納品書は、納品物を取引先へ正確に提供したことを証明するために必要な書類です。そのため、納品書に不備があると、取引先とのトラブルに発展してしまう恐れがあります。
とはいえ、「どのように納品書を作成したら良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、納品書の書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- 納品書を簡単に作成するためにテンプレートを活用したい
- ExcelやWordにおける納品書の作り方や項目を押さえたい
- 作成した納品書を社内でわかりやすく整理して管理したい
という方はこの記事を参考にすると、納品書の作り方が分かり、納品書の不備によるトラブルを防げます。
目次
納品書とは
納品書とは、受注側の企業が取引先に商品を納入するときに発行する書類です。ここでは、納品書を作成する目的や必須項目を解説します。
納品書を作成する目的
納品書を作成する目的として、以下の3つが挙げられます。
- 納入した商品を正確に把握するため
- 取引先に安心感を与えるため
- 納入後のトラブルを回避するため
このように、納品書を作成することで、取引先へ正確に商品を納入したことを証明できます。また、納品物が適切かが納品書を見れば分かるため、トラブル防止やスムーズな取引につながるのです。
納品書の書き方とは？必須項目を解説
納品書の書き方に法的な決まりはありません。しかし、取引先へ納品物情報を過不足なく伝えるために、必要な項目を押さえて作成する必要があります。
必須項目は主に以下の8つがあるので、抜け漏れなく記載しましょう。
- 納品日
- 納品番号
- 宛名・発信者
- 品名
- 単価
- 数量
- 小計・消費税・合計金額
- 備考
すべての商品を納品し終えた日付。
書類を特定し追跡しやすくするための通し番号。
取引先の企業名または個人名。また、受注側の企業名・住所・電話番号も記載することで、トラブルがあった際に迅速な対応が可能となります。
納品される商品の正式名称。誤解を避けるため、製品カタログや公式リストと一致させ、略語を使わないことがポイントです。
商品一つあたりの価格を単位を付けて記載しましょう。
各商品の数量。納品内容の確認を容易にし、効率的な在庫管理に役立ちます。
単価と数量を掛けた小計と、消費税を足し合わせた合計金額。計算ミスを避けるため、自動計算できるテンプレートを活用しましょう
上図の作成例のように、取引先に伝えておくべき情報があれば記載します。
以上のように、納品書を発行するときは記載事項を抜け漏れなく記載することを心がけましょう。
納品書と領収書の違いとは
納品書と領収書には、証明内容や発行するタイミングに違いがあります。
納品書は、商品やサービスを受け取ったことを証明する書類です。一方で、領収書は、商品やサービスの代金を受け取ったことを証明する書類です。
一般的にどちらも商品やサービスの受注者から発行されますが、納品書は商品が納品された際、領収書は発注者が代金を支払った際に発行されることが多いです。
【無料】納品書作成に便利なテンプレート6選
以下では、納品書の作成に便利なテンプレートを紹介します。テンプレートがあれば、納品書を作成する時間を大幅に短縮することができるので、必見です。
＜Excel＞シンプルな納品書のテンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、シンプルな納品書のテンプレートです。
「日付や宛名」「納品明細」といった納品書に必要な項目を過不足なく記入するのに役立ちます。また、企業に合わせてレイアウト変更が可能なので、汎用性が高いです。
＜Excel＞記入例と関数が入力された納品書フォーマット
こちらは、無料でダウンロードできるテンプレートによる、記入例と関数が入力された納品書フォーマットです。
記入例が書かれているため、マニュアル無しでも簡単に納品書を作成できるようになります。また、単価と数量を入力することで、合計金額が自動で出力されるので、計算ミスを防げます。
＜Excel＞受領書・領収書つきの納品書テンプレート
こちらは、Microsoftのテンプレートによる、受領書・領収書つきの納品書テンプレートです。
受領書と領収書付きの納品書がそれぞれ利用できる点が特徴です。目的に合わせて活用でき、納品後の書類の手続きをスムーズにするメリットがあります。
＜Excel＞ 明細表付きの納品書テンプレート
こちらは、業務用テンプレートによる、明細表付きの納品書テンプレートです。
明細表がついており、各商品の詳細な情報がわかりやすいデザインです。また、備考欄などもあるので、自社に合わせて必要な情報を記載できます。
＜Excel＞ おしゃれな納品書テンプレート
こちらは、ビズ研によるおしゃれな納品書テンプレートです。
カラーでデザイン性の高いテンプレートのため、一目でわかりやすいです。また、カラーやフォントをカスタムすれば、ブランドやサービスイメージに合った納品書を作成できます。
＜Word＞基本の納品書の雛形
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードによる、基本の納品書の雛形です。
基本的な納品書の形式で、業界を問わずあらゆる企業で使えます。ただし、Word形式では関数を活用できないため、計算ミスをしないように注意する必要があります。
WordやExcelで納品書を作成するデメリット
WordやExcelは、使いこなしやすく費用をかけずに納品書を作成できます。しかし、「更新に時間がかかる」「共有の手間がかかる」「管理の煩雑さがある」デメリットもあります。
- 更新に時間がかかる
- 共有の手間がかかる
- 管理の煩雑さがある
WordやExcelで作成した納品書を更新する際、都度ファイルを開いて、内容を変更する必要があります。また、最新版をメンバーに共有し直す手もかかります。
WordやExcelで作成した納品書は、メールやチャットツールを使って、共有しなくてはなりません。メールやチャットの場合、メッセージが埋もれる恐れがあるため注意が必要です。
フォルダを作成したりファイル名を変更したりして、丁寧に管理する必要があります。また、ファイルが個人のPCやファイル共有ツールに散在し、必要なときにすぐ見つけられない恐れがあります。
このように、WordやExcelでは作成した後の「共有」「管理」がスムーズにできない点に注意が必要です。
Word・Excelのデメリットを解消できる納品書作成ツール
以下では、Word・Excelのデメリットを解消できる納品書作成ツールを紹介します。
納品書は、テンプレートを使えば一から作成せずに済むので、作業を効率化できます。しかし、WordやExcelを使って納品書を作成すると、ファイルが個人のPCやファイル共有ツールに散在し、必要なときにすぐ見つけられません。
とくに、納品書は過去の取引情報が記載されているため、社内の情報資産として適切に管理する必要があります。そのため、ExcelやWordで作成した納品書のファイルは情報管理ツールに蓄積し、いつでも振り返れるようにしましょう。
結論、自社で納品書を管理するなら、ExcelやWordのファイルを直接添付し、管理から共有まで簡単なツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、ExcelやWordファイルを添付できるほか、取引先の情報や経緯も記載しておけます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で、納品書や取引に関する情報を話題が混ざらずにやり取りできます。
作成した納品書に即アクセスできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
分かりやすい納品書のテンプレートと書き方まとめ
これまで、納品書のテンプレートや書き方を中心に解説してきました。
納品書は、納入後のトラブル回避に役立つ重要な書類です。ただし、WordやExcelで作成した納品書は、個人のPCやファイル共有ツールに散在し、管理が煩雑になりやすいです。
したがって、納品書の管理には、「簡単に納品書を管理できるITツール」の導入が最適です。ただし、複雑なツールでは社員が使いこなせない恐れがあるので、「誰でも簡単に使えるか」も重視しましょう。
結論、納品書管理に利用すべきなのは、納品書の管理から共有までが可能で、誰でも簡単に使えるほどシンプルな情報管理ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、納品書を管理しやすい体制をつくりましょう。
