オペレーション業務の改善は、仕事の効率に直結する重要な要素です。
なぜなら、一定の業務フローを適切に改善することは、スタッフ全体の業務効率を底上げにつながるからです。
しかし、「現状のオペレーションを改善するには、何から手をつければ良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オペレーション改善のメリットと実施方法、ポイントを解説します。
- オペレーション改善によるメリットを知りたい
- オペレーション改善に取り組むときのポイントを知りたい
- オペレーション改善の進め方を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、オペレーション改善を成功させるためのポイントを理解することができます。
目次
オペレーションとは
オペレーションとは、業務の一連の流れを定めた手順のことです。
たとえば、飲食業であれば、オーダーの受け方、配膳方法、レジ操作などがオペレーションにあたります。オペレーションを適切に改善することは、業務効率を左右する多くのメリットがあるのです。
以上のように、仕事の流れであるオペレーションを改善すれば、業務が効率化して、ムダが大幅にカットできます。
オペレーション改善で得られるメリット
オペレーションを改善することのメリットは以下の3つです。とくに対策をしていないチームは必見です。
作業時間を短縮できる
はじめに、オペレーションを改善すると、作業時間を短縮することにつながります。
具体的には、オペレーション改善のためにタスクや業務フローを見直しすると、本来であれば必要ない無駄な作業や、減らせる手順があることに気がつくのです。そのため、結果的に、作業時間を短縮するための対策ができます。
直接的に作業時間が減るわけではありませんが、現状を正しく把握して対策の糸口をつかめるという意味で、オペレーションの改善は有益です。
従業員の負担が減る
次に、オペレーション改善は、従業員の働きやすい環境づくりにも直結します。
誰に対しても分かりやすくなるようにオペレーションを改良することで、その影響をダイレクトに感じるのは、現場で実際に働く従業員です。従業員の業務に対する不満を減らせば、離職率の低下につながる可能性があり、企業としても大きなメリットを得られます。
以上のことからも分かるように、複雑なオペレーションは従業員のモチベーションを下げかねないので、シンプルで明瞭なオペレーションを目指しましょう。
人材育成のコストを削減できる
最後に、オペレーションの見直しによって、従業員にかける教育コストも削減できます。
具体的には、整理されたマニュアルや無駄のない業務手順を用意しておけば、新人を教育するために割く時間や費用をカットできるのです。また、教育にかける時間を減らせれば、より重要な仕事に集中できるので、企業全体の生産性の向上にも大きく関与します。
このように、オペレーションを改善するための施策をすることで、目の前の業務の効率だけでなく、チームや会社全体の利益につながる効果がもたらされるのです。
オペレーション改善で見直すべきポイント
オペレーション改善に取り組むときに重要なポイントは大きく3つあります。以下3つのポイントをはじめに頭に入れておくことで、よりスムーズに改善を進めていくことができます。
不要な業務を「やめる」
1つ目の見直すべきポイントは、ムダな業務を「やめる」ことです。
現状の業務を洗い出すと、不要な業務が何となく慣習で続いているケースが意外に多くあります。そして、やる意味がない業務や、対応せずとも問題がない業務をやめるだけで、時間的なコストや従業員への負担が減り、業務効率が大きくアップするのです。
ただ、ある作業をやめることで、サービスや商品の質が下がってしまっては元も子もありません。そのため、やめるか迷う場合は、やめた場合に生じるメリットとデメリットを書き出して、根拠に基づいた判断をしましょう。
作業手順を「減らす」
2つ目にオペレーションで見直すべきなのは、作業手順を「減らす」ことです。
業務自体をやめることは難しい場合でも、業務工程のうち不要な手順が含まれていることもあります。
たとえば、あるサービス業の会社では、社員に「報告書提出とフィードバック」を毎日課していましたが、週１度に減らして、１週間あたり180分の時間を削減しました。代わりに、報告書の質を上げる「指導マニュアル」を作るなどの工夫を取り入れています。
このように、作業を減らすことで、全体としての質が下がらないよう工夫することも重要です。
業務ルールを「変える」
3つ目にオペレーションの見直すべきポイントは、業務の仕組みを「変える」ことです。
現場の業務に関わる仕組みを変えてみることで、業務の効率化につながります。たとえば、今まで紙で管理していた情報をITツールで管理するのは、業務効率化にとても有効な手段です。
そのため、何か変更や修正があればスタッフへすぐに共有したり、情報が散らばるのを防いだりできる「Stock」のようなツールであれば、どの業界・業種でも重宝します。
現場の情報を簡単に管理できるツール「Stock」
以下では、現場の情報を簡単に管理できるツールをご紹介します。
オペレーションを改善するには、従来の業務を「やめる」「減らす」「変える」の3つの変化がつきものです。とくに、アナログからデジタルなオペレーションに変えるのは、ITに詳しくない方にとってはハードルが高いです。
そのため、多機能なツールを導入すると、余計に使いこなすことが難しく、誰でも使わずに放置されます。つまり、必要な機能に過不足がなく、誰でも直感的に使えるツールでなければなりません。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockはオペレーション改善に重要なマニュアルを「ノート」に残せて、さらに修正や追加もリアルタイムで反映されます。また、情報管理だけでなく、スタッフ間ですぐにやり取りできる「メッセージ」があるのでチャットツールは不要です。
現場の情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オペレーション改善の方法
オペレーション改善は、以下のような手順に従うと効率的に進めていくことができます。
- 業務フローを整理する
- 現場の問題点をヒアリングする
- 改善案を策定する
- 効果を測定する
まずは、現状を把握するため、現在行われている業務を洗い出すことから始めましょう。そのときには、業務の流れや作業手順を、フローチャートなどで図式化するのがおすすめです。
図式化すれば業務の全体像を俯瞰して見ることができ、現状の課題や、改善できそうなポイントを見つけやすくなります。
オペレーション改善の影響をダイレクトに受けるのは現場のスタッフなので、現在の業務に対する不満や課題などのヒアリングは積極的に実施しましょう。
以上のように、スタッフからの声を重視して反映することで、より効率的に改善を進めていくことができます。
現状の課題を抽出できたら、改善するときのポイント「やめる」「減らす」「変える」のいずれかに当てはまらないかを念頭に置き、改善案を考えましょう。
改善案を試してみたあとは「どのくらい効果があったのか」「現場の反応は良いか」などを必ず確かめるようにしましょう。オペレーション改善は、一度試して終わりではなく、定期的に更新して最適化することが大切です。
実際にオペレーションに従って作業するスタッフの意見を聞きながら、変更点や修正点をすぐに反映できる体制を整えておきましょう。
以上の基本ステップでオペレーションを改善していけば、ムダな作業は徐々に減っていき、現場が不満を抱えながら仕事をすることもなくなります。
オペレーション改善のメリットまとめ
これまで、オペレーション改善のメリットや、ポイントを中心にご紹介しました。
「時間や費用の削減」や「従業員の働く環境の改善」など、オペレーション改善のメリットやポイントを押さえて改善を実施すれば、その効果を最大化することができます。一方、人間の力にも限界があるのでデジタルツールの力も上手く活用していきましょう。
多機能なツールではITに詳しくない現場が使いこなせない可能性があります。そのため、「業務効率化に必要な機能が過不足なく備わっている、シンプルなツール」を導入すべきです。
つまり、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも直感的に操作できるシンプルな「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、オペレーションを改善しましょう。
