善を実現している企業もあります。そして、「情報共有の改善に成功した企業」と「失敗している企業」には明確な違いがあることも分かっているのです。
 
そこで今回は、情報共有の効率化に成功した企業事例と、自社で再現するためのポイントをご紹介します。
 
  • 情報共有を効率化した他社の成功事例を参考にしたい
  • 自社でも実践できる改善のポイントを知りたい
  • 情報共有が簡単にできるツールを探している
という担当者の方がこの記事を参考にすれば、自社と他社の情報共有の違いが明確になるだけでなく、情報共有をすぐに活性化できるツールも見つかります。


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【企業成功事例8選】社内の情報共有を効率化した企業

以下では、課題・解決策・効果の3段構成で、効率的な情報共有を実現した企業事例8選をご紹介します。それぞれ業界や業種は異なりますが、いずれの企業も自社に最適なツールを導入したという点に、失敗している企業との違いがあります。

(1)メディカルローグ株式会社

メディカルローグ株式会社のサイトページ

 
メディカルローグ株式会社は、医療現場のコミュニケーション環境の改善のために、医学研究・医療関連アプリやWEBサイトの開発・制作、医療のITコンサルティングをする企業です。
 
<課題>
メディカルローグ株式会社ではチャットツールを活用して業務をしていましたが、チャットツールの特性上、必要な情報がすべて流れてしまってあとから振り返りにくい事態に陥っていました。
 
<解決策>
社内の情報が蓄積できるように既存のチャットツールを辞め、情報共有ツール「Stock」を導入しました。
 
<効果>
Stockの導入で「フォルダ」を起点とした情報の整理ができるようになり、社内の情報共有がスムーズになりました。また、すべての社内情報がツール内に一元化されるので、情報を探す時間が削減されて業務効率も向上しています。

(2)東京地下鉄株式会社

東京地下鉄株式会社のサイトページ

 
東京地下鉄株式会社は、東京都区部やその周辺地域で旅客鉄道事業や不動産事業などの関連事業をする企業です。
 
<課題>
事務だけでなく現場の管理や専門職の社員がいるので、不在時でも迅速にコミュニケーションがとれる環境が必要でした。
 
<解決策>
離れた拠点でも電話やメールだけではなく、あらゆる手段でコミュニケーションできる環境の構築のために「Skype for Business(現在はサービス終了しMicrosoft Teamsへ移行)」を導入しました。
 
<効果>
簡単な確認事項はインスタントメッセージ、議論が必要な場合にはWeb会議を活用するなど、用途に合わせたコミュニケーションをとることが可能になりました。また、在席状況などの個人の状況が確認できるようになったので、電話の掛け直しや伝達漏れがなくなる等の効率的なコミュニケーションが実現したのです。

(3)シチズン時計株式会社

シチズン時計株式会社のサイトページ

 
シチズン時計株式会社は、時計や部分品などの精密・電子機器を製造、販売している企業です。
 
<課題>
シチズン時計株式会社では、社内の連絡やデータ、議事録などをすべて電子メールで共有していたため、「メールを読む時間」や「仕分ける時間」が必要になり、業務が非効率になっていました。
 
<解決策>
社内での情報共有と技術伝承を目的に、社内SNSツール「SKIP」を導入しました。
 
<効果>
SKIPの導入により確認すべきメールが約7割減少し、情報を探す時間が削減された結果、業務効率化が実現しました。また、動画にも対応しているので、技術ノウハウの伝承にも効果があります。

(4)株式会社ネクシィーズグループ

株式会社ネクシィーズグループのサイトページ

 
株式会社ネクシィーズグループは、省エネ設備を初期投資ゼロで導入できるサービスや電力事業を主軸とする事業持株会社です。
 
<課題>
株式会社ネクシィーズグループでは情報のキャッチアップのスピードが遅れ、業務効率が低下していました。また、プライベートと同じチャットツールを利用していましたが、重要な情報も扱っていたので情報漏洩のリスクにも課題を感じていました。
 
<解決策>
経営者の考えを組織に浸透させ、円滑なコミュケーションを図るために「Talknote」を導入しました。
 
<効果>
社内カルチャーの構築に特化したTalknoteの導入により、新入社員がすぐに社風や業務内容を把握できるようになりました。また、ツールの切り替えによりセキュリティも強化されたうえ、メッセージの編集や既読/未読の確認なども可能となり、円滑なコミュニケーションがとれるようになりました。

