働きやすい職場環境をつくるには、社員の業務状況を正確に把握し問題点を改善しなければなりません。そこで、業務を可視化するツールを活用すれば、手間をかけずに社員の業務プロセスを可視化できます。
しかし、「どのツールが自社に適しているか分からず、選定できずにい困っている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務を可視化するメリットやおすすめのツールを中心にご紹介します。
- 業務を可視化する仕組みをつくりたい
- 選定ポイントを押さえてツールの導入をスムーズに進めたい
- 業務可視化に役立つおすすめのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、業務を可視化するメリットを把握しつつ、自社に合ったツールを検討できます。
目次
業務可視化ツールとは
業務可視化ツールとは、把握しきれていない社員の労働状況やリモートワーク下で業務実績などを明らかにするためのツールです。
社員それぞれが「いつ・どの業務を・どのくらいの時間」取り組んでいるのかを把握することで、作業の無駄をなくしつつ、業務を改善が図れます。
また、業務可視化ツールには「業務可視化」に特化したタイプと「IT資産の管理」を最適化するタイプの2種類があります。そのため、自社の課題を見極めたうえで、ツールを導入しなけれなばりません。
業務を可視化する3つのメリットとは
ここでは、業務を可視化するメリットについて解説します。業務を可視化すれば、以下のメリットが得られるので、社内の業務が円滑に進められます。
（1）業務改善につながる
1つ目のメリットとして、業務を可視化すると業務改善につながります。
業務を可視化すれば、「チーム全体の業務量」や「個々の負荷状況・作業時間」などが一目で把握可能です。そのため、業務プロセス上の問題点が明確化するので、改善策の立案に役立ちます。
たとえば、社員によって業務量が偏っている場合は、人員配置を変更して仕事量を均一化すれば問題点を解消できます。このように、業務を可視化して個々の業務状況を正確に把握することで、結果として業務改善が実現するのです。
（2）人事評価を適切に行える
人事評価を適切に行う点でも、業務の可視化は有効です。
評価結果に対し正当性が欠けていれば、社員が納得感を得られず業務に対するモチベーションを保てなくなってしまいます。そこで、業務状況が視覚的に分かれば、客観的なデータをもとに公平かつ妥当性の高い人事評価を行えるのです。
また、あしたのチームの【テレワークと人事評価に関する調査】によると、以下の理由から、7割以上の企業が「オフィス出社時と比べて、テレワーク時の部下の人事評価は難しい」と回答しています。
- 勤務態度が見えないから
- 成果につながる行動（アクション数、内容等）を細かく把握しづらいから
- 勤務時間を正確に把握しづらいから
調査からも分かるように、とくにテレワーク下では、社員の業務状況を把握しづらくなります。そこで、業務を可視化して、残業時間や顧客対応件数などの実績を確認すれば、人事評価を適切に行えるのです。
（3）メンバー同士の連携が強化される
業務を可視化すると、メンバー同士の連携が強化されます。
業務状況が明確になれば、部署内での業務の偏りがひと目で分かります。そのため、業務量が多いメンバーをフォローしやすくなり、メンバー間の連携強化が期待できるのです。
このように、業務の可視化は「人事評価の適正化」や「連携強化」において効果的ですが、手作業で業務を可視化すると工数がかかってしまいます。そこで、ITツールを活用すると情報の収集や記録がしやすくなり、無駄な工数がかかりません。
業務可視化に役立つおすすめのツール5選
以下では、業務可視化に役立つおすすめのツール5選をご紹介します。
業務可視化に使うツールを選ぶときは、社内で扱いやすいツールを選ぶ必要があります。なぜなら、ツールにはさまざまな種別があるため、操作が難しいサービスを選んでしまうと、社内に浸透しない恐れがあるからです。
そこで、誰でも簡単に使いこなせるような情報共有ツールを導入すれば、社内全体で業務の可視化が実現するので、業務効率や生産性の向上につながります。また、ツールが定着すれば情報が蓄積されていくので、業務改善や適切な人事評価にも生かせるのです。
