モバイルワークとは、オフィス以外の場所でもスマートフォンやタブレット、ノートPCを活用して業務を進める働き方です。近年はテレワークの普及や営業活動の効率化を背景に、多くの企業でモバイルワーク環境の整備が進んでいます。
しかし、なかには「外出先から社内情報を確認できない」「社員ごとに情報共有の方法が異なり業務が滞る」「どのモバイルワークツールを導入すればよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、モバイルワークに必須のツール・アプリ6選と選定ポイントを中心に解説します。
- 外出が多く、社内システムにすぐアクセスできず非効率を感じている営業職
- テレワークと出社が混在し、情報共有にズレが生じている管理職
- 紙やExcelベースの業務が残っており、モバイル環境に切り替えたいDX推進担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社に適したモバイルワークツールの選定ポイントが分かり、場所を問わずスムーズに業務を進められる環境を構築できます。
目次
モバイルワークにツールを活用するべき理由
以下では、モバイルワークにツールを活用するべき理由を解説します。まずはモバイルワークにおけるツールの必要性を理解しましょう。
社外にいてもチームの「今の動き」が分かる
1つ目の理由は、社外にいてもチームの「今の動き」が分かるためです。
モバイルワークでは、対面でのコミュニケーションがない分、全体の業務進捗が見えづらくなります。とくに中小企業では少人数で複数業務を兼任しているケースが多く、誰がどこまで作業を進めているのか把握しづらくなると、全体の管理負担が一気に増えてしまいます。
そこでツールを活用すれば、外出中や出張時でもチームの業務進捗をリアルタイムで確認できるのです。
出先からの「確認の電話やメール」が減る
2つ目の理由は、出先からの「確認の電話やメール」が減るためです。
モバイルワークでは、外出中の社員が顧客情報や案件の進捗、過去のやりとりを確認したい場面が頻繁に発生します。しかし、必要な情報が社内にしかない場合、その都度電話やメールで担当者へ確認しなければなりません。
そこでツールを活用して情報を一元管理すれば、外出先から必要な情報を自分で確認できるようになります。その結果、確認のための電話やメールが減り、社員同士のやりとりにかかる時間を削減できるのです。
情報の属人化を防げる
3つ目の理由は、情報の属人化を防げるためです。
モバイルワークでは、社員ごとに働く場所や時間帯が異なるため、業務に必要な情報が個人のチャットやPC内に保存されたままになりがちです。その結果、担当者しか内容を把握しておらず、問い合わせや引き継ぎのたびに確認が必要になることも少なくありません。
そこでツールを活用して情報を一元管理すれば、業務の経緯や資料、対応履歴などをチーム全体で共有できます。そのため、担当者が不在でも必要な情報を確認でき、属人化の防止につながるのです。
モバイルワークツールを選ぶときの4つの選定ポイント
以下では、モバイルワークツールを選ぶときの選定ポイントを4つ解説します。「どのようなツールを選べばよいか分からない」という方は必見です。
多機能型 or シンプル特化型か
1つ目のポイントは、多機能型 or シンプル特化型かです。
多機能型のツールはITに不慣れな社員だと使いこなせず、モバイルワークだとかえって導入が負担になる恐れがあります。一方シンプル特化型のツールは、誰でも迷わず操作でき、研修期間やコストを必要とせずすぐに利用開始できます。
とくに中小企業では専任のIT担当者がいないケースも多く、操作の分かりやすさは重要な判断基準になるため、モバイルワークには「シンプル特化型のツール」がおすすめです。
個人メモ中心 or チーム共有か
2つ目のポイントは、個人メモ中心 or チーム共有かです。
個人メモ中心のツールは、チームでの情報共有が普段以上に重要なモバイルワークには向いていません。一方チーム共有のツールは、ツールに入力した情報はリアルタイムで共有されるため、いちいち共有する手間が省け、モバイルワークでも活発な情報共有を実現できます。
とくに中小企業では、少人数で複数の業務を横断的に対応することが多く、情報が個人に溜まる状態になると業務の属人化が進みやすくなるため、モバイルワークには「チーム共有のツール」がおすすめです。
リアルタイム共有重視 or ナレッジ蓄積重視か
3つ目のポイントは、リアルタイム共有重視 or ナレッジ蓄積重視かです。
リアルタイム共有重視型のツールは、入力した情報がリアルタイムで共有されるため、迅速な情報共有が重視されるモバイルワークに向いています。一方ナレッジ蓄積重視型のツールは、いつでもどこでもツールにアクセスすればベテラン社員のノウハウや過去の事例を参考にできるといった点でモバイルワークに向いています。
どちらの特徴も兼ね揃えているツールが最適ですが、迅速な情報共有が最重要という点では「リアルタイム共有重視型のツール」を選びましょう。
チャット起点で管理 or ノート起点で管理か
4つ目のポイントは、チャット起点で管理 or ノート起点で管理かです。
チャット起点で管理するツールは、情報が時系列で流れていってしまい、見落としが発生する恐れがあります。一方ノート起点で管理するツールでは、過去の情報が流れず蓄積されるため、あとから必要な情報を見返したい場合も確実に振り返りができます。
とくに中小企業では、担当者が少ない分、情報の引き継ぎミスがそのまま業務停滞につながりやすいため、「探せる状態で残す」仕組みが重要です。そのため、モバイルワークには「ノート起点で管理するツール」がおすすめです。
【無料あり】モバイルワークに必須のツール6選
以下では、外回りや現場など、オフィスの外でもスムーズにモバイルワークができるようになるツールを6つご紹介します。
