企業運営において、チーム間で連携しながら業務を進めていくことは欠かせません。そこで、自社のチームや部署だけではなく、社外メンバーとの「コラボレーションワーク」を円滑に行えば、組織全体の作業効率を向上できます。
しかし、日常業務のなかでコラボレーションワークを社内に浸透させるための周知や手法に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、コラボレーションワークの概要から、効率的にチームで業務を進めるのに不可欠なポイントを中心に解説します。
- コラボレーションワークを実現して職場のチームワークを高めたい
- 社内外とわず、メンバー全員が効率的に業務ができるような環境を作りたい
- チームメンバーとの情報共有に認識齟齬が度々発生することに悩んでいる
という方は本記事を参考にすると、どのようにコラボレーションワークを進めればよいかがわかり、企業全体の業務改善にも取り組めます。
目次
コラボレーションワークとは
コラボレーションワークとは、異なる企業や立場のメンバーと協力する働き方を指します。
他社と協力した事業運営や部門を超えた課題への取り組みには、メンバー同士の協力が不可欠です。しかし、大規模なプロジェクトの遂行やチーム目標の達成は、個人のみでは達成できません。
そこで、協力体制を整えてコラボレーションワークを行えば、個々の能力を発揮して、業務をスムーズに進めたり課題を迅速に解決したりできるのです。
コラボレーションワークのメリットとは
ここでは、コラボレーションワークのメリットについて解説します。以下の効果を得るには、継続的にコラボレーションワークを行う点が重要です。
生産性の向上
コラボレーションワークを行えば、個々の知識やスキルを活かして効率的に業務へ取り組めるため、生産性が向上します。
また、チーム間でのやりとりを通して課題解決のノウハウを共有すれば、作業時間やコスト削減にも繋がります。逆に、適切にコラボレーションワークが実現していなければ、個々の収集した情報がチームへ還元されずに属人化してしまうのです。
今日ではテレワークも浸透してきているなか、ノウハウを上手く共有しているチームは「ITツール」を使い、情報を共有・蓄積しながら生産性を高めている点もポイントです。
アイデア出しの効率化
コラボレーションワークによって多角的な視点から課題を検討すれば、効率的にアイデアを創出できます。
たとえば、多様な価値観のメンバーが会議に参加すれば、意見交換が活発化します。新たなアイデアの発掘は、結果として新規顧客の獲得につながる対策にも繋げられるのです。
継続して事業を運営するにはアイデアの創出が欠かせません。したがって、「日常的にアイデア出しが効率的にできる仕組み」を整備するためにもコラボレーションワークが求められるのです。
【対策つき】コラボレーションワークにおける3つの課題とは
ここでは、コラボレーションワークにおける3つの課題を対策つきで解説します。以下の課題を把握して対策を行えば、スムーズにコラボレーションワークを実現できるようになります。
人材が不足している
コラボレーションワークの課題として、人材不足が挙げられます。
該当のプロジェクトに対して必要なスキルを持つ人材を確保できなければ、円滑に業務を進められません。そのため、コラボレーションワークのためだけではなく、まずは適材適所でタスクをアサインし、最適なチームを構築する必要があります。
人員が不足していれば社員の採用に力を入れることも手段のひとつですが、多大なコストがかかるので業務委託を活用し柔軟に人材を獲得する点がポイントです。
また、人材不足を防止するにあたり、離職率が高いとノウハウが流失して採用や社員教育のコストが発生します。そのため、従業員満足度を高めて人材定着率を向上させ、人材不足を防止する必要があるのです。
場所・時間が不足している
場所や時間が足りなければ、組織の壁を越えたコラボレーションワークを実現できません。
とくに、異なる企業や部門と連携して業務を行う場合は、日程調整が複雑になりやすいです。しかし、時間を確保できなければ、作業負担が高まったり業務負担に偏りが生じたりしてしまいます。
そのため、コラボレーションワークでは、事前に必要な場所や時間を確保して、健全な職場環境を形成する点がポイントです。たとえば、社内外問わずメンバーの進捗共有を目的とした「週一のオンライン定例を設ける」などの対策があります。
情報のデジタル化ができていない
情報のデジタル化ができていなければ、コラボレーションワークを円滑に進められません。
たとえば、アナログな方法で情報を管理していると、必要な情報を探す時間や共有に時間がかかり業務が停滞する可能性が高いです。また、伝達ミスや認識の相違によって、思わぬ業務トラブルが発生する恐れもあります。
