現代のビジネス環境において「Windows」や「Mac」「Chrome」などPCは、仕事をするうえで欠かせない存在となっています。しかし、稀に、PCで作業を進めていると「先祖返り」と呼ばれる事象が起きてしまうため、事前対策を施しておくことが大切です。
とはいえ、「先祖返りがどのようなものか分からないので、対策の施しようがない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、先祖返りが起こる原因と対策を中心に解説します。
- 先祖返りする原因が分からない
- 先祖返りの対応策を押さえたい
- 社内の情報を適切かつ安全に管理したい
という方はこの記事を参考にすると、先祖返りしてしまう原因や対策だけでなく、社内の情報を適切に管理する方法を見つけられます。
目次
【ビジネス向け】先祖返りとデグレードの違いとは？
ビジネスにおける「先祖返り」とは、変更を加えたのにも関わらず、データやファイルが何らかの原因によって、変更前の状態に戻ってしまう事象です。
また、似たような意味をもつ用語として「デグレード」があります。デグレードとは、プログラムや資料を修正したときに、修正前と比べて品質が劣ったり劣った部分が発生することを指します。
つまり、先祖返りが「以前の状態に戻ること」を意味するのに対して、デグレードは「以前よりも悪い状態になること」を指すため、両者の違いは押さえておきましょう。
ビジネスにおける先祖返りの事例3選
以下では、ビジネスにおける先祖返りの事例を3選紹介します。「先祖返りがどのような事象なのか、イメージが掴めていない」という方は必見です。
（1）不具合の復活
1つ目のパターンとして、不具合が復活することが挙げられます。
たとえば、プログラムの修正後、動作の確認作業まで完了したのにも関わらず、いざ本番環境でトライすると不具合が復活しているというケースが該当します。
以上のように、修正したはずの不具合が復活してしまうと、当初予定していた作業時間やコストを再度割かなければなりません。その結果、リリースするまでの期間を延長するなど、副次的な影響が起きてしまうのです。
（2）テキストや画像の不備
2つ目のパターンに、テキストや画像の不備が挙げられます。
テキストや画像など、編集したはずの内容が最新データとして反映されないまま、ある一定の時点に戻ることがあります。不備のある状態で、別の編集を加えたり、上書き保存したりすると「どこまで編集できているのか分からない」混乱を招くのです。
以上のような「先祖返り」が起こると、不備のあった箇所を確認したり、再度修正をしたりと、余計手間がかかってしまうので注意しましょう。
（3）機能が操作ができなくなる
3つ目の事例として、機能が操作ができなくなることがあります。
従来、使えていた機能が突然操作できなくなってしまう事象も「先祖返り」のケースのひとつです。具体的には、A機能のバグを解消したら、今度はB機能に不具合が起きてしまったなどの事例が挙げられます。
このように、以前は正しく操作できていた機能が何らかの原因によって使えなくなると、ほかの作業の遅れにつながりかねないのです。
先祖返りが起こる2つの原因とは
先祖返りが起こる原因として、以下の2つが懸念されます。先祖返りが起こる原因には人為的ミスが多いので、以下の要素を確実に押さえたうえで改善に努めましょう。
（1）複数人で編集作業をする
1つ目の原因として、先祖返りは複数人で編集作業をするとき起こりやすいと言えます。
ひとつのデータに複数人がアクセスできる状態では、上書き保存するタイミングが被ることがあり得ます。すると、あるメンバーが編集したはずのデータは反映されることなく、別のメンバーが編集した内容のみ最新版として更新されてしまうのです。
以上のように、複数人が同じデータにアクセスできる環境は共有するうえでは便利であるものの、先祖返りが起こる可能性が高いことを念頭に置いておきましょう。
（2）誤ってデータを編集する
2つ目に、誤ってデータを編集してしまうことも先祖返りの原因です。
名だけでは「どれが最新版なのか、誰が編集しているのか」を把握するのが困難だと言えます。そのため、どのファイルが最新版か分からず、過去のデータの編集作業を進めてしまうなどのミスが起きてしまうのです。
とくに、ExcelやWordでのデータ管理では、以上のような問題が起こりやすく、データを更新するときは更新日などを確認しなければなりません。
先祖返りを起こさない対策とは
以下では、先祖返りを起こさない対策について解説します。先祖返りは、人為的なミスによって起こるケースが多いため、以下の対策を確実に押さえておき、事前対策に備えましょう。
- ファイル名を残す
- 不要なファイルはアップしない
- 編集履歴が残るツールを使う
一般的には、ファイルを開くにあたり「ファイル名」をヒントにどのようなデータかを判断します。そこで、ファイル名に直近の更新日付や編集作業の担当者名を記載しておけば、むやみやたらに情報が更新される事態を防げます。
不要なファイル（下書きファイル、旧ファイルなど）が同じフォルダ内に格納されていると、どのファイルが最新なのか混乱する原因になりかねません。そのため、共有したいファイル以外の不要なデータは、別の場所に保管するか削除が望ましいです。
データの管理には、編集履歴が残るツールを利用するのも有効です。編集履歴が残っていれば、万が一元のデータに戻したい場合にも、速やかに対応できます。
以上3つの対策を施しておけば、「先祖返り」によるトラブルの防止が期待できるのです。
【これで解決】先祖返りの防止に最適な情報共有ツール
以下では、先祖返りの防止に最適な情報共有ツールを紹介します。
先祖返りが起こる原因には、人為的なミスが多いと言えます。具体的には「複数人が同時に上書き保存してしまう」「古いデータを更新してしまう」などの原因が挙げられます。
以上のミスを防止するには、データを適切に管理しつつ、編集履歴が常にバックアップされる仕組みを整えることが最も効果的です。そのため、情報を残すのであれば、ExcelやWordによるファイル管理ではなく情報共有ツールの作成を使いましょう。
結論、自社が情報管理に活用すべきなのは、あらゆる情報を管理・共有ができる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報はリアルタイムでチームに共有でき、ノートの内容は「編集履歴」として自動でバックアップされます。また、サポート体制も充実しており、機能の不具合や利用に関する問い合わせには、遅くとも1営業日以内に返信できます。
あらゆる情報を適切に管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
先祖返りの原因と対策方法まとめ
ここまで、先祖返りの原因と対策方法を中心に紹介しました。
ビジネスにおける「先祖返り」とは、プログラムや機能に不具合が起き、データなどが元の状態に戻ってしまうことを指します。とくに、情報を扱うシーンで先祖返りが起こると、必要な情報が適切に更新できていないなどのトラブルに発展してしまうのです。
とはいえ、先祖返りによるトラブルは人為的ミスによって引き起こされることが多いので、情報を管理する仕組みを整えることから始めましょう。たとえば、ミスの起こりやすいファイル上での情報管理から脱却して、情報共有ツールを使うなどが有効です。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を適切に管理・共有できるノート型の情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、先祖返りの起きない情報管理の仕組みを整えましょう。