モバイルワークでは「誰がどこで何をしているか分からない」「出先から社内の資料を確認できない」といった課題が起こりやすいです。その結果、確認のために何度も電話をかけ合ったり、指示書の場所が分からず現場の作業が止まったりする問題が発生します。
ビジネスチャットを導入しても、毎日の連絡で重要な連絡が次々と流れてしまい、あとから必要な情報を探せなくなります。また、多機能な共有フォルダは、ITに不慣れな社員にとって操作が難しく、結局使われなくなってしまうのが現実です。
そこで重要なのが、社外からでも必要な情報がひと目で分かり、誰でも迷わず書き込めるような、シンプルな仕組みを作ることです。この仕組みがあれば、わざわざ事務所に戻らなくても、スマホ1つで全員が同じ情報を共有できます。
この条件に最も適しているのが、非IT企業の現場でも驚くほど簡単に使いこなせる情報共有ツール「Stock」です。Stockは「ノート」に業務指示やマニュアルを整理して残せるため、チャットのように情報が流れることなく、出先からでも必要な情報を一瞬で見つけられます。
モバイルワーク下の情報共有が最も効率化するツール【Stock】
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
さまざまなチャットができるツール【Chatwork】
Chatworkの特徴・使い方
- シンプルな操作性
シンプルな操作性により、ITの初心者でも比較的使いやすいです。 - 高水準のセキュリティ
サーバーとの通信はすべて暗号化され、送信したデータはデータセンターで厳重に保管されます。
Chatworkがおすすめな企業
- チャットとタスク管理を同時にしたい企業
チャット欄ではメッセージに紐づけてタスク管理できるので、抜け漏れ防止に役立ちます。 - さまざまな方法で情報共有をしたい企業
テキストはもちろん、ビデオや音声でも情報伝達ができます。
Chatworkの注意点
- フリープランで閲覧できるメッセージに制限がある
フリープランでは「直近40日以内に投稿されたメッセージ」しか閲覧できません。 - 検索機能が不十分
利用しているユーザーからは「過去のやり取りやファイルを探す際に、もう少し細かく検索できる機能が欲しい」という声があがっています。（参考：ITreview）
Chatworkの料金体系
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
スムーズな情報共有を促すツール【Slack】
Slackの特徴・使い方
- あらゆる業務をトピックごとに整理できる
プロジェクトやメッセージ、ファイルといったトピックごとに整理できるため、話題が混ざるのを防げます。 - チャンネルを無制限に登録できる
Slackの有料プランは、登録できるチャンネル数が無制限のため、幅広い事業規模に対応します。
Slackがおすすめな企業
- スムーズにコミュニケーションを取りたい企業
メッセージに対してリアクション機能を使えば、メールと異なり逐一テキストで返信する必要はありません。そのため、スムーズなコミュニケーションができます。 - チャンネルを適切に管理したい企業
管理者であれば、各自が所属するチャンネルが一覧表示されます。チャンネルの名前や説明文で絞り込み検索もできます。
Slackの注意点
- 情報が流れる
チャット形式で情報共有するため、情報が次々と流れてしまいます。 - 既読機能がない
利用しているユーザーからは「既読機能がないため、情報が流れて埋もれる可能性が高い」といった声もあがっています。（参考：ITreview）
Slackの料金体系
参考：Slackの料金ページ
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー月（月払い）
- ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise+：要問い合わせ
ノーコードでモバイルアプリを作れるツール【Platio】
Platioの特徴・使い方
- モバイルアプリをノーコードで作成できる
現場のデジタル化と人手に頼らなくても、自社のニーズに応じたモバイルアプリをノーコードで作れます。 - 豊富なテンプレートが備わっている
100種類以上の豊富なテンプレートが備わっているため、初心者でも簡単に書類作成ができます。
Platioがおすすめな企業
- Excelでエクスポートしたい企業
Platio上のデータは、CSVやExcel形式でのエクスポートができます。 - 現場の変化に即座に対応したい企業
あらかじめ検知したい項目を設定すると、重要情報や「いつもとの違い」が自動で通知されます。そのため、現場の変化にもすぐに気づけるのです。
Platioの注意点
- カスタマイズの自由度が低い
一部のユーザーからは「改善点としては、文字の大きさや表示行の設定など、画面表示の自由度をさらに高めてほしいです」との声もあります。（参考：ITreview）
Platioの料金体系
参考：Platioの料金ページ
- スタンダード：27,000円/10ユーザー/月（月払い）
- プレミアム：97,000円/10ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：210,000円/10ユーザー/月（月払い）
リアルタイムでの共同作業ができるツール【Cosense（旧Scrapbox）】
Cosenseの特徴・使い方
- リアルタイムでの共同編集ができる
ひとつの資料に対し、リアルタイムでの共同編集・閲覧ができるため、作業のスピードが上がります。 - プロジェクトの公開設定ができる
プロジェクトの公開範囲を任意のメンバーのみに限定できます。
Cosenseがおすすめな企業
- さまざまな記法で入力したい企業
