業務を通して発生する資料やデータを効率的に管理できれば、社内問い合わせの数や資料を探す手間が削減され、業務効率化を図れます。そのため、法人向けオンラインストレージの導入が非常に注目されています。
 
しかし、いざ自社にオンラインストレージを導入しようとした際に、「どのオンラインストレージを選べば効果的に活用できるのかわからない」とお困りの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで本記事では、ビジネス向けオンラインストレージの比較や選び方、活用するメリットをご紹介します。
 
  • オンラインストレージの特徴とメリットを改めて知りたい
  • 人気のあるオンラインストレージの比較が見たい
  • 自社に最適なオンラインストレージを選定したい
という担当者の方は、この記事を参考にすることで効果的なオンラインストレージの導入・活用が可能となります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

おすすめオンラインストレージ比較5選

厳選したおすすめのオンラインストレージツールを5つご紹介します。
 
比較ポイントとして重要視すべきなのは「特徴(使用用途)」「セキュリティ」「価格」です。つまり、自社の導入目的や予算、求める効果を出せるかが判断の軸となります。
 
また、オンラインストレージは導入しただけでは意味を成さず、運用してはじめて効果を発揮します。そのため社内の利用促進がしやすい、誰でも使えるほど機能がシンプルなツールが人気です。
 
複雑な機能を持つツールだと浸透に時間がかかり、結局データの個人管理から脱却できないケースも少なくありません。一方、シンプルなツールは導入時の教育コストも抑えられ、すぐに運用開始できます。
 
結論、社内のリテラシーが異なるとしても使えるオンラインストレージは、格納したファイルを簡単に管理、必要なときに該当のファイルへ素早くアクセスできる「Stock」一択です。
 
直感的なドラッグ&ドロップの操作でデータを保存でき、導入したその日からスムーズなデータの管理・共有が可能です。そのため、ビジネスにおいて必須の「スピード感」を損なわずに、ファイル管理の効率化が実現できます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Google Drive】Google製品と相性が良い

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Google Driveは、GmailやGoogleドキュメントなど、Googleの様々なサービスと連携できるサービスです。

<Google Driveの特徴>

  • Googleアカウント1つで場所・デバイスを問わず利用できる
  • Google DriveはGoogleアカウントに紐づいています。そのため同じGoogleアカウントで接続すれば、異なるスマホやタブレット、パソコンなどからすぐにアクセスできます。
  • 安全性が高い
  • ファイルは共有しない限り非公開の設定なので、他の人にデータを見られる心配はありません。もしPCやスマホを紛失した場合は、ログインCookieのリセット、またはモバイル端末のデータ消去などを遠隔操作で行い、情報漏洩を防げます。

<Google Driveの注意点>

  • 自動同期が安定しない
  • Google Driveの自動同期は便利な機能ですが、不安定になりうまく同期できないケースがあります。適切に保存できているが、定期的に確認を行う必要があります。また、同期の設定に専用ソフトが必須である点も不便に感じることがあります。
  • 保存できるファイル容量に制限がある
  • Google ドキュメントは50MBまで、Google プレゼンテーションは100MBまでのアップロード制限があります。普段から利用するファイルの大きさを確認しましょう。

<Google Driveの料金体系>

無料プランでは15GBまでの容量制限がかかりますが、有料プランであれば必要に応じて自由に増やせます。ただし、Google Driveを有料版で使用するには、Google One、もしくは他のGoogleツールも含むGoogle Workplaceに申し込む必要があります。
 
  • Business Starter:¥680/ユーザー/月(1ユーザーあたり30GB)
  • Business Standard:¥1,360/ユーザー/月(1ユーザーあたり2TB)
  • Business Plus:¥2,040/ユーザー/月(1ユーザーあたり5TB)
  • Enterprise:問い合わせ(必要に応じて追加可能)


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【Dropbox】ファイル管理権限が豊富

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Dropboxは、ファイル閲覧の可否などを設定する管理者権限機能が豊富です。

<Dropboxの特徴>

  • 画像やPDFに細かい注釈をつけられる
  • Dropboxでは、保存した画像やPDFに注釈をつけられます。情報が細かくなってしまいますが、ファイルに直接フィードバックを書き込めます。

<Dropboxの注意点>

  • 高機能で複雑
  • 「自動アップロード」機能など、情報漏えいのリスクを避けるためには意図的にオフにしておかなければならない機能があり、設定の方法を理解して使いこなせるITリテラシーが必要です。
  • 電子署名などファイル管理に関係ない機能も搭載されている
  • Dropboxには多様な目的に沿う機能があります。しかし派生した機能が多いと、ファイルを保存・共有する場所を誤ってしまいかねません。すべてを覚えて使用するには教育コストが多くかかります。

