企業運営において、チーム間で連携しながら業務を進めていくことは欠かせません。自社のチームや部署だけではなく、社外メンバーとの「コラボレーションワーク」を円滑に行えば、組織全体の作業効率を向上できます。
しかし、「何度も同じことを口頭で確認している」「担当者が休みだと業務が止まってしまう」など、社内の情報共有や連携がうまくいかないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、コラボレーションワークがうまくいかない原因や具体的な解決策を中心に解説します。
- コラボレーションワークを実現して職場のチームワークを高めたい
- うまくいかないコラボレーションワークを諦めずに社内に浸透させたい
- コラボレーションワークを進める上で必要なITツールを知りたい
という方は本記事を参考にすると、コラボレーションワークがうまくいかない原因を特定でき、解決のために必要なアプローチが分かるようになります。
目次
コラボレーションワークとは
ここでは、コラボレーションワークの基礎を紹介します。まずはコラボレーションワークの定義や重要視されるようになった背景を理解しましょう。
コラボレーションワークの意味
コラボレーションワークとは、個人の枠を超えてチームや外部組織と協力し、相乗効果によって新たな価値を創造する業務形態です。単なる分業ではなく、知恵やスキルを融合させる点に本質があります。
現代の複雑なビジネス課題は、個人の知識や単一部署のスキルだけでは解決が難しくなっています。多様な視点や専門性を掛け合わせることで、個人では思いつかないイノベーションや迅速な課題解決が可能になります。
つまり、コラボレーションワークとは、多様な人材の強みを相互に作用させ、1人では到達できない大きな成果をチームとして最大化させるための必須の働き方と言えます。
コラボレーションワークが重要視される背景
コラボレーションワークが重要視されるようになった背景について、以下の3点が挙げられます。
- リモートワークで「すぐ聞ける」が成立しなくなった
- 業務の専門化で個人完結が難しくなった
- 情報共有の遅れが生産性低下に直結する
資料の数字に誤りを見つけた場合、以前なら担当者に口頭で確認して即修正できました。しかしリモート環境では、メッセージを送っても返信待ちが発生し、作業が数時間止まるケースがあります。
現代のビジネスでは、1人の担当者だけで完結する業務が減っています。たとえば、建設業でお客様から仕様変更の要望があった場合、営業担当者だけでなく、設計担当や現場の施工管理者が一丸となって情報を共有しなければ、古い図面のまま工事が進んでしまうリスクがあります。
営業担当者が「仕様変更の連絡」をメールだけで送り、開発担当者が見落とした場合、古い仕様のまま数日分の開発を進めてしまうことがあります。この手戻り作業は、情報共有さえ適切にできていれば発生しないコストです。
このように、複数の担当者が持つ情報を素早く組み合わせる必要があるため、部署を超えたスムーズな連携が重視されています。
コラボレーションワークがうまくいかない会社の共通点
ここでは、コラボレーションワークがうまくいかない会社の共通点を紹介します。以下の共通点に自社が当てはまっていないか確認しておきましょう。
（1）チャットで会話すれば連携できると思っている
チャットツールを導入しただけでは、チームの連携は生まれません。
なぜなら、チャットはリアルタイムの会話には便利ですが、決定事項や作業の進捗を記録・管理する機能は持っていないからです。たとえば、「来週の会議までにやること」をチャットで決めても、当日までに他の会話が大量に投稿されると、過去のやり取りをさかのぼって探すのに時間がかかります。
このように、チャットは情報が流れてしまうため、重要な決定事項を「いつでも見返せる場所」に別途残しておく必要があります。
（2）情報がツールごとに分散している
使うツールが増えるほど、必要な情報がどこにあるか分からなくなります。
WordやExcel、スプレッドシートなど、ツールが複数に分かれていると、メンバーが情報を探すだけで時間を取られます。さらに、同じ情報が複数の場所に存在すると、どれが最新版か分からなくなります。
そのため、情報の置き場所をあらかじめ決め、一箇所に集約するルールを作ることが、コラボレーションワークを機能させる前提条件になります。
（3）「誰が何を知っているか」が属人化している
特定の担当者しか知らない情報があると、その人が不在のときにチーム全体の業務が完全に止まってしまいます。
なぜなら、業務の手順やお客様とのこれまでの経緯が「その人の頭の中」だけにあると、他のメンバーが代わりに対応するのが難しくなります。たとえば、担当者が休みの日に取引先から急な問い合わせがあっても、「どこまで話が進んでいるか」が分からず、お客様を待たせてしまうのです。
