予実管理は、企業の経営状態を正確に把握し、事業計画を着実に進めていくうえで欠かせない業務です。しかし、専用のシステムを導入するにはコストや工数がかかるため、まずはExcelなどのシートを使って予実管理を始めたいと考える企業も少なくありません。
しかし、「予実管理シートをうまく作成できない」「シートを見ても数字だけでは状況を把握しきれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予実管理の方法やおすすめの予実表Excelテンプレート5選を中心にご紹介します。
この記事でわかること
- 予実管理シートの作り方は、予実管理表を作るツールの選定→記載する項目の決定→比較する項目を記載→実績の記入という4stepです。
- Excelシートやテンプレートは便利な一方、数字だけでは状況を把握しきれません。シートを作った後に実際の業務で運用できるかという視点が重要です。
- 予実管理では数値だけでなく、差異の原因や対応内容、関連資料の管理も欠かせません。「毎月数字を集計して終わる」状態に陥らないことが大切です。
目次
予実管理表（予実表）とは
以下では、予実管理表とは何か概要の説明や、予算管理表との違いを紹介します。予実管理表の基本的な意味を知りたい方は必見です。
予実管理表（予実表）の概要
予実管理表（予実表）とは、プロジェクトチームや企業全体で設けた「予算」に対し「実績」がどのような結果になったかを管理する表のことです。
具体的には、予算と実績を比較分析しつつ、目標に対する現状を把握します。仮に、予算と実績に乖離がある場合は「なぜその乖離が発生したか」の原因を考え、問題点を洗い出します。
このように、予実管理表を使って目標に対する達成度を評価することは、企業の課題の発見・改善につながります。さらに、予実管理のデータを蓄積すれば、これまでの状況の推移や自社の強み・弱みを捉えられるのです。
予実管理表と予算管理表の違い
予実管理表と予算管理表の違いを以下の表に整理しました。
| 項目 | 予実管理表 | 予算管理表 |
|---|---|---|
| 目的 | 予算と実績を比較し、差異を把握する | 予算を立て、計画どおりに支出・収入を管理する |
| 主に管理する内容 | 予算・実績・差異 | 予算額・支出額・残額など |
| 管理するタイミング | 実績が確定した後に、予算と比較する | 予算を立てる段階から、支出・収入の状況を確認する |
| 分かること | 予算に対して実績がどれだけ上回った・下回ったか | 予算をどれだけ使ったか、残りがいくらあるか |
| 活用例 | 売上が予算を下回った原因を確認する | 部門ごとの予算残額を確認し、支出を調整する |
以上のように、予実管理表と予算管理表には、作成目的・管理する内容などに違いがあります。そのため、自社に必要な管理表を選択して作成しましょう。
予実管理表に記入すべき項目
予実管理表に記入すべき項目として、以下の内容が挙げられます。
| ＜項目＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
| 売上高 | 複数の事業・商品がある場合は、それぞれの数値を記入できるよう、項目を設けておきましょう。 |
| 売上原価 | 売れた商品の仕入れや製造にかかった費用のことを指します。売上高と同様、事業や商品ごとに項目を設けると良いです。 |
| 売上総利益（粗利） | 「売上高」から「売上原価」を差し引いた利益です。どれだけ効率よく商品を売っているかを見る指標であり、「粗利率（＝粗利 ÷ 売上高）」は収益性を測るうえで重要です。 |
| 販管費 | 商品の販売活動や会社運営にかかる費用の総称です。売上原価とは異なり、直接売上に結びつかない、広告宣伝費や給与などの間接的なコストが含まれます。 |
| 営業利益 | 本業（営業活動）から得られた利益を表します。「売上総利益」から「販管費」を差し引いて求めます。営業利益が高い企業は、本業が強い企業と評価されます。 |
| 経常利益 | 営業利益に、本業以外の定常的な収支（営業外収益・営業外費用）を加減した利益です。たとえば、利息収入、株式配当、借入金の利息支払いなどが含まれます。 |
| 税引前当期利益 | 経常利益に、臨時的な収益や損失（特別利益・特別損失）を加減して求める利益です。企業活動の中で一時的に発生した要素がここに含まれます。 |
| 当期純利益 | 最終的に会社に残る純粋な利益です。税引前利益から法人税・住民税・事業税などの税金を差し引いたあとの利益であり、配当や内部留保に使われます。 |
これらの項目を縦軸に設定し、横軸には当期予算や予算比などの項目を配置します。また、事業内容や商品によって必要な項目は異なるため、自社に適した項目を選んで予実管理表を作成しましょう。
【4ステップ】見やすい予実管理表の作り方
Excelを使った見やすい予実管理表の作り方は、以下の4ステップに分けられます。
STEP1:予実管理表を作るツールを決定する
Excel・スプレッドシートが代表的です。一方で、数字の管理だけでなく数値の分析や経緯の共有まで円滑にしたい場合は、「Stock」のようにファイル添付やメッセージのやりとりができるツールを使うと便利です。
STEP2:記載する項目を決定する
売上高や売上原価などの項目を記載しましょう。必要となる項目は企業によって異なるため、自社に適したものを設定します。
STEP3:比較する項目を記載する
「前年同月実績」などの項目を加えて比較することで、現状の実績がどのように変化しているのか分析しましょう。
STEP4:実績を記載していく
実際の数値を入力しますが、手動での入力になるため、ヒューマンエラーが起こる可能性があります。そのため、「必ずダブルチェックを実施する」といったルールを設定するのがおすすめです。
上記の4ステップを意識して、見やすい予実管理表を完成させましょう。
【無料】見やすい予実管理シートのExcelテンプレート5選
以下では、見やすい予実管理シートのExcelテンプレート5選を紹介します。
