いかなる会社でも年初や月初に経営目標を立て、その目標を指標として営業活動をしています。また、予実管理を活用すれば、効率的な営業活動が可能であるため、企業やチームにとって不可欠な取り組みです。
しかし、予実管理の重要性は理解していても具体的な方法や正しい考え方が分からず、効果的な予実管理ができないことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予実管理のやり方や手順、予実管理を成功させる正しい考え方を中心に解説します。
- 予実管理の意味ややり方を確認し、経営に活かしたい
- 既存の予実管理ではうまくいかない理由を知りたい
- 簡単に予実管理をするためのツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、予実管理について不足していた知識を補いながら、効率的に目標達成を実現させる手法もわかります。
目次
予実管理とは？
予実管理とは、設定した予算（計画）と実績（結果）を比較・分析し、経営目標を達成するための管理手法です。定期的に数値を検証することで、ビジネスが計画通りに進んでいるか視覚的に把握できます。
予実管理では、予算と実績の間に生じた差分の原因を分析できます。たとえば、売上が予算に対して未達だった場合、市場の変化か営業方法の問題か、原因を切り分けて対応を検討するのです。
そして、改善策を講じて経営のPDCAサイクルを回しましょう。変化の激しい市場において、予算管理は迅速な意思決定を下すための羅針盤となります。
予実管理をやってもうまくいかない企業が多い理由
ここでは、予実管理をやってもうまくいかない企業が多い理由を紹介します。
- 数字を入力すること自体が目的化している
- Excel管理が属人化しやすい
- 改善アクションが記録・共有されない
入力フォーマットの整備や締め処理に工数がかかると、負担の重さから表を埋めること自体が目的化するのです。管理側も「提出されたか」を確認するだけで、中身の議論に至らない場合も多くなります。
Excelは運用の柔軟性が高い反面、設計・運用ルールが個人に依存しやすい特性があります。関数・マクロの複雑化、ファイルの乱立、バージョン管理の煩雑さが重なり、担当者の異動・退職で管理が崩壊するリスクが高まります。
多くの企業では「差異の確認」までで会議が終わり、「誰が・何を・いつまでに実施するか」という合意事項が議事録にも予実管理表にも残りません。その結果、次回の会議では同じ問題が繰り返し議題に上がってしまいます。
これらの特徴を持っている企業は、予実管理がうまくいっていない可能性が高いです。
予実管理でよくある失敗例3選
ここでは、予実管理でよくある失敗例を3つ紹介します。今後予実管理を実施する企業は事前に確認しておきましょう。
（1）「集計」ばかり増やしてしまう
予実管理の改善策として集計項目を増やすことは、かえって現場の負担を増大させ、管理の形骸化を招いてしまいます。
「数字が足りないから分析できない」という発想から、集計の粒度や項目を増やしがちです。しかし本来必要なのは「何のために・何を見るか」という目的の明確化であり、項目を増やすだけでは意思決定の質は向上しません。
集計項目は「意思決定に必要な最小限」に絞るのが重要であり、「どの数字を見て何を判断するか」を定義することから始めるべきです。
（2）経営層しか数字を見ていない
予実管理の数字が経営層だけに閉じている状態では、現場の行動を変えられず、管理の効果が半減してしまいます。
予実管理の情報が経営会議の資料としてのみ使われると、現場のマネージャーや担当者は「自分ごと」として数字を捉えられません。結果として、目標と実績の乖離があっても現場レベルでの改善が生まれにくくなります。
予実管理を組織全体で機能させるには、現場に数字を開示し、「自分の行動が数字に直結している」という当事者意識を醸成する仕組みが不可欠です。
（3）Excelファイルを増やし続ける
課題が生じるたびに新しいExcelファイルを作成し続けることは、管理の複雑化と情報の分散を招き、組織全体の非効率につながってしまいます。
部門ごとに独自の予実管理用ファイルが乱立し、月次の集計時に各ファイルの数字を手作業で突合する作業が発生している企業があります。数字の不一致が頻発し、「どのファイルが正しいのか」という確認だけで会議時間が消費されてしまいます。
Excelファイルの乱立を防ぐには、管理の一元化を原則とし、ファイルを増やす前に既存の構造を見直す運用ルールを組織として定めることが重要です。
今後予実管理を実施する、もしくは既存の予実管理を改善したい企業は上記に内容を確認しておきましょう。
