紙のノートで情報共有をする環境では、認識のズレが起こったり、必要な情報を探すのに手間がかかったりします。そのため、クラウド上で情報管理できる「ノートツール」が、業界・業種を問わず多くの企業で導入されはじめているのです。
一方、「クラウドのノートツールで社内情報を一元管理したいが、種類が多いのでひとつに絞り込めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのノートツールと、クラウドで情報管理すべき5つの理由をご紹介します。
- アナログなノート管理をやめて、早急に効率化したい
- ITに詳しくないので、どのノートツールを導入すべきか分からない
- 社内の情報共有が上手くいかないので、すぐに解消したい
という担当者の方が本記事を参考にすれば、自社にマッチしたクラウド型のノートツールを見つけられます。
無料あり｜ノートをクラウド管理できるおすすめのツール7選
以下では、ノートをクラウド管理できるおすすめのツールをご紹介します。
クラウド型のノートツールでは、作成したノートがオンライン上の保存場所（クラウド）で管理されるため、メンバーとも簡単に共有ができます。また、クラウド型のノートツールは、自社サーバーやインフラ環境を用意する必要がなく、低コストで導入・運用ができるのもメリットです。
ただし、多機能なツールを導入すると、機能が多い分、直感的に使いこなすのが難しいので、社内に浸透しない恐れがあります。適切に運用される状態にするためには、必要な機能に過不足がないシンプルなノートアプリが必須です。
結論、自社が導入すべきクラウド型のノートアプリは、情報管理に必要な「ノート」「メッセージ」「タスク」を過不足なく搭載しており、非IT企業の65歳でも説明なしで使える「Stock」一択です。
Stockでは情報を記録した「ノート」が任意のメンバーにリアルタイムで共有されるので、情報共有の手間がかかりません。また、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐づけられているため、チャットツールなどを併用せずにビジネスを進められます。
【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるノートツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Evernote】豊富な機能が特徴のノートツール
Evernoteはあらゆる情報をノートで管理できるツールです。
＜Evernoteの特徴＞
- 必要な情報を一か所に残す
- Webクリッパー機能
テキストだけではなく、画像や音声、ファイルなどのあらゆる情報を管理できます。
Chromeの拡張機能を設定すれば、Webページをワンクリックで保存できます。
＜Evernoteの注意点＞
- 個人向けのノート
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
基本的に個人向けのノートアプリなので、ビジネス利用する場合には月額1,100円/ユーザーのEVERNOTE TEAMSを契約する必要があります。
Evernoteには多種多様な機能が搭載されているので、ITに詳しくない場合には使いこなすのに苦労する可能性があります。
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：¥0/月
- PERSONAL：¥680/月
- PROFESSIONAL：¥850/月
- EVERNOTE TEAMS：¥1,100/ユーザー/月
【OneNote】情報を自由に配置できるノートツール
＜OneNoteの特徴＞
- テキストや画像を自由に配置できる
- Officeソフトとの連携
テキストや画像をノート内の好きな位置に貼り付けられるので、自由度が高いドキュメントを作成できます。
Microsoftが提供しているツールなので、ほかのOfficeツールと簡単に連携ができます。たとえば、ノートにExcelを貼り付けた場合、ワンクリックで開くため便利です。
＜OneNoteの注意点＞
- 編集作業に慣れる必要がある
- 情報構造が難しい
ノートの編集操作が複雑に感じる可能性があります。そのため、ITに慣れていない場合には、使いこなすまでに時間を要する恐れがあります。
ノートブックやセクション、ページなど情報構造を把握するのが難しいため、慣れるまでに時間がかかる可能性があります。
＜OneNoteの料金体系＞
無料のOneNote以外にも、ほかのOfficeツールも利用できるプランがあります。
- 無料版 OneNote：0円
- Microsoft 365 Business Basic：650円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：900円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,390円/ユーザー/月
【Dropbox Paper】クリエイティブワーカー向けノートツール
＜Dropbox Paperの特徴＞
- 多種多様な機能が搭載されている
- Dropboxのファイルと連携
Dropbox Paperにはドキュメントを効率的に作成・管理・共有するための機能が豊富に搭載されています。
Dropbox PaperにDropboxのファイルを貼り付けられ、Dropbox Paperからファイルにアクセスできます。
＜Dropbox Paperの注意点＞
- 共有リンクの管理に注意する
リンクを発行するだけで外部共有できる「共有リンク」は便利ですが、適切に管理しなければ情報漏洩につながりかねないので注意が必要です。
＜Dropbox Paperの料金体系＞
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Inkdrop】エンジニアやデザイナーのためのノートツール
＜Inkdropの特徴＞
- エンジニアやデザイナー向け
- プラグインでカスタマイズ可能
Markdownに対応しているなど、エンジニアやデザイナーに嬉しい機能が充実しています。
サードパーティ製のプラグインを追加すれば、自社向けにカスタマイズできます。
＜Inkdropの注意点＞
- 日本語対応していない
- 慣れるまで時間を要する
メニューなどがすべて英語のため、直感的な操作は難しい可能性があります。
Markdownやコード共有など、エンジニアやデザイナー以外には機能過多になる可能性があります。
＜Inkdropの料金体系＞