結論として、業務を可視化するには非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では個々の業務内容や進捗状況をストックして共有しつつ、「フォルダ」で部署ごとに整理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」を使えば、情報が混ざることがないので、チームの連携もスムーズにいきます。
【Stock】非IT企業の65歳でもストレスなく使いこなせるツール
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Qasee】業務データを自動的に収集するツール
Qaseeの特徴
- 条件を設定すれば、自動で稼働時間が計算される
- カレンダーと紐づけてか稼働状況を把握できる
プロジェクト毎に使用するアプリやメンバーを設定するだけで、PC操作ログから業務データを自動的に取得するので。手作業で集計する手間を省けます。
PCを利用していない時間帯も、スケジュールと紐づけることで、アナログ業務として稼働時間を正確に測れます。
Qaseeの機能
業務時間と業務コストを紐づけて可視化できるので、どこに無駄があるのか把握しやすく、効率的に業務を改善したい場合に適しています。
業務進捗の詳細や情報を残したいという場面では、ほかのツールを併用せいなければならないため使いづらいと言えます。
Qaseeの注意点
- IT初心者には操作が難しい
- メンバー全員に業務状況が見えてしまう
条件を設定したり、業務を仕分けしたりする作業が必要になりため、ITに不慣れな初心者にとっては、操作が難しい可能があります・
利用しているユーザーからは「部署内で個々の業務状況が丸見えになってしまう」というように、閲覧権限を気にする声があります。（参考：ITトレンド）
Qaseeの料金体系
- 料金の詳細に関しては、問い合わせが必要になります。
【MITERAS 仕事可視化】労働時間を客観的に把握するツール
MITERAS 仕事可視化の特徴
- テレワーク下でも業務実態を可視化できる
- 稼働時間を検知して、アラート通知も可能
PCの稼働時間や停止時間、キーボード打鍵などのログまで把握できるので、リモート下でも社員が業務に取り組んでいるかが分かります。
勤怠との乖離や、深夜・長時間勤務などを検知して、アラートで通知できるので、社員の働きすぎを防止します。
MITERAS 仕事可視化の機能
- 社員のマネジメント管理に適している
- PCの利用状況をダッシュボードにできる
勤怠状況を管理できる機能が搭載されているので、企業全体の働き方を見直して社員の健康をサポートしたいという場合に適しています。
月単位でPCの稼働時間をダッシュボードにして表示できるので、稼働時間の多い月の業務を分散させたいというときに役立ちます。
MITERAS 仕事可視化の注意点
- 業務の効率化が目的の場合は不向き
- レスポンスが落ちることがある
ツールを使って業務効率を上げることが目的の場合には、他のツールとの併用が必要となります。
利用しているユーザーからは「クリップ数が多くなると、レスポンスが落ちることがある。」という声があります。（参考：ITレビュー）
MITERAS 仕事可視化の料金体系
- 210円/1ユーザー/月
- 別途初期費用あり
【AssetView】業務予定と実績を対比して表示するツール
AssetViewの特徴
- 総合管理機能が搭載されている
- オーダーメイドで機能を追加できる
「IT資産管理」や「ウィルス対策」「アクセスログ管理」などを1つのツールでまとめられるので、低コストかつ高効率な管理が可能になります。
自社の課題に合わせて必要な機能やサービスを購入できるので、より効果的に業務改善を図れます。
AssetViewの機能
- セキュリティが強固である
- すべての作業を管理するのは困難である
強固なセキュリティ対策がされているので、PCで顧客情報や機密情報を管理している場合には、安心して使えます。
PCを操作しない作業は反映されないので、すべての作業を管理できない点がデメリットです。
AssetViewの注意点
- 最低契約数の制限あり
- オプションが多すぎる
単体・スタンダートパッケージ・セキュリティパッケージのそれぞれ、最低50台は契約しなければならないので、企業規模によっては導入できないケースがあります。
利用しているユーザーからは「オプションサービスが多すぎるので、もう少し集約して欲しい」という声があります。（参考：ITレビュー）
AssetViewの料金体系
- 機能ごとに料金が異なるため、詳細は問い合わせが必要です。
【Eye“247” Work Smart Cloud】多方面から業務を可視化できるツール
