業務効率化を実現するITツールのひとつに、iPhoneやAndroidなどパソコン以外の複数のデバイスから使用可能で、時間や場所を選ばず情報にアクセスできる「ノート共有」に特化したアプリがあります。
 
ノート共有アプリでは、日常的に使っているノートを個人で管理するのはもちろん、他のメンバーへのノート共有や内容についてチャットでやりとりもできます。そのため、重要な情報の伝達漏れなどを防止できるほか、情報共有のスピード向上に貢献します。
 
一方、ノート共有アプリを導入して社内の情報を一元管理したいが、アプリの種類が多くどのアプリを選べばいいのかわからず、悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、複数人でのノート共有におすすめのアプリを中心に、ノート共有がもたらす効果や情報共有に貢献する理由についてご紹介します。
 
  • ノート共有アプリを導入したいが、どれが自社にマッチしているのかがわからない
  • ノート共有はもちろん、マニュアルやノウハウの蓄積にも使えるアプリを考えている
  • 現状の情報共有が非効率であり、IT化の一歩としてノート共有アプリを検討している
という担当者の方は、この記事を参考にすると、自社にマッチした最適なノート共有アプリで業務の効率化を実現できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

おすすめノート共有アプリ6選

以下では、情報共有のスピードを向上させ、スムーズな情報へのアクセスを可能にするおすすめノート共有アプリ6選をご紹介します。
 
アプリの選定で重視するポイントとして以下の三点をチェックする必要があります。
 
  • リテラシーが異なる社内でも誰でも使えるか
  • 情報共有までに無駄なクリック数やプロセスがないか
  • 情報共有に必要な機能が過不足なく揃っているか
とくに、「本当に使いやすいかどうか」という点にこだわってアップデートをし続けている、非IT企業でもストレスなく使えるノート共有アプリはほとんど無いのが現状です。
 
そんな中、シンプルな操作性で誰でもすぐに利用でき、社内のITリテラシーに差があっても簡単にノートを作成・共有できる「Stock」という情報共有アプリが今注目を浴びています。実際に、非IT企業を含む100,000社以上で導入され、素早い情報共有で業務の効率化が行われています。
 
Stockは、作成した「ノート」を「ファイル」で階層的に管理できるので、必要な情報へスピーディーにアクセスできます。また、共有したい相手にノートがリアルタイムで共有されるので、共同での編集や確認が可能です。
 
数多くのノート共有アプリがある中で、初めてITツールの導入に挑戦するという非IT企業の場合は、Stock一択といえるでしょう。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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【Evernote】手書きや音声機能も使えるノート共有アプリ

Evernoteのトップページ

Evernoteは、あらゆる情報を1箇所にまとめられる多機能なノートアプリです。情報の集約ができるので、小さなアイデアをチームで発展させていくのに貢献します。

〈Evernoteの特徴〉

  • 必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
  • テキストだけではなく画像や写真、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめられます。
  • webクリッパー機能
  • Webページの画像やテキスト、リンクをワンクリックで保存可能、かつ簡単に共有・管理できます。

〈Evernoteの主な機能〉

ノート機能では、テキストで残すだけでなく、音声や画像などあらゆるファイルを貼り付けられます。また、マルチデバイス対応でパソコン以外にもiOSやAndroidでも利用可能です。

Evernoteのノート画面

また、手書きにも対応しているので、サクッとメモを撮りたい時などに重宝します。

Evernoteで手書きメモを残す

〈Evernoteの注意点〉

  • 個人向けのノート
  • 個人向けのノートとして作られているので、社内やチーム全体へノートを共有して使うには難しく感じる可能性があります。
  • 多機能すぎる
  • 自由度の高いノート作成ができる反面、多機能すぎる傾向にあります。また、不慣れな人には設定や作成が複雑で面倒と感じてしまう場合もあります。

〈Evernoteの料金体系〉

  • 【FREE】 ¥0/月
  • 【PERSONAL】 ¥680/月
  • 【PROFESSIONAL】 ¥850/月
  • 【EVERNOTE TEAM】1ユーザーあたり ¥1,100/月
フリープランでは、月25MBまでしかノートを利用できません。また、月の上限アップロードに60MBの制限があります。
 


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【DropboxPaper】クリエイティブワーカー向けノート共有アプリ

DropboxPaperのトップページ

Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単に行えます。

〈Dropbox Paperの特徴〉

  • チェックリストやコメントなどの機能が豊富
  • チェックリストや、特定の内容にコメントを付けるなど、付加する機能が豊富にあります。
  • Dropbox内のファイルとの連携
  • Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けられ1クリックで開けます。

〈Dropbox Paperの主な機能〉

Dropbox Paperのドキュメント作成画面

ドキュメント作成機能は写真や動画の挿入はもちろん、チェックリストや表の作成もできるので、ToDoの管理や簡単な資料を作れます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見られるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。

<Dropbox Paperの注意点>

  • 情報の整理が難しい
  • 作成したドキュメントは作成順に表示されるので、フォルダごとに分類するなどの手間がかかります。
  • アイコン表示
  • 機能の表示がアイコン仕様なため、どのアイコンがどういった機能なのかを覚えるまで時間がかかってしまう可能性があります。