（1）シンプルな予実管理シートのテンプレート
こちらは、Microsoft Officeが提供する「シンプルな予実管理シートのテンプレート」です。
シンプルな構成なので、自社独自の項目を簡単に追加できます。また、カテゴリ別に経費を管理できるので、情報を見やすく整理したい企業におすすめです。
Microsoft Officeの「シンプルな予実管理シートのテンプレート」はこちら
（2）詳細に記載できる予実管理表のフォーマット
こちらは、経理プラスが提供する「詳細に記載できる予実管理表のフォーマット」です。
売上高や原価、粗利益、販管費といったさまざまな項目で構成されており、細かな予実データを管理できるのが特徴です。
経理プラスの「詳細に記載できる予実管理表のフォーマット」はこちら
（3）計算式が使える予実管理シートのテンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する「計算式が使える予実管理シートのテンプレート」です。
計算式が入力されているので、すぐに利用を始められます。また、項目が細かく分けられているため、売り上げに関する情報を網羅的に蓄積できます。
フリーテンプレートの「計算式が使える予実管理シートのテンプレート」はこちら
（4）一般的な予算管理表のテンプレート
こちらは、みんエクが提供する「一般的な予算管理表のテンプレート」です。
予算をメインに管理するシートで、月々の経常損益、特別損益の項目ごとに情報をまとめられます。印刷するときは印刷範囲を指定して利用しましょう。
（5）達成率が計算できる予実管理シートのテンプレート
こちらは、テンプレートBANKが提供する「達成率が計算できる予実管理シートのテンプレート」です。
売上予算を基準として、達成率が自動計算される仕様になっています。棒グラフは「売上/予算（円）」、折れ線グラフは「年間予算達成率（%）」を示しており、予実の差分や達成率が一目でわかるのが特徴です。
テンプレートBANKの「達成率が計算できる予実管理シートのテンプレート」はこちら
予実管理にExcelシートが向く・向かないケース
こちらは、予実管理にExcelシートが向く・向かないケースを示した比較表です。
| Excel・スプレッドシートが向いているケース | シートだけでの管理が難しくなるケース |
|---|---|
| 管理者が少人数 | 複数のメンバーから実績を集める |
| 入力・更新する担当者が決まっている | 差異の原因を確認する必要がある |
| 数値の集計が主な目的 | 対応内容をチームで共有したい |
| 関連情報が少ない | 関連資料も一緒に確認したい |
| 数値を入力・集計して結果を確認できればよい | 「なぜこの数字になったのか」を後から確認したい |
続けて、予実管理をシートだけで運用し続ける限界は以下のように整理できます。
・数字と差異の原因を別々に管理する必要がある
Excelには数字が残っていても、原因はメールやチャットを探す必要があるのです。
・対応内容や次のアクションがシートに残らない
「なぜ未達だったのか」「誰が何をするのか」が別の場所に分散しかねません。
・最新版の確認や更新依頼が発生する
複数人で管理するほど、更新状況の確認や入力依頼に手間がかかるのです。
こうした背景から、予実管理に特化した専用のITツールが求められています。ただし、専用ツールは便利な反面、使いこなすのが難しい点も考慮しなければなりません。したがって、シンプルな操作性である「Stock」のようなITツールの利用を検討しましょう。
【必見】効果的に予実管理を継続する方法
以下では、効果的に予実管理を継続する方法をご紹介します。
毎月予実管理シートを更新するために、各メンバーから実績を集めて数値を転記し、予算との差額を確認する作業にはどうしても手間がかかります。また、「当時なぜ未達だったのか」「どのような対応をしたのか」といった過去の振り返りも欠かせません。
しかし、Excelやスプレッドシートは、予算・実績・差額などの数値を集計するには便利な一方、数値の背景にある原因や対応内容、関連資料まで一緒に管理するには、別途ファイルやチャットを確認する必要があります。
そのため、予実管理では数値だけでなく、差異の原因や対応内容、関連資料などを一元的に蓄積・共有できる仕組みを社内で整えることが欠かせません。こうした条件に当てはまるのが、予実管理シートや分析情報をまとめて管理・共有できるツール「Stock」です。
Stockでは、月別・部門別・案件別などでフォルダ別に「ノート」を作成し、予実に関する差異の原因や対応内容、関連資料をまとめて残せます。また、ノートには「メッセージ」や「タスク」が紐づけられるので、予実に関するやりとりや、予実結果の定期的な分析のタスク設定も一か所で完結するのです。
予実に関する情報を「ノート」でまとめる「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
予実管理シートの作り方・テンプレートまとめ
ここまで、予実管理の方法やExcelテンプレートを中心にご紹介しました。
予実管理は企業や部門の目標を達成するために必須の業務であり、Excelや専用ツールを使う方法が一般的です。また、Excelやスプレッドシートの場合、テンプレートを活用すれば手間をかけずに体裁を整えられます。
ただし、Excelやスプレッドシートは長文の記録には不向きなので、予実管理の分析結果を文章でまとめるのには適しません。したがって、予実管理を実施するときには「予実管理シート」と「結果に対する分析結果」をまとめて記録できるITツールを使いましょう。
なかでも、毎月同じように「数字を集計して終わるだけ」で終わらない予実管理に最適なのは、予実管理に関する情報を簡単にまとめられるツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、毎月の予算と実績を継続して把握し、差異が出た原因や次に取るべき対応まで共有できる状態を実現しましょう。
