近年多くの企業や個人が、オンラインストレージサービスを活用しています。
「聞いたことはあるけれど、具体的にどれを選べばいいかわからない」「どのように活用していけば良いかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
今回はそんな方々のために、オンラインストレージサービスの使い方や、おすすめのサービスなども併せてご紹介していきます！
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オンラインストレージを活用するべき理由
オンラインストレージサービスとは何か
オンラインストレージサービスとは、インターネット上でデータを管理し、共有フォルダに写真やビジネスデータのバックアップなどを保存・シェアできるサービスのことです。
自分でUSBやハードディスクなどの外部ストレージを用意しなくとも、インターネット環境があればデータのバックアップを取ることができます。
そのため、PCやスマートフォンの内部ストレージ（容量）を圧迫することなくデータの蓄積ができる、非常に手軽かつ便利なサービスです。
オンラインストレージサービスを活用するメリット
ここではオンラインストレージを活用することで改善できることや、効率化できることをご紹介していきます。
コストが抑えられる
クラウドストレージはデータサーバや記憶媒体の代わりとして活用することができます。
ビジネスの現場において、各種データのバックアップを残すことは非常に重要です。
しかし、バックアップデータを保管するためのデータサーバや記憶媒体を設置する方法には、かなりコストがかかります。
クラウドストレージを活用すれば、データサーバなどにかかるコストを削減することができ、不要なコストを抑えることができます。
同期が可能
同期が可能なオンラインストレージサービスを活用すれば、格段に業務効率を向上させることができるでしょう。
この機能があれば、パソコンとオンラインストレージのデータを同期させる事ができます。
例えば、毎日継続して何かのファイルを更新している場合、いちいち外部ストレージにバックアップを取らずとも自動でファイルを同期し、編集内容を更新してくれます。
同時作業、同時編集が可能
離れた場所にあるパソコンでデータを共有する際にも、オンラインストレージが使われることがあります。
また、個人のパソコンで利用する頻度が高いデータをオンラインストレージに置き、異なるパソコンやモバイル端末で操作するといったようにマルチデバイスでアクセスするということができます。
また、別の拠点で同じデータを使う際に、同時にアクセスして利用するということも可能になります。
セキュリティ
USBメモリーや外付けハードディスクなどの外部ストレージと異なり、手元に置いておくストレージではないので、紛失や大切なときに忘れてしまうリスクが無くなります。
また、サービスによっては「二段階認証機能」が存在するため、万が一他者にパスワードや権限を渡してしまった場合も、もう一段階セキュリティがあるという点で安全面が確保されていると言えます。
オンラインストレージの呼び方
この記事では主に「オンラインストレージ」と呼んでおりますが、他にもさまざまな呼び方が存在します。
呼び方によって別物に感じるかもしれませんが、指しているサービスは基本的には同じものです。
具体的な呼び方としては以下のようなものがあります。
・クラウドストレージサービス
・クラウドストレージ
・ストレージサービス
もし、他の記事などでこのような呼び方で記載されていたとしても、今回解説している内容と同じ事だと考えてください。
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オンラインストレージの選び方
次に、具体的にオンラインストレージを選択する際に見るべきポイントを解説していきます。
データ容量
まず、前提として、データ容量がどれほどあるのかをチェックしなければなりません。
今後増えていく分も含めて、自社で扱うデータを無理なく保存できる容量が求められます。
また、保存の容量だけでなく、アップロードやダウンロード1回あたりの最大容量も十分でなければ、活用するのは困難です。
最低限、普段よく使うファイルのサイズを調べて、問題がないことを確認しておきましょう。
費用
オンラインストレージには多くのサービスが存在しますが、かかるコストはサービスによって異なります。
導入は無料でも、継続的に運用していく場合は月額、年額での費用がかかる場合があります。
また、同じ企業が提供するサービスでも、金額は利用する従業員の数やデータ容量などによって変化します。
固定費として計上し続けることになるため、正確に見積もって予算と照らし合わせ、運用の継続が可能なものを選びましょう。
セキュリティ対策
企業として活用する場合には、重要になってくるポイントでしょう。
情報漏えいなどのリスクが高いと安心して利用できません。
したがって、データの暗号化や利用者の認証、二段階認証といった対策が、十分に備わっているか確認しておきましょう。
マルチデバイス機能
対応可能な端末の種類も、業務効率化に大きく影響してきます。
もし、スマートフォンでの操作が可能であれば、パソコンが使えない状況でもファイルの閲覧や簡単な編集などを行えるため、大きく業務効率化につながるでしょう。
個人での利用か、法人での利用か
個人としての利用の場合、スマートフォン内の写真やデータのバックアップなどがメインの用途となるでしょう。