<Dropboxの料金体系>

Dropboxには、プライベート向けとビジネス向けの2種類のプランが用意されています。
 
【プライベート向け】
  • Plus:¥1,200/月(個人向け)
  • Family:¥2,000/月(最大6人)
【ビジネス向け】
  • Professional:¥2,000/月(個人向け)
  • Standard:¥1,250/ユーザー/月(小規模チーム向け/3ユーザー以上で契約可能)
  • Advanced:¥2,000/ユーザー/月(大規模チーム向け/管理機能などの拡充有り)


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【OneDrive】Microsoft製品と相性が良い

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OneDriveは、Microsoftアカウントを持っていればすぐに利用でき、Microsoft製品との連携が容易に行えるサービスです。

<OneDriveの特徴>

  • エクスプローラーと同じ使用感で利用可能
  • エクスプローラーにOneDriveのフォルダが作成され、Microsoftアカウントにログインすることでアクセス可能となります。Windowsユーザーであれば、従来の使用感とあまり変化なく利用できます。
  • WordやExcelから直接保存ができる
  • OneDriveの大きな特徴は、Officeアプリとの連携が取りやすい点です。WordやExcelなどの文書は、保存時にOneDriveのフォルダを指定できます。

<OneDriveの注意点>

  • 他のメンバーから共有されたファイルの場所がわかりにくい
  • 他者から共有されたファイルは、自身のOneDriveの画面ではなく、「自分と共有」という画面に表示されます。普段使用している場所と異なるため、人によっては混乱してしまう可能性があります。

<OneDriveの利用料金>

  • OneDrive for Business (Plan 1):¥540/ユーザー/月(1ユーザーあたり1TB)
  • OneDrive for Business (Plan 2):¥1,090/ユーザー/月(容量無制限)
  • Microsoft 365 Business Standard:¥1,360/ユーザー/月(1ユーザーあたり1TB、Microsoft365の他オフィスアプリケーションが利用可能)


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【firestorage】手軽なファイル共有が可能

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firestorageはアカウント登録により2GBのクラウドストレージとして利用でき、外部へのファイル共有も簡単です。

<firestorageの特徴>

  • 機能拡張アプリが豊富
  • 細かな機能拡張アプリが容易されているため、用途に合わせた拡張が可能です。たとえば写真だけまとめて管理しておきたいといった場合はphotostorageというアプリを用いて整理できます。
  • QRコードで情報共有が可能
  • ファイルを共有したい相手がfirestorageのアカウントを持っていなくても、QRコードを用いて簡単に共有できます。その分使用者のデータ管理を徹底する必要はありますが、手軽にファイル共有を行える点が特徴です。

<firestorageの注意点>

  • 共有できるデータの大きさに制限がかかるプランがある
  • 使用を想定しているファイルの大きさを確認しておかなければ、制限によってアップロードできない可能性があります。たとえば無料プランだと2GBまでのアップロード制限がかかります。
  • 法人向けのセキュリティを整えるためにはオプション機能の購入が必須
  • 業務で扱う顧客データや社外秘の情報を保存・共有したい場合、セキュリティを強化するためのオプション機能が必要となる場合があります。

<firestorageの料金体系>

firestorageの法人プランは使用する回線の種類やオプションの数、などにより利用料金や初期費用が変動します。下記は、公式ホームページに掲載されている料金例です。
 
  • プラン1:月額¥98,780/初期費用¥110,000(専用回線設置、9TB)
  • プラン2:年額¥999,350/初期費用¥0(共同回線使用、9TB)
  • プラン3:月額¥54,780/初期費用¥55,000(共同回線、1TB)


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おすすめオンラインストレージ比較表

オンラインストレージ5選の比較表は以下の通りです。(右にスクロールできます。)
 
