企業やプロジェクトチーム・部門で設定した目標の達成状況を分析する方法として、予算と実績を管理する「予実管理」が挙げられます。一般的に、予実管理にはExcelやスプレッドシートが使われています。
しかし、「予実管理シートの作成に時間がかかるうえ、見やすいものが作れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、予実管理の方法やおすすめの予実表Excelテンプレート6選を中心に解説します。
- 予実管理表に記入すべき項目と作り方を知りたい
- 見やすい予実管理シートのテンプレートを探している
- 予実管理表の作成・管理を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、自社の予実管理にマッチするテンプレートが見つかり、効率的に予実管理をする方法も分かります。
目次
予実管理表（予実表）とは
予実管理とは、プロジェクトチームや企業全体で設けた「予算」に対し「実績」がどのような結果になったかを管理することです。
具体的には、予算と実績を比較分析しつつ、目標に対する現状を把握します。仮に、予算と実績に乖離がある場合は「なぜその乖離が発生したか」の原因を考え、問題点を洗い出しましょう。
このように、適切な予実管理は課題の改善につながります。さらに、予実管理のデータを蓄積すれば、これまでの状況の推移や自社の強み・弱みを捉えられるのです。
予実管理表に記入すべき項目
以下では、予実管理表に記入すべき項目についてご紹介します。
| ＜項目＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
| 売上高 |
複数の事業・商品がある場合は、それぞれの数値を記入できるよう、項目を設けておきましょう。 |
| 売上原価 |
売れた商品の仕入れや製造にかかった費用のことを指します。売上高と同様、事業や商品ごとに項目を設けると良いです。 |
| 経費 |
経費は主に、商品・サービスをつくるための経費である「仕入高」と、商品を販売・管理するための経費である「販管費」の2つに分けて項目を設定します。 |
| 利益 |
利益は、「売上総利益（粗利）」「営業利益」「経常利益」「税引前当期利益」「純利益」などに分類できます。そのため、自社に必要な項目を選択して記載しましょう。 |
これらの項目を縦軸に設定し、横軸には当期予算や予算比などの項目を配置します。また、事業内容や商品によって必要な項目は異なるため、自社に適した項目を選んで予実管理表を作成しましょう。
【4ステップ】見やすい予実管理表の作り方
以下では、予実管理表の作り方を4ステップに分けてご紹介します。下記の画像はExcelで作成したものです。
- 予実管理表を作るツールを決定する
- 記載する項目を決定する
- 比較する項目を記載する
- 実績を記載していく
Excel・スプレッドシートが代表的です。一方で、数字の管理だけでなく数値の分析や経緯の共有まで円滑にしたい場合は、「ナレカン」のようにファイル添付やメッセージのやりとりができるツールを使うと便利です。
売上高や売上原価などの項目を記載しましょう。必要となる項目は企業によって異なるため、自社に適したものを設定します。
「前年同月実績」などの項目を加えて比較することで、現状の実績がどのように変化しているのか分析しましょう。
実際の数値を入力しますが、手動での入力になるため、ヒューマンエラーが起こる可能性があります。そのため、「必ずダブルチェックを実施する」といったルールの設定をおすすめします。
上記の4ステップを意識して、自社の予実管理に合った表を作成しましょう。
予実管理表を作成・管理する方法2選
以下では、予実管理表を作成・管理する2つの方法をご紹介します。自社に合った方法で予実管理を実施しましょう。
（1）Excel・スプレッドシートを使う
今でも多くの企業で予実管理表の作成・管理にはExcelやスプレッドシートが使われています。
この2つのツールは導入のハードルが低く、導入時の教育コストを抑えられます。しかし、Excelとスプレッドシートには以下のようなデメリットがある点に注意しなければなりません。
- データ集計に工数がかかる
- 人によって習得度が異なる
- ファイル管理が煩雑になる
- Excelはとくに同時編集が難しく、データを共有しづらい
以上のように、Excelやスプレッドシートは、表計算ソフトとして活用されるため、テキストベースで結果や分析内容をまとめるのには不向きだと言えます。したがって、予実管理シートは、ITツールに添付して、数値の分析結果をまとめて管理するのが適切です。
（2）専用のITツールを利用する
予実管理をする方法のひとつが、専用のITツールを利用する方法です。
予実管理に特化した専用のITツールでは、予実管理を自動化できる機能に加え、ツールによってはレポート機能や分析機能も利用できます。そのため、これまで人為的に進めてきた作業を効率化できるだけでなく、より正確な数値の分析が可能になるのです。