〈Dropbox Paperの料金体系〉

  • Basic:¥0/月
  • Plus:¥1,500 / 月(月間契約)¥1,200 / 月(年間契約)
  • Family:¥2,500 / 月(月間契約)¥2,000 / 月(年間契約)


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【OneNote】自由度の高いノートを簡単にシェアできるノートアプリ

OneNoteのトップページ

OneNoteは、Microsoftが提供するノートアプリです。Evernoteとは異なり、完全無料で同期端末の制限などがありません。

〈Onenoteの特徴〉

  • テキストや画像を自由に配置できる
  • ワードとは異なり、テキストや画像をノート内に自由に配置可能なため、自由度が高いドキュメント作成ができます。
  • Officeソフトの連携
  • Microsoft Officeg提供している製品なのでOfficeソフトと簡単に連携が可能です。ノートにExcelを貼り付けた場合、1クリックでエクセルが立ち上がるのでわざわざダウンロードする必要がありません。

〈OneNoteの主な機能〉

「ノート機能」ではテキスト以外にも手書き入力などにも対応しており、記載箇所の配置を自由自在に変更できるほか、あらゆるファイルを添付可能です。

OneNoteのノート画面

<OneNoteの注意点>

  • 編集作業に慣れる必要がある
  • ノートの編集や図・表の作成などの操作を複雑に感じる可能性があります。そのため、非IT企業などのITに不慣れな社員は使いこなすまでに時間を要してしまいます。
  • 動作が重くなるときがある
  • ノートの保存先がOneDrive(ローカル)なので、作成や共有において動作が遅くなる場合があります。

〈OneNoteの料金体系〉

OneNoteは完全無料で全ての機能を利用できます。保存先がOneDriveとなっているため、OneDriveの容量によっては、料金がかかる場合があります。
 


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【Simplenote】Markdownが使えるノート共有アプリ

Simplenoteのトップページ

Simplenoteは、アイディアなど簡単にメモとして残しておけるノートアプリです。作成したノートはタグで管理するのが特徴です。

〈Simplenoteの特徴〉

  • Markdownが使える
  • Markdownに対応しているので、記法に慣れれば整理されたメモが作成できます。
  • タグでノートを管理
  • ノートはタグで管理するので、フォルダのような階層化はできない点が特徴的なアプリです。
  • タグでノートを管理
  • ノート機能はシンプルな構成でタイトルも付けられません。

<Simplenoteの注意点>

  • 多くのメモを整理するのが難しい
    フォルダで階層的な管理ができないので、メモが多くなった際に整理が難しい可能性があります。
  • 共有には向いていない
    個人向けのメモアプリなので、チームでの情報共有には向いていません。

Simplenoteのノート画面

〈Simplenoteの料金体系〉

Simplenoteは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。
 


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【GoogleKeep】Googleアカウントと連携できるノート共有アプリ

GoogleKeepの起動画面

Google Keepは、Googleの提供するメモアプリです。Googleアカウントと連動しているため、保存されたメモは全てGoogleアカウントで管理できます。

〈Google Keepの特徴〉

  • Google アカウントと連動している
  • Googleアカウントと連動しているので、時間や場所を問わずにメモへアクセスできます。
  • さまざまなメモを見やすく管理できる
  • テキストはもちろん、画像も保存できるうえメモ自体の色も複数選択した見やすく管理できます。
  • パネル形式でメモが見やすい
  • 「メモ機能」はパネル形式で、保存したメモを一覧で管理できるので、どのようなメモが書いてあるのか一目で分かるようになっています。

GoogleKeepのメモ画面

テキスト形式だけでなく、手書きや音声入力にも対応していますが、画像以外のファイルの添付ができません。

GoogleKeepのメモ画面

〈Google keepの注意点〉

  • 共有が複雑
  • ノートを共有する際にGoogleアカウントを持つ社員やメンバーを逐一選択する必要があるので、素早い情報共有は難しい可能性があります。

〈Google Keepの料金体系〉

Google Keepは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。
 
 
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ノートの共有で得られる3つの効果

ノート共有アプリを使い、記載したメモや議事録などの情報が素早く共有できるようになると、導入したチームや部署は以下3つの効果を得られます。

情報を蓄積・共有する場所ができる

ノート共有アプリを導入すると、それまで個人で管理していた情報を蓄積・共有する場所ができるので情報管理の一元化が可能になります。
 
ノート共有アプリを利用すると、チームや部署のメンバー全員が同じクラウド上に情報を蓄積・共有する場所ができます。そのため、閲覧するだけで必要な情報にすぐにアクセスでき、タスクの進捗管理などで混乱が起こる可能性を避けられます。
 
