昨今は、リモートワークや在宅勤務などの柔軟な働き方を採用する企業が増えています。そのため、帳票などもツールで管理すれば、提出や確認のためにオフィスに出社する必要がなくなります。
しかし、「帳票をツールで管理したいが、自社に合うサービスが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、帳票管理におすすめツール７選と選び方のコツを中心に紹介します。
- 帳票をもっと楽に管理したい
- 自社に合った帳票ツールを選ぶポイントを知りたい
- 電子化した帳票を、難しい操作なしで管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、帳票管理を円滑にできるツールが分かり、自社に合ったサービスを選ぶための判断材料にできます。
帳票管理を効率化するポイントとは？
帳票管理を効率化するポイントは、帳票を電子化して管理することです。
帳票には、伝票や帳簿などの経営に関わるあらゆる書類が含まれるため、紙で管理するとファイリングの手間がかかるうえ、紛失したり汚したりする恐れもあります。
しかし、帳票を電子化すれば、どれだけ帳票が増えてもファイリングの手間や保管場所が不要になります。さらに、クラウド型のITツールに帳票データを集約すれば、時間や場所を選ばずに確認できるようになり、効率的な帳票管理が可能です。
帳票ツールの種類と特徴
帳票をデータ出力したり、管理したりする専用のツールには種類があります。以下では、その種類と特徴を紹介します。
- BIツール
- SFVツール
- 開発型ツール
企業のデータを収集・分析し、経営判断に役立てられるツールです。帳票は経営に関するあらゆる書類が該当するので、経営判断に関する機能の一環として帳票作成機能が備わっている場合があります。
帳票の作成・印刷の効率化を目的としたツールです。
コードを入力し、帳票の作成をカスタマイズする形式です。
ただし、専門性の高いツールは、その分、使いこなすために専門的な知識が必要になるので注意が必要です。
そのため、「PDFやExcelの帳票ファイルを、とにかく簡単に管理したい」という場合は、目的のファイルが見つからなくなる社内サーバーではなく、あらゆる情報を直観的に残せる「Stock」のようなツールが最適です。
自社に最適な帳票ツールを選ぶ3つのコツ
以下では、帳票ツールを選ぶときの３つのコツを紹介します。コツを押さえて、自社に最適な帳票ツールの導入を成功させましょう。
（1）ツールの種類や機能が自社に適しているか確認する
ツールを選ぶ1つ目のコツは、ツールの種類や機能が自社に適しているかを確認することです。
帳票ツールには「帳票を作成するツール」「データを管理するツール」などの用途をはじめ、「クラウド型ツール」「オープンソース型ツール」などの分類もサービスによって異なります。
例えば、非IT企業やITに不慣れな社員が多い企業の場合、オープンソース型を選ぶとメンテナンスに知識が必要になるため、分類は「クラウド型ツール」が最適です。
また、便利そうだからと言って、使う予定のない機能まで備えたツールを選ぶと、社員が使いこなせません。そのため、「自社の課題を解決できる機能を過不足なく備えているか」を確認しましょう。
（2）継続的に運用できる価格帯か確認する
ツールを選ぶ2つ目のコツは、導入後に、継続的に運用ができる価格帯であるかを確認することです。
帳票ツールを導入すると、今までの社内の業務フローが大きく変わることになります。そのため、ツールの運用にかかる費用が高額すぎて、利用を継続できなくなると、社員はその都度業務フローの変更に振り回されるので、負担が大きいです。
したがって、導入を決める前に、継続的な利用が見通せる価格帯であるかを必ず確認しましょう。
（3）セキュリティ体制を確認する
ツールを選ぶ3つ目のコツは、セキュリティ体制に問題がないかを確認することです。
なぜなら、会計関係はもちろん、経営に関わるあらゆる書類が帳票に含まれるので、帳票は重要な機密情報だからです。セキュリティが不十分なツールに帳票データを保管すれば、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。
そのため、ツールはセキュリティ体制が十分か導入前に確認しましょう。
【フリーあり】帳票管理におすすめのツール7選！
以下では、帳票管理におすすめのツールをご紹介します。
帳票は企業の重要書類であり、適切な管理が求められます。そこで、ツールを用いて帳票を電子化すると、手作業でのファイリングや保管場所の確保が不要になり、管理が楽になります。
ただし、専門性の高いツールは、使いこなすまでに時間がかかり、現場に定着しない恐れもあるため、ツールは社員全員がすぐに使えるかを基準に選定しましょう。
そこで、社員への負担を最小限に抑えてツールを導入するなら、非IT企業の65歳以上のメンバーでも直感的に帳票の記録・管理ができる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockには、帳票を取引先や使い道ごとに分けて管理できるノートがあります。また、Stockは国際セキュリティ資格を取得しているので、帳票などの会社の機密情報も、安全な通信で守ります。
【Stock】最も簡単に帳票を管理できるツール
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【SVF Cloud】さまざまなクラウドサービスと連携できる帳票作成ツール
SVF Cloudの特徴
- プログラミングなしで簡単に帳票作成ができる
- クラウドサービスと連携できる
「帳票の作成」や「帳票のレイアウト変更」をするのに、プログラミングは不要です。
SVF Cloudを通じて、作成した帳票データをクラウドサービスと接続することで、印刷や出力がしやすくなります。
SVF Cloudの注意点
- データ連携の方法が分かりにくい
データの出力や印刷、関連サービスとのプログラム連携などは専門的な知識が必要であり、ITに慣れていないと対応できない可能性があります。
SVF Cloudの料金体系
- 初期費用+月額料金となっており、帳票出力数に合わせてプランが設定されています。詳細な料金は価格表の問い合わせが必要です。
【SAP Crystal Reports】レポート形式で帳票を社内外に配信できるツール
