属人化は「業務の進め方を、特定の従業員のみが把握している状況」を指します。属人化している業務があると、従業員は自身のスキルを極められるので、結果として社内の生産性向上につながるのです。
一方、会社にとって重要な情報が共有されないデメリットもあり、解消すべきか悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、属人化が発生する原因と解消法を中心に解説します。
- 属人化のメリットとデメリットを知ったうえで改善すべきかを判断したい
- 属人化が起こる原因と具体的な解消方法を知りたい
- 属人化している業務が多く、担当者が不在のときに困っている
という方は本記事を参考にすると、属人化のメリットやデメリットを理解したうえでスムーズに改善できるようになります。
目次
業務が属人化するメリット
ここでは、業務が属人化するメリットを紹介します。以下を参考に、属人化を解消すべきかを見極めましょう。
従業員のモチベーションが上がる
属人化するメリットとして、従業員のモチベーションが上がる点が挙げられます。
業務が属人化しているとき、当該業務の裁量は一人の従業員に委ねられています。すなわち、属人化している状況では責任の大きい仕事を担えるので、従業員のモチベーションアップにつながるのです。
業務効率の向上につながる
属人化すると、業務効率の向上につながります。
業務が属人化しているとき、担当者はひとつの業務を極められるので高いスキルが身に付きます。結果として、短時間で仕事をこなせるようになり社内の生産性向上にもつながるのです。
ただし、チームで取り組む業務では属人化していると連携しづらいため、かえってスピードが遅くなってしまう点に注意しましょう。したがって、属人化を容認するときは個人業務に限るのがおすすめです。
顧客から信頼されやすくなる
属人化している状況では、従業員が顧客から信頼されやすくなります。
担当者が頻繁に変わる状況で、顧客と信頼関係を築くことは容易ではありません。一方、ひとりの従業員が特定の顧客を担当しつづける仕組みであれば、顧客と深い関係を築けるので、追加受注といったことも起こりやすくなるのです。
ただし、長い間属人化していると、従業員が退職するときに上手く引き継げず、トラブルにつながる恐れがあります。したがって、リスクは事前に必ず検討して、問題が発生しづらい仕組みを整えましょう。
業務の属人化は本当に「悪くない」のか
業務の属人化は良い面がある一方で、悪い面も無視できません。
属人化には「従業員のモチベーション向上」といったメリットがあります。一方で、担当者が不在のときに業務が滞ったり、重要な情報が社内に共有されなかったりといったリスクがあることも忘れてはいけません。
また、担当者が退職や異動となったとき、十分な情報を引き継げず、結果としてトラブルが発生してしまう恐れもあります。結論、属人化はビジネスに与える悪影響が多いため、解消が必須です。
業務が属人化する3つの原因とは
ここでは、業務が属人化する3つの原因を紹介します。以下の環境ではとくに属人化が発生しやすいので、当てはまっている項目は改善しましょう。
（1）業務自体に専門知識が必要
業務自体に専門的な知識が必要なときは、担当できる人が限られるので属人化しやすくなります。
経験のない従業員が、専門的な知識を求められる仕事をこなすのは容易ではありません。そのため、「専門知識を持つ担当者」に任せるしかなく、結果として業務が属人化してしまうのです。
また、専門知識やスキルはすぐに身に付けられるものではありません。経験ありきのスキルは教育コストも非常に高くなるので、属人化が助長されてしまいます。
このように、専門知識を持つ人が少なく、教育も難しいことが属人化しやすい原因のひとつです。
（2）一人あたりの業務負荷が重い
一人にかかる業務負荷が重いと、属人化をなくす動きが消極的になります。
従業員が抱える仕事が多すぎると、担当業務で手一杯になり、ほかのことに気が回らなくなります。結果として、属人化を解消する動きも見られなくなってしまうのです。
そのため、属人化をなくすには、従業員の業務負担を軽減する動きが不可欠です。
（3）既存のシステムが悪影響を与えている
社内のシステムが悪影響をもたらしている恐れもあります。
