ヒューマンエラーが発生すると、重大な業務ミスの発生につながり、結果として企業に大きな損害を与える恐れがあります。そのため、ヒューマンエラーが発生する原因を理解して、適切な対策をとらなければなりません。
しかし、ヒューマンエラーを防ぐ具体的な対策方法がわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ヒューマンエラーの原因や対策を中心にご紹介します。
- リスクマネジメントの一環としてヒューマンエラーの予防に取り組みたい
- 職場環境を改善して、部下の業務ミスを防止したい
- ヒューマンエラーの対策に役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、具体的な対策方法がわかるうえ、ヒューマンエラーが発生しにくい体制を整えられます。
目次
ヒューマンエラーとは
ヒューマンエラーとは、人為的な業務上のミスを指します。また、ヒューマンエラーには2つの種類があり、「コミッションエラー」と「オミッションエラー」に分けられます。
コミッションエラーとは、誤った行動によって発生するミスを指します。実行した内容や手順に誤りがあった場合に生じるので「実行エラー」とも言い換えられます。
一方、オミッションエラーとは、必要な行動を行わなかったために発生するミスを指します。必要な手順を忘れたり意図的に省略したりした場合に発生するため、業務への慣れが原因となって起こりやすいのです。
ヒューマンエラーが起こる5つの原因とは
ここでは、ヒューマンエラーが起こる5つの原因について解説します。ヒューマンエラーの対策を的確に行うには、以下の発生原因や起こりやすいパターンを把握する必要があるのです。
思い込みによる認知ミス
ヒューマンエラーが発生する原因のひとつに、思い込みによる認知ミスが挙げられます。
先入観や固定観念による思い込みが強いと、正しい判断ができません。たとえば、納品物を作成する際に指示された内容を誤認識して進めてしまえば、取引先の意向とは異なるものが出来上がり、大きなトラブルになる恐れがあります。
思い込みによる認知ミスは無意識に生じるため、ミスが発生した要因に気づきにくい点が特徴です。
知識や経験の不足
業務に対する知識や経験の不足によって、ヒューマンエラーが起こる場合があります。
知識や経験が不足していると、指示が理解できなかったり、作業や判断を間違えたりしてしまいます。また、ミスが生じても発見に遅れ、対応に時間がかかってしまう可能性も高いのです。
このようなミスは、とくに経験の浅い新人に多く見られます。したがって、社員教育を徹底したりマニュアルを活用したりしながら、業務を繰り返し行って、新人に十分な知識や経験を身につけさせる必要があるのです。
連絡不足
メンバー間の連絡が不足していると、ヒューマンエラーが起こりやすくなります。
連絡不足によるミスは複数人が関わる業務で発生しやすく、コミュニケーションエラーとも言い換えられます。連絡が不足していると「必要な情報が共有されない」「指示が正しく伝わらない」現象が生じてしまうのです。
このようなミスを回避するには、組織として円滑に情報を共有できる仕組みをつくり、業務状況の報告を習慣化する点が重要です。とくに、メンバー間の連携がスムーズな企業は「Stock」のようなITツールを使って、情報共有を効率化しているのがトレンドです。
慣れによる危険の軽視
業務への慣れによって危険を軽視すると、ヒューマンエラーが発生してしまいます。
業務に慣れてくると、社員が時間短縮や楽をするために手を抜いたり必要な手順を省略したりする傾向が強くなります。業務フローを踏襲して業務を進めないとミスが誘発され、ヒューマンエラーが発生しやすくなるのです。
危険の軽視によるミスが起こりやすいのは、ベテランや業務に慣れ始めた新人です。このようなミスを防ぐには、管理者が社員に声を掛けたりマニュアルを活用したりして、ルールに沿った業務遂行を徹底しましょう。
疲労
疲労は、ヒューマンエラーに直結する要因のひとつです。
疲労が蓄積していると、注意力・集中力が低下して関係者からの連絡を見落としたり、体が思うように動かなかったりしてミスを引き起こします。とくに、「残業時間が長い」「勤務体制が厳しい」職場では、疲労によるヒューマンエラーが起こりやすいのです。
