「議事録」は会議の内容を正確に共有し、意思決定をするうえで欠かせませんが、議事録の質は会議中に取る「メモ」に大きく左右されます。要点を押さえたメモを取っていなければ、議事録がうまくまとまらず、作成に時間がかかってしまうのです。
実際に、「会議中にうまくメモが取れず、あとから見返しても分かりやすい議事録が書けない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録に活かせるメモの取り方や、メモを議事録へ反映する方法を中心にご紹介します。
- メモを取るのが精一杯で、顧客との会話に集中できない営業担当者
- 第三者に正確に伝わる議事録の書き方が分からない総務担当者
- 進行と記録の両立に限界を感じ、最適なツールを探している責任者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、議事録とメモの役割を正しく理解し、質の高い議事録をスムーズに作成できるようになります。
目次
なぜ会議のメモは追いつかないのか
会議のメモが追いつかないのは、すべての発言をそのまま書き残そうとしているからです。
たとえば、些細な雑談や結論が出るまでのプロセスまですべて記録しようとすると、書くスピードが追いつかず、あとで見返しても要点が分からないメモになってしまいます。
したがって、会議の進行に合わせてメモを取るためには「すべて書く」のをやめ、「決定事項」や「次のタスク」などの要点だけを絞り込んで残す工夫が必要です。
その場でメモをまとめる簡単なコツ
以下では、議事録のメモをその場でまとめる3つのコツをご紹介します。メモの取り方に悩んでいる方は必見です。
発言をすべて追わず「決定事項」だけ残す
メモを追いつかせる最善の策は、「決定事項」と「ToDo（次のタスク）」だけを狙って書き残すことです。
たとえば、「A案とB案で迷ったが予算の関係でA案にし、来週から進める」という議論なら、検討の過程を逐一書き起こさず、「決定：A案」「ToDo：来週着手」の2点だけを書き残します。
このように、あらかじめ「残すべきゴール」を絞り込んで耳を傾けることで、書く量が激減し、会議のスピードに追いつけるようになります。
「事実」と「個人の意見」を分ける
メモを迷わずまとめるためには、「実際に起きた事実」と「発言者の主観（意見）」を明確に区別して記録することが重要です。
たとえば、「機材トラブルが起きた」という事実と、「明日には直ると思う」という個人の意見を混同せず、ノートの左右で分けるなどして完全に分離して書き留めます。
このように、情報の本質を「事実」と「意見」に仕分けて残すことで、情報の整理スピードが格段に上がり、ひと目で状況が伝わるメモになります。
WordやExcelの定型フォーマットを準備する
事前にWordやExcelで「会議専用のフォーマット」を用意しておくことで、当日のメモ速度は劇的に向上します。
たとえば、あらかじめ「日時」「決定事項」「ToDo」といった項目枠を作ってPC画面に開いておけば、当日はその空欄を埋めるだけでよく、構成を考えながらタイピングする無駄な時間が一切なくなります。
このように、書くべき場所（型）をあらかじめ決めておくことで、迷うことなく要点だけを瞬時に記録できるようになります。
必死に取ったメモが社内で活用されない理由
以下では、必死に記録したメモが社内で活用されない2つの理由を解説します。メモを有効活用するためにも、まずはその原因から確認していきましょう。
書いた本人しか分からない言葉で書かれている
メモが活用されない大きな原因は、自分にしか伝わらない「主観的な言葉や略語」で記録されていることです。
たとえば、ノートに「○○の件、要確認」とだけ書かれていても、あとからほかの人が見たら「誰が、いつまでに、何を、どう確認するのか」が分からず、タスクに取り掛かるのが遅くなります。
したがって、メモを共有・活用するためには、略語や曖昧な表現を避け、「誰が見ても5W1Hが明確に伝わる客観的な言葉」で残すことが重要です。
チャットや個人の手元で情報が埋もれる
必死に取ったメモが活用されないのは、チャットのタイムラインや個人のパソコン内に情報が閉じ込められ、ほかの人が探せない状態になるからです。
チャットツールにメモを貼り付けても、翌日には新しいメッセージに押し流されてしまいます。その結果、数か月後に同じ議論が発生しても、誰も過去のメモを見つけ出せず、再びゼロから同じ会議を開く無駄が発生します。
したがって、メモを組織の資産として活かすためには、個人の手元やチャットに放置せず、検索しやすい社内Wikiや専用ツールに集約することが重要です。
【解決策】メモの内容を上手に議事録へ活かす方法4選
以下では、取ったメモを無駄にせず、上手に議事録へと落とし込む4つのアプローチをご紹介します。いつも議事録の作成に時間がかかってしまう担当者の方は必見です。
（1）時系列ではなく「項目ごと」に並び替える
分かりやすい議事録にするためには、会議の発言順ではなく「項目（議題）ごと」に情報を整理して並び替えることが重要です。
たとえば、会議の最初と最後でバラバラに話された「予算」に関する発言を、議事録では「予算について」という1つの項目にまとめます。
このように、時間の流れではなくテーマごとに情報を再構成することで、あとから見返したときに全体の決定事項がひと目で伝わる議事録になります。
（2）長引いた議論は要点を3つにまとめる
議事録を読みやすくするには、議論の内容を発言どおりに書き起こすのではなく、要点を簡潔にまとめましょう。
