社内での意見決定やアイデア交換の場として利用される会議ですが、効率的に進め、成果を挙げられているでしょうか?
 
「同じような繰り返しで進展していない」「この会議に意味があるのだろうか」とお悩みの方もいるのではないかと思います。
 
そこで今回は、そもそもなぜ会議が非効率になってしまうかという点から、解消するために注意すべき点、社内会議での司会を行うコツなどについて解説します。
 
参加者が心がけるポイントや、便利ツールについてもご紹介しますので、「意味のある会議を行いたい」とお考えの方は是非最後まで読んでいただけますと幸いです。
 
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なぜ非効率な会議になってしまうのか

そもそも、意見決定やアイデア交換の場として重要な会議が非効率なものになってしまうのでしょうか?

会議内容の共有不足

会議に臨む際に最も重要なことは「目的」や「決めるべきこと」などの情報を予め共有しておくことです。
 
こうした情報を事前に参加者に知らせておくことで、その会議に対して準備を済ませた状態で参加できるようになります。
 
事前の共有ができていない場合、なんとなく会議が始まってしまい、結局なんのために会議をしたのかが分からなくなってしまいます。
 
また、事前準備がないことから、積極的な意見の交換がされない可能性もあります。

次にすべきことが決まらない

会議は、行うことに意味があるのではなく、そこから意思決定をするということに意味があります。
 
そのため、会議を開いたはいいものの、結局何の結論もでないというのでは、ただの時間の無駄になってしまいます。
 
議論した結果、「誰が」「何を」「いつまでに」が決まらなけば、余計な共有や確認が増えるだけです。
 
非効率な会議の多くは、こうした「次にすべきこと」が決まらず、惰性で会議を続けていることが多いです。
 
その結果、会議の頻度が多くなる、会議にかかる時間が長くなるなどの事態に陥ってしまいます。

議事録作成に時間がかかる

会議において必要不可欠なものである議事録ですが、作成が遅くなってしまうと効果が薄れてしまうという傾向があります。
 
時間がかかってしまうため、議事録作成を後日に回してしまうという人もいるかと思いますが、作成を後回しにすればするほど記憶が曖昧になる、抜け漏れが生じるなどの悪影響が生じてしまいます。
 
こうした結果、参加者へ共有することが遅くなり、会議でせっかく決定した内容であっても取り掛かるまでに時間がかかってしまうなどということになりかねません。
 
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会議を効果的に進めるには

では、効果的に会議を進めていくためにはどのように対応したらいいのでしょうか。

事前準備を徹底する

会議にはさまざまな議題がありますが、全ての内容を会議で確認する必要はありません。
 
そのため、事前に担当同士で確認が取れる場合には話し合いを済ませてしまい、決定事項を会議で共有する方法をおすすめします。
 
これにより、無駄な議論の時間を省くことが可能です。
 
また、細かい決定事項や内容を、1つずつ会議で共有していくと膨大な時間がかかってしまいます。
 
そのため、アジェンダ内で「事前の共有事項」として記載しておくなどの方法を取ることで、会議の時間を短縮することができます。
 
事前にできることであれば、どんなに小さなことであっても事前にしておくのが、効果的な会議を行うためのポイントです。

その場で「誰が」「何を」「いつまでに」を決める

会議で議論した内容については、その場でタスク化したり、結局どうするのか?というのを決めるようにしましょう。
 
そのためにも、会議が終わってから決めるのではなく、議論の途中でタスク化したり、方針を決めることをおすすめします。
 
こうした工夫を行うことで、タスクの設定漏れや、方針が分からなくなってしまうことも防げます。

リアルタイムで議事録を作成し、同意を得る

決まった内容をその場で記載し、議事録としてしまうことで、議事録作成を効果的に進めることができます。
 
リアルタイムで作成することで、その場で同意を得たり、確認することができるため、会議後に共有していくよりも効率的に共有を進めることができます。
 
また、その際には事前にフォーマットなどを用意し、記載できる箇所はあらかじめ記載しておくことをおすすめします。
 
書くべきポイントや箇所が定められていることで、より整理された議事録を簡単に作成することができるでしょう。

ファシリテーターを置く

ファシリテーターとは「会議を司会進行し、コントロールするリーダー」のことを指します。
 
会議で重要なのは事前準備だと述べましたが、実は「司会進行」も大きな鍵を握ります。
 
後述するファシリテーションスキルを十分に利用し会議の舵取りを行うことで、会議を充実させたものにすることができます。
 
議論内の情報をいかに見える化できるかということを心がけ、司会進行を行っていきましょう。
 
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社内会議における司会のコツとは

では、実際に社内会議で司会をやるとなったらどのようなポイントに気を付ければいいのでしょうか。

アイスブレイクを利用する

アイスブレイクとは、初対面の人同士や、会議での緊張感をほぐすことで、コミュニケーションを円滑にし、出席者が目的に応じた積極性を発揮できるようにする手法のことを言います。
 