その場合は、基本的には無料で利用できる範囲内で十分足りるでしょう。
一方、法人での利用の場合は、上記で挙げたようなチェック項目をしっかりとカバーできるサービスで、かつ予算に合ったプランを活用することが望ましいでしょう。
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おすすめオンラインストレージ比較5選
以上の点を踏まえて無料で使用できるオンラインストレージサービスをご紹介していきます。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Google Drive
Google DriveはGoogleアカウントがあれば、誰でも簡単に利用できるサービスです。
GmailやGoogleドキュメントなど、Googleの様々なサービスと連携しており、スマートフォンからでも使いやすいのは大きなポイントです。
もちろん、iOSからも利用可能です。Androidスマートフォンのユーザーなら、無意識に使っているのではないでしょうか。
また、マルチプラットフォーム、マルチデバイス対応で、専用アプリもあるのでスムーズに使えます。
＜Google Driveのポイント＞
- Googleアカウント1つで場所を問わず利用できる
Google Driveは、Google アカウントに紐づけされているので、同じGoogle アカウントで接続すれば、異なるスマホやタブレット、パソコンなどからすぐにアクセスできます。
- 安全性が高い
ファイルは共有しない限り非公開の設定なので、他の人に見られる心配もありません。もしPC・スマホ・タブレットを紛失、破損した場合、ログインCookieリセット、または、モバイル端末のデータ消去などを使うことで情報漏洩を防ぐ事ができます。
＜Google Driveを使う上で気を付けておきたい点＞
- 自動同期が安定しない
Google Driveの自動同期は便利な機能ですが、不安定になってうまく同期できないことがまれに起こります。
正確に保存できていなかったという事態になりかねないため、定期的に確認作業を行いましょう。また、同期の設定に専用ソフトが必要なのも不便な点の1つです。 - 削除設定に注意
ローカルとクラウドを自動同期している場合、ローカルからファイルを削除するとGoogle Driveからも削除されます。ローカルからのみ削除したい場合や、Google Driveからのみ削除したい場合には注意が必要です。削除関連の設定を見直すか、別途バックアップを取るなどして対策しましょう。
＜Google Driveの料金＞
Google Driveは基本的にGoogleのアカウントさえあれば無料で活用できるサービスです。
無料のGoogle Driveを利用する場合、保存容量は15GBまでとなっています。それ以上の容量を利用する場合は有料版のGoogle One、もしくは Google Workspace を活用すると良いでしょう。
ただ、 Google Workspaceはビジネス向けのグループウェアのため、単純に Google ドライブを活用したいのであれば、機能としては十分すぎるかもしれません。その場合は、Google Oneの機能で問題ないでしょう。
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box
boxは、法人向けのクラウドストレージサービスからスタートしているので、セキュリティが高く安心して利用できます。
国内でも大手企業が利用しており、他サービスとも多数連携し、さまざまな形式のファイルに対応しています。
操作もシンプルで、個人でも使いやすいことがメリットとして挙げられます。
＜boxのポイント＞
- 世界中の企業から支持されるサービス
初めて使う方でも特別なトレーニング無しですぐに、いつでもどこでもファイルの共有や編集が容易な使いやすさが支持されています。また、安全面、コラボレーションが便利な点でも、多くの企業から信頼を得ています。
- Box Driveで簡単操作、Box Syncでオフライン編集も可能
Boxは、クラウドストレージなので基本はオンラインで利用するものですが、インターネットにつながっていないオフラインでも専用ツールの「Box Sync」を使うことで作業ができるようになります。Box SyncはBox専用のアプリケーションで、パソコン本体のドライブにアプリをインストールすると利用できるようになります。
＜boxを使う上で気を付けておきたい点＞
- 法人利用は5ライセンスから
5ライセンスを金額に直すと、月々9,000円かかることになります。毎月継続的にかかるコストになるため、自社の予算としっかり相談してから検討する必要があるでしょう。
- サポートが英語のみの対応
代理店を介さず導入する場合は残念ながらサポートが英語のみとなります。英語が苦手な方は、代理店からも購入可能です。
＜boxの料金＞
boxは大きく分けて3つのプランが存在します。
最も標準的なBusinessプランは月額1,800円〜
社外のユーザーも含めて、基本機能が使えるようになるBusinessPlusプランは月額3,000円〜
セキュリティ管理のカスタマイズ・システム連携を行いたい場合や、動画ストリーミングを活用したい場合に役立つEnterpriseプランは月額4,200円〜となっています。
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OneDrive
