業務をより効率的に進めるには、現状を正確に把握する必要があります。そこで、業務の棚卸しに取り組むと、業務状況を把握できるので、社内のリソース（資源）を適切に分配したり属人化を防止したりできるのです。
しかし、「業務を棚卸しする具体的な進め方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務を棚卸しするメリット・手順をご紹介します。
- 業務の棚卸の進め方把握して、作業の無駄をなくしたい
- 業務を棚卸しするメリットを理解し、実施目的を明確にしたい
- 業務の棚卸しを効率的に進められるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、業務の棚卸しを円滑に進めるための手順やフレームワークが分かるので、自社の現状把握に取り組めます。
目次
業務の棚卸しとは
業務の棚卸しとは、自社の業務を洗い出して整理する取り組みを指します。業務の棚卸しを実施して現状を可視化すると、業務における無駄を把握して業務改善を円滑に進められるようになるのです。
そのため、「会社全体の生産性が下がっている」「社員の残業時間が長い」という課題を抱えており、原因を特定したいという場合に、業務の棚卸しを実施することで、改善に役立てられます。
したがって、目的に合わせて、組織全体あるいは部署ごとに業務の棚卸しをして、内容や作業の所要時間を整理しましょう。
業務の棚卸しが注目される背景
業務の棚卸が注目される背景には、近年の社会情勢が影響しています。
近年は、コロナ禍によるテレワークの浸透によって、リモートでも社内メンバーの業務状況を把握し、適切な仕事量を振り分ける必要があります。また、働き方改革の実現のために長時間労働の是正が求められ、短時間で効率的に業務を進めなくてはなりません。
このように、従来のビジネス環境から変化したことによって、業務の棚卸しおよび業務フローにおける非効率な箇所の見直しが求められるようになったのです。
業務を棚卸しする意味！3つのメリットとは
ここでは、業務を棚卸しする3つのメリットについて解説します。以下のメリットを把握し、具体的な効果をイメージしたうえで取り組みを実施しましょう。
（1）業務状況を把握できる
業務を棚卸しすると、社内メンバーが業務状況を把握できます。
現状の業務を見直して個々の業務量や業務品質を把握すれば、業務におけるムリ・ムダ・ムラを発見できます。つまり、棚卸しを実行すれば、社員の負担が大きい業務や、重複した業務が明らかになるのです。
このように、業務状況を把握して効率化につながる問題点を明確にすることで、業務改善に向けた取り組みを強化できます。
（2）社内のリソース（資源）を活用できる
社内の人員や資金、時間などのリソースを効果的に活用するという観点でも、業務の棚卸しは重要です。
棚卸しを行って業務を効率化すると、業務に必要ない人数や時間を的確に割り振れるようになります。その結果、新たな社員の採用・教育コスト削減につながるうえ、適切な人数で業務を円滑に対応できるのです。
また、業務状況を可視化することで、社員個々の特性が把握可能になります。したがって、業務の棚卸しは社内のリソースを活用し、適材適所の人材配置に効果的です。
（3）属人化を防止できる
業務の棚卸しを実施すると、属人化を防止できます。業務の属人化が起こっていると、担当者が不在の際に業務が滞るうえ、ナレッジが蓄積されません。
そこで、業務の棚卸しを行うと、業務状況が可視化されるので属人化を発見でき、対策をとれるのです。また、棚卸しによって業務情報を共有したりマニュアルを作成したりすれば、属人化を防止して、担当者が不在の際もほかのメンバーが業務を進められます。
実際に、業務情報の共有が浸透している企業は「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを使って、社内の情報共有を効率化しているのです。
業務を棚卸しする進め方
ここでは、業務を棚卸しする進め方について解説します。取り組みをスムーズに進めたい企業は、以下の手順で進めましょう。
（1）実施範囲を決定する
まず、業務の棚卸しを行う実施範囲を決定します。実施範囲を決定する際に検討する基準としては、以下の内容が挙げられます。
- 業務内容・部門
- 作業の種類
- 日次・週次・月次などの期間
このように、棚卸しをする業務を絞り込むことで、取り組みの目的を明確化できます。また、一度に全ての業務を棚卸しせず段階的に進めていけば、着実に取り組みを進められるのです。
（2）業務棚卸表を作成する
次に、業務を洗い出し、下図のような業務棚卸表を作成します。
具体的には、表に入力すべき項目として、以下の内容が挙げられます。
- 業務の部門（大項目）
- 業務分類（中項目）
- 業務名（小項目）
- 業務の発生頻度
- 業務工数
ただし、フォーマットや記入ルールを社内で共有できていなければ、他部署と連携していく作業にまで支障をきたしかねません。そこで、テンプレート機能を持つ「ナレカン」のようなツールを活用し、フォーマットを統一すれば、どの部門でも同じように棚卸しに取り組めます。
（3）担当者へのヒアリングを行い記録する
業務棚卸表の作成を通して疑問点や記入漏れが発生した場合は、担当者へのヒアリングを行い記録します。
担当者へのヒアリングを実施すれば、業務状況の正確な把握につながるのです。ヒアリングは一度だけでなく複数回実施することで、抜け漏れなく情報を共有し、効果的に業務改善を進められます。
ヒアリングを通して業務の課題を明確化したら、改善策を立てて業務棚卸表を更新し、最終版を作成しましょう。以上の手順で、業務の棚卸しは完了します。
【Excel】業務棚卸表フォーマット・テンプレート
