企業やプロジェクトチームで設定した目標の達成状況を分析する方法のひとつが、予算と実績を管理する「予実管理」です。一般的に、予実管理にはExcelやスプレッドシートが使われます。
しかし、記入項目が多すぎたりチームで体裁が異なったりするため、「予実管理シートの作成に時間がかかるうえ、見やすいものが作れず悩んでいる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予実管理の方法やおすすめのテンプレート6選を中心に解説します。
- テンプレートを活用して予実管理表の作成時間を短縮したい
- Excelでは予実管理に必要な機能が不足していると感じていて、他のツールを探している
- 見やすい予実管理表を簡単に作れるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社の予実管理にマッチするテンプレートが見つかり、効率的に予実管理をする方法も分かります。
目次
予実管理とは
予実管理とは、チームや企業全体の「予算」と「実績」を管理することです。
具体的には、予算と実績を比較分析しつつ、目標に対する現状を把握します。仮に、予算と実績に乖離がある場合は、「なぜその乖離が発生したか」の原因を考え、問題点を洗い出しましょう。
このように、適切な予実管理は課題の改善につながります。さらに、予実管理のデータを蓄積すれば、これまでの状況の推移や自社の強み・弱みを捉えられるのです。
予実管理表の項目
以下では、予実管理表に記載する項目についてご紹介します。
| ＜項目＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
| 売上高 |
複数の事業・商品がある場合は、それぞれの数値を記入できるよう、項目を設けておきましょう。 |
| 売上原価 |
売れた商品の仕入れや製造にかかった費用のことを指します。売上高と同様、事業や商品ごとに項目を設けると良いです。 |
| 経費 |
経費は主に、商品・サービスをつくるための経費である「仕入高」と、商品を販売・管理するための経費である「販管費」の2つに分けて項目を設定します。 |
| 利益 |
利益は、「売上総利益（粗利）」「営業利益」「経常利益」「税引前当期利益」「純利益」などに分類できます。そのため、自社に必要な項目を選択して記載しましょう。 |
これらの項目を縦軸に設定し、横軸には当期予算や予算比などの項目を配置します。また、事業内容や商品によって必要な項目は異なるため、自社に適した項目を選んで予実管理表を作成しましょう。
【4ステップ】予実管理表の作り方
以下では、予実管理表の作り方を4ステップに分けて紹介します。
- 予実管理表を作るツールを決定する
- 記載する項目を決定する
- 比較する項目を記載する
- 実績を記載していく
Excel・スプレッドシートが代表的です。しかし、「情報の更新はメールなどで伝えなければならない」といった課題を抱えており、「ナレカン」のようなメッセージ機能を備えたITツールを使って予実管理表を作成する企業が増えています。
売上高や売上原価などの項目を記載しましょう。必要となる項目は企業によって異なるため、自社に適したものを設定します。
「前年同月実績」などの項目を加えて比較することで、現状の実績がどのように変化しているのか分析しましょう。
実際の数値を入力しますが、手動での入力になるため、ヒューマンエラーが起こる可能性があります。そのため、「必ずダブルチェックを実施する」といったルールの設定をおすすめします。
上記の4ステップを意識して、自社の予実管理に合った表を作成しましょう。
予実管理をする2つの方法
予実管理には「専用ツール」と「Excel・スプレッドシート」の二種類の方法があります。昨今では専用のツールを使う企業も増えているため、以下でポイントを確認しましょう。
（1）専用のツールを使う
予実管理をする方法のひとつが、専用ツールを使う方法です。
専用ツールでは、Excelよりも効率的に予算管理ができます。たとえば、Excelは年度や月ごとにファイルを作成するため、運用年数に応じてファイルが増え続けてしまい、あとから情報を振り返るのが困難です。
一方、専用ツールを使えばデータを一括管理できるので、ファイルを探す手間がなくなります。また、「スムーズなデータ共有」や「高度なセキュリティ」など、ビジネス向けの機能を備えているのも特徴です。
（2）Excel・スプレッドシートを使う
今でも多くの企業で使われている予実管理の方法が、Excelやスプレッドシートを使う方法です。
この2つは似たツールで、導入のハードルが低く、導入時の教育コストを抑えられます。しかし、Excelとスプレッドシートには以下のようなデメリットがある点に注意しなければなりません。
- ファイル管理が煩雑になる
- 人的ミスの発生率が高まる
- データ集計に工数がかかる
- 人によって習得度が異なる
