いかなる会社でも年初や月初に経営目標を立て、その目標を指標として営業活動をしています。また、予実管理を活用すれば、効率的な営業活動が可能であるため、企業やチームにとって必要不可欠な取り組みです。
しかし、予実管理の重要性は理解していても具体的な方法や手順が曖昧であり、効果的な予実管理ができないことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予実管理のやり方や手順、やってはいけない方法を中心に解説します。
- 予実管理の意味ややり方を確認し、経営に活かしたい
- 自社での予実管理の取り組みを見直すために、注意点を押さえたい
- 簡単に予実管理をするためのツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、予実管理について不足していた知識を補いながら、効率的に目標達成を実現させる手法もわかります。
目次
予実管理とは？
予実とは「予算」と「実績」を合わせた言葉で、予実管理は企業の予算と実績を管理する業務のことです。予実管理は、予算実績管理とも呼ばれます。
具体的には、予算の計画と実績を比較して業務やプロジェクトの進捗を定期的に評価し、目標達成のために対策を考えて実行する手法です。これにより、企業は効率的に費用を配分し、成果を最大化できます。
また、企業のお金を扱う業務のため、予実管理は経理が担当します。経理では収入や支出を記録するため、適役と言えます。
予実管理のやり方２種
予実管理は一般的に以下の二種類の方法があります。それぞれ比較し、相違点を確認しておきましょう。
Excelを用いたやり方
まず、Excelを用いて予実管理を行う方法があります。
Excelは広く普及しているシステムであり、かつ導入・教育コストも抑えられるので、予実管理にも使用されます。また、Excelは、自社やチーム内の予算状況・運営体制に応じて、自由に管理シートの作成ができる点も便利です。
一方で、Excelには以下のようなデメリットもあります。
- 人的ミスが発生しやすい
- 関数や数式が複雑になるとファイルが重くなる
- データ集計に工数がかかる
- 基本的には同時編集ができない
- ファイル共有・管理が面倒
このように、Excelを用いた予実管理には、業務効率化を阻害するリスクが伴うため注意が必要です。
予実管理ツールを利用した管理方法
一方で、予実管理ツールを利用する方法もあります。
たとえば、Excelのようにファイルを開くのに時間がかからないうえ、データベースを用いた高速処理により、大容量のデータを処理することが可能です。また、セキュリティ性が高いツールはデータの損失や情報漏洩の心配もなく、安心して管理できます。
さらに、Excelにおける「ファイル化した予実管理データの共有・管理が面倒」という大きな課題にも、「Stock」のようなツールを使うと迅速に解消できます。したがって、予実管理ツールは企業やチーム内での目標を素早く達成するのに不可欠と言えます。
PDCAサイクルに沿った予実管理の手順
ここでは、PDCAサイクルに沿った予実管理の手順について解説します。手順を理解していないと正確な予実管理はもちろん、数値分析からの定量的なアプローチができないので、必ず確認しましょう。
予算を設定し営業活動をする（Plan・Do）
まずは、指標となる予算（Plan）を設定し、その後営業活動（Do）をします。
予算が明確になれば、目標達成へ向けた具体的なプロセスを組み立てられます。過去の実績がある場合は過去のデータを基に年間の予算を決め、事業を始めたばかりで過去の実績がない場合は、売上・仕入や費用の想定額を基準にして年間予算を決めましょう。
さらに、予算を設定する際、自社の過去の実績・成長率だけではなく、競合他社や業界全体の実績・成長率から大きく外れていないようにするのも大切です。以上のように部門ごとに予算を設定できたら、予算から逆算思考でプロジェクトを推進していきましょう。
定期的に予算と実績を比較する(Check)
予算が設定できたら、実際に予算と実績を比較(Check)しましょう。
予算と実績の比較により問題点が見つかれば、その問題点に対する対策が練ることができます。さらに、予算と実績の差は変化するので、定期的に確認しなければ予算と実績の乖離に気づかず、大きな損失やプロジェクトの遅れにつながる可能性があるのです。
