業務効率化を実現するITツールのひとつに、複数のデバイスから使用可能で、時間や場所を選ばず情報にアクセスできる「ノート共有」に特化したアプリがあります。
 
ノート共有アプリでは、日常的に使っているノートを個人で管理するのはもちろん、ノートを他のメンバーに共有ができ、内容についてチャットでやりとりもできます。そのため、社内の重要な情報の伝達漏れなどを防止できるほか、情報共有のスピード向上に貢献します。
 
そこで今回は、複数人でのノート共有におすすめのアプリを中心に、ノート共有がもたらす効果や情報共有に貢献する理由についてご紹介しますので、
 
  • ノート共有アプリを導入したいが、どれが自社にマッチしているのかがわからない
  • ノートの共有はもちろん、マニュアルやノウハウの蓄積などにも横展開できるアプリを考えている
  • 現状の情報共有が非効率であり、IT化の一歩としてノート共有アプリを検討している
という担当者の方は、この記事を参考にすることで最適な・自社にマッチしたノート共有アプリが選定できるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

おすすめノート共有アプリ6選

以下では、情報共有のスピードを向上させ、スムーズな情報へのアクセスを可能にするおすすめノート共有アプリ6選をご紹介します。
 
アプリの選定で重視するポイントとして、
 
  • リテラシーが異なる社内でも誰でも使えるか
  • 情報共有までに無駄なクリック数やプロセスがないか
  • 情報共有に必要な機能が過不足なく揃っているか
をチェックしてツール選定する必要があります。特に、本当に使いやすいかどうかという点にこだわってアップデートをし続けている、非IT企業でもストレスなく使えるノート共有アプリはほとんど無いのが現状です。
 
そんななか、説明がいらないくらい誰でも無料から使えるうえ、非IT企業を含む導入実績が70,000社以上を誇る「Stock」という情報共有アプリが今注目を浴びています。
 
数多くのノート共有アプリがあるなかで、かつ初めてITツールの導入に挑戦するという非IT企業の場合は、導入一択と言えるでしょう。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

手書きや音声機能も使えるノート共有アプリ「Evernote」

Evernoteのトップページ

「Evernote」|すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、あらゆる情報を1箇所にまとめることができる、多機能なノートアプリです。情報の集約ができるので、ちょっとしたアイデアをチームで発展させていくのに役立ちます。

■Evernoteの特徴

1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
 テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
 
2.webクリッパー機能
 Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。

■Evernoteの主な機能

ノート機能では、テキストで残すだけでなく、音声や画像などあらゆるファイルを貼り付けることができます。

Evernoteのノート画面

また、手書きにも対応しているので、サクッとメモを撮りたい時などに重宝します。

Evernoteで手書きメモを残す

■Evernoteの料金

Evernoteの料金プランページ

無料でも利用できますが、データ容量を増やしたり、同期端末制限を無制限にするには、有料プラン(600円/月〜(1人あたり))の契約が必要になります。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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クリエイティブワーカー向けノート共有アプリ「DropboxPaper」

DropboxPaperのトップページ

「Dropbox Paper」|クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント

https://www.dropbox.com/ja/paper

Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

■Dropbox Paperの特徴

1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けたりできるなど、付加機能が豊富にあります。
 
2. Dropbox内のファイルとの連携
Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けられるだけでなく、1クリックで開くことができます。

■Dropbox Paperの主な機能

DropboxPaperのドキュメント作成画面

ドキュメント作成機能は写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできますので、ToDoの管理や簡単な資料作成ができます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見ることができるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。

■Dropbox Paperの料金

Dropbox Paperは、無料で利用できます。


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コンテンツを自由に配置できるノート共有アプリ「OneNote」

OneNoteのトップページ

「Microsoft OneNote」 | デバイスに対応したデジタルノート作成アプリ

https://products.office.com/ja-jp/onenote/digital-note-taking-app

OneNoteは、Microsoftが提供するノートアプリです。Evernoteとは異なり、完全無料で同期端末の制限などがありません。

■Onenoteの特徴

1. テキストや画像を自由に配置できる
ワードとは異なり、テキストや画像をノート内に自由に配置することが可能なため、自由度が高いドキュメント作成ができます。
 
2. Officeソフトの連携
例えば、ノートにエクセルを貼り付けた場合には、1クリックでエクセルが立ち上がるため、わざわざダウンロードする必要がありません。

■OneNoteの主な機能

「ノート機能」ではテキスト以外にも手書き入力などにも対応しており、記載箇所の配置を自由自在に変更できることも特徴の1つです。もちろん、あらゆるファイルを添付可能です。