(5)株式会社エース

株式会社エースのサイトページ

 
株式会社エースは、塗装や防水などの外装リフォーム全般や防菌抗菌などのメンテナンスサービスを提供している企業です。
 
<課題>
株式会社エースでは以前に顧客管理システムを導入していましたが、社内に浸透せず業務効率化が図れなかった経験があります。また、プライベート用のチャットツールで業務をしていましたが、案件の把握や管理が困難な状況でした。
 
<解決策>
シンプルなコミュニケーションや情報管理ができる「SONR」を導入しました。
 
<効果>
SONRでは案件ごとに、受付からのフローをすべて一元管理できるようになり、業務効率が改善しました。また、社員全員がツールを利用することでコミュニケーションの活性化にもつながりました。

(6)橋本総業株式会社

橋本総業株式会社のサイトページ

 
橋本総業株式会社は、管工機材・住宅設備機器の販売や情報処理、情報サービスの提供をしている企業です。
 
<課題>
橋本総業株式会社ではアシスタント制によって営業と事務がペアで仕事をしていますが、情報共有が遅いという課題を抱えていました。また、メールでは気軽な提案やコミュニケーションが取りにくい問題もありました。
 
<解決策>
社内の情報共有をスムーズにするためにビジネスチャットツール「Chatwork」を導入しました。
 
<効果>
Chatworkの導入により、営業と事務のメンバーが情報共有のために空いている時間を合わせる必要がなくなり、情報共有の時間が短縮されて効率的になりました。また、メールとは異なり簡易的なメッセージも気軽に送れるので、雑談が増えるなど社内のコミュニケーションが深まりました。

(7)株式会社ぐぃっと

株式会社ぐぃっとのサイトページ

 
株式会社ぐぃっとは、WEB制作やグラフィックデザイン、各種メディアの制作などしている企業です。
 
<課題>
株式会社ぐぃっとではチャットツールを利用していましたが、共有した情報が流れてしまう課題がありました。また、社内のサーバーでは必要な情報を探すのが難しく、更新履歴も残らないので情報管理ができていない状況でした。
 
<解決策>
あとから必要な情報を見返すことができる社内Wikiツール「NotePM」を導入しました。
 
<効果>
NotePMの導入により必要な情報を社員一人ひとりに説明するコストや、情報の抜け漏れのリスクが減らせるようになりました。さらに、「ここを見ればわかる」という場所ができ情報の管理が容易になりました。

(8)株式会社フューチャーゲート

株式会社フューチャーゲートのサイトページ

 
株式会社フューチャーゲートは、「NOCOR(ノコア)」というブランドで、妊娠線や肉割れなど肌にできてしまったダメージのアフターケア専門商品の企画・製造・販売をしている企業です。
 
<課題>
株式会社フューチャーゲートでは、運営するECサイトの「施策内容」と「その結果」が蓄積されないことに課題を感じていました。従来は、施策内容をファイルにまとめてメールで共有していましたが、あとから見返すことが難しく施策の改善がなかなか進まない状況にありました。
 
<解決策>
社内に必要な情報を簡単に蓄積できる情報共有ツール「Stock」を導入しました。
 
<効果>
Stockの導入により施策内容と結果を簡単にストックでき、それ以外にも社内ミーティングや打ち合わせ等の情報も正確に分類して残せるようになりました。また、圧倒的な情報へのアクセス性の高さから、必要な情報をすぐに確認できるようになりました。
 
関連記事: フリーで利用可能!IT資産の管理に役立つおすすめの情報管理ツール5選
 
関連記事: 情報共有の大切さとは?メリットや共有不足で起きる問題を解説!


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社内の情報共有を効率化する5つのポイント

情報共有の効率化に成功した企業には、失敗した企業と比較すると、以下5つのポイントを確実に押さえているといった違いもあります。そこで、情報共有を改善した成功企業の共通点を中心にポイントをご紹介します。

(1)情報の伝え方を工夫する

情報共有の効率化を成功させるには、情報の伝え方の工夫が大切です。
 
情報の伝え方を意識せずに情報共有をすると、相手が情報を理解するのに時間がかかったり、誤った解釈をしたりする可能性が高くなります。そのため、普段の情報共有から、以下の5W1Hを意識するように周知しましょう。
 
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(何が目的で)
  • How(どのように)
上記の5W1Hを意識すれば、自然と相手に伝わる情報共有ができるようになります。ほかにも、インデントや箇条書きを上手く活用するなどのテクニックはさまざまですが、まずは「相手が読みやすい情報とは何か」を常に考えることが大切なのです。

(2)情報共有する人を評価する

社内で活発な情報共有がされるためには「情報共有=評価されるべきこと」という文化や雰囲気の形成が大切です。
 
たとえば、会社やチームにとって有益な情報だけでなく、情報共有の頻度が高い社員を評価する仕組みの構築などがおすすめです。情報共有したのにも関わらず誰からも反応がないと、情報共有を行うメリットを感じなくなり、社内の情報共有が止まってしまいます。
 