こちらは、Office Hackが提供する”担当者を記載できる業務棚卸の無料フォーマット”です。洗い出した各タスクの担当者を抜け漏れなく入力できます。
また、業務の発生頻度も管理できるため、「業務の属人化が発生していないか」を把握しやすいです。
【担当者必見】業務の棚卸を効率的に進められるツール
以下では、業務の棚卸しを効率的に進められるツールをご紹介します。
業務の棚卸しは、定期的に行う必要があります。なぜなら、メンバーの増減や組織変更により部署の統合や業務内容の変更が発生すれば、従来の方法で業務が進められなくなるので、業務の見直しをして適切に振り分けをし直さなくてはならないからです。
とくに大企業は、部署異動などで人員の入れ替わりが多いので、棚卸しした業務は記録に残し、いつでも振り返り可能な状況にすることが重要です。そこで、ITツールを導入して個々の業務状況を把握しやすい環境をつくれば、定期的に業務の棚卸しを実施できます。
以上のことから、業務の棚卸しを効率的に進めるには、社内情報を一元管理でき、迅速に目的の情報にアクセスできるツール「ナレカン」が必須です。
ナレカンの「記事」に洗い出した業務内容は、部署内ですぐに共有できるので、作業の無駄を確認するのに最適です。また、ナレカンには「自然言語検索機能」が備わっており、検索スキルに依存せず誰でも簡単に業務を見直せるのです。
業務を見える化して生産性を高めるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
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フォーマット例あり！ナレカンが業務の棚卸しに最適な理由
以下では、ナレカンが業務の棚卸しに最適な理由を解説します。ナレカンを使えば、業務棚卸表の作成・管理・共有を一元化できるのです。
＜業務棚卸表の作成＞
ナレカンにはあらゆる情報を残せる「記事」があり、業務棚卸表を直接記載できます。また、テンプレート機能も備わっているので、わずかな操作で誰でも簡単に一覧表を作成できます。
＜業務棚卸表の共有＞
ナレカンで作成した業務棚卸表はリアルタイムでメンバーに共有されます。また、記事に紐づいたコメント機能を活用することで、話題が混在することなく、メンバーと業務棚卸表に関するやり取りができます。
＜業務棚卸表の検索＞
ナレカンで作成した業務棚卸表は、フォルダで部署や支店に分けて整理できます。また、生成AIを活用した「自然言語検索機能」が備わっているため、検索スキルに依存せず、誰でも簡単に業務状況を把握できる点が特徴です。
業務の棚卸しを業務改善に活用するためのフレームワーク3選
ここでは、業務の棚卸しを業務改善に活用するためのフレームワーク3選をご紹介します。業務の棚卸しをした後は、情報を整理し、以下のフレームワークを使って、業務の効率化を実現しましょう。
ECRS（イクルス）| 業務改善を効率的に実施するフレームワーク
ECRS（イクルス）とは、以下の言葉の頭文字を取ってつくられた業務改善のフレームワークです。
- Eliminate(排除)：無駄な作業・業務の排除
- Combine(結合)：類似した業務の結合
- Rearrange(入替え)：業務の手順・場所・担当者の入替え
- Simplify(簡素化)：作業の簡素化
棚卸しした業務の中に無駄な作業や類似した業務がないかを確認し、担当者によって業務負荷に偏りがあれば業務の手順や振り分けを変更したり、作業を簡素化したりして業務負荷の軽減を目指しましょう。
バリューチェーン分析｜業務フローの見直しに役立つフレームワーク
バリューチェーンとは、ビジネスのプロセスを「価値の連鎖」として捉える考え方を指します。
企業活動の一連の流れのうち、付加価値を生んでいる工程を把握し、自社の弱みや強みを分析するのに役立てます。また、分析によって、作業工数のわりに価値創造につながっていない無駄な業務フローが明らかになるので、効率的に業務改善が実施できるのです。
バリューチェーン分析を通して業務工程を可視化して、自社の強みを把握したうえで事業戦略を立て、業務フローを見直しましょう。
BPMN（ビジネスプロセスモデリング）｜業務フローを可視化する手法
BPMN（ビジネスプロセスモデリング）とは、「Business Process Modeling Notation（ビジネスプロセス・モデルと表記法）」の略称で、フローチャートを使って業務フローを図式化する国際標準の手法です。
BPMNは、使用する図や記号があらかじめ決められているので、社内で業務フローを整理するときも統一されたフォーマットを利用します。そのため、複数の部署が関わる作業工程でもスムーズに業務フローを可視化できるのです。
したがって、大きな規模の企業でも業務の流れを簡単に作成できるので、メンバー間で共通認識を持ちやすくなります。
業務を棚卸しするメリット・手順まとめ
これまで、業務を棚卸しするメリット・手順を中心にご紹介しました。
業務を棚卸しすると、自社の業務状況を把握できるので「社内リソースの活用」や「属人化の防止」が可能になります。そのため、棚卸しを実施するときは、実施範囲を決定してフォーマットを作成し、担当者へのヒアリングを実施し、記録を残しましょう。
一方で、業務の棚卸しは定期的に実施しなくてはならないので、棚卸しした業務の記録を見返せる情報共有の仕組みが欠かせません。そこで、「全社員が使いやすい情報共有ツール」を導入すれば、棚卸しした業務の情報を簡単に共有し、スムーズに業務改善にも取り組めます。
結論として、生成AIが搭載され、誰でも簡単に社内情報にアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、情報共有の仕組みをつくって業務の棚卸しを進めましょう。
