納品書は、納品物を取引先へ正確に提供したことを証明するために必要な書類です。そのため、納品書に不備があると、取引先とのトラブルに発展してしまう恐れがあります。
とはいえ、「どのように納品書を作成したら良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、納品書の書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- 納品書を簡単に作成するためにテンプレートを活用したい
- ExcelやWordにおける納品書の作り方や項目を押さえたい
- 作成した納品書を社内でわかりやすく整理して管理したい
という方はこの記事を参考にすると、納品書の作り方が分かり、納品書の不備によるトラブルを防げます。
目次
納品書とは
納品書とは、受注側の企業が取引先に商品を納入するときに発行する書類です。ここでは、納品書を作成する目的や必須項目を解説します。
納品書を作成する目的
納品書を作成する目的として、以下の3つが挙げられます。
- 納入した商品を正確に把握するため
- 取引先に安心感を与えるため
- 納入後のトラブルを回避するため
このように、納品書を作成することで、取引先へ正確に商品を納入したことを証明できます。また、納品物が適切かが納品書を見れば分かるため、トラブル防止やスムーズな取引につながるのです。
納品書の書き方とは？必須項目を解説
納品書の書き方に法的な決まりはありません。しかし、取引先へ納品物情報を過不足なく伝えるために、必要な項目を押さえて作成する必要があります。
必須項目は主に以下の8つがあるので、抜け漏れなく記載しましょう。
- 納品日
- 納品番号
- 宛名・発信者
- 品名
- 単価
- 数量
- 小計・消費税・合計金額
- 備考
すべての商品を納品し終えた日付。
書類を特定し追跡しやすくするための通し番号。
取引先の企業名または個人名。また、受注側の企業名・住所・電話番号も記載することで、トラブルがあった際に迅速な対応が可能となります。
納品される商品の正式名称。誤解を避けるため、製品カタログや公式リストと一致させ、略語を使わないことがポイントです。
商品一つあたりの価格を単位を付けて記載しましょう。
各商品の数量。納品内容の確認を容易にし、効率的な在庫管理に役立ちます。
単価と数量を掛けた小計と、消費税を足し合わせた合計金額。計算ミスを避けるため、自動計算できるテンプレートを活用しましょう
上図の作成例のように、取引先に伝えておくべき情報があれば記載します。
以上のように、納品書を発行するときは記載事項を抜け漏れなく記載することを心がけましょう。
【無料】納品書作成に便利なテンプレート4選
以下では、納品書の作成に便利なテンプレートを紹介します。テンプレートがあれば、納品書を作成する時間を大幅に短縮することができるので、必見です。
＜Excel＞シンプルな納品書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、シンプルな納品書です。
「日付や宛名」「納品明細」といった納品書に必要な項目を過不足なく記入するのに役立ちます。また、企業に合わせてレイアウト変更が可能なので、汎用性が高いです。
＜Excel＞記入例と関数が入力された納品書
こちらは、無料でダウンロードできるテンプレートによる、記入例と関数が入力された納品書です。
記入例が書かれているため、マニュアル無しでも簡単に納品書を作成できるようになります。また、単価と数量を入力することで、合計金額が自動で出力されるので、計算ミスを防げます。
＜Excel＞受領書・領収書つきの納品書
こちらは、Microsoftのテンプレートによる、受領書・領収書つきの納品書です。
受領書と領収書付きの納品書がそれぞれ利用できる点が特徴です。目的に合わせて活用でき、納品後の書類の手続きをスムーズにするメリットがあります。
＜Word＞おしゃれな納品書
こちらは、テンプレボールによる、おしゃれな納品書です。
花のイラストが記載されており、おしゃれな納品書を作成するのに役立ちます。ただし、Word形式では関数を活用できないため、計算ミスをしないように心がける必要があります。
WordやExcelで納品書を作成するデメリット
WordやExcelは、使いこなしやすく費用をかけずに納品書を作成できます。しかし、以下のようなデメリットもあります。
- 更新に時間がかかる
- 共有の手間
- 管理の煩雑さ
WordやExcelで作成した納品書を更新する際、都度ファイルを開いて、メンバーに共有し直す手間がかかります。
WordやExcelで作成した納品書は、メールやチャットツールを使って、共有しなくてはなりません。
ファイルが個人のPCやファイル共有ツールに散在し、必要なときにすぐ見つけられない恐れがあります。
このように、WordやExcelでは作成した後の「共有」「管理」がスムーズにできない点に注意が必要です。
Word・Excelのデメリットを解消できる納品書作成ツール
以下では、Word・Excelのデメリットを解消できる納品書作成ツールを紹介します。
納品書は、テンプレートを使えば一から作成せずに済むので、作業を効率化できます。しかし、WordやExcelを使って納品書を作成すると、ファイルが個人のPCやファイル共有ツールに散在し、必要なときにすぐ見つけられません。
とくに、納品書は過去の取引情報が記載されているため、社内の情報資産（ナレッジ）として適切に管理する必要があります。そのため、ExcelやWordで作成した納品書のファイルはナレッジ管理ツールに蓄積し、いつでも振り返れるようにしましょう。
結論、自社で納品書を管理するなら、ExcelやWordのファイルを直接添付できて、AIによる自然言語検索で欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には、ExcelやWordファイルを添付できるほか、取引先の情報や経緯も記載しておけます。また、超高精度の「キーワード検索」や生成AIによるチャット形式での「自然言語検索」も可能なので、欲しい情報が確実に見つかります。
作成した納品書に即アクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
分かりやすい納品書のテンプレートと書き方まとめ
これまで、納品書のテンプレートや書き方を中心に解説してきました。
納入後のトラブルを回避するため、過不足なく情報を記入した分かりやすい納品書を作成することが大切です。ただし、WordやExcelで作成した納品書は、個人のPCやファイル共有ツールに散在し、管理が煩雑になりやすいです。
したがって、納品書の管理には、「蓄積したナレッジを超高精度検索可能なITツール」の利用が最適です。とくにあらゆる情報を残せる「情報共有ツール」を活用すれば、納品書だけでなく、納品業務に関するマニュアル管理や引き継ぎ書作成にも活用できます。
結論、納品書管理に利用すべきなのは、ファイルを含むあらゆる情報を残し、「添付ファイル内検索」で情報に簡単にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、納品書を管理しやすい体制をつくりましょう。
