属人化とは、社内の業務内容や進め方を特定の社員のみが把握している状況を指します。長期間に渡り一つの業務を担当することは、専門性を高められ、ある業務のエキスパートになれるといった考えもあります。
 
一方、会社にとっての貴重な知識や情報の共有が行われない点もあり、特定の社員へ依存してしまっている状況を改善したい担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、属人化が発生する原因と解消法を中心に解説していきます。
 
  • 社内で属人化が発生する原因と具体的な解消法が知りたい
  • 属人化された業務が多く、担当者が不在のときに困っている
  • 属人化によって情報共有されない環境を改善したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、属人化がもたらす影響を理解し、社内の属人化された業務の改善が実現できます


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業務の属人化は本当に「悪くない」のか

業務の属人化は良い面があるものの、悪い面があることも無視できません。
 
属人化した状態は、担当者のみが仕事を進めるため、担当している業務の専門知識やスキルが増え、「自分なり」の効率的な仕事が可能になります。また、他企業やクライアントにとっても常に同じ人が担当のため、信頼関係が生まれやすくなり、安心して仕事を任せられるようになるといった面もあります。
 
しかし、社内の属人化が進むと、担当者が不在のときに誰も業務を進められないうえ、貴重な専門知識やスキルが社内に共有されません。そのため、後任者の負担が増加するだけでなく、社内で業務進捗を把握することも難しくなるため、結果的に業務効率が低下してしまうのです。
 
このように、属人化は良い面も存在しますが、相対的に見るとビジネスに与える悪影響が多く、属人化している状態は今すぐ改善する必要があると言えます。


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業務が属人化する3つの原因とは

ここでは、業務が属人化する3つの原因をご紹介します。以下のような環境下ではとくに属人化が発生しやすくなるので、自社の状態に当てはまっている場合は改善が必要です。

業務自体に専門知識が必要

業務自体に専門的な知識が必要とされる場合は、担当できる人が限られるため、属人化しやすくなります。
 
社内で特定のメンバーしかできない仕事は、専門知識やスキルが必要であり、他の社員は介入できないケースが多くなります。そのため業務を「専門知識を有する担当者」に依存するしかなく、結果として属人化されてしまうのです。
 
また、長い時間をかけて培われきた専門知識やスキルは、すぐに身に付けられるものではありません。経験ありきのスキルは教育コストも非常に高くなるたので、属人化が助長されます。
 
このように、業務の専門知識や特殊なスキルを持つ人が社内に少ない、教育も難しいことが属人化しやすい原因の一つです。

一人あたりの業務負荷が高い

一人にかかる業務負荷が高いと、属人化を解消する動きが消極的になります。
 
業務負荷が高くなるのは、該当業務の業務効率化ができておらず、ベテランに業務が集中することが主な原因です。一人が抱える業務が多くなると、担当している業務で手一杯になり、他の業務に手が回らなくなってしまいます。
 
その結果、特定の担当者に属人化されている状況への関心も希薄になり、社内での属人化解消への動きもおのずと消極的になりやすくなります。社内の業務効率が低下している状況が、属人化を加速させて負のスパイラルに陥ってしまうのです。

既存のシステムが悪影響を与えている

社内の既存のシステムが悪影響を与えている可能性もあります。
 
社内で管理している古いシステムを形骸化して使っていたり、業務知識やノウハウを共有する既存のマニュアルが古く最新情報が掲載されていなかったりすると、業務の標準化を妨げる要因になりがちです。
 
とはいえ、悪影響を与えている環境でも既存のシステムを改善するには、手間や時間をかけなければなりません。また、社内に根付く「操作が属人化されたシステム」の改修方法など、適切に扱える人材が流出すると「誰も触れない」状態にもなってしまうのです。


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業務の属人化を解消する方法とは

以下では業務の属人化を解消する具体的な方法をご紹介します。社内における業務クオリティの平準化ができている企業は、以下の方法を使って属人化を解消しています。

誰でも業務を進められる環境を構築する

まずは、従事する担当者を問わず、誰でも業務を進められる環境づくりが重要です。
 
属人化の解消が上手いチームは「全員が担当者の情報を共有できる環境を構築」しています。たとえば、方法のひとつとして、社内で新しい「マニュアル」を策定し、そのマニュアルを見れば誰もが業務を行えるようにする対策が挙げられます。
 
