新規企画の立案やサービスの改善に繋げるためには、すでに保有している会員情報を分析し、ニーズを把握しなければなりません。ただし、アナログな管理では非効率なので「会員管理システム」を使って情報管理をする企業が増加傾向にあります。
一方、「アナログの会員管理からクラウド型の会員管理システムへの移行を検討しているが、どれが自社に合うのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会員管理システムの概要や選定ポイント、おすすめのクラウド型会員管理システム7選を中心にご紹介します。
- 会員管理システムの概要や種類について確認したい
- クラウド型の会員管理システムを比較検討したい
- 会員管理を効率化できるシステムを探している
という方はこの記事を参考にすると、会員管理システムの選定ポイントを把握しつつ、自社に最適なシステムが選べるようになります。
目次
会員管理システムとは
ここでは、会員管理システムの概要や必要性を解説します。会員管理システムの導入を検討している方は、以下の基本事項を押さえましょう。
会員管理システムの概要
会員管理システムとは、ECサイトやメルマガにて登録した会員のさまざまな情報を一元管理するシステムです。
会員のニーズを満たすには、蓄積した情報を分析して新たな戦略を考案したり、サービス・商品の改善に繋げたりする必要があります。しかし、Excelのような表計算ソフトでは情報が整理できないうえ、共同編集もできないので情報共有の観点でも不便です。
また、既存顧客へキャンペーンを打ち出すときにも、システムなしだと逐一宛先を設定しなければならなかったり、Excelファイルから情報を探したりしなければなりません。一方、システムを活用すると、情報管理・共有における非効率さやミスが防げます。
会員管理システムの必要性
会員管理システムは、会員のニーズを的確に把握し応えるために利用されます。
会員のニーズを満たすには、蓄積した情報を分析して新たな戦略を考案したり、サービス・商品の改善に繋げたりする必要があります。しかし、Excelのような表計算ソフトでは情報が整理できないうえ、共同編集もできないので情報共有の観点でも不便です。
また、既存顧客へキャンペーンを打ち出す際も、逐一宛先を設定したりExcelファイルから情報を探したりしなければなりません。そこで、会員管理システムを導入すれば、データの共有や分析が容易になり、膨大な会員情報を効率的に管理できるのです。
会員管理システムにおける4つのタイプとは
会員管理システムは個人情報の管理だけでなく、システムによって機能はさまざまであり、主に以下4つのタイプに分類できます。
- 会員情報の管理に特化したタイプ
- CRMに会員管理が付随しているタイプ
- 予約や決済管理が主軸のタイプ
- 自社に合わせて柔軟にカスタマイズできるタイプ
「ナレカン」をはじめとした、会員情報の確実な管理ができるタイプであり、「初めての会員管理におすすめ」です。名前や生年月日などの個人情報以外に、取引記録や履歴など、更新頻度の高い情報も正確に蓄積しやすい仕様のシステムが多いです。
CRM（顧客関係管理）に会員管理機能が付随しており、会員一人ひとりにマッチしたサービスや商品を提供できます。しかし、CRMが主な機能であり、分析機能やマーケティングに関する機能が多く複雑なので、会員管理だけをする場合には不向きです。
システムひとつで予約や決済管理ができ、予約や決済が多い店舗・事業所などでの利用には向いています。一方、個人情報や決済情報がメインの会員情報であり、詳細な取引記録や履歴を紐付けて管理できない場合もあるため注意しましょう。
「会員専用サイト」を自社の運用手法に則って、柔軟にカスタマイズできるタイプです。自社の「会員専用サイト」を一から構築するには専門的な知識が必要ですが、当該タイプのシステムを使えば、欲しい機能の実装も専門知識不要で構築できます。
以上のように、特徴の異なる4つのタイプがあります。「自社はいずれにマッチするのか」をよく検討しなければ、再導入のコストがかかってしまうため注意が必要です。
クラウド型会員管理システムの選定ポイント4つ
以下では、クラウド型会員管理システムの選定ポイントを4つご紹介します。導入前にポイントを確認し、最適なシステムの運用に繋げましょう。
（1）操作は簡単か
簡単な操作で利用できるシステムであるか確認しましょう。
会員情報は個人情報以外に会員にまつわるさまざまな情報を蓄積する必要があります。そのため、簡単な操作でスピーディーに情報の蓄積ができない場合、業務スピードの低下につながってしまうのです。
たとえば、「情報の入力がしやすい」「写真や動画なども簡単に管理できる」など、レイアウトが見やすかったり操作が簡単であったりするシステムを使うと、情報蓄積が効率的になります。
（2）コストに見合っているか
導入における初期費用や利用料金が自社に見合っているかの確認も必要です。
システム運用にかかる費用は「初期費用」「利用料金」「オプション機能」などシステムによって異なります。したがって、「会員数は約◯人」や「どのような機能が必要か」などを事前にイメージしておきましょう。
また、設定や構築の必要なシステムや操作の難しいシステムでは、サポートや研修・講習に教育コストがかかる可能性もあるため、注意すべきです。