- Basic Plan:$4.99/月（無料トライアルは30日間）
【Scrapbox】メモを一覧形式で管理できるノートツール
＜Scrapboxの特徴＞
- カスタマイズができる
- Gyazoとの連携ができる
プログラミングコードの共有や、CSSによるカスタマイズが可能です。
ScrapboxはNota社が提供しているツールなので、同社製のGyazoと簡単に連携できます。また、GyazoのURLを貼り付けるだけで、画像がプレビューされます。
＜Scrapboxの注意点＞
- ブラウザベースのみ
- フォルダ機能がない
公式のiOSアプリやMacアプリがなくブラウザベースのみです。そのため、iPhoneやAndroidでも利用ですが、使いづらいと感じる可能性があります。
メモを分類できるフォルダがないので、目的のメモをすぐに見つけられるようにタグやリンクを駆使する必要があります。
＜Scrapboxの料金体系＞
- PERSONAL/EDUCATION：0円
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- ENTERPRISE：要問い合わせ
【Google Keep】個人利用に向いているノートツール
＜Google Keepの特徴＞
- Googleアカウントで利用する
- 付箋形式でメモが見やすい
データはGoogleアカウントと紐づけられるので、あらゆるデバイスからメモにアクセスできます。
付箋形式でメモが保存されるので、メモに何が書いてあるのかが一目で分かります。
＜Google Keepの注意点＞
- 一括で共有できない
- メモの整理が難しい
複数のメモを一括で共有する方法がないので、一つひとつのメモから共有設定をしなければなりません。
メモを分類するフォルダがないので、目的のメモを探し出すのに時間がかかってしまいます。
＜Google Keepの料金体系＞
- 無料で利用できます
関連記事： 社内データを集約するノート型情報共有ツール7選！
ノートをクラウドで管理すべき5つの理由
以下では、クラウドでノートを管理すべき理由をご紹介します。クラウドとは、インターネット上にある情報の保存場所です。
業務のデジタル化を進めたいと考えている企業は、ノートという身近なところから検討を始めましょう。
（1）時間や場所を問わず閲覧できる
ノートをクラウドで管理すれば、あらゆる端末から情報にアクセスできます。
たとえば、「外出先でスマホからメモをして、職場のパソコンから確認する」という使い分けができるので、時間や場所を問わずに情報管理することが可能です。
逆に、アナログのノートを利用すると「自宅にノートを忘れてしまい、すぐに確認できない」というような事態になる可能性があるため、仕事の情報はクラウドに保存しておくのが最善と言えます。
クラウド対応のノートアプリは、すべての情報に常にアクセスできるため、効率が求められるビジネスとの親和性が高いのが特徴です。
（2）編集・更新が簡単にできる
クラウド対応のノートツールは、情報の編集・更新が簡単にできるのがメリットです。
紙のノートは、該当のページを探し出す手間がかかりますが、ノートツールであれば該当のページを検索で見つけられるため、更新にかかる負担を大幅に削減できます。
また、一部のノートツールでは編集履歴も確認でき、複数人で共同編集した場合でも「どの箇所を、誰が編集したのか」がすぐに分かります。そのため、わざわざ編集者を確認する必要がないので便利です。
以上のことからも、クラウド対応のノートツールを利用すれば、編集や更新にかかるムダな手間やストレスを取り除けることが分かります。
（3）リアルタイムで複数人に共有できる
ノートをクラウドで管理すると、リアルタイムで複数人に共有できます。
たとえば、紙で情報管理をする場合、マニュアルのように人数分用意されていない資料は、順番に回さなければなりません。一方、ノートツールでは、最新のノートがリアルタイムで共有されるので、議事録作成やプロジェクト管理にも横展開できるのです。
また、在宅勤務の社員とミーティングをする際には、手元の端末から共同編集もできるため、仕事がスムーズに進みます。このように、リアルタイムで情報共有できる環境をノートアプリで整えれば、これまで以上に業務効率の改善が見込めます。
（4）紛失の心配がない
ノートがクラウドで管理されているので、紛失する心配はありません。
紙のノートは常に紛失のリスクがあり、仕事の情報を書き残しておくのはリスクです。一方、クラウド対応のノートツールであれば、仮に端末を失くしても、別端末からすぐにアクセスを停止できるので流出を未然に防げます。
また、メモを削除してしまっても、編集履歴から簡単に復元できる「Stock」のようなノートアプリがあれば、紛失の心配がないうえに、意図しないミスで情報が消えてしまうケースにも対応できます。
（5）スマホ・パソコンの両方で使える
クラウド型のノートアプリはiPhoneやAndroidだけでなく、パソコンからも利用できます。
クラウド未対応のノートアプリは、作成したノートを端末自体に保存するため、その端末からしかノートにアクセスできません。一方、クラウド対応のノートアプリは、ノートをインターネット上に保存するので、あらゆる端末からアクセス可能です。
それゆえ、「自宅ではスマホからノートを確認し、職場ではパソコンから編集をする」というように、時間や場所を問わずに運用できます。
ノートをクラウド管理できるおすすめのツールまとめ
これまで、おすすめのノートツールとクラウドで情報管理すべき理由をご紹介しました。
クラウド型のノートツールで情報管理をすれば、情報共有のスピードが改善されると同時に、マニュアルや報告書、稟議書、議事録などのあらゆる書類を簡単に管理できるようになります。
一方、決裁権のある担当者だけでなく、現場の社員がすぐに使いこなせるシンプルなノートツールでなければ、社内の浸透は厳しく、継続的な運用もできません。そのため、ノートアプリの選定では、必要な機能に過不足がないかを必ずチェックする必要があります。
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、情報共有に必要な「ノート」「メッセージ」「タスク」を過不足なく備えており、非IT企業の65歳が説明なしで使えるほどシンプルなので、導入後すぐに運用に乗せられます。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」のノートへすべての社内情報を蓄積して、ストレスのない情報管理を実現しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