このように、大切な仕事の経緯を個人の記憶に頼っている組織では、チームで連携してスムーズに仕事を進めることはできません。
（4）ルールがなく情報共有が人任せになっている
「共有してほしい」という期待だけでは、情報は共有されません。
何を・どこに・いつ共有するかのルールが決まっていない場合、共有するかどうかが各メンバーの判断に委ねられます。その結果、共有が漏れても誰も気づかない状態が続きます。
「この情報はここに残す」という共有のルールをチームで決め、仕組みとして回せる状態を作ることが、コラボレーションワークを人任せにしないための有効策になります。
これらの共通点に一つでも当てはまっている場合、コラボレーションワークがうまくいっていない可能性が高いと言えます。
コラボレーションワークを進めても逆に非効率になる理由
ここでは、コラボレーションワークを進めても逆に非効率になる理由を紹介します。うまく進めようとしても、むしろ非効率なのでは？と感じている企業は必見です。
（1）通知や会話が増えて集中できない
ツールを導入して連携を増やすほど、通知の数が増え、まとまった作業時間が取れなくなります。
チャットや共有ツールは、メンバーが投稿するたびに通知が飛びます。通知が来るたびに画面を確認すると、作業が中断され、再び集中するまでに時間がかかります。これが1日に何十回も繰り返されると、深く考える仕事ができません。
ツールの通知設定を整理し、返信が必要な時間帯を決めるなど、「会話に割く時間」と「作業に集中する時間」を分けるルールを作ることが、コラボレーションワークを機能させるうえで必要です。
（2）「探す時間」が増えて業務が止まる
情報を共有するツールが増えすぎると、逆に必要な情報を見つけるまでに時間がかかります。
複数のツールに情報が散らばっている場合、「あの資料はどこにあったか」を探すところから作業が始まります。検索しても見つからなければ、担当者に直接聞くしかなく、相手の作業も止めてしまいます。
ファイルの命名規則や保存場所のルールをチームで統一することで、「探す時間」をなくし、コラボレーションワークが本来の目的である「仕事を速く進める」ための手段として機能します。
（3）情報が流れて過去経緯を追えなくなる
チャットで会話するほど投稿が積み重なり、過去のやり取りを後から探し出すことができなくなります。
チャットツールの会話は時系列で流れていくため、数週間前の決定事項や議論の経緯を見つけるには、大量のログをさかのぼる必要があります。関係者が増えるほど投稿量も増え、重要な情報が埋もれていきます。
決定事項や重要な議論の結論は、チャットとは別にドキュメントとして残すルールを作ることで、過去の経緯をいつでも確認できる状態を保つことができます。
上記の3つのポイントを意識するだけでも、コラボレーションワークの非効率さを取り除くことが可能です。
コラボレーションワークを成功させる方法
ここでは、コラボレーションワークを成功させる具体的な手法を紹介します。今までの内容を踏まえ、何を意識したらいいのか考えていきましょう。
（1）「会話」と「情報」を分けて管理する
チャットでの会話と、残すべき情報は、最初から別のツールで管理する必要があります。
チャットは会話を速く進めるための手段であり、情報を蓄積・検索するための仕組みではありません。会話と情報を同じ場所に混在させると、重要な決定事項がやり取りの中に埋もれ、後から取り出せなくなります。
そこで、情報を蓄積・検索できる場所とチャット場所が分かれつつ、両方の機能を1つにまとめた「Stock」のようなITツールを活用するのがおすすめです。
（2）後から見返せる形で情報を残す
情報は「共有した」だけでなく、「後から誰でも見つけられる」状態にして初めて意味を持ちます。
口頭やチャットで共有した情報は、その場にいなかったメンバーや、後から参加したメンバーには届きません。情報は発信した時点ではなく、必要になった時点で取り出せる状態になっていることが重要です。
チャットだけで契約条件を共有すると、後から確認したい時に「どのチャンネルの、いつの投稿か」を探す手間が発生します。一方、契約条件をドキュメントにまとめてリンクを共有しておけば、担当者が変わってもすぐに必要な情報を確認できます。
会議の決定事項・業務手順・判断の根拠など、後で参照する可能性がある情報は、タイトルと日付をつけてドキュメントに残しつつ、リンク化する習慣を作ることが、チームの仕事を止めないために必要です。
（3）非IT人材でも使えるシンプルな運用にする
どれだけ優れたツールを導入しても、使いこなせるメンバーが限られていれば、チーム全体のコラボレーションワークは機能しません。