OneNoteのノート画面

■OneNoteの料金

OneNoteは完全無料で全ての機能を利用することができますが、保存先がOneDriveとなっているため、OneDriveの容量によっては、料金が発生することがあります。


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Markdownが使えるノート共有アプリ「Simplenote」

Simplenoteのトップページ

「Simplenote」|The simplest way to keep notes.

https://simplenote.com/

Simplenoteは、簡単にメモやアイディアなどを残しておけるノートアプリです。
ノートをフォルダではなく、タグで管理するのが特徴的なアプリです。

■Simplenoteの特徴

1. Markdownが使える
メモアプリでは珍しく、マークダウンに対応しています。
 
2. 完全無料で使える
無料ながら、マークダウンやバックアップ機能を使うことができます。

■Simplenoteの主な機能

ノート機能は、シンプルな構成になっていて、タイトルなども存在しません。また、Markdown形式で入力することも可能です。

Simplenoteのノート画面

■Simplenoteの料金

Simplenoteは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。


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Googleアカウントと連携できるノート共有アプリ「GoogleKeep」

GoogleKeepの起動画面

「Google Keep」|思いついたらすぐにメモ。

https://keep.google.com/

Google Keepは、Googleの提供するメモアプリです。
Googleアカウントと連動しているため、保存されたメモは全てGoogleアカウントに管理されます。

■Google Keepの特徴

1. Google アカウントと連動している
アカウントで繋がっていれば端末に関係なく、どこからでも自分のメモにアクセスできます。
 
2. パネル形式でメモが見やすい
保存したメモは、パネル形式で表示されるため、一覧性が高く把握しやすくなっています。

■Google Keepの主な機能

「メモ機能」はパネル形式で、保存したメモを一覧で管理できるので、どのようなメモが書いてあるのか一目で分かるようになっています。

GoogleKeepのメモ画面

テキスト形式だけでなく、手書きや音声入力にも対応していますが、画像以外のファイルを添付することができません。

GoogleKeepのメモ画面

■Google Keepの料金

Google Keepは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。
 
関連記事: 仕事の効率化ができるiPadノートアプリはどれ?オススメ9選を紹介!


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ノートの共有で得られる3つの効果

ノート共有アプリを使い、記載したメモや議事録などの情報が素早く共有できるようになると、導入したチームや部署は以下3つの効果を実感できるでしょう。

①情報を蓄積・共有する場所ができる

ノート共有アプリを導入すると、それまで個人で管理していた情報を蓄積・共有する場所ができます。そのため、情報管理の一元化が可能です。
 
個人で情報を管理をしていると、チームや部署にとって重要な情報が伝わっていなかったり、タスク漏れなどが発生したりする可能性が高くなってしまいます。
 
特に、大規模プロジェクトの場合は、タスクを細分化する傾向があるので、適切な管理ができていなければすぐにタスク漏れが発生してしまうでしょう。
 
しかし、ノート共有アプリを使うと、チームや部署のメンバー全員が同じデータベースを閲覧するだけで必要な情報にすぐにアクセスでき、タスクの進捗管理などで混乱が起こる可能性を大幅に減少できます。

②重要な情報の共有漏れがなくなる

重要な情報ほど部署やチームへ浸透させる必要がありますが、ノート共有アプリを使うとメンバー設定や通知設定により、共有漏れのリスクを削減できます。
 
共有する場所がない場合には、「何を共有して、何を共有していない」かが分からなくなってしまいます。しかし、アプリの導入・使用で情報共有する場所ができ、全ての情報を指定したメンバーに伝えられるのです。
 
ノート共有アプリには、指定したメンバーに対してタスク設定ができるものもあります。例えば、進捗管理などのやりとりができる機能も備わっているStockのようなノート共有アプリを使うと、情報の共有漏れがなくなり、効率的なタスク管理が可能になります。