ただし、専用ツールは便利な反面「使いこなすのが難しい」「使用範囲が限定的」という点も考慮しなければなりません。したがって、「ナレカン」のように「スムーズなデータ共有」や「高度なセキュリティ」なITツールと、Excelを併用する使い方も検討しましょう。
【見やすい】予実管理シートのExcelテンプレート6選（無料）
「予実管理シートを作るのが面倒」というデメリットを解消する方法として、テンプレートの活用があります。以下で紹介するテンプレートを使うと、すぐにデータの入力へ取りかかれるのでおすすめです。
（1）「Microsoft Office」の予実管理表テンプレート
こちらは、Microsoft Officeが提供する予実管理シートの無料テンプレートです。
カテゴリ別に経費を管理できるので、情報を見やすく整理したい企業におすすめです。また、シンプルな構成なので、自社独自の項目を簡単に追加できます。
（2）「経理プラス」の予実管理テンプレート
こちらは、経理プラスが提供する予実管理シートのテンプレートです。
売上高や原価、粗利益、販管費といったさまざまな項目で構成されており、細かな予実データを管理できるのが特徴です。
（3）「フリーテンプレート」の予実管理表テンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する予実管理シートのテンプレートです。
計算式が入力されているので、すぐに利用を始められます。また、項目が細かく分けられているため、売り上げに関する情報を網羅的に蓄積できます。
（4）「みんエク」の予算管理表テンプレート
こちらは、みんエクが提供する予実管理シートのテンプレートです。
月々の経常損益、特別損益の項目ごとに予実を管理できます。印刷するときは印刷範囲を指定して利用しましょう。
（5）「テンプレートBANK」の予実管理表
こちらは、テンプレートBANKが提供する予実管理シートのテンプレートです。
売上予算を基準として、達成率が自動計算される仕様になっています。棒グラフは「売上/予算（円）」、折れ線グラフは「年間予算達成率（%）」を示しており、予実の差分や達成率が一目で分かるのが特徴です。
（6）「登録不要のフリーテンプレート」の予実管理表テンプレート
こちらは、登録不要のフリーテンプレートが作成した予算管理表のテンプレートです。
シンプルなデザインで多数の項目に分けられているため、見やすく詳細な予実管理ができます。また、2か月分書き込めるので、前月との比較もしやすい特徴があります。
【必見】効果的な予実管理を実現するポイントとは
以下では、効果的な予実管理を実現するポイントをご紹介します。
効果的な予実管理を実施するには、数値だけでなく分析結果も残すことがポイントです。予実に差がある場合、原因を分析しなければ「予算設定に問題があったのか」「実績が予想よりも悪かったのか」が分からず次回以降の改善につなげられません。
しかし、Excelやスプレッドシートは数値の管理に特化しているため、分析結果を書いて共有するには不向きです。そこで、予実管理シートと分析結果を共に記録できる「ITツール」と併用すると、予実管理に関する情報が見やすくまとめられます。
ただし、ファイル添付が簡単にできて、あとから振り返るときにも必要な情報がすぐに見つけられるツールであることが大前提です。つまり、自社に導入すべきツールは、予実管理シートを元に分析した結果を簡単に共有し、超高精度に検索できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」を活用すれば、Excel等で作成した予実管理シートに加えて、予実管理の分析結果をまとめて残せます。また、AIを活用した「ファイル要約機能」や「ファイル内検索機能」によって、ファイルを開かずとも中身を把握できる点も便利です。
最も簡単に予実管理を一元化できるITツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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予実管理の方法や無料テンプレートまとめ
ここまで、予実管理の方法やExcelテンプレートを中心にご紹介しました。
予実管理は企業や部門の目標を達成するために必須の業務であり、Excelや専用ツールを使う方法が一般的です。また、Excelやスプレッドシートの場合、テンプレートを活用すれば手間をかけずに体裁を整えられます。
ただし、Excelやスプレッドシートは長文の記録には不向きなので、予実管理の分析結果を文章でまとめるのには適しません。したがって、予実管理を実施するときには「予実管理シート」と「結果に対する分析結果」をまとめて記録できるITツールを使いましょう。
結論、自社の予実管理には、“多階層のフォルダ分類”や”精度の高い検索機能”で目的の情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」で効率的に情報を管理して、経営目標の達成に役立てましょう。