ITツールに不慣れなメンバーにとって、操作が複雑なツールは「使わない」選択につながります。一部のメンバーだけが情報を登録・管理する状態になると、結局は属人化が解消されません。
ツール選びの基準は「機能の多さ」ではなく「チームの全員が迷わず使えるかどうか」です。操作手順を1ページのマニュアルにまとめられる程度のシンプルさが、運用を続けるうえでの目安になります。
（4）業務単位で情報を整理する
情報は「部署ごと」ではなく「業務ごと」にまとめることで、必要な人が必要な情報にたどり着きやすくなります。
たとえば、新製品の発売情報が「営業」「マーケ」「開発」の3つのフォルダに分散すると、全体の進捗を把握するだけで3か所を見て回る必要があります。「新製品発売プロジェクト」という1つの場所にまとめれば、誰でも1か所を見るだけで状況を把握できます。
情報の整理単位を「業務・プロジェクト」に合わせることで、部署をまたいだコラボレーションワークがスムーズに進む土台ができます。
（5）誰でも同じ情報へアクセスできる状態を作る
「知っている人に聞かないとわからない」状態をなくすことが、コラボレーションワークの前提条件です。
なぜなら、全員が同じ情報をいつでも確認できれば、確認の手間や無駄な待ち時間が発生しなくなるためです。たとえば、よくある質問への回答や取引先の対応方針を1箇所にまとめておけば、新メンバーが入るたびにベテラン社員が何度も同じ説明を繰り返す必要がなくなります。
このように、特定の人に依存せず「ここを見れば全員が同じ情報を確認できる場所」を作ることが、チームの仕事を止めないために不可欠です。
ここまで、チームの連携をスムーズにするための5つの手法を解説しました。しかし、これらの内容を頭で理解していても、実際の職場でルールを決めて徹底させるのは非常に困難です。
社内の情報共有とチーム連携を最も簡単に実現できるツール
以下では、チャットのように情報が流れず、Excelのように管理が面倒にならない、非IT企業に最適な情報共有ツールをご紹介します。
コラボレーションワークでは、チャットだけに依存すると、重要な情報が会話の中へ埋もれてしまいます。結果として、「誰が何を把握しているのか」が分からなくなり、同じ確認や質問が繰り返されるようになるのです。
情報を残そうとして、Google Driveにフォルダを作ったりExcelで共有リストを作ったりしても、ファイルの出し入れや更新が面倒になり、結局誰も使わなくなります。運用のルールを厳しくしたり、個人のマメさに頼ったりするだけの情報共有には限界があるのです。
そのため、コラボレーションワークでは「会話」ではなく、「情報が流れず蓄積される仕組み」を導入することが重要です。とくに、非IT企業や現場メンバーでも迷わず使えるシンプルな情報共有ツールを選ぶことで、チーム全体へ定着しやすくなります。
なかでも「Stock」は、「チャットだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という課題を解消するツールです。Stockは「ノート」という形式で、1つのテーマごとに会話や資料、タスクをまとめて管理できるため、チャットのように情報が流れることなく、誰でも迷わずに必要な情報を確認可能です。
非IT企業でも簡単に情報管理・共有ができるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
コラボレーションワークがうまくいかない原因や具体的な解決策まとめ
ここまで、コラボレーションワークがうまくいかない原因や具体的な解決策を中心に解説しました。
コラボレーションワークを実施すると、個々の知識やスキルを活かして業務遂行やアイデア出しを効率化し、チームの生産性を向上できます。しかし、人材の確保や職場環境の整備が不十分だとメンバーの負担が増大してしまうため、立場の異なる相手ともサポートし合える協力体制を構築しなければなりません。
また、チームの目標はもちろん、メンバーの進捗やタスクを共有すると、チームの連携を強めて業務遂行が円滑になります。そこで、「情報共有ツール」を使うとチームの情報を安全に管理しつつ、情報共有を効率化してコラボレーションワークを進められるのです。
ただし、複雑なツールでは伝達ミスのリスクが発生するうえに浸透しないので、ご紹介したStockのように、コラボレーションワークでも簡単にチームの情報管理・共有ができるツールが最適です。非IT企業を中心に250,000社以上に導入され、情報管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でメンバー同士の連携を強力にし、効果的なコラボレーションワークを実現させましょう。
