iPhoneやiPad、Macに標準搭載されている「メモ」アプリには、やることを1つずつリスト化し、完了した項目にチェックを付けて管理できる「チェックリスト機能」があります。
シンプルで使いやすい一方で、「一応使ってはいるものの、タスク管理としてはうまく活用しきれていない」と感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、メモアプリのチェックリストを業務や日常で効果的に活用する方法を中心に解説します。
- メモのチェックリストを活用したいビジネスパーソン
- 仕事のToDo管理を効率化し、抜け漏れを減らしたい会社員
- シンプルに使えるチェックリスト機能付きメモアプリを探している管理職
上記に当てはまる方は、この記事を読むことで、「メモ」のチェックリストの基本から実践的な活用方法まで理解でき、日々のタスクの抜け漏れ防止につなげることができます。
目次
＜基本編＞チェックリストの使い方
以下では、チェックリストの基本的な使い方を6つご紹介します。画像つきで解説するので、チェックリストを利用したことがない方でもすぐに実践できます。
使い方1｜チェックリストを作成する
はじめに、iPhone「メモ」でチェックリストを作成する方法をご紹介します。
まずは、黄色の「メモ」アプリを開き、画面右下の［四角にペンのマーク（新規メモ作成ボタン）］を選択しましょう。次に、メモ画面が表示されるので、画面左下の［チェックリストマーク］をタップします。
メモ画面にチェックボックス（◯）が表示されたら、任意の情報を入力しましょう。
最後に、上図のようにチェックボックスを並べれば作成完了です。なお、チェックボックスをタップすれば黄色のチェックマークがつくので、完了・未完了のステータスも明確になります。
使い方2｜チェックリストを自動で並び替える
チェックリストを並び替えれば、”完了済みの仕事”と”未完了の仕事”が一目で分かります。具体的な使い方は以下の通りです。
まずは、iPhoneの［設定アプリ］を開いて[メモ]をタップします。
次に、［チェックした項目を並び替え］をタップします。
最後に、手動と自動を選択できる画面に切り替わるので、[自動]をタップしてチェックを入れれば完了です。
使い方3｜チェックリストを一括で操作する
チェックリストの項目は一括で操作できるので、管理する項目が増えても問題ありません。なお、一括でできる操作は以下の3つです。
- すべてのチェックを付ける
- すべてのチェックを外す
- チェックした項目を削除する
＜すべての項目にチェックを付ける＞
（1-1）すべての項目にチェックを付けるためには、チェックリストの項目を2回タップします。次に、メニューに表示される［▷］をタップしましょう。
（1-2）次に、表示される選択肢から［チェックリスト］をタップします。
（1-3）最後に、［すべてにチェックを付ける］をタップすれば完了です。
＜チェックした項目を外す/削除する＞
チェック済みの項目があるメモで同じ作業をすれば、下図のように（2）チェックを一括で外す（3）チェックした項目をすべて消す操作も可能です。
このように、チェックリストの項目が増加した場合は「一括操作を活用して項目を円滑に管理すること」が重要となるのです。
使い方4｜チェックリストを共有する
作成したチェックリストは、ほかのメンバーへ共有できます。
はじめに、共有したいメモを開いて［共有ボタン］をタップしましょう。
次に、上図のように共有手段の選択画面が表示されるため、メールやチャットアプリなど任意の方法を選びましょう。
このように、iPhone「メモ」でチェックリストを共有する場合、逐一共有手段を設定しなければならず面倒です。そのため、「Stock」のように、チェックリストの作成・共有を一か所で完結できるツールがあると便利です。
使い方5｜チェックマーク・チェックリストを消す
チェックマーク・チェックリストの消し方は簡単です。
カーソルを削除したい行に合わせ、〔チェックリストマーク〕を押すと、一行ごとにチェックマークを外すことができます。そのとき、文言は消えずにチェックマークのみ消えます。
使い方6｜消えたチェックリストを復元する
チェックリスト（iPhoneのメモ）を間違えて消してしまった場合、以下の手順にそって復元できます。
まずは、iCloudの設定でメモがオンになっているか確認しましょう。確認の方法が分からない場合は、「対処法2」を参照しましょう。
iCloudの設定でメモがオンになった状態で、ホーム画面から〔メモ〕をタップし、〔最近削除した項目〕を選択します。
右上の〔編集〕をタップしてください。
復元したいメモを選択し、〔移動〕をタップします。
移動したいフォルダをタップすれば、復元完了です。このとき、「新規フォルダ」を選択すれば、新たにフォルダを作成することもできます。
iPhone「メモ」のチェックリストが利用できない原因とは
iPhone「メモ」のチェックリストが利用できない原因は、メモの保存先にあります。