例え社内会議であっても相手がどのような人かわからなければ、意見を言うのをためらってしまうこともあるでしょう。
 
アイスブレイクを行い、打ち解けた雰囲気づくりができれば、積極的な意見出しが期待できます。
 
また、司会者としても、緊張した雰囲気での会議よりも和やかな雰囲気の会議の方が進行しやすいというメリットがあります。
 
自己紹介や簡単なゲームなどを取り入れ、まずは空気づくりを行いましょう。

会議の目的とゴールを宣言する

アイスブレイクを行ったら、次は会議の目的とゴールの宣言です。
 
この2つが理解できないと、参加者は目的を持って会議に参加できなくなってしまいます。
 
ゴールがわからないと議論が脱線してしまうこともあるため、ガイドラインとしても目的とゴールを伝えることが重要です。
 
具体的には、「この会議が何のために行われるのか(情報共有、意思決定、ブレストなど)」と「何を行えば次のフェーズへと向かえるのか」の2点を伝えましょう。
 
ここで大切なのが、これらを伝えるタイミングです。
 
会議になってから始めて伝えるのではなく、事前にアジェンダなどで告知しておき、会議の際に改めて口頭で伝えるという形式をとるようにしましょう。

時間に沿ってアジェンダを進行する

目的とゴールを共有したら、後は時間通りにアジェンダを進めていくだけです。
 
議論の脱線や盛り上がり、逆に盛り上がらなさすぎるなどの問題が生じた場合どのように対応していくかも司会の重要な役割です。
 
議論する時間、まとめる時間、決議する時間や方法などをある程度決めておき、合意を取りながら進めていくことで会議をスムーズに進めていくことができます。
 
時間管理まで手が回らないという場合は、司会以外の人にタイムキーパーをお願いするのもいいでしょう。
 
時間通りにアジェンダを進めていくのは大切ですが、必ず結論が出てから次のアジェンダに移るように注意しましょう。
 
結論が出ないままに話が変わってしまうと折角した議論に意味がなくなってしまいます。
 
必ず、アジェンダが変わるごとに結論を伝えてから次のアジェンダへと移ることを心がけましょう。

ファシリテーションスキルの活用

ファシリテーションとは集団活動をスムーズに進行し、成果が出せる状態に舵取りをすることを言います。
 
会議でいえば、参加者全員の発言を引き出し中立的な立場でまとめ、結論へと導いていく支援をする能力がファシリテーションと言えます。
 
こうしたスキルを利用しながら舵取りを行っていくことが大切です。
 
例えば、「参加者の発言を肯定する」「話題から外れたときはきちんと戻す」「会議の最後に結論をまとめる」などがファシリテーションスキルとして有名です。
 
どのように進行すればよりよい会議になるのかを考えながら進行していきましょう


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会議参加者が心がけるべきポイントとは

ここまで、会議における司会の重要性などについて解説してきました。
では、会議の参加者はどのような点を心がけて参加するべきなのでしょうか。

スマートフォンを持ち込まない

静かな会議室では、振動音などでさえ煩わしく感じるものです。
また、通知が気になってしまい会議に集中できないなどの悪影響も考えられます。
 
そのため、基本的にスマートフォンなどは会議室に持ち込まないようにしましょう。
 
ただし、取引先からの急な連絡などが入るかもしれない場合については、完全に持ち込まないのではなく、事前に断りを入れ了承をもらっておくことをおすすめします。

発言をしないのは欠席と同じ

会議に参加する上で、発言をするということは大切です。
 
有意義な発言ができなければ、会議に参加している意味がないという人もいます。
 
とは言っても、会議に慣れていない新人の場合や、幹部クラスの役職が出席している会議であれば、発言しにくいと感じることもあると思います。
 
その場合は、ただ座っているだけでなく、司会者から急に振られたとしても発言できるように、事前準備をしっかりとして会議の目的やテーマなどについて理解しておくことが大切です。
 
わざわざ言うまでもないことを発言する必要はないですが、言うべきだと思うことがあれば積極的に発言していきましょう。

役割を理解した発言をする

会議の参加者は、例え同じ部内の会議であったとしても、それぞれ立場が異なります。
 
そのため、ものの見え方や考え方にも違いが生じることでしょう。
 
ましてや複数部署を横断するような会議であれば、それぞれの立場からの発言が求められ、役職にふさわしい発言をしなければならないというのも当然のことです。
 
そのため、会議に参加するときは、議題を確認するとともに、参加者についてもチェックしておく必要があります。
 
参加者の層を確認することで、「自分にどのような視点からの意見が求められているのか」が分かるはずです。
 
参加者それぞれが自分に期待された役割をこなすことも、充実した会議には必要不可欠です。

短く的確な発言をする

会議での発言はだらだらと長く話すのではなく、「短く」「簡潔で」「直接的に」の3点に注意して行うようにしましょう。
 
長いばかりでわかりにくい発言は、時間の無駄になるどころか、意味が正しく伝わらず、意見が歪められて伝わってしまう危険性もあります。
 
だらだら話される話では、聞き手は話の要点を掴めないため、伝えたいと思った内容について「何故そう思うのか」という明確な根拠を準備し、端的にわかりやすく伝える工夫をしましょう。


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議事録をツールで簡単にとるなら

会議を効果的に行うためにも、議事録は重要な意味を持ちます。
 
「簡単に議事録を作成、共有できるツールが知りたい」とお考えならこのようなツールはいかがでしょうか。

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Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
当たり前のように進めていた会議でも、内容や進め方を見直すことで、より効果的な会議へと変えていくことが可能です。
 
是非、今回の記事を参考に、社内の会議について見直し、より効果的な会議の実行へと役立てていただけますと幸いです。
 
 
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