予実管理を成功させる正しい考え方
ここでは、予実管理を成功させる正しい考え方を紹介します。具体的にどのような考え方をすれば良いのか見ていきましょう。
（1）「見るべき指標」を絞る
予実管理を機能させるための第一歩は、追跡する指標を3〜5個に絞り込み、毎月必ずその数字を確認する習慣を作ることです。
指標が多すぎると、どの数字を優先して見ればよいかわからなくなり、結果として「全部見ているようで何も見ていない」状態に陥ります。売上・粗利・受注件数など、自社の意思決定に直結する数字だけに絞ることで、会議での議論が具体的になります。
まず「この数字が動いたら会社の業績に影響する」という指標を3〜5個選び、それだけを毎月追跡する運用から始めることが、予実管理を形骸化させないための出発点です。
（2）差異の原因を必ず記録する
予算と実績に差が出たとき、その金額だけを記録するのではなく、「なぜ差が生じたか」という原因を必ず文章で残すことが、翌月以降の改善につながります。
原因が記録されていないと、翌月も「また未達だった」という確認で終わってしまいます。たとえば「特定顧客からの発注が減少した」など、具体的な原因を残すことで、次の打ち手を検討する材料になるのです。
差異の金額と並べて「原因を一言で書く欄」を予実管理表に設けるだけで、毎月の振り返りの質が変わります。たとえ短い記録であっても「なぜ」を残す習慣を作ることが重要です。
（3）改善アクションまで管理する
差異の原因を把握したら、「誰が・何を・いつまでに実施するか」を予実管理表と同じ場所に記録し、翌月の会議で進捗を簡単に確認できる仕組みを作ることが必要です。
原因確認だけで会議が終わってしまうと、改善策が口頭で共有されるだけになります。改善策の担当者・期限・内容が明文化されていなければ、翌月の会議での進捗確認に時間がかかり非効率が生じます。
予実の確認と改善アクションの管理を、同じ管理表と同じ会議の流れの中で一体的に運用することで、「分析して終わり」ではなく「分析して動く」サイクルが組織に根付くのです。
（4）誰でも更新できる状態を作る
予実管理の入力・更新を特定の担当者だけが実施する運用をやめ、関係する全員が自分の数字を直接入力できる仕組みに切り替えることが重要です。
担当者が一人で集計・入力を実施する運用では、その人が不在のときに数字が止まります。また、現場の営業担当が自分の数字を入力する当事者になることで、「自分のチームがどこまで達成しているか」を自然に意識する習慣が生まれます。
「誰でも更新できる状態」を作るには、入力フォームをシンプルにし、記入ルールを1枚のマニュアルにまとめるだけで十分です。仕組みを複雑にしないことが、継続運用の重要ポイントです。
（5）情報共有をリアルタイム化する
月次の会議でしか数字を共有しない運用をやめ、最新の予実管理データを常時参照できる環境を整えることで、現場が自ら動けるようになります。
月に一度しか数字を確認しない運用では、問題に気づいたときにはすでに1ヶ月が経過しており、対応が後手に回ります。週次・日次でデータを参照できれば、目標が未達になる予兆を早い段階でキャッチし、月末を待たずに手を打つことが可能です。
そこで、「Stock」のような誰でも簡単にリアルタイムで情報共有を実施できるITツールの導入を検討しましょう。
このように、効果の出やすい方法で予実管理を実践していきましょう。
PDCAサイクルに沿った予実管理の手順
ここでは、PDCAサイクルに沿った予実管理の手順について解説します。手順を理解していないと正確な予実管理はもちろん、数値分析からの定量的なアプローチができないので、必ず確認しましょう。
予算を設定し営業活動をする（Plan・Do）
まずは、指標となる予算（Plan）を設定し、その後営業活動（Do）をします。
予算が明確になれば、目標達成へ向けた具体的なプロセスを組み立てられます。過去の実績がある場合は過去のデータを基に年間の予算を決め、事業を始めたばかりで過去の実績がない場合は、売上・仕入や費用の想定額を基準にして年間予算を決めましょう。
さらに、予算を設定する時、自社の過去の実績・成長率だけではなく、競合他社や業界全体の実績・成長率から大きく外れないようにするのも大切です。以上のように部門ごとに予算を設定できたら、予算から逆算してプロジェクトを推進していきましょう。
定期的に予算と実績を比較する(Check)
予算が設定できたら、実際に予算と実績を比較(Check)しましょう。
予算と実績の比較により問題点が見つかれば、対策が練ることができます。さらに、予算と実績の差は変化するので、定期的に確認しなければ予算と実績の乖離に気づかず、大きな損失やプロジェクトの遅れにつながる可能性があるのです。