フォルダ画面で保存先が「iPhone」または「iCloud」になっているメモでは、チェックリストを作れる「メニュー」や「＋マーク」が表示されます。
一方で、「Gmail」などのフォルダではこれらが表示されず、チェックリスト機能は利用できません。
iPhoneやiCloudに保存されているメモであれば、下図のように表示されます。
そのため、チェックリスト機能を使いたい場合は、メモの保存先が「iPhone」または「iCloud」になっているかを確認し、必要に応じて新しくフォルダを作成しましょう。
iPhone「メモ」のチェックリストが出てこないときの対処法
以下では、 iPhone「メモ」のチェックリストが出てこないときの対処法として、メモの保存先に「iPhone」「iCloud」を追加する方法をそれぞれ紹介します。 iPhone「メモ」の保存先を変更したい方も必見です。
対処法1｜保存先にiPhoneを追加する
はじめに、メモの保存先にiPhoneを追加する方法を紹介します。
まずは、［設定アプリ］を開き、一番下の［アプリ］から［メモ］をタップします。
次に、［”iPhone”アカウント］の項目をタップして［オン（緑）］にしましょう。
以上の操作で保存先にiPhoneが設定され、チェックリストなどのさまざまな機能が利用できるようになります。
対処法2｜保存先にiCloudを追加する
次に、メモの保存先にiCloudを追加する方法です。
はじめに、［設定アプリ］を開いて［アカウント情報］をタップします。
次に、表示される項目から［iCloud］をタップします。
最後に、［メモ］の項目をタップして［オン（緑）］にしましょう。
以上の操作で保存先にiCloudが設定され、チェックリストなどのさまざまな機能が利用できるようになります。
iPhone「メモ」のチェックリストが仕事で使いにくい理由と限界
iPhoneの「メモ」アプリは、チェックリストを使って簡単にタスクを管理できる便利な機能があります。一方で、仕事のタスク管理として使う場合には、いくつかの構造的な制約があり、運用次第では管理しきれなくなるケースもあります。
- 期限管理ができない
メモのチェックリストには、タスクごとに締切日を設定する機能がありません。そのため「いつまでにやるか」が曖昧になりやすく、タスクの遅延や抜け漏れにつながる可能性があります。
- タスクが分散し、全体管理がしづらい
メモは自由に作成できる反面、業務・個人・一時メモが混在しやすくなります。その結果、どこに何のタスクがあるのか把握しづらくなり、管理が煩雑になります。
- チームでの進捗管理には向いていない
共有は可能ですが、「誰がどこまで対応したか」といった進捗管理や役割分担を細かく把握する機能はありません。そのため、複数人でのタスク管理には限界があります。
このように、iPhoneの「メモ」は個人での簡易的なタスク管理には便利ですが、期限管理・全体管理・チーム運用といった業務レベルの管理には他のツールが適しています。
チェックリスト管理に使うメモアプリの選び方
ここでは、チェックリスト管理に使うメモアプリを選ぶ際のポイントについて解説します。自分の使い方に合ったアプリを選ぶことで、タスク管理のしやすさが大きく変わります。
操作性がシンプルか
チェックリストは毎日使うため、操作が複雑だと続かなくなります。タスク追加のたびに複数画面を行き来するようなアプリは手間に感じやすいです。
たとえば、入力後すぐにリストへ追加できたり、ワンタップで完了・未完了を切り替えられるアプリであれば、スムーズに使えます。
さらに、画面構成がシンプルで迷わず操作できることも重要です。必要な機能にすぐアクセスできるアプリほど、日常的なタスク管理に向いています。
検索機能が強いか
タスクが増えてくると、過去のメモやチェックリストを見返す機会が多くなります。そのため、必要な情報をすぐに探し出せる検索機能があるかは重要です。
たとえば、「会議」や「買い物」と入力しただけで、関連するメモやタスクがすぐに表示されるアプリであれば、後から見返すときもスムーズです。
検索性が低いと、どこに書いたか分からなくなり、結局タスクを見落とす原因になるため注意が必要です。
チェックの管理機能が充実しているか
チェックリストは作るだけでなく、タスクをどれだけ分かりやすく整理できるかも重要です。完了・未完了の状態がひと目で分かり、並び替えができると、必要なタスクを把握しやすくなります。
たとえば、完了したタスクを自動で下にまとめられる機能があれば、未完了のタスクに集中しやすくなります。
シンプルなチェック機能だけでなく、こうした管理機能が充実しているかどうかも、使い続けやすさに直結します。
共有・同期ができるか
チェックリストを仕事や複数端末で使う場合、データを共有したり、リアルタイムで同期できるかは重要なポイントです。共有機能が弱いと、情報が個人に閉じてしまい、チームでの活用がしづらくなります。
たとえば、iPhoneで作成したタスクをiPadやMacでもすぐに確認・編集できるアプリであれば、どの端末からでも同じ情報を扱えて便利です。