（3）安心できるセキュリティか
安心できるセキュリティが備わったシステムであるかも確認しておきましょう。
会員管理システムは住所、電話番号、決済情報を含む機密情報を扱うため、セキュリティ面は重要です。しかし、システムによってセキュリティレベルがさまざまなため、自社のセキュリティポリシーを満たすシステムであるか見極める必要があります。
また、システムを提供するベンダー（販売業者）のサポート体制にも着目しましょう。仮に不明点が出た場合でも、「ナレカン」のように回答が「1営業日以内」に返ってくるシステムを選ぶと、運用が止まるリスクを最小限に抑えられます。
（4）マルチデバイス対応か
スマホやタブレットで利用できるマルチデバイス対応のシステムであると、スピーディーな情報蓄積が可能になります。
会員情報の中でも、変更や追記の多い「取引記録や履歴などの情報」は日々増加していくため膨大な量になります。そこで、スマホやタブレットでシステムを利用できると、隙間時間や移動中の短い時間でも手軽に情報を蓄積できるようになるのです。
また、パソコンで逐一入力・確認する必要がないので外回りなど移動の多い業種であっても、手元の端末ひとつで会員情報を更新でき、情報記録のラグや抜け漏れを防げます。
＜比較表＞おすすめのクラウド型会員管理システム7選
以下は、おすすめのクラウド型会員管理システム7選の比較表です。それぞれ特徴や注意点、料金など異なるため、比較したうえで自社に最適のシステムを選択しましょう。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | HubSpot | STORES予約 | MiiT+ | フリーウェイ顧客管理 | SmartCore | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
大規模企業で会員情報を管理・共有するためのツール
|
無料で使える中小規模事業者向け会員情報共有ツール |
世界120カ国以上で導入されるCRM |
オンラインでのレッスンにも対応できるツール |
会費・月謝の決済ができるシステム |
用途に合わせて必要な機能を選べる管理ソフト |
会員サイトのデザインまで自作可能なシステム |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※ブラウザのみ利用可 |
【×】 |
【〇】 |
| メール転送機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
会費の決済システムはない |
レポートの自動出力機能は備わっていない |
非常に多機能 |
決済手数料が発生する |
団体のカスタム上限がある |
無料版では1,000データまでの登録 |
導入までに時間がかかる |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは60,000円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは12,980円/月（月払い）～ |
・無料
・決済手数料が発生（400円/1決済（税別））～ |
・無料プランあり
・有料プランは2,980円（税抜）/月 |
・無料プランなし
・有料プランは14,000円/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「HubSpot」の詳細はこちら |
「STORES予約」の詳細はこちら |
「MiiT+」の詳細はこちら |
「フリーウェイ顧客管理」の詳細はこちら |
「SmartCore」の詳細はこちら |
【無料あり】おすすめのクラウド型会員管理システム7選
以下では、おすすめのクラウド型会員管理システム7選をご紹介します。
会員管理システムには会員情報の蓄積以外に、CRMや予約・決済管理までできるタイプもあります。しかし、「有名だから」という理由だけでCRMなどのシステムを導入すると、メンバーにとって多機能で操作が難しく、会員情報の入力さえされなくなってしまう可能性があります。
とくに、大企業では管理する会員情報が膨大です。そのため、効率的な会員管理を行うには「簡単な操作性」が重要なのです。
したがって、会員情報の管理には、メールを使える方ならばすぐに使いこなすことができる情報管理システム「ナレカン」が最適です。
ナレカンは、会員情報を記載した「記事」を「フォルダ」で階層を作って共有・蓄積できるので、該当の会員情報をすぐに見つけられます。また、管理者がメンバーごとに編集・閲覧権限を制限できるので、情報の管理がしやすいです。
【ナレカン】大規模企業で会員情報を管理・共有するためのツール
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】無料で使える中小規模事業者向け会員情報共有ツール
Stockは、無料で使える中小規模事業者向けの会員情報共有ツールです。会員情報を共有・管理するのに必要な機能が過不足なく揃っていて、非IT企業の65歳以上の方でも即日活用できるほどシンプルです。