したがって、1か月に1回のように定期的に決算・達成度を確認したうえで、予算と実績との差があれば原因を探り、問題解決のための対策を立てることが重要です。
対策を実行に移す(Action)
浮き彫りとなった問題点に対して原因、対策が立てられたらすぐに実行しましょう。
ビジネスでは対応の遅れが損失につながるため、対策を立てただけで実行しなければ改善効果は生まれません。実行が遅れれば経営指標の悪化や納期遅れなどの具体的なリスクが顕在化する可能性も高まります。
したがって、対策が練られたら即座に実行に移すことが大切なのです。複数の課題が存在し同時並行での対策が難しければ、「優先順位」を決めて、重要度の高い課題から対処していきましょう。
効率的な予実管理に貢献するおすすめのITツール
予実管理を正しく進めるには、「数字を集計するだけ」で終わらず、差異原因と改善アクションまで継続的に共有できる仕組みを作ることが重要です。
Excel中心の予実管理を続けると、更新漏れや入力ミスが増え、どの数字が最新なのか分からなくなります。さらに、会議のたびに数字確認だけで終わり、原因分析や改善行動が蓄積されないため、予実管理そのものが形骸化してしまいます。
しかし、Excelやチャットだけで運用し続けると、「数字」「原因」「改善内容」が別々に管理されやすく、情報が分散してしまいます。また、管理方法が担当者依存になりやすいため、現場に運用が定着せず、「結局使われない状態」に陥りやすいのです。
そのため、予実管理を定着させるには、数字だけでなく「差異原因」「改善アクション」「進捗」をまとめて共有できるツールを導入することが重要です。特に、現場メンバーでも迷わず使えるシンプルさがあるツールほど、更新が止まりにくく、継続運用しやすくなります。
「Stock」は「誰でも簡単に情報を残せること」に特化した情報共有ツールであり、予実管理に必要な数字・原因・改善内容を一元管理できます。また「ノート」形式で情報を蓄積でき、「なぜ数値がズレたのか」「次に何を改善するのか」まで履歴として残せるので、数字確認だけで終わらない予実管理を実現できます。
非IT企業でも簡単に予実管理ができるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
予実管理をExcelだけで続ける限界
予実管理をExcelだけで続けると、以下の理由から限界を迎えます。
- 更新状況が分からなくなる
- 履歴・原因・改善内容が残りにくい
- 確認のたびにコミュニケーションコストが発生する
- 現場に管理が定着しにくい
Excelはファイルを保存した時刻しか記録されず、複数人が関わる運用では「誰がどのセルをいつ変更したか」を追跡できません。さらに、ファイルをメールやチャットで共有すると、どのファイルが最新版なのかがわからなくなります。
セルに直接入力する運用では、先月の数字を今月の数字で上書きするか、シートを月ごとにコピーして増やしていくかのどちらかになります。その結果、過去データが消えたりファイルが無限に増えたりして、管理が難しくなります。
Excelファイルは基本的に作成者のローカル環境やメール添付で管理されるため、他のメンバーが最新の数字を見たいと思っても確認できません。データを確認するたびに、担当者に依頼する必要があり非効率です。
現場の営業担当やマネージャーにとって、専用フォルダを開く・正しいファイルを探す・決まったセルに入力する・保存して共有するという一連の作業は、積み重なると大きな時間ロスになります。
以上のように、Excelでの予実管理は限界があります。そのため、「Stock」のようなITツールを導入して、情報の共有・管理が簡単にできる環境を整えましょう。
予実管理の手順や正しい考え方まとめ
これまで、予実管理のやり方や手順、予実管理を成功させる正しい考え方を中心に解説しました。
予実管理は、PDCAサイクルを回すことで経営やプロジェクトをより良い方向に導く取り組みであり、一般的にExcelか予実管理ツールを用います。今日では多くの企業でExcelが使われていますが、情報共有がしづらいといったデメリットがあります。
そこで、Excelの問題点を解消できるのが予実管理ツールです。とくに、”誰でも簡単にファイル共有・管理できるツール”を使うと予実管理はもちろん、横展開させると社内の情報共有でさえも効率的になるのです。
結論、予実管理をするにはシンプルな機能で誰でも簡単に操作でき、素早い情報共有が実現できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してシンプルに情報を管理し、効率的に経営目標を達成しましょう。