また、複数人で同じリストを編集できる機能があれば、進捗状況の共有もしやすくなります。
【必見】iPhone「メモ」よりも簡単にタスク管理できるアプリ
以下では、iPhoneの「メモ」よりもシンプルかつ確実にタスクを管理できるアプリをご紹介します。
iPhoneの「メモ」でチェックリストを使っているものの、「タスクの抜け漏れが不安」「気づいたら後回しになっている」と感じている方も少なくありません。その原因は、メモには期限設定やリマインド機能がなく、タスクの優先度や進捗を管理できないことにあります。その結果、重要なタスクが埋もれたり、対応が遅れてしまうケースが発生します。
また、チェックリスト自体も単純なリスト管理にとどまるため、仕事のように「複数タスクを同時に進める場面」では管理が追いつかなくなることがあります。
そこで必要になるのが、タスク・期限・関連情報を一元管理できるツールです。情報を一か所にまとめることで、抜け漏れを防ぎながら作業を進められます。
なかでもおすすめなのが、「ノート」に「タスク」と業務情報をまとめられる情報共有ツールの「Stock」です。「タスク」には期日設定や担当者の割り振りにも対応しているため、個人・チームどちらのタスク管理にも適しています。
メモに紐づけてタスク管理ができるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜応用編＞チェックリストの使い方
次に、iPhone「メモ」で利用できるチェックリストの応用的な使い方を4つご紹介します。以下を使いこなせれば、見やすいチェックリストがつくれたり、作業の手間を減らしたりできます。
使い方1｜チェックリストを字下げする
大きな項目に小さな項目が複数属しているときは、チェックリストを字下げ（インデント）しましょう。チェックリストを字下げすれば「親タスク」「子タスク」というように、各作業のつながりが視覚的に分かりやすくなります。
はじめに、小さな項目にあたるチェックリストを右へスワイプします。(スワイプ：タップしたまま画面を滑らせる操作)
上図のように「資料作成」という大きな項目の要素をまとめたいときに便利です。
また、字下げしたチェックリストは左にスワイプすると元に戻り、右にスワイプし続けるとリストの位置を変更できます。
使い方2｜コピー＆ペーストでチェックリストを作成する
再度テキストを入力するのが面倒なときは、「コピー＆ペースト」を使ってチェックリストを一括で作成しましょう。
はじめに、チェックリストにしたい項目を選択してコピーします。
次に、画面左下の［チェックリストマーク］をタップして、チェックボックスをひとつ作成します。そして、コピーした項目を下図のようにペーストしましょう。
そのため、「コピー＆ペースト」でチェックリストを作成する場合は、1行ごとに1つのチェック項目として分割される点に注意が必要です。
使い方3｜箇条書きで情報をまとめる
メモアプリでは、書いたことを箇条書きでまとめられます。
まず、箇条書きにしたい箇所を選択します。次に、［「ああ」と書いてあるところ］をタップし、最後に左下の［箇条書きマーク］をタップすると、選択した部分が箇条書きになります。
また、チェックリスト同様、右へスワイプ(タップしたまま画面を滑らせる操作)することで字下げができます。そのまま左にスワイプすれば元に戻すことができ、右にスワイプし続けるとさらに位置の変更が可能です。
使い方4｜表をつくる
メモアプリでは、チェックリストだけでなく表も作成できます。
表を作成する場合は、［表マーク］をタップしましょう。下図のように、2×2の表が挿入されます。
＜表の列を増やす＞
表に行や列を削除・追加したい場合は、［⋯］を2回タップすると、以下の画面から操作できます。
行や列を追加したら、下図のようにテキストを入力して表を完成させましょう。
このように、メモに表を作成できるので「データを管理する」「商品や担当者に関する情報を整理する」場面で便利です。一方、「Stock」のようなメモアプリでは、メモが自動でメンバーと共有されるため、チームでの情報管理にも適しています。
メモ帳アプリのチェックリスト活用方法まとめ
ここまで、メモアプリのチェックリストの活用方法を紹介しました。
iPhone「メモ」のチェックリスト機能を使えば、予定やタスクを簡単にリスト化できます。一方で、通知やリマインド機能がなく、共有にも手間がかかるというデメリットがあります。
そのため、予定を忘れたりタスクが抜け漏れたりする可能性があり、ビジネス用途では使いにくい場面もあります。仕事でメモアプリを使う場合は、「期限や通知を設定できるか」を確認することが大切です。
こうした点を踏まえると、「ノート」でメモを作成しつつ「タスク」で期限や通知を設定できる『Stock』のようなツールが便利です。チェックリストも作成でき、無料から始められるため、iPhone「メモ」の代替としても活用できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、チェックリストを作成し、仕事の抜け漏れを防ぎましょう。
