今日では、時間や場所を問わずに業務ができる「モバイルワーク」が多くの企業に浸透しています。しかし、モバイルワークにはコミュニケーションが不足しやすかったり、業務が属人化したりする懸念もあります。
そこで、「モバイルワークツール」を活用すれば、メンバーのモバイルワークを一元管理できるのです。しかし、「数あるツールから、自社に最適なものを探すのが難しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、モバイルワークに必須のツール6選と選定ポイントを中心に解説します。
- モバイルワークを実施しているものの、円滑なコミュニケーションがとりづらい
- モバイルワークを一元管理できるツールを導入し、管理の属人化を防ぎたい
- モバイルワークツールを選定するにあたり、重要となる点を押さえたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なモバイルワークツールが分かり、情報の共有・管理を効率化できるようになります。
目次
モバイルワークとは
モバイルワークとは、オフィスだけでなく外出先や移動中の社内など、時間や場所を問わずに業務ができる労働形態です。ノートPCやスマホ、タブレットのような「モバイル端末」を活用します。
モバイルワークはテレワークの一種であり、大きな違いはありません。また、モバイルワークは類義語の「在宅勤務」「サテライト勤務」とそれぞれ以下の点が異なります。
- 在宅勤務
- サテライト勤務
通勤はせず、自宅を就業場所とする労働形態
本拠地のオフィスではなく、シェアスペースや自社専用のサテライトオフィスで勤務する労働形態
したがって、モバイルワークは在宅勤務やサテライト勤務と異なり、就業場所の規定なしで業務できる特徴があるのです。
モバイルワークによる働き方改革を推進するには
モバイルワークによる働き方改革を推進するには、以下の３点を実施する必要があります。
- ノートパソコンやタブレットを導入する
- コミュニケーションがとりやすい手段を導入する
- セキュリティ対策を徹底する
モバイルワークを推進するには、ノートパソコンやタブレットなどのモバイル端末の導入が必須となります。モバイル端末があれば、オフィスだけでなく外出先や移動中の社内など、時間や場所を問わずに業務ができるためです。
モバイルワークでは、オフィス以外の場所での業務が増えるため、対面でのコミュニケーションが困難になります。よって、チャット機能やメッセージ機能が充実したツールを導入して、非対面でもコミュニケーションが取りやすい環境を整えましょう。
外出先や移動中の社内でも業務を行うモバイルワークでは、オフィス勤務時に比べ情報漏えいのリスクも高まります。よってオフィス以外の勤務場所でも安心して業務ができるように、モバイルワークツールを導入してセキュリティ対策を徹底しましょう。
無料あり｜モバイルワークに必須のツール6選
以下では、モバイルワークに必須のツールを6つご紹介します。
モバイルワークツールでは、チャットなどの「フロー情報」と、マニュアルなど定期的に閲覧する「ストック情報」の両方が適切に管理されなければなりません。そのためには、あらゆる情報を残せる”ノート”と、円滑なやりとりを促す”メッセージ”が必要です。
ただし、機能が豊富過ぎるツールでは、メンバーによっては使いこなせない可能性があります。したがって、「必要な機能に過不足のない、シンプルなツール」が、自社のモバイルワークに必須なのです。
結論、モバイルワークで利用すべきツールは、「ノート」と「メッセージ」を備えつつ、非IT企業の65歳の方でもすぐに使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報は、リアルタイムで任意のメンバーへ共有でき、ノートを「フォルダ」別で管理すれば話題が混ざりません。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」によって、モバイルワークにありがちな”コミュニケーション不足”も防げます。
モバイルワーク下の情報共有が最も効率化するツール【Stock】
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
さまざまなチャットができるツール【Chatwork】
Chatworkの特徴
- シンプルな操作性
- 高水準のセキュリティ
シンプルな操作性により、ITの初心者でも比較的使いやすいです。
サーバーとの通信はすべて暗号化され、送信したデータはデータセンターで厳重に保管されます。
Chatworkの機能・使用感
- チャットとタスク管理が同時にできる
- さまざまなチャット機能がある
チャット欄ではメッセージに紐づけてタスク管理できるので、抜け漏れ防止に役立ちます。
テキストはもちろん、ビデオや音声でもやりとりができます。
Chatworkの注意点
- フリープランで閲覧できるメッセージに制限がある
- タスクのリマインド機能がない
フリープランでは「直近40日以内に投稿されたメッセージ」しか閲覧できません。