③業務効率化に繋がる

自社にマッチしたノート共有アプリの導入により、業務効率化の実現が可能です。
 
情報の格納場所をノート共有アプリ内で統一すると、常に情報共有される環境ができ、「そこを見れば全てが分かる」という状態を作り出すことができます。
 
そのため、情報を探す手間やコミュニケーションコストが無くなり、その分スムーズな業務が実現できます。特に、スピード感を求められる現場では、情報共有の早さは無視できないポイントと言えるでしょう。
 
関連記事: スマホのノートアプリのおすすめは?iPhone・Androidに対応しているものをご紹介
 
関連記事: ノートをクラウド上で管理できるツール7選!メモもアイデアも共有しよう!


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ノート共有アプリが正しい情報管理に繋がる3つの理由

ノート共有アプリの導入により得られる効果についてご紹介しましたが、なぜノート共有アプリで情報管理ができ、業務効率化に貢献するのか、それには以下3つの理由があげられます。

①情報を一箇所に集めることができる

ノート共有アプリを使えば、ノートを起点とした情報管理ができるため、あらゆる情報をアプリ内(一箇所)に集約できます。
 
もし、情報の管理が属人化している場合は、情報を持つ人へコンタクトを取るという確認作業がタスクごとに発生する可能性があります、このようなケースは、社内で情報格差が発生してしまう原因にもなります。
 
アプリの利用で一箇所に情報を集めて情報の分散を防ぎ、情報へのアクセス性向上が見込めるのはもちろん、メンバーの理解を統一させることにも繋がります。

②バージョン管理がしやすい

例えばファイル管理の場合、バージョン管理をしようとすると複数のファイルができてしまいますが、アプリを使えば1つのノート内でバージョン管理ができます。
 
実際に、WordやExcelで資料作成・共有をする際は、更新ごとにファイルを新規作成し、共有するという流れとなりますが、更新した分だけファイルが作成されてしまいます。そのため、どのファイルが最新のものなのかわからなくなってしまったという経験がある方も多いのではないでしょうか。
 
一方、ノート共有アプリでは、ノート内で更新した情報は常に最新のものとなるうえ、必要であればメンバーの認識をすり合わせしながらノート内で共同作業も可能です。

③ファイルを扱う必要がないため、情報へのアクセス性が高い

ノート共有アプリでは、一度作成したノートをファイルとして保存する必要がなく、アプリ起動後にインターネットに接続していれば、すぐに情報へアクセスできるものがほとんどです。
 
ファイル形式による情報管理の場合、開いて保存をする手間だけでなく、最新版がどのファイルかを把握するのが難しくなります。
 
そして、ファイルを探す、開く、共有するという一連の流れは、時間にしたら数秒ですが、1クリックでも手間が減ると大きく変わります。
 
Stockのような情報共有へのハードルが低く設定されているノート共有アプリを導入すると、今までの情報共有のストレスが解消できると言えます。
 
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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ノート共有アプリのまとめ

これまで、おすすめのノート共有アプリや、アプリの導入によって得られる効果などについてご紹介してきました。
 
ノート共有アプリで作成したノートは、マニュアルやノウハウの蓄積、社内の機密事項の保管など、さまざまなシーンで活用・管理ができます。自社内での情報伝達に紙や回覧板が使われているなど、情報共有の方法が非効率だと感じているのであれば、身近な部分からIT化を実践していきましょう。
 
とはいえ、ノート共有アプリは情報を蓄積し、欲しい情報にすぐにアクセスできる機能性はもちろん、ITツール特有の難しさが無い誰でも使えるツール選定が必要です。
 
複雑なツールが多いなか、ご紹介した情報共有ツールのStockのように「説明がいらないくらい簡単に誰でも使える」ツールを使うと、各案件やプロジェクトを「ノート」として保存でき、ノートごとにやりとりや共同編集ができます。このように、社内のあらゆる情報が散乱してしまうケースを防止し、素早い情報共有を可能にします。
 
Stockは無料からできるうえ、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して社内の情報共有のストレスを解消しましょう。
 
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