そこで、場所や時間の確保にも繋げられる情報のデジタル化を実現するために、ITツールが不可欠です。とくに、「Stock」に代表されるような情報共有ツールを使うと、コミュニケーションやプロジェクト管理の円滑化によって相互理解が深まり、メンバー同士の連携を強められます。
コラボレーションワークに不可欠な2つのポイントとは
ここでは、コラボレーションワークを実現する2つの方法について解説します。以下の手法を実践すれば、コラボレーションワークの効果を最大化できます。
目標や方向性の明確化
コラボレーションワークを行うには、目標や方向性の明確化が不可欠です。
目標が不明瞭では、チームとしての方向性を見失ってしまい協力体制を築けません。そこで、共通の目標を設定して方向性を示せば、チームに一体感が生まれ、全てのメンバーが一貫した目標に向かって業務に取り組めます。
また、チーム目標を設定したら個人目標もメンバーごとに作成・共有しておくこともポイントです。個人目標の共有によって、個々の役割が明確化し二重対応のリスクもなくなるうえ、マネジメント側でチームの進捗状況を把握しながらタスク管理もできるのです。
コミュニケーションの円滑化
コラボレーションワークを実現するには、コミュニケーションの円滑化が欠かせません。
仕事はチームで進めるので、発言しやすい環境をつくり意見交換を活発化させ、メンバー同士のサポート関係を構築しなければならないからです。しかし、コミュニケーションが不足していると、信頼関係を築けずに業務ミスが発生したりモチベーションが低下したりする可能性があります。
とくに、アナログな情報共有では共有漏れのリスクが高くなりがちです。したがって、「ITツール」を用いてタイムラグが発生しないコミュニケーション手段を確立すれば、リアルタイムで進捗状況を確認して迅速に対応できるのです。
コラボレーションワークを効率的に進められるツール
以下では、コラボレーションワークを効率的に進められるツールをご紹介します。
チーム全体の目標や進捗を共有すれば、コミュニケーションやプロジェクト管理を円滑化して協力体制を構築でき、コラボレーションワークを効率的に進められます。そのためには「社内外・立場問わず誰でも情報を共有できる仕組み」を整えなければなりません。
そこで、「情報共有ツール」を使うとチームで進捗状況やタスクをリアルタイムで共有しつつ、認識齟齬を防止してコミュニケーションを円滑化します。また、アナログな管理とは異なり、場所や時間に縛られずにプロジェクトの情報やノウハウを管理できるのです。
ただし、複雑なツールでは共有漏れや認識の相違が発生し、メンバー同士の連携を妨げてしまいます。結論として、コラボレーションワークを安全かつ効率的に進めるには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、ストレスなく情報共有ができるツールの「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」へあらゆる情報をシンプルにストックして共有でき、直感的な「ファイル」で情報の一括管理も簡単です。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使うと情報が錯綜せず、リアルタイムでサポートし合える点が他社ツールにはない特徴です。
非IT企業でも簡単に情報管理・共有ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
コラボレーションワークの概要や方法まとめ
ここまで、コラボレーションワークの概要や方法を中心に解説しました。
コラボレーションワークを行うと、個々の知識やスキルを活かして業務遂行やアイデア出しを効率化し、チームの生産性を向上できます。しかし、人材の確保や職場環境の整備が不十分だとメンバーの負担が増大してしまうため、立場の異なる相手ともサポートし合える協力体制を構築しなければなりません。
また、チームの目標はもちろん、メンバーの進捗やタスクを共有すると、チームの連携を強めて業務遂行が円滑になります。そこで、「情報共有ツール」を使うとチームの情報を安全に管理しつつ、情報共有を効率化してコラボレーションワークを進められるのです。
ただし、複雑なツールでは伝達ミスのリスクが発生するうえに浸透しないので、ご紹介したStockのように、コラボレーションワークでも簡単にチームの情報管理・共有ができるツールが最適です。非IT企業を中心に200,000社以上に導入され、情報管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でメンバー同士の連携を強力にし、効果的なコラボレーションワークを実現させましょう。