【一番おすすめ】Stock Google Drive Dropbox Business OneDrive firestorage
特徴
チームの情報を最も簡単に残せるツール
複数のGoogleサービスと連携できるツール
細かいアクティビティ追跡ができるツール
office製品との連携に強いツール
アカウント無しでファイル共有できるツール
セキュリティ
・国際セキュリティ資格(ISO27001)の取得
・2段階認証
・通信・情報の暗号化
・IPアドレス制限
・シングルサインオン
・2段階認証
・ファイルのアクセス制限
・公衆Wi-Fiへの接続不可
・2段階認証
・シングルサインオン
・紛失デバイスのアカウント管理
・ローカルフォルダとの同期制限
・IPアドレス制限
・外部共有禁止設定
・ウィルスチェック
・通信の暗号化
・ログ管理
プラン別料金
・無料
・有料プランでもひとりあたり月324円〜
・Business Starter(¥680/1ユーザ/月)
・Business Standard(¥1,360/1ユーザ/月)
・Business Plus(¥2,040/1ユーザ/月)
・Enterprise(要問い合わせ)
※Google Workspaceの利用料金
・Professional(¥2,000/月※個人向け)
・Standard(¥1,250/1ユーザー/月)
・Advanced(¥2,000/1ユーザー/月)
・OneDrive for Business (Plan 1):¥540/ユーザー/月
・OneDrive for Business (Plan 2):¥1,090/ユーザー/月
・Microsoft 365 Business Standard:¥1,360/ユーザー/月
<HP掲載の料金例>
・プラン1:月額¥98,780/初期費用¥110,000(専用回線設置、9TB)
・プラン2:年額¥999,350/初期費用¥0(共同回線使用、9TB)
・プラン3:月額¥54,780/初期費用¥55,000(共同回線使用、1TB)


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オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、インターネット上で社内のデータを保存・管理できるサービスです。
 
社員個人でUSBやハードディスクなどの外部ストレージを用意しなくとも、インターネット環境があればデータのバックアップを取れます。そのため、PCやスマホの内部ストレージ(容量)を圧迫することなくデータの蓄積ができます。
 
インターネットの普及にともない、経営に関わるさまざまな書類やデータが電子化されているなか、重要な経営資源となる情報を保存しておく場所として、オンラインストレージの導入が増えてきています。
 
関連記事: もう容量は気にしない!容量無制限のオンラインストレージまとめ


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オンラインストレージを活用するメリット

オンラインストレージを活用すれば、経営者・現場社員どちらにとってもメリットがあります。ここでは、4つのメリットをご紹介します。

コストが抑えられる

オンラインストレージは、データサーバや記憶媒体の代わりとして活用できます。
 
ビジネスにおいて、各種データのバックアップを残すことは非常に重要です。しかし、従来のようにバックアップデータを保管するためのデータサーバや記憶媒体を設置する方法では、多大なコストがかかります。
 
一方オンラインストレージを活用すれば、社内サーバーの保守・管理や、メンテナンスの必要が一切ありません。電気代などのコストや人件費が大幅に削減されます。

複数端末における同期が可能

異なる端末同士でもデータの自動同期が可能なオンラインストレージを活用すれば、格段に業務効率が向上します。
 
PC側で保存したデータが即時スマホ・タブレットに反映すれば、外出時に顧客からの急な問い合わせが来た場合でも対応できます。
 
ただし、早いスピードで同期されないと効果が薄れてしまうため、導入前にトライアル利用などで試すことをおすすめします。

チームメンバーとの同時編集が可能

複数の拠点がある、もしくはテレワークを行っている企業だと、ファイルの共有や共同編集が簡単に行えるメリットも大きいです。
 
オンラインストレージが無い状態だと、メールやチャットにはさまざまなバージョンのファイルが飛び交います。それでは最新のファイルを見失う、またはメンバー同士で二重編集を行ってしまうトラブルが起こりかねません。
 
ツールを活用することで、複数人が1つのファイルを管理する場合でも、ファイルの場所が明確になります。バージョン管理も統一されているため、迷うことなく最新のデータを扱い、共有できます。

データ紛失のリスクが低減できる

USBメモリーや外付けハードディスクのような物理的なストレージではないため、紛失や失念のリスクが無くなります。
 
また、インターネット上にあるデータが仮に消えてしまったとしても、ベンダー(サービス提供業者)がバックアップを取得していれば復旧してもらえます。
 
したがって、オンラインストレージを活用すれば、従来のデータ保管方法よりもデータの紛失リスクを格段と削減できます。
 
関連記事: 【最新版】迷ったらコレ!無料のオンラインストレージまとめ


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自社に最適なオンラインストレージを選ぶポイント

オンラインストレージの選定には、導入後に得たい効果を明確にすることが重要です。ここでは、より費用対効果を生み出しやすいツールを選ぶためのコツを5つご紹介します。

利用目的

オンラインストレージツールにはそれぞれに特徴や強みがあるため、導入後に得たい効果によって最適なツールが異なります。
 
たとえば詳細な顧客情報や機密情報を主に残していくならば、管理者機能が充実しているツールが好ましいです。特定のネットワークからでないとアクセスできない制限をかける、また利用できる端末を制限するといった対策ができます。
 
