iPhoneやiPad、Macから利用できるアプリのひとつに黄色の「メモ」アプリがあります。「メモ」にはメモ帳のように記録できる”手書き入力”や、箇条書きの項目にチェックできる”チェックリスト”などの便利な機能があります。
 
とくにチェックリストが便利ですが、一般的に活用されていない応用的な使い方もいくつかあります。社用端末としても利用されるiPhoneなどで効率的にメモを活用できれば、社員ひとりひとりの業務効率向上や人的ミスの削減につなげられる可能性もあります。
 
そこで今回は、メモアプリのチェックリスト活用方法を中心にご紹介します。
 
  • 社員に効率的な「メモ」アプリの使い方を共有したい
  • チェックリストでタスク・ToDo(やるべき仕事・作業)を管理できないかと試行錯誤している
  • 社内の情報共有に課題を解決できるメモアプリを探している
という担当者の方は、この記事を参考にするとチェックリストの基礎的な使い方から応用的な使い方までマスターでき、チームの情報共有に最適なアプリのヒントを得られます。


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チェックリストの基本的な使い方

以下では、チェックリストの3つの基本的な使い方をご紹介します。チェックリストを利用したことがない方でもすぐに実践できるように画像付きで解説しています。

チェックリストを作成する

はじめに、iPhoneの「メモ」でチェックリストの作り方をご紹介します。
 
黄色の「メモ」アプリをタップして開き、画面右下の[ペンマーク]を選択しましょう。次に、メモ画面が表示されるので画面左下の[チェックリストマーク]をタップします。
 
メモのチェックリストマーク
 
メモ画面にチェックボックス(◯)が表示されるので、任意の情報を入力しましょう。
 
メモのチェックリスト完成画面
 
上図のように、チェックボックスを並べれば簡単にチェックリストが作成できます。
 
また、チェックボックスをタップすれば黄色のチェックマークが付くので、「完了済みのタスクにチェックを入れてタスク管理をする」という運用も可能です。


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チェックリストを自動で並び替える

チェックを入れた項目を自動的にリストの一番下に並び替える機能があります。
 
たとえば、今日やるべき仕事をリストにする場合、「完了済みの仕事」と「未完了の仕事」がひとめで分かるようになります。
 
並び替え設定をするには、iPhoneの[設定アプリ]を開いて[メモ]をタップしましょう。
 
設定アプリのメモの項目
 
次に、画面に表示される[チェックした項目を並び替え]をタップします。
 
チェックした項目の並び替えを選択する画面
 
自動を選択する画面
 
最後に、手動と自動を選択できる画面に切り替わるので[自動]をタップしてチェックを入れましょう。
 
以上の操作でチェックを入れたメモは自動的に並び替えがされます。チェックした項目を毎回書き写すのは効率が悪いので、面倒な作業は自動化しましょう。

チェックリストを一括で操作する

チェックリストの項目は一括で操作できるので、管理する項目が増えてしまっても問題ありません。チェックリストを一括で操作できる内容は以下の3つです。
 
  1. すべてのチェックを付ける
  2. すべてのチェックを外す
  3. チェックした項目を削除する
  4. チェックしたものを一番下に移動する
すべての項目にチェックを付ける(1)ためには、チェックリストの項目を2回タップします。次に、黒いメニューに表示される[▷]をタップしましょう。
 
メモの一括管理の設定画面
 
表示される選択肢のなかから[チェックリスト]をタップします。
 
チェックリストを選択する画面
 
最後に、[すべてにチェックを付ける]が表示されるのでタップします。
 
すべてにチェックを付ける画面
 
すべてにチェックを付けたリストの画面
 
上図のように、 チェックリストのすべての項目に黄色のチェックが付けられているのが分かります。
 
また、チェック済みの項目があるメモで同様の操作をすれば、下図のようにチェックを一括で外したり(2)チェックした項目をすべて消したり(3)できます。
 
すべてのチェックを外す
チェックした項目を削除
 


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チェックリストの応用的な使い方

次に、iPhone「メモ」で利用できるチェックリストの応用的な使い方を2つご紹介します。どちらも仕事に役立つ活用方法になっています。

チェックリストを字下げする

大きな項目に属する小さな項目が複数あるときにはチェックリストを字下げ(インデント)しましょう。チェックリストを字下げすれば、項目ごとのつながりが視覚的に分かるようになります。
 
字下げをするには、小さな項目にあたるチェックリストを右へスワイプします。(スワイプとはタップしたまま画面を滑らせる操作方法です。)
 
チェックリストを右へスワイプする画面
 
チェックリストを字下げした画面
 
上図のように、「資料作成」という大きな項目の要素をまとめたいときに便利です。
 
また、字下げをしたチェックリストは左へスワイプすれば元に戻せます。さらに、右へスワイプし続ければリストの位置を変えられます。

コピー・アンド・ペーストでチェックリストを作成する

再度テキストを入力するのが面倒なときは、コピー・アンド・ペーストを使ってチェックリストを一括で作成しましょう。
 
はじめに、チェックリストにしたい項目を選択してコピーします。
 
テキストを選択する画面
 
次に、画面左下にある[チェックリストマーク]をタップして、チェックボックスを1つ作成します。
 
そして、先ほどコピーした項目を下図のようにペーストします。
 
コピーしたテキストをペーストする画面
 
コピー・アンド・ペーストでチェックリストを作成した画面
 
結果、数回の操作だけで複数のチェックリストを作成できます。ただし、コピー・アンド・ペーストでチェックリストを作成するときは、1つの改行で1リスト作成される点に注意しましょう。