積極的に情報共有するメンバーに感謝を表す仕組みがあれば、ほかのメンバーも気兼ねなく情報を共有できる環境が整い、社内の情報共有がさらに活性化することが期待できるのです。

(3)情報を整理する

社内の情報共有を効率化するには、活用しやすいように情報を整理するのも大切です。
 
たとえば、チャットツールのように共有された情報が次々に流れてしまう仕組みでは、あとから探し出すのが困難なので、情報を共有する意味自体がありません。そのため、情報を活用しやすいように整理することが重要です。
 
たとえば、情報をカテゴリーごとに「フォルダ」に分類したり、目的の情報をピンポイントで探し出せる「検索」を利用したりできる仕組みが求められます。
 
すなわち、どこに保存されているのか簡単に分かり、必要なときにすぐアクセスできることが、情報活用の第一歩なのです

(4)情報共有しやすい環境を整備する

情報共有の円滑化には、情報共有のハードルを取り払う必要があります。
 
情報共有のハードルとは「何を、どのように共有したら良いのかわからない」「間違ったことを共有してしまうことの不安」の2点です。情報共有のハードルを下げるには「情報共有のルールやフォーマットの整備」と「心理的安全性の構築」をしましょう。
 
情報共有の手順やルール、共有先が定まっていれば「何を、どのように共有したらよいのか分からない」という状況が減ります。また、情報共有しやすい雰囲気が社内にあれば「間違ったことを共有してしまったらどうしよう」と不安になることもありません。
 
そのため、メンバーが情報共有を前向きにできるように、情報共有が滞る原因を改善しましょう。

(5)情報共有ツールを導入する

社内の情報共有を円滑にするために、もっとも効果的なのが「情報共有ツール」です。
 
情報共有ツールとは、社内の情報共有をスムーズかつ効率的にするツールです。初期費用がほとんどかからない場合が多いので、費用対効果が高く、ツールによっては無料で使えるものもあります。
 
情報共有ツールの種類は多種多様ですが、選定する際には「ITに詳しくなくても使えるか」を重視しましょう。多機能な情報共有ツールは便利ですが、機能が多い分使いこなすのが難しいので、社内に定着しない可能性があるのです。
 
とくに、非IT企業で検討する場合には、必要な機能に過不足がない「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールが最適です。
 
関連記事: 【12選】社内の情報共有を円滑にするおすすめツールと選定ポイントを紹介!


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【必見】驚くほど簡単に情報共有できるおすすめのツール

以下では、簡単に情報共有できるおすすめのツールをご紹介します。
 
情報共有ツールは数多くありますが、共有のために面倒な設定が求められるものもあるので、導入前に確認しましょう。理想的なのは、毎回わざわざ共有設定をしなくても任意のメンバーに共有される、ストレスのない情報共有ツールです。
 
また、情報は共有したあとに活用できなければ意味がありません。そのため、チャットツールのように大切な資料などが流れてしまうものではなく、社内へ確実にストックできる情報共有ツールが必要です。
 
結論、導入すべき情報共有ツールは、面倒な設定をせずに資料や連絡を共有できるなど、非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
 
Stockではフォルダに情報を格納しますが、ファルダごとにアクセス可能なメンバーを設定できるので、毎回設定する手間はありません。また、Stockで情報管理すれば「大切な情報が流れて、社内情報が有効活用されない」という事態も防げるので重宝します。

チームの情報を最も簡単に共有できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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社内の情報共有を効率化した企業事例まとめ

ここまで、情報共有を効率化した企業事例と成功のポイントを解説しました。
 
情報共有を効率化した企業は、それぞれの課題を情報共有ツールで解決しています。情報共有ツールはもっとも効果的かつ簡単な方法なので、アナログな情報共有を継続している企業は、情報共有ツールの選定からはじめましょう。
 
しかし、IT企業向けの多機能な情報共有ツールは避けるべきです。豊富な機能であらゆるニーズに対応できる可能性はありますが、結局使わない機能がほとんどであるケースが多く、使いこなせないうえにコストもその分かかります。
 
そのため、導入すべき情報共有ツールは、情報共有に必要な機能が過不足なく備わっているので、非IT企業に65歳でも直感的に使えるシンプル「Stock」一択です。実際に非ITの100,000社以上が、情報共有の効率化を実現しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有を活性化させましょう。
 
関連記事: SaaSとは?類似サービスとの違いやメリット・デメリットを解説!