一方、業務を円滑に進めるためにチーム内で資料を共有したいという場合は、場所に関係なくアクセスでき、全員が手軽に情報へアクセスできる機能を重要視するべきです。その場合、管理者による詳細な監視はあまり必要ないでしょう。
 
機能の量によってプランが変わるサービスもあるため、自社の目的に合わせた過不足のないツール選びが必要です。

データ容量

今後継続的に重要なデータを保存していくことを想定し、過不足のない容量を設定できるツールを選びましょう。
 
業務中に発生した資料やデータをすべて保存していくため、自社に必要な容量を用意できなければいずれ使用不可能となってしまいます。
 
また、ダウンロードやアップロード時のファイル容量に制限がある場合も注意です。複数回に分けてファイルを更新するのは時間がかかり非効率なので、可能であれば制限のないツールが良いでしょう。

費用

オンラインストレージの利用に必要なコストはサービスによって異なります。導入時は無料でも、継続的に運用していく場合は月額、年額での費用がかかる場合があります。
 
同じサービス内でも、料金は利用する従業員の数やデータ容量の大きさなどによって変化します。
 
固定費として計上し続けることになるため、適切な予算と照合し、継続的な運用が可能なものを選びましょう。

セキュリティ対策

保存されたデータが外部に漏れる心配なく保管しておける環境を整えることは非常に重要です。
 
社内のすべてのデータを一元管理するため、保管されるものには社外秘となるデータも含まれます。情報漏えいなどのリスクを管理できなければ、法人利用には適しません
 
したがって、データの暗号化やIPアドレスの制限、二段階認証といったセキュリティ対策が十分に備わっているか確認しておきましょう。

マルチデバイス機能

対応可能な端末が多ければ、その分対応できる職種の幅が広がります。働く場所を問わず時間を有効活用できるため、事前に確認しておくことをおすすめします。
 
たとえばスマートフォンからデータを参照できれば、パソコンが使えない状況でもファイルの閲覧や簡単な編集などを行えるため、業務効率を向上できます。
 
また、複数の端末間でも情報がリアルタイムに更新・反映されていくツールを選べば、情報アクセスのストレスなく活用可能です。
 
関連記事: 【業務効率化】安全で評判のファイルストレージ10選!


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オンラインストレージサービスの効率的な活用方法

オンラインストレージを有効的に活用するには、ファイルを保存・共有するだけでなく、チームメンバーとの情報共有も行えるツールが好ましいです。
 
業務内では、チームメンバーに対して資料やデータなどのファイルを送信することも多くあります。その際にファイルを保存しておく場所と共有するツールが別だと、ファイルに紐づくコミュニケーションが散乱してしまい、業務の流れに合わせて履歴を残すことが難しいです。
 
一方保存されたファイルに紐付ける形で情報共有を行えれば、データごとに関係する情報をまとめて蓄積しておけるため、情報を資産化しやすいメリットがあります。
 
簡単なメッセージ機能やタスク機能があるツールを活用すれば、情報共有も含めてより大きな業務効率化が期待できます。


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オンラインストレージの比較5選まとめ

ここまで、おすすめオンラインストレージの比較やメリット、選定ポイントまで網羅的に解説してきました。
 
オンラインストレージは「容量の大きさ」「セキュリティ」「コスト」を軸に比較検討されることが多いですが、機能が多ければ良いというものではなく、自社の目的に合わせた過不足のないツールの選定が好ましいです。
 
目的により最適なツールは異なり、メンバーが働く場所が複数ある場合は、即時情報が反映され複数端末から扱えるツールの使い勝手が良いです。また業務で扱う情報の内容によっては、高いセキュリティ機能を持っている必要があります。
 
しかしどのような企業でも一貫して、あまりに機能が複雑すぎるとITに詳しい一部のメンバーしか触らない状態になるケースも少なくありません。会社全体に導入するツールは、誰でも使えるほどわかりやすい機能であることが、運用を成功させるうえで重要です。
 
今回ご紹介したStockは、簡単にファイルを保存できる手軽さを持ち、複数端末からの変更も即時反映される快適なツールです。
 
また、無料登録も1分で完了しますので、ぜひ「Stock」でデータの保存・管理を行い業務効率化を目指しましょう。
 
関連記事: 【2021年版】これを選べば間違いない!オンラインストレージおすすめ3選!
 
関連記事: 容量が足りなくなる前に絶対に知っておきたい!「ストレージ」の意味、知識まとめ