システムが使いづらいと、従業員は情報をシステムに残せないので結果として属人化が進んでしまいます。したがって、情報が共有される仕組みをつくるために、社内環境の改善が必須です。
そこで「使いやすいITツール」を使えば、全従業員が使いこなせるため情報が集まりやすくなります。そのため、システムのデメリットをなくしたい方は、65歳の方でも活用できるほどシンプルな「Stock」などのITツールを導入しましょう。
業務の属人化を防ぐ3つの方法とは
ここでは、業務の属人化を防ぐ3つの方法を紹介します。業務クオリティを平準化している企業は、以下の方法を使っているので必見です。
（1）誰でも業務を進められる仕組みをつくる
まずは、従事する担当者を問わず、誰でも業務を進められる仕組みづくりが重要です。
たとえば、業務の手順をマニュアル化すれば、誰でも資料を読むだけで仕事をこなせるようになります。その結果、担当者が不在のときでもスムーズに対応できるようになり、トラブル防止といった別のメリットも受けられるのです。
そのため、属人化をなくすときは、担当者が持つ情報を可視化させて、ほかの従業員でも仕事をこなせる仕組みを整えましょう。
（2）業務内容を見直して簡素化する
社内の業務内容を見直して簡素化することも、属人化の解消につながります。
業務を細かく分解すると、ほかの従業員でも対応できるタスクが多いことが分かります。また、無駄な工程があれば改善できるので、より良い業務フローをつくれるのです。
細分化した業務を従業員に割り振れば、関連情報を社内へ共有する必要性が生まれるため、結果として属人化をなくせます。したがって、業務フローを改善して属人化もなくしたい方は、業務を分解して従業員に割り振る方法がおすすめです。
（3）使いやすいITツールを導入する
使いやすいITツールの導入は、属人化の解消につながります。
「情報はITツールに残す」というルールをつくれば、顧客情報や業務フローなどがツール上に集まるため、必要な情報へアクセスしやすい仕組みが整います。とくに、シンプルなITツールであれば、全従業員が使いこなせるのですぐに運用を始められるのです。
そのため、65歳の従業員でも活用できるほどシンプルな「Stock」などのITツールを導入して、属人化を手間なく解消しましょう。
【必見】属人化した業務を簡単に標準化できるおすすめのツール
以下では、属人化した業務を簡単に標準化するITツールを紹介します。
属人化をなくすには情報の社内共有が不可欠です。そこで、ITツールを導入すれば、簡単に情報を残せるほか必要な資料をすぐに見つけられるため、全従業員が業務をこなせる仕組みをスムーズにつくれます。
ただし、多機能なITツールでは、従業員が使いこなせません。したがって、属人化を確実になくすために「使いやすいITツール」を選ぶ必要があるのです。
結論、属人化をなくすときに最適なのは、非IT企業における65歳以上の従業員でも簡単に情報を共有できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に顧客情報や業務フローといった情報を簡単に残せます。また、ノートに紐づく「メッセージ」でやりとりできるので、分からないことを質問しやすくなり、コミュニケーションの活性化にもつながるのです。
業務の属人化をスムーズに解消するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
属人化のメリットと解消法まとめ
ここまで、社内業務の属人化が起こる原因と解消法を中心に解説しました。
属人化は専門知識が求められる業務で発生しやすくなっています。メリットがある一方で、将来的なトラブルの懸念があるなどデメリットも多いため、属人化は早めになくすのが最善です。
そこで、従業員それぞれが管理している情報をまとめられるITツールがあれば、業務の属人化を防げます。ただし、多機能なITツールでは使いこなすまでに時間がかかるため、シンプルなものを選ぶことが必須です。
結論、自社が導入すべきなのは、ITに詳しくない65歳の方でも使える「Stock」一択だと言えます。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を活用して、業務の属人化をスムーズに解消しましょう。