「タスクの見落としを防ぐために任意の時間にリマインドしてほしい」というタスクのリマインド機能を求めるユーザーもいます。（参考：ITreview）
Chatworkの料金体系
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
円滑なやりとりを促すツール【Slack】
Slackの特徴
- あらゆる業務をトピックごとに整理できる
- チャンネルを無制限に登録できる
プロジェクトやメッセージ、ファイルといったトピックごとに整理できるため、話題が混ざるのを防げます。
Slackの有料プランは、登録できるチャンネル数が無制限のため、幅広い事業規模に対応します。
Slackの機能・使用感
- 円滑なコミュニケーションができる
- チャンネルを一覧表示できる
メッセージに対してリアクション機能を使えば、メールと異なり逐一テキストで返信する必要はありません。そのため、円滑なコミュニケーションができます。
管理者であれば、各自が所属するチャンネルが一覧表示されます。チャンネルの名前や説明文で絞り込み検索もできます。
Slackの注意点
- 情報が流れる
- 無料プランではメッセージ履歴の保存に制限がある
チャット形式でやりとりするため、情報が次々と流れてしまいます。
「無料プランではメッセージ履歴が直近の90日分しか保存されず、過去のやり取りを参照できないのが不便」というユーザーもいます。（参考：ITreview）
Slackの料金体系
参考：Slackの料金ページ
- フリー：0円
- プロ：1050円/ユーザー月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
ノーコードでモバイルアプリを作れるツール【Platio】
Platioの特徴
- モバイルアプリをノーコードで作成できる
- 豊富なテンプレートが備わっている
現場のデジタル化と人手に頼らなくても、自社のニーズに応じたモバイルアプリをノーコードで作れます。
100種類以上の豊富なテンプレートが備わっているため、初心者でも簡単に書類作成ができます。
Platioの機能
- データのエクスポート
- 検知機能
Platio上のデータは、CSVやExcel形式でのエクスポートができます。
あらかじめ検知したい項目を設定すると、重要情報や「いつもとの違い」が自動で通知されます。そのため、現場の変化にもすぐに気づけるのです。
Platioの注意点
- 設定できる項目数に限りがある
一部のユーザーからは「100項目までしか設定できないため、入力項目が多かったり写真枚数がたくさん必要な内容には向いていない」との声もあります。（参考：ITreview）
Platioの料金体系
参考：Platioの料金ページ
- スタンダード：20,000円/10ユーザー/月
- プレミアム：90,000円/10ユーザー/月
- エンタープライズ：200,000円/10ユーザー/月
リアルタイムでの共同作業ができるツール【Cosense（旧Scrapbox）】
Cosenseの特徴
- リアルタイムでの共同編集ができる
- プロジェクトの公開設定ができる
ひとつの資料に対し、リアルタイムでの共同編集・閲覧ができるため、作業のスピードが上がります。
プロジェクトの公開範囲を任意のメンバーのみに限定できます。
Cosenseの機能・使用感
- さまざまな記法に対応
- リンクを簡単に作れる
テキストだけでなくコード入力もできるため、エンジニアの業務にも使えます。
Cosenseでは、テキストを[カッコ]で囲むだけでリンクを作れます。
Cosenseの注意点
- 誰が記事の編集をしたのかわからない
- 情報が分散しやすい
「どの記事も誰もが編集できるようになっているが、誰が編集したのかが追えない」との声もあります。（参考：ITreview）
Cosenseでは、メモ書きや資料などの情報共有は備わっているものの、メッセージ機能がありません。そのため、メンバーとのやりとりにメールやチャットを併用しなければならず、情報が分散してしまう恐れがあります。
Cosenseの料金体系
- PERSONAL / EDUCATION：0円
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
コミュニケーション不足を解消するツール【Remotty】
Remottyの特徴
- さまざまな形式でのチャットができる
- 豊富なツールと連携できる
ビデオ通話やテキスト、スレッドなどの形式でチャットができます。
GoogleカレンダーやZoom、Outlookなどと連携すれば、分散していた情報を一か所にまとめられます。
Remottyの機能
- 入退室ログ
- コミュニケーション量の可視化
Remottyへのアクセス開始・終了時刻が自動で記録されます。
メッセージの投稿数やテレビ会議の利用数など、チームのコミュニケーション量を数値として可視化できます。
Remottyの注意点
- メッセージのピン留め機能がない