仮に、担当者が不在の状況でもマニュアルを通じて仕事ができるため、業務が滞る心配がなくなります。ただし、マニュアルを用いて属人化されている状況を打破するには、ベテランが自身の専門知識を共有できなけれならない点に注意しましょう。
 
このように、マニュアルやベテランを通した「情報」の共有ができ、業務を担当できる社員が増えれば、特定の社員に負担をかけずに業務を進められるようになります。

業務内容を見直して簡素化する

社内の業務内容を見直し、簡素化することも業務の属人化防止に貢献します。
 
ベテランが複雑な業務を進めている場合でも、業務内容の見直し・洗い出しを行い細分化すると、他の社員が担当できる業務を新しく発見でき、ベテランの負担を軽減できます。
 
また、ノウハウを展開したベテラン自身も、ほかの社員に任せた業務をそれぞれチェックするだけで済むため、空いた時間は別業務を進める時間に充てられます。さらに、分担した業務にかかる教育コストも縮小できるといったメリットも生まれるのです。
 
このように、複雑な業務でも細分化すると、経験の浅い社員でも着手できる業務幅が広がるので、特定の社員に負荷が偏る事態を防止できます。

社内の情報共有に適した新ツールを導入する

情報共有に適したツールの導入も、属人化解消に大きく繋がります。
 
社内の業務が属人化している状況では、ベテランが情報共有を行わなくても業務が進むため、経験が浅いメンバーへの情報共有が行われにくくなります。つまり、社内の属人化を解消するには、情報共有を含むコミュニケーションを活発化させなければなりません。
 
そこで、属人化を解消し、コミュニケーションを活性化させているチームは、ベテラン・新人問わず使いやすいITツールを使って情報共有をしているのです。なかでも、非IT企業でも使いこなせるほどシンプルな「Stock」のようなツールを使うと、ベテランと新人の情報格差が発生しません。


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属人化した業務を簡単に標準化できるおすすめのツール

以下では、社内の属人化した業務を標準化するITツールを紹介します。
 
業務の属人化を防ぐためにはベテランが不在のときでも、ほかの社員が業務を進められるような環境の構築をしなければなりません。しかし、既存システムが障壁となっているケースもあるので、すぐにでも属人化を解消するには、業界業種問わず扱う「情報」を「情報共有ツール」での管理が必要です。
 
ただし、ツールが扱いにくく、使用方法そのものが”属人化”するツールでは、情報共有がされずにツールも放置されます。そして、属人化がさらに悪化するので注意しましょう。
 
結論、業務の属人化を解消するための情報共有をしたり、マニュアルをはじめとした情報をストックしたりするには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、即日でスムーズな情報共有・管理ができる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」へマニュアルやベテランの仕事の進め方をはじめとした情報が簡単に残せるうえ、シンプルに整理できる「フォルダ」で、情報へすぐにアクセスできます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、話題が入り乱れることもありません。

社内の属人化された業務を最も簡単に改善するツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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業務の属人化が発生する原因と解消法まとめ

ここまで、社内業務の属人化が発生する原因と解消法を中心に解説してきました。
 
社内の属人化は、専門知識が必要な業務で発生しがちであり、ほかにも業務負荷の偏りや形骸化した既存システムによるケースもあります。そして、業務負荷の偏りや業務クオリティのムラを発生させるので「悪くない」とは言えません。
 
一方、属人化が発生しないようにするには、マニュアルを用いてノウハウの共有を適切に行ったり、業務を簡素化したりすると改善できます。とくに、属人化を解消しているチームは「情報共有ツール」を用いて、ベテランの「情報」を正しく管理しているのです。
 
また、情報共有ツールの複雑さが原因でベテランのノウハウがすぐに取り出せなければ、ビジネススピードを阻害します。そのため、Stockのように、誰でも即日で使えるほどシンプル、かつあらゆる情報の管理における面倒さを排除できるツール一択です。
 
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