企業では日々、規模の小さなものから全社的なものまで、さまざまな意思決定が繰り返されています。その中でよく使われているのが、「決裁」や「承認」といった言葉です。
 
しかし、「決裁と承認の違いがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「決裁」と「承認」の違いや決裁の進め方の流れを中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、決裁と類似する言葉との違いを理解できるだけでなく、決裁の流れや効率的に進める方法もわかります。


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「決裁」とは

決裁とは、組織内での申請事項に対して最終的な意思決定をするプロセスを指します。
 
企業では、機器の購入や外部との契約、人材の採用など、物事を進めるうえでは決裁が必要です。起案・承認・決裁というプロセスで、一貫性のある意思決定ができるので、組織全体の信頼性や効率性が向上します。
 
また、申請に対して決裁を下す権限を「決裁権」、決裁権を持つ人を「決裁者」と呼びます。決裁は企業内の意思決定の最終プロセスであるため、決裁者は経営層や上級管理職が任命されることが一般的です。


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「決裁」と「承認」、他の類義語との違い

以下では、決裁と混同されがちな「承認」や、他の類義語との違いについて解説します。
 
  • 「承認」
  • 決裁が申請の最終工程を指すのに対し、承認は申請が決裁されるまでの途中工程を指します。通常、申請事項が決裁されるには複数人の承認が必要であり、適切な承認プロセスを経た後に最終段階として決裁が下されるのです。
     
  • 「稟議」
  • 稟議とは、申請から承認・決裁に至るまでのプロセス全体を指します。具体的には、決定権を持つ上位者に対して稟議書と呼ばれる文書を作成して起案し、承認や決裁を得る手続きのことです。
     
  • 「決済」
  • 決済とは、商品やサービスに対して金銭を支払う行為を指します。「決済」と「決裁」は混同されがちですが、決裁は意思決定のプロセスを意味し、金銭の支払いとは直接関係がありません。
以上の類義語の意味や「決裁」との違いを理解して、正しく使えるようにしましょう。


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<3ステップ>決裁の一般的な流れ

以下では、決裁の一般的な流れをご紹介します。3つのステップに沿って決裁を進めましょう。

ステップ1|申請書・稟議書の起案

1つ目のステップは、申請書・稟議書の起案です。
 
はじめに、決裁を得るために必要な事項をまとめた文書を作成します。 具体的には、以下の項目を記載するのが一般的です。
 
  1. 申請・提案の目的
  2. 申請・提案内容
  3. 必要な経費
  4. 実行計画
  5. 期待される効果
また、作成時には情報を具体的に記載し、シンプルで論理的な構成にすることが重要です。承認者や決裁者の理解を深め、決裁プロセスを円滑に進めることができます。

ステップ2|文書の承認

2つ目のステップは、文書の承認です。
 
作成された申請書や稟議書は、内容に応じた承認フローに従って承認者へ回付されます。承認者は文書を詳細に確認したうえで、「承認」「差し戻し」「却下」などの判断を下します
 
文書が承認されると次の承認者へ回付され、差し戻された場合は起案者が修正したうえで再提出します。一方、却下された場合は、その時点で回覧が終了し不許可として処理されるため、慎重かつ的確に判断することが重要です。

ステップ3|決裁と文書保存

3つ目のステップは、決裁と文書保存です。
 
承認フローの全承認者から承認を得ると、申請書や稟議書は決裁者へ回付されます。決裁者は申請内容を評価し、企業の方針や目標に適合しているかを確認したうえで、最終的な決裁を下すのです。
 
決裁が下された申請や提案は実行に移されますが、承認と同様文書の差し戻しや却下をすることも可能です。また、決裁後の文書は後から参照できるよう、社内で適切に保管することが重要です。


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【必見】電子化で決裁を効率的に進める方法

以下では、電子化で決裁を効率的に進める方法をご紹介します。
 
申請書や稟議書の起案から決裁までには、複数のステップと関係者が必要になります。そのため、紙ベースで決裁を進めると、承認を依頼する担当者を探したり進捗を把握したりするのに手間がかかるのです。
 
そこで、「申請書の作成から決裁まで一括管理できるITツール」を導入すれば、申請・承認のプロセスをツール上で完結させ、進捗も簡単に確認できます。ただし、社内の機密情報を扱う場合もあるため「安全に決裁を進められる機能があるか」を確認すべきです。
 
結論、決裁の電子化には、承認フロー機能で安全かつ効率的に決裁の電子化を実現する「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンで作成した申請書は、「承認フロー機能」で任意のメンバーに承認を依頼でき、承認されるまで共有されないので機密性を保持しつつ決裁を進められます。また、文書はツール内で保管して必要に応じて印刷もできるため、社内規程に合わせて利用可能です。

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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

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決裁を電子化するメリット

以下では、決裁を電子化するメリットについてご紹介します。「いまだに紙ベースの決裁をしている」という方は必見です。
 
  • 業務効率の向上
  • 電子化によって、文書の作成から承認、決裁までがシステム上で完結します。そのため、文書の印刷や押印、担当者探しなどにかかる手間を省き、承認フローや進捗状況を把握しながらスムーズに業務を進められるのです。
     
  • コスト削減
  • 申請書や稟議書を電子化することで、ペーパーレス化が実現します。その結果、紙の印刷コストや文書保管のスペースを確保するコストを削減できるのです。
     
  • 文書の紛失・情報漏えいのリスク軽減
  • 電子決裁では文書をシステム上で管理するため、紛失やそれに伴う情報漏えいのリスクを低減できます。さらに、アクセス権限を設定できるシステムであれば、関係者以外の閲覧を防ぐことも可能です。
このように、決裁の電子化は業務の効率化だけでなく、コスト削減や安全性の確保にも大きく貢献します。


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決裁と承認の違いまとめ

これまで、決裁と承認の違いや決裁の流れ、おすすのツールを中心にご紹介しました。
 
決裁のプロセスでは、具体的かつ論理的に申請書を作成することで、承認者や決裁者の許可を得やすくなります。しかし、承認者は複数にわたる場合が多く、紙ベースでの決裁では印刷コストや承認者とのやり取りに手間がかかるのです。
 
そこで、「申請書の作成から決裁までを一括管理できるツール」で決裁を電子化することで、業務効率化やコスト削減が期待できます。とくに「高いセキュリティ機能」を備えたツールであれば、情報漏えいのリスクを低減し安全に決裁を進めることが可能です。
 
結論、自社が導入すべきなのは、承認フロー機能や厳格なセキュリティで安全な決裁の電子化がかなう『ナレカン』一択です。
 
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、安全かつ効率的な決裁を実現しましょう。
 


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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