「チャットメッセージが流れてしまうので、メッセージのピン留め機能が欲しい」というユーザーもいます。（参考：ITreview）
Remottyの料金体系
- 3,500円/5ユーザー/月～
＜比較表＞モバイルワークに必須のツール一覧
こちらは、モバイルワークに必須のツール6選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | Chatwork | Slack | Platio | Cosense | Remotty | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
モバイルワーク下の情報共有が最も効率化するツール |
さまざまなチャットができるツール |
円滑なやりとりを促すツール |
ノーコードでモバイルアプリを作れるツール |
リアルタイムでの共同作業ができるツール |
コミュニケーション不足を解消するツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| セキュリティ対策 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
フリープランで閲覧できるメッセージに制限がある |
無料プランではメッセージ履歴の保存に制限がある |
設定できる項目数に限りがある |
誰が記事の編集をしたのかわからない |
メッセージのピン留め機能がない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは840円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは20,000円/10ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは、3,500円/5ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Platio」の詳細はこちら |
「Cosense」の詳細はこちら |
「Remotty」の詳細はこちら |
上記のうち、とくに導入コストを抑えたい場合は、無料プランのあるモバイルワークツールを選びましょう。
モバイルワークツールを選ぶときの3つのポイントとは
以下では、モバイルワークツールの選定ポイントを3つご紹介します。ツールの導入後に「思うように使えなかった」とならないために、確実に押さえましょう。
（1）高度なセキュリティを確保できるか
まずは、高度なセキュリティを確保できるかがポイントです。
モバイルワークでは自社以外のネットワークに接続したり、重要情報が入った端末を持って移動したりする場面が多いです。そのため、安全が確保されていないネットワークからのウイルス感染や、端末の紛失リスクも無視できません。
したがって、日ごろから全社で「情報の取扱いに関する教育」をするのはもちろん、ツールを選定するときは、アクセス権限の付与やパスワードの厳重なロック設定ができるかを重視すべきです。
（2）情報が流れずに蓄積できるか
次に、情報が流れずに蓄積できる点も、重要な選定ポイントです。
モバイルワークツールは、チャットを通してチーム全体で情報共有できるメリットがあります。しかし、チャット形式では大切な情報が次々と流れて、あとから振り返りづらくなってしまうのです。
一方、「情報をノート形式で蓄積するツール」であれば、目的の内容をすぐに見つけられます。そのため、チャット機能だけでなく、ノート機能もあるかを確かめましょう。
（3）簡単に使いこなせるか
最後に、誰でも簡単に使いこなせることも大切です。
多機能なツールでは、ITに詳しくないメンバーが上手く使えない恐れもあります。また、モバイルワークでは常にリアルタイムで情報が確認されるとは限らないため、ツールの使い方をすぐに教えられない場合もあるのです。
しかし、必要な機能が過不足なく備わる「Stock」のようなツールであれば、シンプルなので非IT企業でも即日で使いはじめられます。
モバイルワークに必須のツール6選や選定ポイントまとめ
これまで、モバイルツールに必須のツール6選や選定ポイントを中心にご紹介しました。具体的な選定ポイントは以下の3つです。
- 情報漏えいを防げるように、高度なセキュリティを確保できるか
- あとから振り返りやすいように、情報が流れず蓄積できるか
- ITに詳しくないチームでも、簡単に使いこなせるか
上記3つのうち、最も重要なのが「簡単に使いこなせること」です。モバイルワークでは常にリアルタイムのやりとりができるとは限らないため、多機能で難しいツールでは、操作を教えるのに無駄な時間がかかってしまいます。
結論、自社のモバイルワークに最適なツールは、必要な機能に過不足がなくシンプルで、ITが苦手な65歳の方でも直感的に利用できる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、モバイルワーク下での効率的な情報管理・共有を実現しましょう。
関連記事： モバイルワークとは？導入メリットや注意点も紹介！