したがって、一か月に一回のように定期的に決算・達成度を確認したうえで、予算と実績との差があれば原因を探り、問題解決のための対策を立てます。
対策を実行に移す(Action)
浮き彫りとなった問題点に対して原因、対策が立てられたらすぐに実行しましょう。
ビジネスではスピード感が重要なことから、問題点への対策が立てられても実行に移せなければ意味がありません。また、実行の遅れによって経営悪化や納期遅れにつながるといったケースもあります。
したがって、対策が練られたら即座に実行に移すことが大切なのです。複数の課題が存在し同時並行での対策が難しければ、リスクによって「優先順位」を決め、優先順位の高い課題から対処していきましょう。
効率的な予実管理に貢献するおすすめのITツール
以下では、効率的な予実管理に役立つ最適なツールをご紹介します。
予実管理には、Excelを用いる場合と予実管理ツールを用いる場合の二通りの方法があります。しかし、エクセルによる予実管理では、目標数値や対策の共有がしにくいという、PDCAサイクルを回すうえで大きな欠点があります。
数値や対策の共有が素早くできないと、問題点の本質的な解決までに時間がかかり、非効率な予実管理となるのです。したがって、予実管理は一つのツールで完結するものを用いて実施しましょう。
ただし、予実管理をベースとした素早い情報共有の実現には、誰もが簡単に操作できるシンプルさが大前提です。そのため、効率的な予実管理には、非IT企業の65歳以上の社員でも、ストレスなく利用できる情報管理ツールの「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」にテキストや表を作成したりファイルを添付したりして予算計画を立て、リアルタイムで共有できます。また、ノートに紐づいた「タスク」や「メッセージ」を利用すると、ノートの内容に沿ってやりとりでき、話題の錯綜を引き起こしません。
非IT企業でも簡単に予実管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
予実管理でやってはいけない方法
ここでは、予実管理を実施するうえでやってはいけないことについて解説します。注意点を把握しておかなければ、予実が合わなくなり予実管理に失敗する可能性があるので必ず押さえましょう。
数字の細部までこだわりすぎる
予実管理では、数字の細部までこだわりすぎるのは避けましょう。
予算設定や実績に関する数字ではなく、達成までのプロセスにおける個人のタスク量に厳格な制限を設けても、かえって非効率的となる場合があります。
ほかにも、年間実績が予算とかけ離れている状態で考案した対策がメンバーのスケジュールを無視した計画だと、社員に必要以上の無理をさせてしまいます。
そのため、予実管理に関わるすべての数字を意識するのではなく、重要視する項目や対処すべきレベルを事前に決めておくことが大切です。また、予算が現実に見合っていないケースも考えられるので、一度状況を見直し、予算を修正することもひとつの方法です。
現状と乖離した目標を設定する
予実管理では、現状と乖離した目標を設定することも避けましょう。
自社にとって高すぎる予算を設定し、目標と現状が乖離している状況だと、メンバーのモチベーションが低下する恐れがあります。逆に、低すぎる予算設定では努力せずとも達成できるので、社員や企業全体としての成長が見込めなくなってしまうのです。
したがって、ハードルが高すぎず、自社の社員が努力すれば到達できるレベルの目標数値にしましょう。
予実管理の方法や手順・注意点まとめ
これまで、予実管理の方法や手順、やってはいけないことを中心に解説しました。
予実管理は、PDCAサイクルを回すことで経営やプロジェクトをより良い方向に導く取り組みであり、一般的にExcelか予実管理ツールを用います。今日では多くの企業でExcelが使われていますが、情報共有がしづらいといったデメリットがあります。
そこで、Excelの問題点を解消できるのが予実管理ツールです。とくに、”誰でも簡単にファイル共有・管理できるツール”を使うと予実管理はもちろん、横展開させると社内の情報共有でさえも効率的になるのです。
結論、予実管理をするにはシンプルな機能で誰でも簡単に操作でき、素早い情報共有が実現できる「Stock」一択です。現在非IT企業を中心とした240,000社以上が情報管理のストレスを解消しています。
ぜひ「Stock」を導入してシンプルに情報を管理し、効率的に経営目標を達成しましょう。