- Excelの場合は特に同時編集が難しく、データを共有しづらい
このように、予実管理にExcelやスプレッドシートを使うと、データの作成から共有までに手間がかかります。したがって、”フォルダによる分類”や”簡単な情報共有”で効率的に予実管理ができる、「ナレカン」のような専用ツールを使うのが最適なのです。
予実管理シートのExcelテンプレート6選（無料）
「予実管理シートを作るのが面倒」というデメリットを解消する方法に、テンプレートの活用があります。以下で紹介するテンプレートを使うと、すぐにデータの入力へ取りかかれるのでおすすめです。
（1）「Microsoft Office」の予実管理表テンプレート
こちらは、Microsoft Officeが提供する予実管理シートの無料テンプレートです。
カテゴリ別に経費を管理できるので、情報を見やすく整理したい企業におすすめです。また、シンプルな構成なので、自社独自の項目を追加するのも簡単です。
（2）「経理プラス」の予実管理テンプレート
こちらは、経理プラスが提供する予実管理シートのテンプレートです。
売上高や原価、粗利益、販管費といったさまざまな項目で構成されており、細かな予実データを管理できるのが特徴です。
（3）「フリーテンプレート」の予実管理表テンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する予実管理シートのテンプレートです。
計算式が入力されているので、すぐに利用を始められます。また、項目が細かく分けられているため、売り上げに関する情報を網羅的に蓄積できます。
（4）「みんエク」の予算管理表テンプレート
こちらは、みんエクが提供する予実管理シートのテンプレートです。
月々の経常損益、特別損益の項目ごとに予実を管理できます。印刷するときは印刷範囲を指定して利用しましょう。
（5）「テンプレートBANK」の予実管理表
こちらは、テンプレートBANKが提供する予実管理シートのテンプレートです。
売上予算を基準として、達成率が自動計算される仕様になっています。棒グラフは「売上/予算（円）」、折れ線グラフは「年間予算達成率（%）」を示しており、予実の差分や達成率が一目で分かるのが特徴です。
（6）「登録不要のフリーテンプレート」の予実管理表テンプレート
こちらは、登録不要のフリーテンプレートが作成した予算管理表のテンプレートです。
シンプルなデザインで多数の項目に分けられているため、見やすく詳細な予実管理ができます。また、2か月分書き込めるので、前月との比較もしやすい特徴があります。
【必見】Excel・スプレッドシートよりも見やすい予実管理ができるツール
以下では、Excelやスプレッドシートよりも見やすい予実管理ができるツールをご紹介します。
予実管理シートの作成はテンプレートを使って効率化できますが、Excelやスプレッドシートでの予実管理には、「同時編集しづらい」「リアルタイムでの共有が難しい」「ファイル管理が面倒」といったデメリットがあるのです。
とくに、長期的に運用するほどファイルが増えるので、必要な情報へアクセスしづらくなってしまいます。したがって、予実管理には、Excelやスプレッドシートのデメリットを解消する「ITツール」を使いましょう。
ただし、誰もが簡単に予実管理するためには「直感的に操作できること」が重要です。結論、自社に導入すべきツールは、非IT企業の社員でもすぐに使いこなせて、100名を超える企業でも予実管理を効率化できる「ナレカン」一択です。
ナレカンにはノート形式で情報を残すことができ、任意の社員へリアルタイムで共有されます。また、ノート（記事）に紐づいた「メッセージ（コメント）」機能を使えば、予実管理に関する話題が入り乱れません。
最も簡単に予実管理ができるITツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
予実管理の方法や無料テンプレートまとめ
ここまで、予実管理の方法やExcelテンプレートを中心にご紹介しました。
予実管理は企業やチームの目標を達成するために必須の業務であり、Excelや専用ツールを使う方法が一般的です。また、Excelやスプレッドシートの場合、すぐに運用をはじめられるテンプレートを活用すれば、作成を効率化できます。
しかし、Excelやスプレッドシートを使い続けると、大量のファイルから必要なものを探し出す「ファイル管理の手間」がかかります。したがって、非効率な管理を脱却するためにも、簡単に予実管理ができる専用ツールが最適です。
結論、自社の予実管理には、“多階層のフォルダ分類”や”精度の高い検索機能”で目的の情報をすぐに見つけ出せるうえ、誰でもストレスなく簡単に使いこなせる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」で効率的に情報を管理して、経営目標の達成に役立てましょう。