たとえば、30分にわたって議論した場合でも、「1. A案の懸念点」「2. B案のメリット」「3. B案を採用した理由」のように、論点と結論を3つ程度に整理します。
このように、議論の要点を絞って記載することで、会議に参加していない人でも、検討された内容や結論に至った経緯を短時間で把握できます。
（3）発言者は「人名」ではなく「立場」で書く
社外や他部署も巻き込む議事録では、発言者を特定の「個人名」ではなく、「営業部」「開発チーム」といった組織内の「立場や役割」で記載するのが鉄則です。
たとえば、「佐藤さんが○○と発言した」と書くよりも、「営業部より○○の要望あり」と書く方が、どの組織がどんな意見を持っているのかが第三者にもひと目で伝わります。
このように、発言者を「個人の名前」から「立場」に置き換えて残すことで、どの組織がどんな意見を持っているのかがひと目で分かり、ビジネス文書として格段に読みやすくなります。
（4）決まらなかったメモは期限付きで残す
会議で結論が出なかった保留事項は、必ず「いつまでに決めるか」という期限をセットにして記録する必要があります。
たとえば、「営業部が他社事例を調査し、10月末までにA案の導入可否を再検討する」のように次のアクションの期限を明確に書き添えます。
このように、決まらなかったことに対して期限をセットで残しておくことで、うやむやのまま放置されるのを防ぎ、次回の会議でスムーズに議論を再開できます。
せっかく作った議事録が読まれなくなる運用の壁
以下では、苦労して作成した議事録が、誰にも読まれなくなってしまう「運用の壁」について解説します。せっかくの議事録を無駄にしないためにも、運用の問題点を見直しましょう。
チャットに貼るだけではすぐに流れ去る
完成した議事録をチャットに直接貼り付けるだけでは、日々のタイムラインに押し流されてしまい、読まれなくなってしまいます。
たとえば、当日のチャット画面に「議事録です」とテキストをそのまま投稿しても、翌日にはほかの業務連絡や雑談に埋もれてしまい、あとから検索して探し出すのが困難になります。
したがって、議事録をいつでも見返せるようにするためには、チャットで共有するだけでなく、議事録を決まった場所に保管し、チャットには保管先のリンクを残す仕組みが必要です。
フォルダに放り込むだけで誰も整理しない
ただ共有フォルダにファイルを保存するだけでは、情報が乱雑に積み重なるだけで誰も見返さなくなり、結果として議事録が形骸化してしまいます。
たとえば、「議事録」というフォルダにファイルを闇雲に放り込むだけだと、あとから必要なデータを探し出すのが困難になり、結局見返されなくなります。
したがって、議事録を有効活用するためには、「プロジェクトごとのフォルダ分け」や「ファイル名のルール化」を実施し、検索性を高めておくことが不可欠です。
議事録の作成・運用に役立つツール
以下では、会議のメモや議事録を1か所に集約し、社内の誰もが瞬時に活用できる環境を構築するツールをご紹介します。
議事録の作成や管理が個人任せになると、過去の決定事項を確認するたびに作成者へ問い合わせたり、同じ内容を再び話し合ったりする無駄が発生します。さらに、こうした状態を放置すると、過去の議論やノウハウが失われ、組織全体の対応も遅くなるのです。
情報を残そうと議事録を共有フォルダに保存したり、チャットに貼り付けたりしても、目的の情報を探す手間がかかります。また、表記ゆれによって検索できない場合もあり、ルールや個人の整理能力に頼る運用では、情報を最新に保つことにも限界があります。
そのため、日常業務の中で自然に情報が集まり、ITに詳しくない人でも迷わず検索できる仕組みが必要です。誰でも過去の会議内容へ簡単にアクセスできれば、確認のやりとりが減り、業務をスムーズに進められます。
こうした条件を最も満たしているのが、『非IT企業』でも当たり前に定着するAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンなら、フォルダと中身を1画面で把握できるシンプルなUIに加え、生成AIによる自然言語検索で「あの会議で決まったこと」を上司に聞く感覚で即座に探し出せるため、過去のナレッジを無駄にせず業務に活かせます。
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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議事録のメモの取り方・運用方法まとめ
ここまで、議事録のメモの取り方やメモが活用されない原因に加えて、メモの内容を上手に議事録へ活かす方法を中心にご紹介しました。
議事録は、会議の内容を正確にまとめてそのあとの業務に活用させるために欠かせません。しかし、メモの取り方や議事録の作成方法が統一されていないと、作成に時間がかかるため、「要点をまとめる」「フォーマットを活用する」必要があります。
また、作成してもフォルダやチャットで管理・共有する方法では、あとから振り返りづらく活用されません。そのため、整理して議事録をお蓄積し、すぐに振り返れるツールを導入しましょう。
結論、議事録の作成・管理に最適なのは、議事録をはじめとした社内情報を記事形式で作成し、高度な検索機能で瞬時に情報を見つけられるツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、議事録やメモの作成・管理をスムーズにしましょう。