「Stock」では、会員ごとに「ノート」を作成して共有・管理できるので、確認したい情報をいつでも振り返ることができます。また、ノートに「タスク」を紐づけられるので、情報が流れていかずタスクの抜け漏れを防げます。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【HubSpot】世界120カ国以上で導入されるCRM
＜HubSpotの特徴＞
- HubSpotが提供する5つのシステムが選択可能
- 多言語対応
マーケティングソフトの「Marketing Hub」やカスタマーサービスに強みを持つ「Service Hub」など、5つのソフトウェアから自社の希望に合わせたシステムを選択できます。
世界14言語に対応しているので、非日本語話者の方のフォローも可能です。
＜HubSpotの機能・使用感＞
- 顧客との連絡機能
- ヘルプデスク機能
カスタマーポータルで顧客とコミュニケーションが取れます。また、顧客自身で疑問点を解消するヘルプページを「ナレッジベース」で作れるので、問い合わせの削減にもつながります。
問い合わせをチケットとして管理できます。問い合わせに優先順位をつけたり、担当者を割り振ることでメールや他のチャットツールを使わずに対応依頼できる点が便利です。
＜HubSpotの注意点＞
- 非常に多機能
- 問い合わせの整理に手間がかかる
できることが豊富な分、利用には高いITリテラシーが求められるので、非IT企業には不向きです。
利用しているユーザーからは「コンタクトの整理が大変で、整理していないとめちゃくちゃになる」という声があります。（参考：ITreview）
＜HubSpotの料金体系＞
以下の料金は会員管理ができる「HubSpot Service Hub」の企業向けのプラン料金となります。
- 無料ツール：無料
- Starter：2,399円/1シート（1権限）/月
- Professional：12,000円/1シート（1権限）/月～
- Enterprise：156,000円/1シート（1権限）/月～
価格は、シート（権限）ごとに発生します。（参考：Service Hubの価格表）また、公式サイトから無料デモの申し込みもできます。
【STORES予約】オンラインでのレッスンにも対応できるツール
＜STORES予約の特徴＞
- スクールに特化している
- オンラインレッスン対応
フィットネスやヨガスクールなどで多く利用されているため、「カレンダー埋め込み」「スタッフ指名」「レッスン振替」「グループレッスンの予約や管理」など、企業と顧客の双方にとって便利な機能が備わっています。
Zoomと連携でき、URLの自動送信が可能です。また、オンライン決済も可能なため、システムひとつでオンラインレッスンができます。
＜STORES予約の機能・使用感＞
- 顧客管理
- メルマガ・DM配信
予約者の情報を管理し、予約受付や変更ができます。情報がカルテ上にまとめられるので、個別に情報を確認することが可能です。
対象を絞ってお知らせメールを送付できます。メールの配信数に上限はないため、多くの人にメールでアプローチしたい場合に役立ちます。
＜STORES予約の注意点＞
- 決済手数料が発生する
- 下位プランの制限が厳しい
クレジットでの事前決済の場合、決済手数料が「売上に対して4.9％+99円」かかるため注意が必要です。
口コミでは「下位プランだと機能に制限があり、下位プランでも使える機能を広げてほしい」という意見が寄せられています。（参考：ITreview）
＜STORES予約の料金体系＞
- フリー：0円/月
- スモール：12,980円/月（月払い）
- チーム：22,880円/月（月払い）
- ビジネス：31,790円/月（月払い）
- エンタープライズ：77,000円/月（月払い）
有料プランを含む全てのプランで初期費用がかかりません。フリーでは、月額¥0で予約システムを利用できます。
【MiiT+】会費・月謝の決済ができるシステム
＜MiiT+の特徴＞
- スマートな会員管理
- 豊富な決済機能
会員ランクやカスタム項目で団体ごとオリジナルのデータを収集できます。会員情報をもとにメール配信やラベル印刷も簡単です。
クレジットカードやコンビニ払い、Pay-easy、口座振替での決済など会員に合わせて最適な支払い方法を選択できます。
＜MiiT+の機能・使用感＞
- 団体ページ
- 会員管理
会員へお知らせを限定公開したり、イベント等のスケジュールを設定したりできます。また、ファイルをアップロードできるので、イベントの概要をまとめたPDFの共有などに役立ちます。
会員の登録情報から、条件を設けて絞り込むことができます。また、検索結果はCSVデータに保存可能なため、情報の整理に役立ちます。
＜MiiT+の注意点＞
- 団体のカスタム上限がある
- メールの配信数が決まっている
会員管理に利用できる「団体独自の項目」の上限は20項目までです。
１ヶ月に送信できるメールの数は会員数×100通までです。それ以上の数のメールを配信したい場合は別途問い合わせする必要があります。
＜MiiT+の料金体系＞
- 初期費用：0円/月
- 月額使用料：0円/月
- 決済額8,000円以下：400円/1決済（税別）
- 決済額8,001円以上： 決済額の5％/1決済(税別)
初期費用と月額使用料は無料ですが、システムを利用した決済がある場合、1決済ごとにシステム利用料がかかります。