Eye“247” Work Smart Cloudの特徴
- 日報報告にも活用できる
- 条件別に業務を可視化できる
取得したログ情報をもとに日報を作成できるので、日報を作成する手間を省けるうえに、コメント欄を使ってコミュニケーションを取れます。
誰が・いつ・どのくらいの時間作業をしたのかを記録でき、その記録に基づいて「業務の集中度」や「勤務時間ランキング」として業務を可視化します。
Eye“247” Work Smart Cloudの機能
- 視覚的に確認しやすい
- スマホでは使用できない
ほかの業務可視化ツールと比較すると、ダッシュボード機能が充実しているので視覚的に確認したい場面で便利です。
対応OSは、Windows11 / 10もしくはMacのみで、スマホからは確認できない点が使いづらいと言えます。
Eye“247” Work Smart Cloudの注意点
- 監視体制が窮屈に感じる場合がある
あらゆる業務の動きを管理されるので、人によっては「監視されている」と抵抗感を抱きかねない点に注意しましょう。
Eye“247” Work Smart Cloudの料金体系
- 500円/1ライセンス/月
- 25,000円/50ライセンス/月
【比較表】業務可視化に役立つおすすめのツール
以下は、業務可視化におすすめのツール5選の比較表です。特徴や価格を比較して、自社に最適なツールを選択しましょう。| Stock【一番おすすめ】 | Qasee | MITERAS 仕事可視化 | AssetView | Eye“247” Work Smart Cloud | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業の65歳でもストレスなく使いこなせるツール |
業務データを自動的に収集するツール |
労働時間を客観的に把握するツール |
業務予定と実績を対比して表示するツール |
多方面から業務を可視化できるツール |
| 注意点 |
情報の記録・共有がメイン機能になるため、ダッシュボード機能は備わっていない |
操作が複雑なため、ITに不慣れな方には不向きな可能性がある |
社員のマネジメント管理がメインになるので、直接的ば業務改善はしづらい |
多機能なため、自社に必要機能を厳選する必要がある |
(ツールの注意点を記載) |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・要問合せ |
・無料プランなし
・有料プラン：210円/1ユーザー/月～ |
・要問合せ |
・無料プランなし
・有料プラン：500円/1ライセンス/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Qasee」の詳細はこちら |
「MITERAS 仕事可視化」の詳細はこちら |
「AssetView」の詳細はこちら |
「Eye“247” Work Smart Cloud」の詳細はこちら |
業務の可視化に利用するツールを選ぶポイントとは
業務の可視化に利用するツールを選ぶ際は、社内で扱いやすいツールを選びましょう。
多機能で操作方法が複雑なツールを導入すると、社員がうまく使いこなせず、ストレスを感じてしまう恐れがあります。そのため、ツールの利用が社内に浸透せずに形骸化してしまうのです。
したがって、「自社に必要な機能が過不足なく備わっているツール」や「取得したデータを簡単に閲覧できるツール」を選びましょう。このような社内で扱いやすいツールを導入すれば、ツールを利用する際の負担を削減して、スムーズに業務を可視化できます。
業務可視化に役立つおすすめのツールまとめ
これまで、業務可視化に役立つおすすめのツールを中心にご紹介しました。
業務を可視化すると「業務改善」「人事評価の適正化」「連携強化」などのメリットがあります。また、業務可視化に利用するツールを選ぶときは、社内で扱いやすいツールを導入すると、すべての社員が問題なく使いこなせます。
一方で、単純に仕事の状況は可視化するだけで、チーム内で連携できなければ業務改善に生かせません。そのため、「業務の情報を記録しつつ、チームで共有可能なツール」を選びましょう。
したがって、誰でも即日活用できるほどシンプルな情報共有サービス「Stock」での業務の可視化・連携が最適です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、情報共有を効率化しながら業務可視化に取り組みましょう。