たとえば、個人で情報を管理をしていると、チームや部署にとって重要な情報が伝わっていなかったり、タスク漏れなどが発生したりするリスクが高くなってしまいます。
 
したがって、資料以外にもプロジェクトの情報やタスクなどを確実に共有・管理すると齟齬や伝達忘れなどのミスも防止できます。

重要な情報の共有漏れがなくなる

ノート共有アプリを使うと重要な情報の共有漏れをなくせます。
 
重要な情報ほど部署やチームへ浸透させる必要がありますが、ノート共有アプリには「共有する相手」や「共有されているかどうか」が可視化される「メンバー設定・通知設定」があるので、共有漏れのリスクを削減できます。
 
たとえば、「重要な情報を共有したが、メンバーの誰に共有され、誰が確認しているのかわからない」といった場合でもアプリを利用すれば、誰が情報を確認しているのか一目で確認可能です。
 
また、ノート共有アプリには、指定したメンバーに対してタスク設定ができるものもあります。進捗管理などのやりとりができる機能も備わっている「Stock」のようなノート共有アプリを使うと、情報の共有漏れがなくなり、効率的なタスク管理が行えます。

業務効率化に繋がる

自社にマッチしたノート共有アプリの導入により、業務効率化の実現が可能です。
 
情報の格納場所をノート共有アプリ内で統一すると、常に情報共有される環境ができ、「そこを見れば全てが分かる」という状態を作り出せます。
 
たとえば、プリンターの使い方がわからないといった場合でも、アプリ内で情報の格納場所が統一されていると、使用方法や設定方法が記載されているマニュアルをすぐに発見でき、他の社員や上司に逐一聞かずとも素早い自己解決が可能になります。
 
そのため、情報を探す手間やコミュニケーションコストが無くなり、その分スムーズな業務が実現できます。特に、スピード感を求められる現場では、情報共有の早さは無視できないポイントといえるでしょう。
 
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ノート共有アプリが正しい情報管理に繋がる3つの理由

ノート共有アプリの導入により得られる効果についてご紹介しましたが、なぜノート共有アプリで情報管理ができ業務効率化に貢献するのか、それには以下3つの理由があげられます。

情報を一箇所に集めるられる

ノート共有アプリを使えば、ノートを起点とした情報管理ができるため、あらゆる情報をアプリ内(一箇所)に集約できます。
 
業務における情報や資料だけでなく、社内のあらゆる情報を一元管理できるうえ、ファイルや画像、動画なども蓄積・共有可能です。
 
また、情報の管理が属人化している場合、情報を持つ人へコンタクトを取るという確認作業がタスクごとに発生する可能性があり、社内の情報格差が発生する原因にもなります。
 
アプリの利用で一箇所に情報を集めると、情報の分散を防ぎ、情報へのアクセス性向上が見込めます。

バージョン管理がしやすい

ノート共有アプリを利用すれば、簡単にバージョン管理ができます。
 
ファイル管理の場合、バージョン管理をしようとすると複数のファイルができてしまいますが、ノート共有アプリでは1つのノート内でバージョン管理を行えます。
 
実際に、WordやExcelで資料作成・共有をする場合、更新するごとにファイルを新規作成し、共有すると更新した分だけファイルが作成されてしまいます。そのため、どのファイルが最新のものなのかわからなくなる可能性があります。
 
一方、ノート共有アプリでは、ノート内で更新した情報は常に最新のものとなるうえ、必要であればメンバーの認識をすり合わせしながらノート内で共同作業も行えます。

ファイルを扱う必要がないため、情報へのアクセス性が高い

ノート共有アプリでは、一度作成したノートをファイルとして保存する必要がなく、アプリ起動後にインターネットに接続していれば、すぐに情報へアクセスできるものがほとんどです。
 
ファイル形式による情報管理の場合、開いて保存をする手間だけでなく、最新版がどのファイルかを把握するのが難しくなります。
 
また、ファイルを探す、開く、共有するという一連の流れは、時間にしたら数秒ですが、1クリックでも情報にたどり着くまでの手間が減ると業務の効率が大幅に向上します。
 
そのため、「Stock」のように編集した内容がリアルタイムでメンバーに共有され、簡単に情報共有が行えるノート共有アプリを導入すると、共有までの手間や労力を解消でき、情報へのアクセス性が高まります。
 
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ノート共有アプリのまとめ

これまで、おすすめのノート共有アプリや、アプリの導入によって得られる効果などについてご紹介してきました。
 
ノート共有アプリで作成したノートは、マニュアルやノウハウの蓄積、社内の機密事項の保管など、さまざまなシーンで活用・管理ができます。自社内での情報伝達に紙や回覧板などが使われており、情報共有の方法が非効率だと感じているのであれば、身近な部分からIT化を実践していきましょう。
 
一方、ノート共有アプリは情報を蓄積し、欲しい情報へすぐアクセスできる機能性はもちろん、社内のITリテラシーが異なっていても誰でも使えるツールである必要があります。
 
複雑なツールが多いなか、ご紹介した情報共有ツールのStockのように「説明がいらないくらい簡単に誰でも使える」ツールを使うと、各案件やプロジェクトを「ノート」として保存し、ノートごとにやりとりや共同編集ができます。情報の一元管理が可能になるので、社内の情報が散乱してしまうケースを防止し、素早い情報共有を可能にします。
 
利用は無料かつ登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内の情報共有のストレスを解消しましょう。
 
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