しかし、疲労が慢性化していると、本人でも疲労の蓄積を自覚しづらくなります。したがって、企業が積極的に社員の健康管理に取り組み、適切な休息をとるように促すことがポイントです。
ヒューマンエラーを防ぐ対策法とは
ここでは、ヒューマンエラーを防ぐ対策法について解説します。人為的なミスによるリスクを回避したい企業は、以下の対策法を実施しましょう。
マニュアルを整備する
ヒューマンエラーを防止するには、マニュアルの整備が有効です。
マニュアルに業務の手順や知識を蓄積して共有すれば、誰でも同じ手順で業務を行えるようになります。そして、メンバーが個々の役割や業務の全体像を把握して業務に取り組めるため、作業手順の重要性を理解しやすくなるのです。
また、引き継ぎの際も、業務に関する情報の正確な伝達が可能です。このように、マニュアルを整備すると、チームの共通認識を形成してヒューマンエラーを防止できます。
過去に発生したヒューマンエラーを共有する
ヒューマンエラーを防ぐには、過去に発生したヒューマンエラーを社内で共有する点が重要です。
過去に発生したヒューマンエラーをリストアップして共有すると、ヒューマンエラーに対する社員の当事者意識を高め、再発を防止できます。そして、管理者側はリストアップの作成を通して現場の状況を確認すれば、適切に対策が行われているか把握できるのです。
また、リストアップを作成する際は、厚生労働省の【生産性＆効率アップ必勝マニュアル】で紹介されているフォーマットイメージなどを参考にすると効率的に進められます。
情報共有の体制をつくる
ヒューマンエラーを防止するには、情報共有の体制づくりが欠かせません。
情報共有の体制が整っていないと、ミスや懸念事項などを報告しにくくなり、結果として重大なトラブルに発展する恐れがあります。そのため、情報共有しやすい環境を整え、業務上の不安や失敗をすぐに報告できるようにすることがポイントです。
また、情報共有の円滑化は、チェック体制の強化につながります。メンバー同士が互いの業務状況を把握して客観的に確認することで、ミスに気づきやすくなり、ヒューマンエラーを防止できるのです。
ヒューマンエラーの対策に役立つツール
以下では、ヒューマンエラーの対策に役立つツールをご紹介します。
前提として、人間は機械ではないので、ヒューマンエラーが発生する可能性をゼロにすることはできません。だからこそ、社内で連携を取り合って確認を行うことが重要です。
そこで、「情報共有ツール」を使うと、チームの連携を強化したりタスク管理を確実に行ったりして、連絡不足やタスク漏れによるヒューマンエラーを防止できます。また、作成した業務マニュアルや過去に発生したミスが共有しやすくなれば、全社でヒューマンエラーの対策に取り組めるのです。
ただし、操作方法が複雑だとツールの利用に手間がかかってしまうので、「直感的に使えるシンプルなツール」を選びましょう。結論として、ヒューマンエラーの対策を効率的に進めるには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では業務情報やマニュアルをストックして共有しつつ、「フォルダ」で部署ごとに管理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使うと情報が錯綜しないので、連絡不足やタスク漏れによるヒューマンエラーの発生を防ぎます。
社内の情報共有を効率化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ヒューマンエラーの原因や対策まとめ
これまで、ヒューマンエラーの原因や対策を中心にご紹介しました。
ヒューマンエラーが発生する原因として、「知識や経験の不足」や「慣れによる危険の軽視」などが挙げられます。そのため、マニュアルを整備したり過去に発生したミスを共有したりして、ヒューマンエラーに対する個々の意識を高める必要があるのです。
一方で、ヒューマンエラーを対策するには、情報共有の体制をつくって社内の連携を強化しなければなりません。そこで、「誰でも簡単に使いこなせる情報共有ツール」を導入すれば、メンバー同士で業務状況の確認を行いながら、ヒューマンエラーの発生を防止できるのです。
結論、誰でも導入即日で活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入し、情報共有の体制をつくってヒューマンエラーの対策に取り組みましょう。