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チェックリストが出てこない原因と対処法

メモの設定によってはチェックリストが利用できない場合があります。しかし、いくつかの簡単な手順で操作するだけで解決できます。
 
そこで以下では、チェックリストが出てこない原因と対処法を順番にご紹介します。

チェックリストが表示されない原因

チェックリストが出てこない原因はメモの保存先です。
 
チェックリストを作成できる「メニュー」や「+マーク」が表示されるのは、メモの保存先が「iPhone」または「iCloud」の場合のみです。
 
そのため、メニューや+マークが下図のように表示されないことがあるのです。
 
チェックリストが作成できないメモの画面
 
一方で、iPhoneやiCloudに保存されているメモであれば次のように表示されます。
 
メニューが表示されている画面
+マークが表示されている画面
 
フォルダ一覧
 
結論、上図のようにiPhoneやiCloud以外のアプリを保存先にしてメモを作成すると、チェックボックスを含むそのほかの機能も利用できなくなります。
 
そのため、以下ではメモの保存先にiPhoneやiCloudが設定されていない方に向けて、新規で追加する方法を詳しくご紹介します。

【対処法①】保存先にiPhoneを追加する

はじめに、メモの保存先にiPhoneを追加する方法です。
 
まず、[設定アプリ]を開き[メモ]をタップします。
 
選定アプリのメモの項目
 
次に、[”iPhone”アカウント]の項目があるのでタップしてオン(緑)にしましょう。
 
”iPhone”アカウントをオンにする画面
 
以上の操作で保存先にiPhoneが設定され、チェックリストなどのさまざまな機能が利用できるようになります。

【対処法②】保存先にiCloudを追加する

次に、メモの保存先にiCloudを追加する方法です。
 
まず設定アプリを開き、画面上の[アカウント情報]をタップします。
 
設定アップのアカウント情報
 
次に、表示される項目のなかの[iCloud]をタップしましょう。
 
iCloud情報にアクセスする画面
 
最後に、[メモ]の項目があるのでタップしてオン(緑)にしましょう。
 
メモをオンにする画面
 
以上の操作で保存先にiCloudが設定され、チェックリストなどのさまざまな機能が利用できるようになります。


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仕事でiOSメモアプリを使うときの3つの注意点

これまでご紹介したiPhoneの「メモ」をビジネス利用するのには、以下の3つの注意点があります。
 
  1. チェックリストには通知機能がない
  2. チェックリストはタスク管理に便利ですが、通知機能がないので作業を忘れてしまう危険性があります。
  3. メモに関する連絡のやりとりができない
  4. メッセージ機能がないのでメモを起点にしたやりとりができません。別のアプリを利用する方法もありますがコピーして送信するなど面倒な手間もかかります。
  5. デジタルに詳しくないと使いこなせない
  6. iPhoneの「メモ」は個人利用であればシンプルで便利ですが、メモのフォルダごとに共有オプションが異なるなどの複雑な面もあります。
結論、iPhoneの「メモ」アプリを情報管理・共有の目的で利用することには問題があると言えます。
 
そのため、上記の3つのデメリットをカバーしつつ、誰でも簡単にメモを作成・管理・共有できるようなシンプルなアプリの導入をおすすめします。


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メモだけでなくタスク/ToDo管理もできるおすすめアプリ

以下では、メモだけでなくタスク/ToDo管理もできるおすすめアプリをご紹介します。
 
iPhone「メモ」では簡単にチェックリストが作成でき、一括選択・削除などの便利な機能も豊富に備わっています。チェックリストにやるべき作業を入力して仕事を進めれば、簡単にタスク管理・ToDo管理ができるようになります。
 
一方で、iPhone「メモ」には期限を知らせるリマインダー機能がないので、締切や納期の遅れが許されないビジネスでの利用にはリスクがあります。そのため、チェックリスト機能が搭載されていて、かつタスク・ToDoも適切に管理できるアプリが最適です。
 
結論、これまでチェックリストで作成していたタスク・ToDoを適切に管理できるアプリは、ITに詳しくない社員でも簡単にタスク・ToDo管理できるほどシンプルで、チェックリストもワンクリックで作成可能な「Stock」一択と言えるでしょう。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が100,000社を超える今注目のアプリであり、業界・業種問わず定評があります。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【iPhone/iPad/Mac】メモアプリのチェックリスト活用方法まとめ

iPhoneのメモにはチェックリスト以外にも、表や画像添付などの便利な機能が豊富に搭載されています。一方で、メモの共有に手間がかかることやメモの分類が難しいことなど、多くの課題があるのでビジネスで利用するのは困難です。
 
また、メッセージ機能があればメモを起点としたコミュニケーションが取れますが、iPhoneの「メモ」にはありません。そのため、別のチャットアプリを運用しなければならないので「あの情報はどこで共有したか。」などのトラブルが発生しやすくなります。
 
つまり、誰でも簡単にメモを作成・管理・共有でき、チームで有効活用する環境をつくるためには「Stock」のようなアプリが最適です。
 
Stockはチェックリストなどのメモ管理に必要な機能が過不足なく備わっている使い勝手が良いシンプルなアプリです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を自社に導入してメモを貴重な情報資源のひとつとして有効活用しましょう。
 
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