テキストだけでなくコード入力もできるため、エンジニアの業務にも使えます。 - リンクを簡単に作りたい企業
Cosenseでは、テキストを[カッコ]で囲むだけでリンクを作れます。
Cosenseの注意点
- 誰が記事の編集をしたのか分からない
利用しているユーザーからは、「どの記事も誰もが編集できるようになっているが、誰が編集したのかが追えない」との声があります。（参考：ITreview） - 情報が分散しやすい
Cosenseでは、メモ書きや資料などの情報共有は備わっているものの、メッセージ機能がありません。そのため、メンバーとの情報共有にメールやチャットを併用しなければならず、情報が分散してしまう恐れがあります。
Cosenseの料金体系
- PERSONAL / EDUCATION：0円
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月（月払い）
- BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
コミュニケーション不足を解消するツール【Remotty】
Remottyの特徴・使い方
- さまざまな形式でのチャットができる
ビデオ通話やテキスト、スレッドなどの形式でチャットができます。 - 豊富なツールと連携できる
GoogleカレンダーやZoom、Outlookなどと連携すれば、分散していた情報を一か所にまとめられます。
Remottyがおすすめな企業
- 入退室履歴を自動で記録したい企業
Remottyへのアクセス開始・終了時刻が自動で記録されます。 - コミュニケーション量を可視化したい企業
メッセージの投稿数やテレビ会議の利用数など、チームのコミュニケーション量を数値として可視化できます。
Remottyの注意点
- メッセージのピン留め機能がない
「チャットメッセージが流れてしまうので、メッセージのピン留め機能が欲しい」というユーザーもいます。（参考：ITreview）
Remottyの料金体系
- 3,500円/5ユーザー/月～（月払い）
＜比較表＞モバイルワークに必須のツール一覧
以下は、モバイルワークに必須のツール6選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | Chatwork | Slack | Platio | Cosense | Remotty | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | モバイルワーク下の情報共有が最も効率化するツール | さまざまなチャットができるツール | スムーズな情報共有を促すツール | ノーコードでモバイルアプリを作れるツール | リアルタイムでの共同作業ができるツール | コミュニケーション不足を解消するツール |
| シンプルで簡単or多機能 | シンプルで簡単 | シンプルで簡単 | 多機能 | 多機能 | 多機能 | 多機能 |
| チャット起点orノート起点 | ノート起点 | チャット起点 | チャット起点 | ー | ノート起点 | ー | 注意点 | 5名以上での利用が前提 | フリープランで閲覧できるメッセージに制限がある | チャット形式のため、情報が流れていってしまう | カスタマイズの自由度が低い | 誰が記事の編集をしたのか分からない | メッセージのピン留め機能がない |
| 料金 |
・無料 ・有料プランでも1人あたり650円/月〜 |
・無料プランあり ・有料プランは840円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし ・有料プランは27,000円/10ユーザー/月～ |
・無料プランあり ・有料プランは1,100円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし ・有料プランは3,500円/5ユーザー/月～ |
| 公式サイト | 「Stock」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら
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「Slack」の詳細はこちら
|
「Platio」の詳細はこちら
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「Cosense」の詳細はこちら
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「Remotty」の詳細はこちら
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以上のようにツールによって特徴や料金が異なるので、自社に適したモバイルワークツールを選びましょう。
モバイルワークに必須のツール6選や選定ポイントまとめ
これまで、モバイルワークツールに必須のツール6選や選定ポイントを中心にご紹介しました。
モバイルワークツールは、「シンプルに特化している」「チーム共有である」「リアルタイムで共有できる」「ノート起点で管理する」ツールを選びましょう。以上のなかで、とくに重要なのが「シンプルに特化している」ことです。
とくに、IT専任担当がいない中小企業では、現場の社員全員が無理なく使いこなせるかどうかが導入成功の大きな分かれ目になります。そのため、操作に迷いが出るような複雑なツールは定着しにくい傾向があります。
なかでも、モバイルワークでスムーズに情報共有を実現するには、誰でも簡単に情報を共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、モバイルワーク下での効率的な情報管理・共有を実現しましょう。