【フリーウェイ顧客管理】用途に合わせて必要な機能を選べる管理ソフト
＜フリーウェイ顧客管理の特徴＞
- 豊富なシリーズ
- 3名まで無料で使える
会員情報の管理をはじめ、会計・給与計算・年末調整・勤怠管理・販売管理のシリーズで必要な機能に合わせてソフトを導入できます。
無料版では最大3名までとデータを共有でき、「自動で有料版の契約へ移行」などもありません。
＜フリーウェイ顧客管理の機能・使用感＞
- データベースの作成
- スマホやタブレットでは使えない
項目を自由に設定したデータベースを作成する機能です。また、データベースは並び替えや条件を指定して検索することも可能なので、短時間で情報を探し出せます。
スマートフォンやタブレットには対応していないため、使用できる環境が制限されてしまいます。
＜フリーウェイ顧客管理の注意点＞
- 無料版では1,000データまでの登録
- CSVデータをダウンロードする手間がかかる
無料版では会員情報を1,000データまでしか登録できません。それ以上情報を記録したい場合は有料版への加入が必要になります。
ユーザーからは「CSVダウンロードすれば、できることだがWeb上で計算ができるといい」という意見があるため、注意が必要です。（参考：ITreview）
＜フリーウェイ顧客管理の料金体系＞
- 無料版： 0円/月
- 有料版： 2,980円（税抜）/月
【SmartCore】会員サイトのデザインまで自作可能なシステム
＜SmartCoreの特徴＞
- さまざまな団体に対応
- 自由度の高いサイト管理
学会・学術団体や協会・NPO法人などさまざまなタイプの会員管理に適しています。
会員サイトのコンテンツ設定やサイトデザインを自由に変更できます。会員の種別やログイン状態に応じた設定・管理も可能です。
＜SmartCoreの機能・使用感＞
- 会員データベース
- メッセージ
会員のプロフィール登録やCSVでの一括登録、検索に対応した機能です。会員のプロフィールは公開範囲を設定できるので、個人情報を社内で安全に取り扱えます。
メッセージ形式で入力した情報を、会員のメールアドレスに転送する機能です。送信日時を設定できるほか、不達のアドレス管理も可能なので、メールが確実に届いているかを確かめるのに便利です。
＜SmartCoreの注意点＞
- 導入までの期間が長い
- オプション次第では高額になる
申し込みから利用まで最短でも1～2週間かかります。また、オプションやカスタマイズをする場合は利用までさらに時間を要します。
導入サポートやオプションごとに料金が発生するので、数によっては利用料金が高額になる可能性があります。
＜SmartCoreの料金体系＞
- スタンダード（登録会員100名まで）：14,000円/月～
- オリジナルドメイン（登録会員100名まで）：22,750円/月～
オリジナルドメインプランの場合、初期費用が別途58,000円かかります。また、会員ユーザー数が増加するごとに料金も上昇するので注意しましょう。
会員管理システムのメリットとは
会員管理システムには以下のようなメリットがあります。
- 会員情報を一元管理できる
- 集客の強化につながる
- 業務を効率化できる
- すぐに情報を記録できるような、簡単な操作性か
- 導入における初期費用や利用料金などのコストが自社に見合っているか
- 自社のセキュリティポリシーを満たすシステムか
- 隙間時間や移動時にも利用できる、マルチデバイス対応のシステムか
会員の生年月日や入会年月日、会員ランクなどの項目ごとに情報を整理して管理できるため、紙やExcelのように情報がバラバラになることもありません。また、検索機能が備わっているシステムであれば、すぐに特定の会員情報を探し出せます。
システム上で、メルマガの配信やメッセージのやり取りができるシステムであれば、会員との接点を増やすことができます。その結果、会員のニーズに応じたアプローチが可能となり、集客の強化が期待できます。
会員管理システムには様々なタイプがあるため、自社に合ったシステムを導入することで、無駄な手間や時間を省けます。特に、誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」のようにシンプルなツールであれば、導入に時間を要さず業務を効率化できます。
以上のように、会員情報を必要な時にいつでも確認できるようにしておくことで、集客や業務の効率化につながります。
クラウド型の会員管理システムのまとめ
ここまで、会員管理システムの概要や選定ポイント、おすすめのクラウド型会員管理システム7選をご紹介しました。会員管理システムを選定する際に確認すべきポイント4つは以下でした。
また、会員情報が正確に蓄積されていなければ、後の分析・マーケティングへと正しく活用できません。そのため、選定時には1番目の「情報をどれだけ簡単に蓄積できるシステムであるか」を重要視しましょう。
したがって、あらゆる情報を誰でも簡単、かつ確実に蓄積・管理できる会員管理システム「ナレカン」が最適です。ナレカンは管理者が社内メンバーの権限を細かく決められるので、人数の多い大企業でも適切な会員管理が実現します。
ぜひ「ナレカン」でシンプル、かつ効率的な会員管理を実現しましょう。