Windows 10やMicrosoft Office 365の利用者なら、Microsoftアカウントですぐに活用することが可能です。
無料プランでは5GBまでですが、Microsoft Office 365ユーザーなら最大1TBまで利用する事ができます。
マイクロソフトが提供しているサービスなのでWindows 10やMicrosoft Officeとの連携が便利です。もちろん、iPhoneやAndroidからも利用可能です。
＜OneDriveのポイント＞
- 簡単で分かりやすい操作画面
操作画面はシンプルで、Microsoftアカウントでログインすれば、エクスプローラーにある「OneDrive」のフォルダにアクセスできます。ファイル保存は、「OneDrive」のフォルダにファイルをドロップするだけといたってシンプル。新たに操作を覚える必要なく、他のフォルダへの操作と同じように利用できる点は非常に利便性が高いと評判です。
- 多くのMicrosoftアプリケーションが利用できる
「OneDrive」の大きな特徴は、Officeアプリと統合されていることです。Word、ExcelをはじめPowerPointなどのOfficeアプリで作成した文書は、保存時に「OneDrive」のフォルダを指定するだけで直接保存することができます。特に、Windows10にはあらかじめ「OneDrive」が導入されているため、設定するだけでデータを簡単にアップロードできます。Officeアプリユーザーにとっては非常に嬉しいサービスです。
＜OneDriveを使う上で気を付けておきたい点＞
- 同期エラーが起こる
容量が大きいデータを扱う際に同期エラーが起きてしまうケースがあるようです。
＜OneDriveの料金＞
OneDriveには使用可能容量によって3つの料金プランが存在します。
5GBまで使えるプランは無料、50GBまで使用可能なプランが月額249円。さらに1TBまで使える大容量プラン「Office 365 solo」は月額1,274円もしくは、年額12,744円で使うことができます。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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firestorage
アカウント登録なしの場合はファイル共有ツールとして、また、アカウントを無料登録することで2GBのオンラインストレージサービスとして利用可能です。
ファイルグループやメールグループなどファイルの共有に便利な機能や、firetoolsやphotostorageなどの細かな機能拡張アプリを利用でき、好みによってカスタマイズできる点は大きなポイントでしょう。
＜firestorageのポイント＞
- 無料で容量を気にせずストレージが利用できる
1ファイルあたりの制限はありますが、未登録・無料会員でも総量は無制限なので気にすることなく使えます。firestorageは未登録でも利用可能ですが、無料会員登録すると1か月間ファイルの保存ができるうえに、その1か月もログインさえすればファイルが消えることがないのでおすすめです。また、ストレージ保存したファイルの送信・共有もURLを発行してくれるので簡単に行うことができます。設定を変更することで公開停止することもできるので安心して利用可能です。
- QRコードで簡単にファイルを共有できる
外部の人とデータを共有する際、URLなどをメールやメッセージなどで送るか、同じブラウザ内でドライブを共有する方法などが主流です。しかし、この従来のやり方では相手のメールアドレスを事前に知っておく必要があるなど、不便な点がありました。firestorageではファイルの共有方法の一つとして、データのアップロード完了後にQRコードを発行し、画像として保存することができます。連絡先を知らなくても、対面でQRコードを読み取ることで、簡単にファイルを共有できます。
＜firestorageの料金＞
プランには大きく分けて、会員プランと法人プランの2つがあります。まずは個人利用向けの会員プランを説明していきます。
非会員、無料会員であれば、料金は無料で1ファイルあたりの容量の大きさは2GiBまでとなります。
またライト会員は月額1,037円で1ファイルあたり5GiBまで、正会員となると月額2,085円で1ファイルあたり10GiBまで利用可能となります。
また、法人向けプランの場合、企業によって好みの形態にカスタマイズする事ができるため、それによって金額も異なってきます。
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オンラインストレージサービスの効率的な活用方法
オンラインストレージには、ご紹介してきた通りセキュリティ、生産性、コラボレーション、コストなどの面でさまざまなメリットがあります。
また、オンラインストレージには多くの種類があります。
導入に際しては自社の業務内容や利用ユーザー数、データ容量、他アプリとの連携などを考え、専門業者に相談しながら活用を検討してみるのも一つの手でしょう。
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まとめ
オンラインストレージサービスを利用して業務効率化を図ろう
ここまで紹介してきた通り、オンラインストレージを導入し、場所や時間を問わずデータを扱えるようになれば圧倒的な業務効率化を達成する事ができます。
ぜひ、今回紹介したサービスを参考にご検討いただければと思います。