SAP Crystal Reportsの特徴
- さまざまなレイアウトでのレポートが出力可能
- 作成したレポートの加工に対応
データはチャートや画像イメージなどのさまざまなデザインで出力でき、自社に合ったレイアウトを整えられます。
出力したデータは並べ替えや条件指定に対応しているので、必要な内容のみを表示したレポートに加工できます。
SAP Crystal Reportsの注意点
- ITリテラシーの高い人が利用することを想定されている
SAP Crystal Reportsは開発者などのITリテラシーの高いユーザーからの支持を集めるツールであり、使いこなすのが困難な可能性があります。
SAP Crystal Reportsの料金体系
- SAP Crystal Reports 2020：85,300円(税別)/ユーザー
- SAP Crystal Reports 2016：85,300円(税別)/ユーザー
【LaKeel BI】Excel出力にも対応したBIツール
LaKeel BIの特徴
- 画像取込でオリジナルの帳票のフォーマットを作成
- PDF・Excelでの出力に対応
PDFやExcelの帳票フォーマットでも画像取込が可能なので、自社独自のフォーマットでも自動化を実現できます。
LaKeel BI上で作成した帳票は、PDFやExcelでの出力にも対応しています。
LaKeel BIの注意点
- 小規模チームに向いていない可能性がある
LaKeel BIはサーバーライセンス型（1つのサーバーに対してソフトウェアを購入する形式）の料金体系なので、利用人数で料金が変動することがありません。そのため、社内メンバーが少ないと、1人あたりの料金が高くなります。
LaKeel BIの料金体系
- 無料で「Lakeel BI」を試せるサービス「LBISS」も提供しています。「Lakeel BI」の料金および「LBISS」の詳細は問い合わせが必要です。
【FileMaker】自社独自の帳票作成ができるアプリケーションソフトウェア
FileMakerの特徴
- 自社専用にカスタマイズしたアプリが使える
- 幅広い端末での利用に対応している
自由に機能をカスタマイズしたアプリが作れるので、自社に合った帳票作成に役立ちます。
パソコン・スマホでの利用が可能です。また、利用環境も、クラウドとオンプレミス（自社サーバー内での利用）のいずれにも対応しています。
FileMakerの注意点
- 利用するにはエンジニアレベルの知識が必要
FileMakerはコードを入力してアプリを構築するツールであり、帳票の作成・出力専用のツールではありません。そのため、最低限のエンジニアレベルの知識がなければ、帳票作成に転用できないので注意しましょう。
FileMakerの料金体系
利用人数が100名以上の場合は、法人営業窓口に問い合わせが必要です。
- 無料
- クラウド
- オンプレミス
無料評価版：0円（45日間）
Cloud Essentials：〜2,365円/ユーザー/月（年間払い）
Cloud Standard：〜4,840円/ユーザー/月（年間払い）
年間：〜1,936円/ユーザー/月（年間払い）
永続：69,696円〜/ユーザー
【Create!Form Design】帳票の設計・デザインからテストまでできるツール
Create!Form Designの特徴
- マウス操作でレイアウトを設定できる
- 帳票のテンプレートが充実している
帳票のレイアウトは、マウスで直観的に設定できます。
「請求書」「健康診断報告書」「注文用紙」など、幅広い種類のテンプレートがカラー付きで提供されています。
Create!Form Designの注意点
- 料金が予算に合わない可能性がある
料金設定が1ライセンス200,000円～となっています。そのため、新しく帳票設計ツールの導入を検討する企業は、自社に合っているか慎重に検討しましょう。
Create!Form Designの料金体系
- 1ライセンス：200,000円
- 3ライセンス：500,000円
- 5ライセンス：800,000円
- 10ライセンス：1,500,000円
【Software Interstage List Creator】富士通の帳票設計・出力ツール
Software Interstage List Creatorの特徴
- 帳票の運用を助ける機能が備わっている
- 多言語対応している
「Web上でのデータ出力」や「離れた拠点での高速印刷」といった、帳票の運用を進めやすくする機能が充実しています。
日本語や英語、韓国語などを含む13言語での帳票作成に対応しています。
Software Interstage List Creatorの注意点
- 製品体制が複雑
製品の種類はさまざまあり、バージョンによって利用可能な機能が異なります。サービスによっては「紙・PDFなどの出力」や「リモート印刷」の機能が備わっていない場合もあるので、選定時は注意しましょう。
Software Interstage List Creatorの料金体系
料金はWindows・Linuxそれぞれで異なります。詳細は「型名 / 価格 / 適応機種 / 適応OSの一覧」から確認可能です。
また、プランによって納品形式が「DVDROM」「電子納品」いずれかになります。
帳票管理のおすすめツール7選まとめ
これまで、帳票管理におすすめのツールを中心にご紹介しました。
帳票ツールを使うと、帳票の管理にかかる手間を大幅に削減でき、帳票の保管場所も不要になります。ただ、帳票管理ツールにも様々な種類があるため、選定の際には、「機能」「価格」「セキュリティ」の３つのポイントを確認しましょう。
特に「機能」に関しては、専門性が高い機能や、自社に必要ない機能まで搭載されていると、社員全員が使いこなすまで時間がかかり、導入してもツールが定着しない可能性が高くなります。
そこで、導入後の使いやすさを重視するなら、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に操作できる「Stock」一択です。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上がストレスなく社内情報を共有しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、帳票管理を楽にしましょう。
